การแนะนำ

เนื่องด้วยการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของเทคโนโลยีสมัยใหม่ ระบบโทรศัพท์แบบกายภาพจึงไม่ใช่แพลตฟอร์มการสื่อสารเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป ลูกค้าต่างหันมาสนใจตัวเลือกใหม่ๆ ที่สะดวกสบายกว่า เช่น แอปโทรด้วยเสียงมากขึ้นเรื่อยๆ

ชื่อนั้นดูอธิบายได้ดี แต่บริษัทสตาร์ทอัพและผู้ประกอบการจำนวนมากยังคงไม่ทราบถึงความสามารถทั้งหมดของแอปนี้ ให้เราพาคุณดูไฮไลท์ทีละขั้นตอน

วิธีการโทรออกด้วยเสียง

แนวทางปฏิบัติทั่วไป

Only a stable internet connection is required

แม้ว่าขั้นตอนต่างๆ จะแตกต่างกันเล็กน้อยตามแผนบริการและแอปพลิเคชันโทรศัพท์มือถือที่คุณเลือก แต่ทุกขั้นตอนมีปัจจัยที่เหมือนกันอย่างหนึ่ง นั่นคือ จำเป็นต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรเท่านั้น ดังนั้น คุณจึงควรติดต่อลูกค้าทุกคนได้อย่างง่ายดายไม่ว่าลูกค้าจะอยู่ที่ใด แม้ว่าลูกค้าจะอาศัยอยู่ในต่างประเทศก็ตาม

ด้านล่างนี้คือรายละเอียดของขั้นตอนมาตรฐานสำหรับการโทรผ่าน Wi-Fi:

ขั้นตอนที่ 1 เปิดแอป
ค้นหาไอคอนแอปโทรออกด้วยเสียง ซึ่งควรพร้อมใช้งานและดาวน์โหลดไปยังแพลตฟอร์มมือถือหรือซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปของคุณ แตะเพื่อเปิดใช้งาน

ขั้นตอนที่ 2 เข้าถึงตัวหมุนหมายเลขโทรศัพท์
แอปจำนวนมากมีแป้นกดที่โดดเด่นบนหน้าจอหลักสำหรับตัวหมุนหมายเลขโทรออกด้วยเสียงโดยตรง ดังนั้นให้ระบุว่าวางไว้ที่ใดก่อน

แตะแท็บ "รายชื่อ" (หากมี) เพื่อเปิดรายชื่อผู้ติดต่อที่บันทึกไว้เพื่อให้เลือกได้ง่าย แอปบางตัวยังแสดงการโทรผ่านมือถือล่าสุด (หรือประวัติการโทร) ซึ่งช่วยให้คุณระบุและโทรซ้ำหมายเลขที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 3 เริ่มการโทร
ขณะนี้ คุณสามารถป้อนหมายเลขโทรศัพท์จริงของผู้รับด้วยตนเองโดยใช้แป้นกดหมายเลข หรือแตะที่ผู้ติดต่อที่ต้องการจากรายการที่บันทึกไว้

ขั้นตอนที่ 4 จัดการการโทร
รอให้ผู้รับรับสาย คุณอาจได้ยินเสียงกริ่งหรือเห็นตัวบ่งชี้ที่มองเห็นได้

เมื่อเชื่อมต่อแล้ว ให้พูดผ่านไมโครโฟนและฟังผ่านลำโพงหรือหูฟัง และโปรดจำไว้ว่าแอพส่วนใหญ่มีปุ่มสำหรับเปิดลำโพง ปิดเสียง และฟีเจอร์เพิ่มเติมระหว่างการโทรด้วย

ขั้นตอนที่ 5 วางสาย
ค้นหาปุ่มสีแดงหรือไอคอนวางสายภายในอินเทอร์เฟซแอพ การออกแบบนี้พบได้บ่อยที่สุด แต่แอพบางตัวต้องปัดตัวบ่งชี้ภาพเพื่อวางสาย

เคล็ดลับพิเศษ

การรับสายโทรศัพท์
แอพส่วนใหญ่จะแสดงหน้าจอสายเรียกเข้าพร้อมปุ่ม "ยอมรับ" ขนาดใหญ่ เพียงแตะปุ่มนี้เพื่อรับสายและเชื่อมต่อกับผู้โทร

