บทนำ

การสื่อสารกับลูกค้านานหลายชั่วโมงผ่านระบบโทรศัพท์แบบดั้งเดิมได้กลายเป็นมาตรฐานสำหรับทีมบริการลูกค้านับล้านมาหลายทศวรรษ มีเพียงไม่กี่คนที่ตั้งคำถามเกี่ยวกับข้อเสียที่มีต้นทุนสูงจนกระทั่งเร็วๆ นี้
เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว ผู้เชี่ยวชาญได้แนะนำให้ตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือนจริงสำหรับธุรกิจ แม้ว่าทางเลือกนี้ยังต้องการเวลาอีกสักระยะในการได้รับความนิยมมากขึ้น แต่ประโยชน์ที่น่าทึ่งที่มันนำเสนอนั้นเกินความคาดหมายทั้งหมด
ทีมของเราจะเปิดเผยเสน่ห์ของระบบเสมือนนี้และวิธีที่มันสามารถเข้ากับกระบวนการทำงานของธุรกิจของคุณได้ โปรดเลื่อนดูต่อไปเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม

ภาพรวมของระบบโทรศัพท์เสมือนจริงสำหรับธุรกิจ

ผู้ให้บริการโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถโทรออกและรับสายผ่าน Wifi/อินเทอร์เน็ตแทนสายโทรศัพท์แบบปกติ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง พวกเขาสามารถสื่อสารผ่านโทรศัพท์บนโต๊ะ, โทรศัพท์มือถือ หรือแม้กระทั่งแอพบนเดสก์ท็อปจากหมายเลขโทรศัพท์เดียวกัน
ธุรกิจส่วนใหญ่เปลี่ยนไปใช้ระบบโทรศัพท์เสมือนเพื่อใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติขั้นสูงที่ขาดหายไปในเวอร์ชั่นแบบดั้งเดิม ในระยะยาว พวกเขาช่วยเพิ่มผลผลิตในขณะที่มีส่วนร่วมในการพัฒนาทีมในระยะยาว
นี่คือการแบ่งขั้นตอนง่ายๆ ของการทำงานของระบบภายใน:

ขั้นตอนที่ 1. การป้อนข้อมูล

เสียงของคุณจะถูกแปลงเป็นดิจิทัลเมื่อคุณพูดผ่านโทรศัพท์ซอฟต์โฟนหรือโทรศัพท์บนโต๊ะที่มีอุปกรณ์ VoIP กระบวนการนี้ (ทั่วไปเรียกว่าการแปลงสัญญาณอะนาล็อกเป็นดิจิทัลหรือ ADC) จะแปลงคลื่นเสียงของคุณเป็นข้อมูลไบนารี
ข้อมูลนี้จะถูกบีบอัดและบรรจุเป็นแพ็คเก็ตขนาดเล็ก คล้ายซองจดหมายที่มีที่อยู่และคำแนะนำประทับตรา เตรียมพร้อมสำหรับการส่งไปยังปลายทางที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 2. การส่งข้อมูลดิจิทัล

แพ็คเก็ตเสียงของคุณเข้าสู่ทางหลวงอินเทอร์เน็ตและไหลผ่านเครือข่ายเราเตอร์และสวิตช์ขนาดใหญ่ มีการกระตุ้นตัวควบคุมการจราจรดิจิทัลจำนวนมากเพื่อให้แน่ใจว่าแพ็คเก็ตเหล่านี้ไปถึงสถานที่ที่ถูกต้อง
แพ็คเก็ตอาจผ่านไฟร์วอลล์และอัลกอริทึมการเข้ารหัสหลายอย่างในระหว่างการเดินทางนี้ เหล่านี้เป็นผู้รักษาประตูดิจิทัลที่ออกแบบมาเพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวของการสนทนาและป้องกันซอฟต์แวร์รบกวน

