Hướng dẫn tạo kịch bản IVR có lời chào cho tổng đài ảo

Xuất bản 2019-05-04
DANH MỤC:

Luồng vận hành cây IVR

enter image description here

1. Xác định thời gian làm việc (trừ các ngày nghỉ, lễ)

Cần cài đặt cho hệ thống biết thời gian làm việc và thời gian ngoài gờ làm việc Trong giờ làm việc: 8h00 - 12h00 và 13h30 - 17h30 (tùy theo giờ làm việc của từng công ty. (1) Ngoài giờ làm việc: Các giờ còn lại ngoài thời gian trên. (2)

Hệ thống sẽ tự động kiểm tra thời gian làm việc đang thuộc trường hợp (1) hay (2) để phát cây IVR phù hợp với nội dung sau:

2. Ngoài giờ làm việc

Lời chào: Cám ơn quý khách đã gọi điện đến tổng đài của StringeeX. Giờ làm việc chính thức của chúng tôi từ 8h00 đến 12h00 và từ 13h00 đến 17h30 các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bíp hoặc truy cập vào website https://stringeex.com để được hỗ trợ. Xin chân thành cảm ơn.

3. Trong giờ làm việc

Lời chào: Cám ơn quý khách đã gọi điện đến tổng đài của StringeeX. Để được hỗ trợ bằng tiếng Việt vui lòng nhấn phím 1, tiếng Anh nhấn phím 2. Sau khi khách hàng thực hiện thao tác theo hướng dẫn sẽ được chuyển tới 1 cây IVR khách với nội dung:

Để được tư vấn về tổng đài ảo vui lòng nhấn phím 1. Hỗ trợ kỹ thuật nhấn phím 2. Thông tin và khuyến mại nhấn phím 3... Khi khách hàng bấm phím 2 sẽ được chuyển vào hàng đợi (Queue) 2 để chờ được nhân viên (Agent) phục vụ. Lúc này hệ thống sẽ phát tự động câu chào: Xin vui lòng chờ trong giây lát, cuộc gọi của quý khách đang được chuyển đến tư vấn viên. Cuộc gọi của quý khách sẽ được ghi âm nhằm nâng cao chất lượng phục vụ. Xin chân thành cảm ơn.

Khi vào hàng đợi (Queue): Trước khi gặp các Agent trong Queue, khách hàng sẽ nghe 1 IVR trong lúc chờ.

  • Doanh nghiệp có thể cài đặt cho khách hàng tương tác phím theo hướng dẫn của IVR (trong trường hợp vào nhầm IVR) với nội dung: Nhấn phím 9 để trở về menu chính hoặc nhấn phím 0 để được hỗ trợ ngay (Operator).
  • Trong trường hợp các Agent trong Queue rảnh, đổ chuông đến máy Agent theo cài đặt trong phần mềm tổng đài ảo.
  • Trong trường hợp Agent bận hết sẽ chuyển qua IVR và tương tác theo IVR với nội dung: HIện tất cả các tổng đài viên đều đang bận, quý khách vui lòng giữ máy trong giây lát hoặc nhấn phím 0 để được hỗ trợ ngay.

Đây là một luồng và kịch bản IVR đơn giản, để được tư vấn về cấu hình tổng đài ảo và thiết lập kịch bản IVR hãy truy cập website: https://stringeex.com hoặc gọi ngay đến tổng đài 02473 0000 97.

Bắt đầu dùng thử 15 ngày

Để trải nghiệm nền tảng quản lý và chăm sóc khách hàng

Dùng thử miễn phí