นอกจากนี้ แอพบางตัวยังมีตัวเลือกเพิ่มเติม (เช่น ส่งข้อความด่วน) ก่อนที่จะรับสาย

การเพิกเฉยต่อสายโทรศัพท์
ในทำนองเดียวกัน ควรมีปุ่ม "เพิกเฉย" (หรือ X) ขนาดเล็กอยู่ข้างๆ ปุ่ม "ยอมรับ" คุณสามารถแตะปุ่มนี้เพื่อปิดเสียงสายเรียกเข้า (โดยไม่แจ้งให้ผู้โทรทราบ) หรือส่งสายไปที่วอยซ์เมล

บางครั้ง การปัดการแจ้งเตือนสายเรียกเข้าออกไปบนแอพบางตัวอาจถือเป็นการเพิกเฉยต่อสายก็ได้

การปฏิเสธสายโทรศัพท์
กดปุ่ม "ปฏิเสธ"/"ปฏิเสธ" เพื่อส่งผู้โทรไปที่วอยซ์เมลโดยตรง อีกทางเลือกหนึ่ง (สำหรับแอพบางตัว) คือการปัดการแจ้งเตือนสายเรียกเข้าลงเพื่อทริกเกอร์การปฏิเสธสาย

การสลับไปใช้การโทรวิดีโอ
แอปโทรด้วยเสียงมาตรฐานมักจะมีปุ่มเฉพาะสำหรับตัวเลือกการโทรด้วยวิดีโอ (แม้กระทั่งระหว่างการโทรด้วยเสียง) ปุ่มนี้จะอยู่บนอินเทอร์เฟซหน้าจอการโทร ใกล้กับปุ่มควบคุมการโทรอื่นๆ เช่น ปิดเสียงหรือเปิดลำโพง

แตะปุ่ม "สลับ" หรือ "วิดีโอ" จากนั้นระบบจะร้องขอให้สลับไปใช้การโทรด้วยวิดีโอ ผู้รับสาย/ลูกค้าของคุณจะเห็นการแจ้งเตือนบนหน้าจอเพื่อยอมรับหรือปฏิเสธการสลับนี้ หากพวกเขายอมรับ การแชทด้วยเสียงของคุณจะเปลี่ยนเป็นโหมดวิดีโอโดยอัตโนมัติ

แอปการโทรด้วยเสียงมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไรบ้าง?

It has many competitive edges

การสื่อสารที่ชัดเจนและทันท่วงที

การโทรด้วยเสียงนั้นแตกต่างจากการส่งข้อความหรืออีเมล ตรงที่การโทรด้วยเสียงนั้นให้การสื่อสารสองทางทันที ซึ่งช่วยให้สามารถแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้น คุณ (หรือตัวแทนของคุณ) ไม่ควรประสบปัญหาในการถามคำถามเพื่อชี้แจงและสร้างสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า

ยิ่งไปกว่านั้น การตีความผิดอย่างรุนแรงที่เกิดจากการขาดโทนเสียงและความละเอียดอ่อน (ซึ่งเป็นปัญหาทั่วไปในการสื่อสารผ่านข้อความส่วนใหญ่) จะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไป

เป็นเช่นนั้นได้อย่างไร การโทรด้วยเสียงช่วยสร้างบรรยากาศให้เกิดการเน้นเสียงและการแสดงออกตามธรรมชาติเพื่อให้เข้าใจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น นอกจากนี้ เสียงของมนุษย์ยังมีสัญญาณทางอารมณ์/บุคลิกภาพที่มักไม่พบในข้อความ ข้อดีที่ชัดเจนนี้ช่วยส่งเสริมการฟังอย่างตั้งใจและการมีส่วนร่วมที่สูงขึ้นระหว่างผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการสนทนา

ราคาที่แข่งขันได้

แอปแชทด้วยเสียงถือเป็นก้าวสำคัญจากโทรศัพท์บ้านแบบเดิม เนื่องจากแอปเหล่านี้คิดค่าโทรต่อนาทีต่ำกว่ามากสำหรับการโทรภายในประเทศและระหว่างประเทศ ไม่ต้องกังวลเรื่องค่าใช้จ่ายที่สูงเกินไปอีกต่อไป ธุรกิจของคุณควรสามารถติดต่อกับลูกค้าได้บ่อยขึ้น

และคุณควรคำนึงถึงคุณสมบัติการโทรฟรีบางอย่างที่แอปต่างๆ มีให้บริการภายในเครือข่ายของตนเอง (หรือสำหรับระยะเวลาที่กำหนด) ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการสื่อสารได้อีกด้วย สรุปสั้นๆ ก็คือ หากผู้รับสายของคุณ (พนักงาน ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน ฯลฯ) ใช้แอปเดียวกัน ตัวเลือกเหล่านี้อาจช่วยให้คุณประหยัดเงินได้มาก