ขั้นตอนที่ 3. การส่งออก

หลังจากแพ็คเก็ตไปถึงจุดหมายปลายทาง (โดยปกติจะเป็นโทรศัพท์ซอฟต์โฟนอื่น, โทรศัพท์แบบดั้งเดิม, หรือแม้แต่แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ) แพ็คเก็ตจะถูกแกะออกและขยาย
ข้อมูลดิจิทัลจะผ่านการแปลงจากดิจิทัลเป็นอะนาล็อก (DAC) และเปลี่ยนกลับเป็นคลื่นเสียงที่คุ้นเคยของเสียงคุณ ที่นี่คือจุดที่คำพูดของคุณปรากฏขึ้นที่อีกฝั่งหนึ่ง ทำหน้าที่เชื่อมโยงช่องว่างทางกายภาพระหว่างคุณกับบุคคลที่คุณกำลังพูดคุย
และไม่เหมือนกับสายโทรศัพท์แบบดั้งเดิม ระบบเสมือนมีการออกแบบที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถขยายหรือหดตัวได้อย่างง่ายดาย การเพิ่มผู้ใช้ใหม่หรือสายใหม่จึงเป็นเรื่องรวดเร็วและไม่ยุ่งยาก

ทำไมคุณควรใช้มัน? ประโยชน์ของระบบโทรศัพท์เสมือนจริงสำหรับธุรกิจ

หมายเลขเสมือนของคุณไม่ได้จำกัดอยู่แค่โทรศัพท์เครื่องเดียว

ด้วยระบบโทรศัพท์เสมือนจริง ข้อจำกัดเรื่อง "หมายเลขต่อโทรศัพท์หนึ่งเครื่อง" จะถูกทำลายเพื่อเปิดทางให้กับโอกาสในการสื่อสารหลายพันแบบ
ตัวแทนของคุณไม่ต้องติดอยู่กับโต๊ะทำงานอีกต่อไป ตอนนี้พวกเขาสามารถนำหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนนี้ไปใช้ที่ใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต การรับสายโทรศัพท์ธุรกิจบนแล็ปท็อปขณะดื่มลาเต้ที่โรงอาหารของบริษัท เขียนข้อความถึงลูกค้าจากแท็บเล็ตกลางเที่ยวบิน หรือแม้แต่ส่งข้อความเสียงจากโทรศัพท์ขณะไปทริปธุรกิจก็กลายเป็นเรื่องง่าย โลกทั้งใบกลายเป็นสำนักงานของคุณ
สมาชิกทีมหลายคนที่กระจัดกระจายอยู่ตามสถานที่ต่างๆ ตอนนี้สามารถติดต่อได้ที่หมายเลขเสมือนเดียวกัน สายโทรจะดังพร้อมกันบนแล็ปท็อป, แท็บเล็ต, และอุปกรณ์มือถืออื่นๆ ไม่มีการพลาดโอกาสหรือการส่งต่อสายที่วุ่นวายอีกต่อไป; จะมีเพียงคำว่า "ใช่" เท่านั้น เนื่องจากทุกสมาชิกในทีมเข้าร่วมการสนทนาได้อย่างราบรื่น
และหมดยุคของการต้องใช้โทรศัพท์หลายเครื่องหรือพลาดการรับสายบนโทรศัพท์ที่คุณทิ้งไว้ที่สำนักงาน ด้วยหมายเลขเสมือน คุณสามารถสลับอุปกรณ์ได้อย่างสะดวกตลอดวัน เริ่มสายบนแล็ปท็อปของคุณ รับสายบนโทรศัพท์มือถือขณะที่คุณกำลังไปทำงาน และโอนสายกลับไปยังแท็บเล็ตของคุณกลางการประชุมทันที นี่คือความคล่องตัวในการสื่อสารที่ดีที่สุด

คุณไม่จำเป็นต้องใช้หมายเลขส่วนตัวสำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอีกต่อไป

หลายคนมักจะลังเลที่จะให้หมายเลขส่วนตัวสำหรับการทำธุรกิจเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ เกรงว่าจะได้รับสายโทรสแปมและการขายตรงในเวลาดึก (ไม่ต้องพูดถึงการที่เส้นแบ่งระหว่างส่วนตัวและการทำงานเริ่มไม่ชัดเจน) รู้สึกหดหู่ใจ
แต่ตอนนี้ ปัญหาเรื่องความเป็นส่วนตัวนี้ไม่ได้เป็นอุปสรรคอีกต่อไป ด้วยระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือน ซึ่งคล้ายกับการมีโทรศัพท์ทำงานแยกต่างหากโดยไม่ต้องมีฮาร์ดแวร์ที่ล้าสมัย ทำให้คุณสามารถมีความสบายใจและควบคุมช่องทางการสื่อสารของคุณได้
ผลลัพธ์ก็คือคุณสามารถเลิกรับสายหรือข้อความที่ไม่ต้องการบนโทรศัพท์ส่วนตัวของคุณได้ หมายเลขเสมือนทำหน้าที่เหมือนฟิลเตอร์สแปมที่กรองข้อเสนอการตลาดและสายที่ไม่ได้รับการติดต่อมาเป็นการส่วนตัวไปยังพื้นที่ที่กำหนดไว้ ด้วยการที่พื้นที่ส่วนตัวของคุณไม่ถูกรบกวน คุณสามารถโฟกัสกับการโต้ตอบที่แท้จริงกับเพื่อน ครอบครัว หรือคนรู้จักได้

