การแนะนำ 

ไม่ว่าขนาดหรือลำดับชั้นขององค์กรจะเป็นอย่างไร ทุกธุรกิจมีส่วนร่วมในกระบวนการธรรมชาติของการสื่อสารทางธุรกิจซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงาน 

การทำความเข้าใจองค์ประกอบที่สำคัญทั้งหมดและอุปสรรคทั่วไปของกระบวนการนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จอย่างต่อเนื่องและในอนาคต เลื่อนต่อไปเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

6 องค์ประกอบหลักของกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจ

ผู้ส่ง ผู้รับ และข้อความเป็นพื้นฐานของการสื่อสารด้วยเสียง (แหล่งรูปภาพ: ครีเอซิล่า- 

ผู้ส่ง

ผู้ส่ง (บางครั้งเรียกว่าตัวเข้ารหัส) เป็นรากฐานของทุกกระบวนการสื่อสาร

คิดว่าพวกเขาเป็นผู้ริเริ่มด้วยข้อความหรือข้อมูลที่พวกเขาต้องการสื่อถึงบุคคลหรือกลุ่มอื่น ข้อความนี้จะต้องแปลงเป็นรูปแบบที่สามารถถ่ายทอดได้ เช่น การเขียนอีเมล เตรียมการนำเสนอ หรือเพียงกำหนดคำศัพท์สำหรับการแลกเปลี่ยนอย่างเป็นทางการ

ข้อความ

หัวใจของวงจรการสื่อสารขั้นพื้นฐาน ข้อความคือข้อมูล แนวคิด หรือคำขอที่ผู้ส่งส่งไปยังผู้รับ ข้อความที่มีประสิทธิภาพจะต้องชัดเจน กระชับ และตรงถึงวัตถุประสงค์ของการแลกเปลี่ยน 

นอกเหนือจากคำพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือคำพูดแล้ว ข้อความยังรวมถึงการสื่อสารแบบอวัจนภาษาด้วย เช่น: 

• ภาษากาย: ในการสื่อสารแบบเห็นหน้า ท่าทาง การแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง ฯลฯ สามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อวิธีรับรู้ข้อความต้นฉบับ
• ภาพ: คุณสามารถใช้แผนภูมิ กราฟ หรือองค์ประกอบภาพอื่นๆ เพื่อทำให้ข้อความน่าสนใจและเข้าใจง่ายขึ้น

ผู้รับ

เครื่องรับหรือเครื่องถอดรหัสคืออีกครึ่งหนึ่งของทั้งคู่ในกระบวนการสื่อสารที่มีความเสถียร พวกเขาเป็นผู้รับข้อความ ผู้อ่าน ผู้ฟัง หรือผู้สังเกตการณ์ที่รับผิดชอบในการตีความและทำความเข้าใจข้อมูลที่ส่งโดยผู้ส่ง

เพื่อให้เข้าใจวัตถุประสงค์ของข้อความและประเด็นสำคัญ ผู้รับจะต้องถอดรหัสทั้งสัญญาณทางวาจาและอวัจนภาษา (เช่น บริบท น้ำเสียง ภาษากาย) และอ้างอิงถึงความรู้พื้นฐานของพวกเขา 

จากตรงนี้พวกเขาสามารถตอบกลับได้อย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะถามคำถามให้กระจ่างหรือดำเนินการตามข้อมูลที่ได้รับ

ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการสื่อสาร

ผลตอบรับเป็นช่องทางสองทางที่ช่วยรับประกันประสิทธิผลของการสื่อสาร ด้วยการตอบกลับจากผู้รับ ผู้ส่งสามารถประเมินได้ว่าข้อความของตนเข้าใจและดำเนินการตามที่ตั้งใจไว้หรือไม่

คำติชมในการสื่อสารทางธุรกิจมีสองประเภทหลัก:

• ผลตอบรับเชิงบวก: รับทราบและชื่นชมแง่มุมที่ประสบความสำเร็จของการสื่อสาร ตอกย้ำพฤติกรรมการสื่อสารที่ต้องการเพื่อจูงใจทั้งผู้ส่งและผู้รับ 
• ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์: ในทางกลับกัน ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์มุ่งเน้นไปที่ด้านที่ต้องปรับปรุง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในลักษณะที่ให้ความเคารพและดำเนินการได้ (เช่น ข้อเสนอแนะเฉพาะสำหรับทีมการตลาดของบริษัท) 

