Mở Đầu

Kanban là gì? Đại học Ohio có tiến hành một nghiên cứu và cho ra kết quả, chỉ  3% dân số thế giới có thể đa nhiệm hiệu quả, còn 97% còn lại tưởng chừng như đang làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc rất tốt, nhưng thật ra không.

Đấy! Phương pháp kanban được phát triển để cứu nhóm người 97% đang tất bật trong danh sách các đầu việc lớn làm mãi chưa xong bằng cách chia nhỏ chúng ra.

Tiêu biểu là Toyota tối ưu vấn đề quá tải công suất vì kanban giúp họ xử lý gọn các vấn đề cảm xúc như cảm giác trong đầu có quá nhiều việc phải hoàn thành. Bây giờ StringeeX sẽ đi sâu hơn để xem Kanban có thể giúp bạn giải quyết vấn đề mình đang gặp phải không?

1 Định nghĩa Kanban là gì

Nguồn: Internet

Kanban có nguồn gốc từ Nhật Bản, được một kỹ sư người Nhật tên Taiichi Ohno của doanh nghiệp xe hơi Toyota phát triển và sử dụng vào cuối năm 1940.

Trong tiếng Nhật, Kanban nghĩa là thị giác (kan) và thẻ (ban), dịch nôm na “bảng thông tin.” Nếu nói theo chuyên môn kinh tế thì đó là “phương pháp quản lý quy trình làm việc kanban” - Kanban method. 

Đúng như tên gọi, kanban là công cụ trực quan hoá những nhiệm vụ cần làm, giúp mọi người dễ dàng nhận thấy công việc đang được tiến hành đến giai đoạn nào.

2 khái niệm chính của phương pháp kanban

2.1 Bảng (kanban board)

Bạn có thể hiều đơn giản là một tấm bảng trắng/ đen, chứa toàn bộ quy trình thực hiện dự án.

2.2 Cột

Bảng công việc được chia thành nhiều cột tương ứng với các giai đoạn thực hiện dự án như cột Sẽ Làm (To do), Đang hoàn tất (Doing), Kiểm tra lại (Test), và Xong (Done). Mỗi cột sẽ lại tập hợp nhiều thẻ công việc tạo thành một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong giai đoạn đó.

2.3 Thẻ (kanban card)

Mỗi thẻ công việc là một nhiệm vụ cụ thể. Thông thường trên mỗi thẻ sẽ có các thông tin sau:

• Phần mô tả nhiệm vụ
• Tên người thực hiện và chịu trách nhiệm công việc
• Hạn thời gian hoàn thành công việc
• Mã số hoặc ký hiệu giúp bạn xác định thẻ cần tìm nhanh chóng
• Màu thẻ thể hiện trạng thái của nhiệm vụ 
• Đánh dấu cho nhiệm vụ cần thực hiện trước

3 nguyên lý hoạt động của Kanban

3.1 Trực quan hoá công việc

Dù bạn dùng một tấm bảng đen/ trắng hay phần mềm thì phương pháp kanban đều có thể trực quan hoá quy trình thực hiện dự án của bạn.

Trong khi thẻ đại diện cho từng nhiệm vụ cụ thể, thì cột thể hiện các giai đoạn khác nhau của quy trình. Hình ảnh trực quan này giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, xác định đâu là việc cần ưu tiên, việc nào sắp tới hạn và đã hết hạn.

3.2 Giới hạn công việc đang làm

Kanban hạn chế đa nhiệm, đảm bảo mỗi nhân viên, mỗi bộ phận đều phụ trách số lượng công việc ở mức khả thi. Cách ngăn chặn quá tải này giúp nhân viên chỉ tập trung vào một nhiệm vụ trước mắt, đảm bảo đầu ra.

3.3 Tối ưu hóa luồng công việc

Mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ, thẻ công việc tương ứng sẽ được di chuyển đến cột tiếp theo. Nó đảm bảo công việc chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác một cách tuần tự, không tắc nghẽn.

3.4 Cải tiến liên tục

Trong sản xuất, nếu bạn tăng 1% năng xuất mỗi tuần, thì sau một năm tổng năng xuất bạn đạt được là 67%.

Phương pháp kanban cung cấp cho bạn những thông tin nhỏ nhưng cần thiết như thời gian làm sản phẩm. Từ đó, bạn có thể phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống, tối ưu hoá khả năng làm việc nhóm để đạt được hiệu quả như trên.

4 Ưu nhược điểm của kanban

Ưu điểm

Kanban cho phép bạn linh hoạt thay đổi một số nội dung của dự án mà không làm gián đoạn nhóm. Bạn chỉ cần thêm thẻ mới hoặc thay đổi trạng thái ưu tiên của nhiệm vụ.

Nhờ chỉ thực hiện một nhiệm vụ ở một thời điểm cụ thể mà sản phẩm đầu ra được đảm bảo hơn.

Mọi nhiệm vụ và giai đoạn thể hiện rõ ràng trên bảng nên bạn có thể phát hiện và giải quyết vướng mắc một cách nhanh chóng như cột nào đang bị quá tải, thẻ nào đang bị trì trệ lâu ngày ở một cột.

Nhược điểm

Kanban không giới hạn nhiều về mặt thời gian, nên bạn khó xác định khi nào kế hoạch hoàn thành.

Bạn cũng cần cập nhật trạng thái nhiệm vụ thường xuyên để tránh nhầm lẫn thông tin.

Kanban chủ yếu giúp bạn chia nhỏ nhiệm vụ, mà ít quan tâm tới tổng thể. Kết quả cuối cùng có thể không được như mong đợi.

5 Kanban phù hợp với loại dự án nào?

• Kanban phát huy tối đa công dụng với dự án thường xuyên thay đổi và cần duy trì liên tục.
• Nó cũng có ích đối với các dự án đang bị tồn đọng và trì trệ.
• Kanban sẽ phát huy công dụng nếu dự án không giới hạn thời gian nhiều.
• Kanban cung cấp sự linh hoạt cho dự án cần thay đổi thường và nhiều.

6 Công cụ, phần mềm sử dụng kanban

Ngày nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc để thực hành kanban cho bạn chọn như Trello và kanban tool.

Trong đó, Trello có thiết kế tối giản, thân thiện với người dùng, và có thể sử dụng miễn phí nên nó được nhiều cá nhân và đội nhóm nhỏ ưa chuộng.

7 Tạm Kết

Kanban là gì? Đối với StringeeX, cột Done (Xong) của kanban giống một miếng bánh thơm ngon vì mỗi khi nói từ “Xong”, não sẽ tự tiết ra một chút dopamine.

Nếu “Xong” của các đầu việc lớn được ví như điểm cuối nằm sau lớp sương mù dày đặc thì “Xong” của phương pháp kanban đến từ các đầu việc nhỏ, dễ lấy hơn rất nhiều. So với các đầu việc lớn, thì chia nhỏ nhiệm vụ trong kanban còn giúp bạn làm việc một cách tỉ mỉ hơn, kiểm soát mọi thứ tốt hơn. Bạn biết mình đang bị mắc kẹt ở đâu để giải quyết nhanh chóng.