ช่วยลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ระบบโทรศัพท์แบบดั้งเดิมมักมาพร้อมกับราคาที่สูงลิ่ว สายโทรศัพท์, โทรศัพท์บ้าน, ค่าติดตั้ง, ค่าบำรุงรักษา และอื่น ๆ ล้วนมีค่าใช้จ่ายที่สะสมเพิ่มขึ้น
อย่างไรก็ตาม, บริการโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนได้ละทิ้งฮาร์ดแวร์ที่ทำให้ปวดหัว: ไม่มีสาย, ไม่มีโทรศัพท์, เพียงแค่การเข้าถึงซอฟต์แวร์บริสุทธิ์จากอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตใดก็ได้ การออกแบบนี้แปลเป็นการประหยัดทันทีในค่าใช้จ่ายด้านการสื่อสารของธุรกิจและยังเสนอพื้นที่สำนักงานเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจของคุณ
การโทรระยะไกลบนสายโทรศัพท์แบบดั้งเดิมอาจเป็นปัญหาได้เช่นกัน อีกครั้งหนึ่ง, ผู้ให้บริการโทรศัพท์เสมือนได้ลดค่าใช้จ่ายโดยใช้ประโยชน์จากอินเทอร์เน็ตเพื่อทำให้การโทรระหว่างประเทศเข้าถึงได้ทันที ตอนนี้คุณสามารถติดต่อลูกค้าของคุณได้ทั่วทวีปโดยไม่มีปัญหา

มันนำเสนอคุณสมบัติสำคัญเพิ่มเติม

การอัพเกรดจากสายโทรศัพท์แบบดั้งเดิม, ระบบเสมือนเป็นบริการที่มีคุณสมบัติครบครันที่สัญญาว่าจะปฏิวัติประสิทธิภาพการสื่อสารของคุณ.
ด้วยคุณสมบัติสมัยใหม่เช่นระบบตอบสนองเสียงโต้ตอบ (IVRs) และการจัดคิวสายโทร, ธุรกิจสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างดีเยี่ยม โทรศัพท์จะถูกส่งต่อไปยังแผนกหรือตัวแทนที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องอธิบายปัญหากับตัวแทนหลายคน.
และในขณะที่ลูกค้าถูกวางในคิวเสมือนและได้รับแจ้งเวลาการรอคอยโดยประมาณของพวกเขา จะไม่มีความหงุดหงิดจากพวกเขาอีกต่อไป ลูกค้าจะมีแนวโน้มที่จะอยู่บนสายมากขึ้น
ประโยชน์นี้ชัดเจนทั้งสองทาง นั่นหมายความว่าสายโทรที่สิ้นสุดไปและการโต้ตอบระหว่างแบรนด์กับลูกค้าที่มีความพึงพอใจมากขึ้น เป็นสถานการณ์ที่ชนะทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

การสร้างแบรนด์ของคุณจะมีความสอดคล้องมากขึ้น

แม้ว่าระบบโทรศัพท์แบบดั้งเดิม/พื้นฐานจะมีข้อดีของมันเอง แต่มักจะเกี่ยวข้องกับการใช้หมายเลขส่วนตัว สายโทรศัพท์บ้าน และการทักทายในเมล์เสียงที่แตกต่างกัน ความไม่สอดคล้องกันดังกล่าวมักทำให้ลูกค้าสับสน ทำให้พวกเขาไม่แน่ใจว่าแบรนด์กำลังพยายามสื่อสารค่านิยมหรือข้อความใด
ในทางกลับกัน โซลูชันโทรศัพท์เสมือนมีความเป็นเอกภาพมากขึ้น ด้วยหมายเลขเสมือนของธุรกิจเพียงหมายเลขเดียวและการทักทายที่สอดคล้องกันในทุกอุปกรณ์ เสียงของแบรนด์ของคุณจึงชัดเจนและสอดคล้องกันทุกครั้ง
นอกจากนี้ แบรนด์ของคุณไม่ได้มีอยู่เพียงแค่บนโทรศัพท์อีกต่อไป ช่องว่างระหว่างการโทรศัพท์และช่องทางการสื่อสารอื่น ๆ ได้รับการจัดการอย่างเป็นทางการแล้ว ดังนั้นการบูรณาการอีเมล แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย และเว็บไซต์อย่างเป็นทางการเข้ากับระบบนิเวศร่วมกันไม่ใช่ปัญหาที่ทำให้ปวดหัวอีกต่อไป

วิธีการตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 1.