การจัดส่งที่ตรงเวลาก็เป็นปัจจัยสำคัญเช่นกัน: ความคิดเห็นจะเป็นประโยชน์หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับว่าจะถูกส่งเมื่อใด เกิดขึ้นทันทีหลังจากการสื่อสารครั้งแรกหรือล่าช้าจนกระทั่งหลังจากการสื่อสารหยุดไปนาน? 

ปานกลาง

สื่อกลาง (บางครั้งเรียกว่าช่องทางแม้ว่าจะมี ความแตกต่างที่ละเอียดอ่อน ระหว่างสองแนวคิด) คือวิถีทางที่ผู้ส่งส่งข้อความไปยังผู้รับ พูดง่ายๆ ก็คือนี่คือวิธีการหรือเครื่องมือที่คุณเลือกในการส่งข้อมูล 

ในโลกธุรกิจปัจจุบัน มีสื่อการสื่อสารระดับมืออาชีพมากมายให้เลือกใช้ ซึ่งแต่ละสื่อก็มีจุดแข็งและจุดอ่อนของตัวเอง ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดบางส่วน: 

• การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร: อีเมล รายงาน จดหมาย บันทึกช่วยจำ
• การสื่อสารด้วยวาจา: โทรศัพท์เคลื่อนที่ การประชุมทางวิดีโอ การประชุมแบบต่อหน้า
• การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์: แพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที เครื่องมือการจัดการโครงการ และโซเชียลมีเดีย (สำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะ)

องค์ประกอบอื่นๆ

บริบท

คำนี้หมายถึงสถานการณ์โดยรอบที่เป็นตัวกำหนดวิธีการตีความข้อความ กรณีตรงประเด็น:

• วัตถุประสงค์ - กระดูกสันหลังของการสื่อสาร
• ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับ (เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการกับพนักงาน)
• ข้อมูลความเป็นมาที่เกี่ยวข้อง

การทำความเข้าใจบริบทนี้ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายปรับแต่งข้อความของตนผ่านสื่อที่เหมาะสมที่สุดได้ 

ความตระหนักรู้ทางวัฒนธรรม

ข้อความเดียวกันอาจถูกตีความต่างกัน (แหล่งที่มาของรูปภาพ: หนึ่งสัปดาห์- 

ความแตกต่างทางวัฒนธรรมในการทำงานร่วมกันเป็นทีมเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจระดับโลกในปัจจุบัน รูปแบบการสื่อสาร มารยาท และแม้แต่การรับรู้ข้อความอวัจนภาษาที่ต้องการอาจแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญในแต่ละวัฒนธรรม ซึ่งนำไปสู่การตีความเนื้อหาเดียวกันที่แตกต่างกัน 

เสียง/อุปสรรคในการสื่อสาร

การสื่อสารไม่ได้ราบรื่นเสมอไป นอกเหนือจากความแตกต่างทางวัฒนธรรมแล้ว อุปสรรคในการสื่อสารจำนวนมาก (หรือเสียงรบกวนจากกระบวนการสื่อสาร) ยังสามารถรบกวน:

• อุปสรรคด้านภาษา
• ข้อมูลโอเวอร์โหลด
• ปัญหาทางเทคโนโลยี
• โครงสร้างองค์กรที่จำกัดการไหลของการสื่อสาร

ธุรกิจต้องตระหนักถึงอุปสรรคเหล่านี้และพัฒนากลยุทธ์ในการเปลี่ยนพนักงานให้เป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ 

5 ปัญหาทั่วไปในกระบวนการไดนามิกของการสื่อสารทางธุรกิจ

คุณต้องเข้าถึงต้นตอของปัญหาเหล่านี้เพื่อให้บรรลุการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ (แหล่งรูปภาพ: พิกเซล- 