นั่นไม่ใช่ทั้งหมด แอปหลายตัวเสนอแผนการสมัครสมาชิกพร้อมนาทีการโทรไม่จำกัด/อัตราส่วนลดสำหรับภูมิภาคเฉพาะ ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งในด้านต้นทุนหากคุณต้องโทรไปยังประเทศใดประเทศหนึ่งบ่อยครั้งหรือมีปริมาณการโทรโดยรวมสูง

สำหรับบริษัทสตาร์ทอัพที่มีแผนข้อมูลจำกัด ไม่ต้องกังวล คุณสามารถเลือกได้ระหว่างตัวเลือกการใช้ข้อมูลที่เหมาะสมที่สุด 2-3 แบบที่เหมาะกับธุรกิจของคุณที่สุด ซึ่งใช้ได้กับบริษัทขนาดเล็กที่ส่วนใหญ่ใช้ข้อมูลเซลลูลาร์ในการสื่อสาร

คุณสมบัติพิเศษ

ความสามารถหลักของการโทรด้วยเสียงและวิดีโอยังคงเป็นรากฐานของแอปการโทรด้วยเสียงเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม คุณค่าที่แท้จริงมักจะอยู่ที่คุณสมบัติเพิ่มเติม ซึ่งมากกว่าแค่การเชื่อมต่อคุณกับผู้อื่น

สำหรับการจัดการการโทร:

- การบันทึกการโทร: บันทึกการสนทนาที่สำคัญเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคตหรือแชร์กับผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย
- การถอดเสียงการโทร/ข้อความเสียง: รับการถอดเสียงข้อความของการโทรของคุณ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการประชุม การบรรยาย หรือการจดบันทึกขณะเดินทาง
- การกำหนดเวลาการโทร: ตั้งค่าการแจ้งเตือนการนัดหมายและหลีกเลี่ยงการรับสายที่ไม่ได้รับด้วยการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
- การโทรแบบกลุ่ม: จัดการประชุมทางโทรศัพท์กับผู้เข้าร่วมหลายคนเพื่อหารือร่วมกันหรือแชทแบบกลุ่ม
สำหรับเครื่องมือบูรณาการ/การทำงานร่วมกัน:

- การแชร์ไฟล์: แชร์ Google Docs, Google Sheets, รูปภาพ และไฟล์อื่นๆ โดยตรงระหว่างการโทร
- การบูรณาการโซเชียลมีเดีย: แชร์คลิปเสียงหรือส่วนสั้นๆ ของการโทรของคุณบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียโดยตรงจากการสื่อสารในแอป
สำหรับการสื่อสารแบบเฉพาะบุคคล (เมื่อสลับไปใช้แชทวิดีโอ):

- ตัวกรองการโทร: ใช้ตัวกรองที่สนุกสนานหรือตามธีมกับการโทรวิดีโอของคุณเพื่อมอบประสบการณ์ที่น่าสนใจยิ่งขึ้น 

- เบลอพื้นหลัง: เบลอพื้นหลังเพื่อความเป็นส่วนตัวหรือเพื่อดึงความสนใจมาที่ตัวคุณเองระหว่างการสนทนาผ่านวิดีโอ
- การแปลสด: การแปลบทสนทนาแบบเรียลไทม์ระหว่างการสนทนา ซึ่งช่วยขจัดอุปสรรคด้านภาษา

ความปลอดภัย

เทคโนโลยีการเข้ารหัสแบบ End-to-end ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในแอปเหล่านี้ การโทรของคุณจะถูกเข้ารหัสจากอุปกรณ์มือถือของคุณไปยังอุปกรณ์ของผู้รับ ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะได้ยิน และด้วยเหตุนี้ จึงป้องกันการสนทนาของคุณจากการแอบฟังได้

คุณยังสามารถรักษาความปลอดภัยแอปของคุณด้วยรหัสผ่านที่แข็งแกร่งหรือแม้แต่การตรวจสอบหลายปัจจัยเพื่อป้องกันการเข้าถึงประวัติการโทรและรายชื่อติดต่อในโทรศัพท์ของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาต

ที่ดีกว่านั้น แอปโทรศัพท์หลายตัวยังเสนอการยืนยันรายชื่อติดต่อ (ซึ่งยืนยันว่าคุณกำลังเชื่อมต่อกับบุคคลที่ต้องการติดต่อ) และการบล็อกการโทรเพื่อป้องกันสแปม คุณสมบัติด้านความปลอดภัย เช่น ข้อความที่หายไป วิดีโอที่ทำลายตัวเอง หรือการควบคุมการแจ้งเตือน ช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดของคุณเพิ่มเติม

เหตุใด StringeeX จึงเป็นโซลูชันการโทรทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยม

คุณสามารถรวม API การโทรด้วยเสียงของ StringeeX เข้ากับแอปหรือเว็บไซต์ของคุณได้

StringeeX นำเสนอ API การโทรด้วยเสียงที่สามารถผสานรวมเข้ากับเว็บไซต์หรือแอปมือถือของคุณได้อย่างง่ายดาย ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจของคุณจึงไม่มีปัญหาในการจัดการการโทรเข้าและออกทุกประเภท (ทั้งจากแอปถึงโทรศัพท์และจากแอปถึงแอป) แม้แต่การโทรด้วยเสียงจากหลายฝ่ายก็ควรจะเป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ การไหลของการโทรผ่านอินเทอร์เน็ตยังปรับเปลี่ยนได้ด้วยฟีเจอร์ Call Control Objects

และนี่คือข่าวดี: การโทรด้วยเสียงไม่ใช่สิ่งเดียวที่ StringeeX ทำได้

ตอนนี้ตัวแทนของคุณสามารถติดต่อลูกค้าและผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าได้ผ่านข้อความ Facebook อีเมล แชทสด ฯลฯ โดยใช้อินเทอร์เฟซเดียวกัน ไม่ต้องสลับแพลตฟอร์มตลอดเวลาอีกต่อไป นอกจากนี้ การควบคุมและซิงโครไนซ์ข้อมูลลูกค้าในทุกช่องทางการสื่อสารก็ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป

เคล็ดลับพิเศษสำหรับเสียงบริการลูกค้าระดับมืออาชีพ

ปฏิบัติต่อลูกค้าเหมือนเพื่อนของคุณ

คุณควรใช้ภาษาที่เป็นกันเองในชีวิตประจำวันเมื่อพูดคุยกับพวกเขา

ตัวแทนหลายคนชอบใช้คำที่เป็นทางการและสุภาพเพื่อให้ฟังดูเป็นมืออาชีพและ "มีการศึกษา" มากกว่า โดยคิดว่าคำเหล่านี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าในระยะยาวได้ อย่างไรก็ตาม นั่นไม่เป็นความจริงเลย ตัวแทนเหล่านี้มักจะดูไม่เกี่ยวข้องและไม่จริงใจในบางครั้ง และที่แย่กว่านั้น ลูกค้าอาจไม่เข้าใจข้อความที่พยายามจะสื่อ

นั่นจึงเป็นเหตุผลที่เราแนะนำให้ใช้วิธีการที่เป็นกันเองมากกว่า เพราะภาษาที่ใช้ในชีวิตประจำวันนั้นเข้าใจง่ายกว่าและยังช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติมากขึ้นด้วย

อย่าตั้งรับ

เราเข้าใจดีว่าคุณต้องการนำเสนอแบรนด์หรือบริษัทของคุณให้ดีที่สุด

อย่างไรก็ตาม การตั้งรับมากเกินไป หรือแย่กว่านั้นคือ การบอกเป็นนัยว่าลูกค้าของคุณต้องถูกตำหนิ เป็นสิ่งที่ทำไม่ได้ ทางเลือกที่สมดุลกว่านั้นจะดีกว่า นั่นคือ คุณควรแสดงความเห็นอกเห็นใจอย่างจริงใจต่อปัญหาของพวกเขา โดยไม่รับผิดต่อสิ่งที่คุณหรือบริษัทของคุณไม่เคยทำ

บทสรุป

แอปโทรด้วยเสียงมีประโยชน์มหาศาลต่อธุรกิจใดๆ

แต่แน่นอนว่าแอปนี้ไม่ได้รับประกันความสำเร็จ 100% หากต้องการใช้ความสามารถทั้งหมด คุณควรเรียนรู้วิธีใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ ของแอปผ่านโซลูชันโทรศัพท์สำหรับธุรกิจสมัยใหม่ เช่น StringeeX หากคุณมีคำถามใดๆ โปรดเขียนถึงเรา (หรือเรียกดูเว็บไซต์และคำแนะนำของ StringeeX)