ขั้นแรก, เลือกผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ
- เปรียบเทียบคุณสมบัติมาตรฐาน, ราคา, และรีวิวจากลูกค้าของผู้ให้บริการต่างๆ อย่าลืมพิจารณาปัจจัยสำคัญอื่นๆ เช่น ความสามารถในการขยายตัว, การบูรณาการกับเครื่องมือที่มีอยู่, คุณภาพการสื่อสาร ฯลฯ
- ระบุความต้องการของคุณ คุณสมบัติใดที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณ? คุณต้องการระบบตอบรับอัตโนมัติ, การบันทึกการโทร, หรือการประชุมทางวิดีโอหรือไม่? ทำรายการความสำคัญของคุณ
- ขอทดลองใช้หรือทดลองโทรเพื่อทำความเข้าใจระบบและอินเทอร์เฟซได้ดีขึ้น
ณ เวลาที่เขียนนี้ StringeeX ยังคงเป็นหนึ่งในศูนย์ติดต่อเสมือนที่ดีที่สุดและได้รับคำวิจารณ์เชิงบวกมากมาย แพลตฟอร์มนี้ใช้งานง่ายและเสนอแผนราคาไม่แพงสำหรับธุรกิจขนาดต่างๆ
ตัวแทนศูนย์บริการของคุณสามารถติดต่อกับลูกค้าจากหลายแพลตฟอร์ม (โทรศัพท์, Facebook, Twitter, อีเมล ฯลฯ) โดยใช้อินเทอร์เฟซเดียวกัน และการโต้ตอบแต่ละครั้งจะถูกกำหนดให้กับลูกค้าที่เหมาะสมตามตัวกรองที่ปรับแต่งได้ ข้อมูลของการแลกเปลี่ยนทั้งหมดสามารถบันทึกไว้ในตั๋วสาธารณะและเก็บรักษาไว้กับข้อมูลลูกค้าอื่นๆ เพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 2.

ต่อไป เลือกประเภทหมายเลขเสมือน (คุณสามารถเลือกระหว่างหมายเลขท้องถิ่น, หมายเลข Vanity, หรือหมายเลขโทรฟรี) เมื่อตัดสินใจเสร็จสิ้น ให้เข้าสู่พอร์ทัลออนไลน์โดยใช้ข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบเพื่อเข้าถึงอินเทอร์เฟซออนไลน์ของระบบเสมือน

ขั้นตอนที่ 3.

ถึงเวลาที่จะตั้งค่าการกำหนดค่า:
- ตั้งค่าตัวรับสายอัตโนมัติ, การทักทายเมล์เสียง, กฎการโอนสาย, และคุณสมบัติอื่น ๆ
- สร้างบัญชีสำหรับพนักงานของคุณและกำหนดนามสกุลส่วนตัวให้พวกเขา
- เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้เชื่อมต่อบริการโทรศัพท์เสมือนของคุณกับซอฟต์แวร์ธุรกิจอื่นๆ (ซอฟต์แวร์ CRM, อีเมล ฯลฯ) เพื่อการทำงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น"

ขั้นตอนที่ 4.

สุดท้าย อย่าลืมจัดกำหนดการฝึกอบรมสำหรับพนักงานของคุณ ให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับระบบใหม่ รวมถึงวิธีการรับสายโทรศัพท์ธุรกิจ, การโอนสาย, หรือการใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติเช่นการบันทึกการโทร

สรุป:

ด้วยปัญหาในการตั้งค่าที่น้อยลงและคุณสมบัติที่ก้าวหน้ากว่าสองเท่า ระบบโทรศัพท์เสมือนจริงสำหรับการดำเนินงานธุรกิจคือกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จอย่างรวดเร็ว
บริการคุณภาพจากแบรนด์เช่น StringeeX เป็นทางเลือกที่ปลอดภัยที่สุดของคุณ หากต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติมหรือคำแนะนำ ติดต่อเราได้!