อีเมล์โอเวอร์โหลด

การไม่มีระบบที่กำหนดไว้สำหรับจัดระเบียบและกรองอีเมลอาจทำให้กล่องจดหมายยุ่งเหยิงได้ ผู้คนอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาข้อความสำคัญ และที่แย่กว่านั้นคือ พนักงานจำนวนมากเกินไปที่อยู่ในเธรดอีเมลจะสร้างการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็นและข้อมูลมากเกินไปสำหรับผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรง 

หัวเรื่องที่คลุมเครือและไม่ชัดเจนไม่ได้ช่วยอะไรอย่างแน่นอน ทำให้การจัดลำดับความสำคัญของอีเมลยากยิ่งขึ้น บางคนมองข้ามไปโดยไม่เหลียวมอง! 

วิธีแก้ปัญหาที่เราแนะนำ: 

• พัฒนาระบบเพื่อจัดระเบียบอีเมลโดยใช้โฟลเดอร์ ป้ายกำกับ แท็ก ฯลฯ ที่เหมาะสม ตรวจสอบและลบ/เก็บข้อความที่ไม่สำคัญเป็นประจำ
• ตั้งค่าตัวกรองเพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลโดยอัตโนมัติตามผู้ส่ง หัวเรื่อง คำสำคัญ ฯลฯ เพื่อจัดลำดับความสำคัญของกล่องจดหมายเข้าของคุณและทำให้ข้อความที่เกี่ยวข้องพร้อมใช้งาน 
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องมีข้อมูลและสะท้อนถึงเนื้อหาและความเร่งด่วนของอีเมลอย่างถูกต้อง ด้วยวิธีนี้ ผู้รับสามารถประเมินความสำคัญของข้อความได้อย่างรวดเร็ว และตัดสินใจว่าจะตอบกลับข้อความใดก่อน
• หลีกเลี่ยงกับดัก "ตอบกลับทั้งหมด" ถามตัวเองว่าจำเป็นต้องรวมทุกคนในชุดข้อความต้นฉบับไว้ในการตอบกลับของคุณหรือไม่

และหากคุณเพียงต้องการการอัปเดตอย่างรวดเร็วหรือการยืนยันง่ายๆ ลองพิจารณาหันไปใช้ช่องทางการสื่อสารทางเลือกอื่นๆ (มากมาย) เช่น แอปการสื่อสารในทีมหรือแพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที 

การมีส่วนร่วมต่ำ

ผู้รับของคุณไม่ตอบสนองต่อข้อความที่ได้รับโดยสิ้นเชิง ส่งผลให้เกิดอีเมลและประกาศที่ถูกเพิกเฉยหรือไม่? สิ่งเหล่านี้น่าจะเป็นสาเหตุ:

• เนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้อง: หากการสื่อสารในธุรกิจไม่เกี่ยวข้องกับงานหรือความสนใจของผู้รับจริงๆ พวกเขามีแนวโน้มที่จะดำเนินการหรือให้ความสนใจน้อยลง 
• น้ำเสียงที่ไม่ชัดเจนหรือไม่น่าสนใจ: ทั้งการสื่อสารที่แห้งผาก/เป็นทางการมากเกินไป และเต็มไปด้วยศัพท์เฉพาะ อาจทำให้ดูขัดข้องและกีดกันการมีส่วนร่วม
• ขาดความโปร่งใส: พนักงานที่รู้สึกว่าตนถูกปกปิดเกี่ยวกับการพัฒนาหรือการตัดสินใจของบริษัท จะไม่สนใจที่จะแสดงความพยายามของตนในกระบวนการสื่อสาร

วิธีแก้ไขปัญหาที่เราแนะนำสำหรับปัญหาการสื่อสารที่รุนแรงนี้: 

• พิจารณาบทบาทและความสนใจของผู้รับเพื่อปรับแต่งเนื้อหาของคุณให้เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการส่งข้อความมีความเกี่ยวข้องและให้คุณค่าแก่พวกเขา หากจำเป็น ให้แบ่งกลุ่มผู้ชมของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลมากเกินไป 
• สร้างโอกาสในการพูดคุยและแสดงความคิดเห็น ผู้คนจะไม่ตอบสนองหากพวกเขารู้ว่าความคิดเห็นของตนไม่มีค่า 
• เปิดกว้างและซื่อสัตย์เมื่อแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจของบริษัท แม้ว่าจะเป็นการสนทนาที่ยากลำบากก็ตาม
• ใช้รูปแบบการสื่อสารส่วนบุคคลที่ชัดเจน กระชับ และน่าดึงดูดในระหว่างการสนทนากับเพื่อนร่วมงาน รวมภาพ (แผนภูมิ กราฟ รูปภาพ ฯลฯ) ไว้ตามความเหมาะสม เพื่อแยกข้อความและทำให้ข้อความของคุณน่าดึงดูดยิ่งขึ้น

การส่งข้อความที่ไม่สอดคล้องกัน

ปัญหาร้ายแรงอีกประการหนึ่งในการสื่อสารในที่ทำงานคือการขาดความสม่ำเสมอในการนำเสนอข้อมูลผ่านช่องทางต่างๆ หรือโดยผู้สื่อสารที่แตกต่างกัน 

ข้อความผสมทำให้ผู้ชมไม่แน่ใจว่าจะเชื่ออะไรหรือควรทำอย่างไร และ (ในกรณีของการโต้ตอบกับลูกค้า) ข้อความเหล่านั้นจะทำให้เอกลักษณ์ของแบรนด์ของคุณเบลอ ไม่มีใครจะเข้าใจว่าคุณและแบรนด์ของคุณยืนหยัดเพื่ออะไร

เราขอแนะนำให้สร้างเอกสารที่สรุปเสียงของแบรนด์และเสาหลักในการส่งข้อความของคุณอย่างชัดเจน ซึ่งทำหน้าที่เป็นจุดอ้างอิงสำหรับความพยายามในการสื่อสารทั้งหมด 

นอกจากนี้ ให้พิจารณาลงทุนในโซลูชันแบบ Omnichannel สตริงกี้เอ็กซ์ เป็นหนึ่งในตัวเลือกอันดับต้นๆ ของอุตสาหกรรม โดยเฉพาะด้านการบริการลูกค้า 

ข้อมูลลูกค้าทั้งหมดในทุก ๆ ช่องทางการสื่อสาร ถูกจัดเก็บและรวมศูนย์ไว้ในที่เดียวกัน ทำให้ตัวแทนทุกคนสามารถเข้าถึงปฏิสัมพันธ์ก่อนหน้านี้กับแบรนด์ได้ คุณยังสามารถเข้าถึงพวกเขาได้โดยใช้อินเทอร์เฟซเดียวโดยไม่ต้องสลับระหว่างแพลตฟอร์มทุกๆ สองวินาที

ความพยายามในการสื่อสารกับพนักงานระยะไกลไม่ดี

การขาดปฏิสัมพันธ์ต่อหน้าส่งผลให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลประสบปัญหาในการรับเบาะแสทางอวัจนภาษาหรือสร้างความสัมพันธ์กับบริษัท ด้วยการแบ่งปันข้อมูลที่จำกัด พวกเขามักจะไม่อยู่ในวงและไม่รู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของทีม 

ที่แย่ไปกว่านั้น เนื่องจากการตอบรับด้านการปฏิบัติงานไม่สม่ำเสมอ พนักงานที่อยู่ห่างไกลจึงพบว่าเป็นการยากที่จะปรับปรุงจุดอ่อนของตนเองหรือค้นหาแรงจูงใจใด ๆ เพื่อสนับสนุนความสำเร็จของบริษัท และนั่นคือจำนวนบริษัทที่สูญเสียความสามารถที่ดีที่สุดให้กับคู่แข่งรายอื่น! 

วิธีแก้ปัญหาที่เราแนะนำสำหรับอุปสรรคในการสื่อสารนี้: 

• กำหนดเวลาแฮงเอาท์วิดีโอเป็นประจำเพื่อระดมความคิดหรือการเช็คอินอย่างไม่เป็นทางการ การเห็นหน้ากันบ่อยๆ จะช่วยเพิ่มการสื่อสารที่แน่นแฟ้นและสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น 
• กำหนดการประชุมทบทวนประสิทธิภาพ (ควรเป็นแบบตัวต่อตัว) ทุกสองสามสัปดาห์เพื่อให้ข้อเสนอแนะและหารือเกี่ยวกับความคืบหน้า สนับสนุนให้พวกเขาถามคำถามหรือแสดงความคิดเห็นของตนเองเสมอ
• จัดกิจกรรมการสร้างทีมเสมือนจริงและกิจกรรมทางสังคมเพื่อให้พวกเขารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของ ลองเล่นเกมออนไลน์ ช่วงพักดื่มกาแฟเสมือนจริง ชั่วโมงแห่งความสุขระยะไกล ฯลฯ 

ไม่ใช่การวัดผลลัพธ์

หากไม่มีการวัดผล คุณจะไม่สามารถตัดสินได้ว่าความพยายามในการสื่อสารของคุณบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ คุณอาจจบลงด้วยการสิ้นเปลืองทรัพยากรไปกับกลยุทธ์ที่ไม่มีประสิทธิภาพมากที่สุด 

ขั้นแรกให้กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน คุณกำลังตั้งเป้าที่จะเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์ สร้างโอกาสในการขาย เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน หรือบรรลุเป้าหมายอย่างอื่นหรือไม่? 

เมื่อเป้าหมายชัดเจนแล้ว ให้เลือกตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องเพื่อติดตามความคืบหน้าเพื่อการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จ ตัวอย่างบางส่วน: 

• ตัวชี้วัดการมีส่วนร่วม: อัตราการเปิด อัตราการคลิกผ่าน อัตราการตอบกลับ การมีส่วนร่วมในการสนทนา (สำหรับอีเมล โพสต์บนโซเชียลมีเดีย ฯลฯ)
• ตัวชี้วัดทัศนคติ: การสำรวจความพึงพอใจของพนักงาน การสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า
• ตัวชี้วัดพฤติกรรม: ตัวเลขยอดขาย การเข้าชมเว็บไซต์, การกล่าวถึงแบรนด์

เคล็ดลับพิเศษเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในอินเดีย

เพื่อให้ประสบความสำเร็จในการสื่อสาร จำไว้ว่าคนอินเดียอย่าพูดว่า "ไม่" โดยตรง (แหล่งรูปภาพ: ฟลิคเกอร์- 

• วัฒนธรรมอินเดียเน้นการเคารพผู้มีอำนาจ ดังนั้นอย่าลืมใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการพร้อมคำนำหน้า (นาย, นางสาว, ดร.) หลีกเลี่ยงภาษาหรืออารมณ์ขันที่เป็นกันเองจนเกินไปซึ่งอาจตีความไปในทางที่ผิดได้
• การพูดว่า "ไม่" โดยตรงคือ ไม่ธรรมดากับชาวอินเดียดังนั้นอย่าลืมใส่ใจกับการสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูดและการใช้ถ้อยคำที่ละเอียดอ่อนของพวกเขา พวกเขาดูลังเลใช่ไหม? นั่นอาจเป็นวิธีแสดงความไม่เห็นด้วยอย่างสุภาพ 
• ผู้คนมักใช้เรื่องราว สุภาษิต และอุปมาเพื่ออธิบายประเด็นต่างๆ แม้แต่ในการประชุมทางธุรกิจ อย่าแสดงความอดทน เป็นผู้ฟังอย่างตั้งใจจนกว่าจะถึงประเด็น 

บทสรุป

การให้ความสำคัญกับกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจอย่างต่อเนื่องถือเป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งธุรกิจของคุณขยายตัวมากเท่าไร คุณก็ยิ่งเผชิญกับความท้าทายมากขึ้นเท่านั้น เพื่อรับมือกับปัญหาเหล่านี้แบบตรงหน้า สิ่งสำคัญคือต้องมีโซลูชันที่ครอบคลุมและแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนเกี่ยวกับทักษะในการสื่อสาร 

และหากคุณกำลังมองหาแนวทางการสื่อสารภายนอกแบบ Omnichannel สตริงกี้เอ็กซ์ จะเป็นทางออกที่ดีที่สุด