Mở Đầu

Để hoàn thành một dự án tối ưu, người quản trị cần trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn, và tích lũy kinh nghiệm dần.

Cách nói này đúng nhưng chưa đủ. Vai trò lãnh đạo của người đứng đầu rất quan trọng vì họ cần có nhiều kỹ năng hơn thế. Chẳng hạn như khả năng giao tiếp, thúc đẩy làm việc nhóm tốt, linh động ứng biến với tình huống xảy ra bất ngờ. Đặc biệt hiệu quả hơn khi tận dụng các phương pháp quản lý dự án để kết quả đầu ra được tốt nhất.

1. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án (Project Management) là nhiệm vụ của nhà quản trị - người dẫn đầu nhóm thực hiện dự án.

Họ sẽ tận dụng mọi kỹ năng, kiến thức của bản thân và đội nhóm cùng với sự hỗ trợ của công cụ để thực hiện từng hoạt động dự án. Mục đích là đạt được mục tiêu đã định trong phạm vi giới hạn về nguồn lực, chi phí, và thời gian.

Chúng gồm xác định mục tiêu dự án, lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, cải thiện dự án, hạn chế rủi ro, và kết nối các thành viên trong nhóm.

2. Quy trình 5 bước quản lý dự án hiệu quả

Nguồn: Internet

Bước 1: Khởi động (Initiating)

Làm hồ sơ khởi động dự án tốt để được phê duyệt, người quản lý dự án cần:

• Thông báo cho các bên liên quan về phạm vi quyền hạn, vai trò của họ và mục tiêu dự án. Liên kết mong muốn của các bên với mục tiêu; thảo luận, thống nhất cách thức đạt được mục tiêu chung.
• Nghiên cứu thị trường, đánh giá khả năng thành công của dự án và các rủi ro có thể phát sinh.
• Dự trù ngân sách.

Bước 2: Lên kế hoạch (Planning)

Sau khi hồ sơ được lãnh đạo phê duyệt, bước tiếp theo cần thực hiện các đầu việc sau:

• Xác định các mục tiêu cụ thể của dự án.
• Thực hiện lộ trình chi tiết.
• Tạo danh sách công việc và sắp xếp, phân chia nhiệm vụ phù hợp với khả năng của từng người. 
• Phân bổ chi phí và thời hạn phù hợp để thực hiện dự án.

Bước 3: Triển khai (Executing)

Nghe thì có vẻ đơn giản vì bạn chỉ cần thực hiện theo những gì mình đã lên kế hoạch. Nhưng công đoạn triển khai không hoàn thành tốt bạn có thể đánh mất 60% cơ hội thành công.

Quá trình này đòi hỏi bạn vận dụng mọi kỹ năng quản lý của bản thân để kết quả cuối cùng đạt tiêu chuẩn, hoàn thành đúng tiến độ trong dự tính ngân sách ban đầu.

Tiêu biểu là khả năng phân bổ nguồn lực hợp lý, linh hoạt giải quyết vấn đề đột ngột phát sinh để mọi thứ quay về đúng quỹ đạo, và kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm tốt sao cho các thành viên trong đội ngũ và các bên liên quan kết nối với nhau.

Bước 4: Giám sát và kiểm soát (monitoring and controlling)

Không bao giờ được phép lơ là mà phải luôn giám sát chặt chẽ dự án để kịp thời phát hiện, giải quyết vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch, tránh tạo nên các rủi ro mất kiểm soát. Đồng thời, báo cáo tiến độ dự án định kỳ cho các bên liên quan.

Bước 5: Kết thúc (closing)

Trước khi khép lại dự án, bạn cần đánh giá hiệu quả từ bức tranh toàn cảnh đến chi tiết từng hạng mục xem cách quản lý của mình đã giúp dự án đạt được gì và cần khắc phục gì cho các dự án khác trong tương lai.

Người quản lý dự án cũng cần đánh giá kết quả công việc của từng thành viên trên nhiều phương diện như ý thức trách nhiệm, chuyên môn, đến thái độ làm việc nhóm. Khen thưởng cho cá nhân làm việc tốt và nhắc nhở thành viên mắc lỗi, làm chậm trễ tiến độ thực hiện dự án.

3. Top 7 phương pháp quản lý dự án hiệu quả

Nguồn: Internet

3.1 Agile

Phương pháp này hoạt động dựa trên nguyên tắc chia dự án thành các phân đoạn nhỏ (vòng lặp: sprint) và phát triển sản phẩm dần theo thời gian. 

Ưu điểm

• Các phần nhỏ của dự án không bị phụ thuộc lẫn nhau, cho phép bạn thay đổi mà không ảnh hưởng đến luồng chảy chung.
• Không yêu cầu phải nắm rõ mọi thông tin ngay từ đầu vì ở mỗi giai đoạn nhỏ, nên bạn có thể phát triển, kiểm tra, thử nghiệm và điều chỉnh sản phẩm dựa trên các thông tin mới như phản hồi của khách hàng hoặc nhu cầu kinh doanh thay đổi của các bên liên quan.
• Kiểm tra, đánh giá sản phẩm ở cuối mỗi giai đoạn nhỏ nhanh chóng giúp phát hiện và giải quyết vấn đề nhỏ trước khi nó trở nên nghiêm trọng hơn. 

Nhược điểm 

• Sản phẩm có thể thay đổi qua mỗi giai đoạn nên khó lên kế hoạch trước.
• Đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ, tương tác và phản hồi liên tục giữa các bên liên quan và các thành viên trong nhóm để cải tiến sản phẩm qua các chu kỳ phát triển ngắn.
• Chi phí thực hiện phương pháp Agile có thể cao ngoài dự tính để thực hiện nhiều vòng cải tiến vì khó hoàn thành chỉ trong một lần. 

3.2 Waterfall - mô hình thác nước

Đúng như tên gọi, waterfall - mô hình thác nước đảm bảo từng giai đoạn của dự án được thực hiện theo tuần tự từ trên xuống dưới, giống như một thác nước.

Và mỗi giai đoạn phải được hoàn thành trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo. Một khi đã qua giai đoạn khác rất khó để quay lại chỉnh sửa.

Ưu điểm

• Waterfall phù hợp với một kế hoạch cụ thể, rõ ràng ngay từ ban đầu.
• Phương pháp quản lý này dễ hiểu và dễ sử dụng vì ngay từ đầu nó đã có tài liệu đầy đủ, chi tiết. Điều này giúp nhà quản lý dễ phân công dự án và phân bổ chi phí.
• Nó giúp người quản lý dễ theo dõi tiến độ dự án.

Nhược điểm

• Có thể phải đối mặt với khó khăn giải quyết vấn đề bất ngờ phát sinh như đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi đang ở các giai đoạn sau.
• Thử nghiệm là bước cuối cùng của phương pháp waterfall. Nếu kết quả không tốt, bạn sẽ phải làm lại từ đầu.

3.3 Lean

Không phải tự nhiên mà LEAN được gọi là phương pháp quản lý tinh gọn. Nó tập trung vào tối đa hoá lợi ích cho khách hàng, tránh lãng phí không cần thiết.

Ưu điểm

• Không sản xuất nhiều hơn yêu cầu, LEAN giúp doanh nghiệp giảm phí thuê nhà kho và người quản lý kho.
• Tiết kiệm thời gian sản xuất sản phẩm dư thừa.
• Áp dụng mô hình work cell. Tất cả công đoạn sản xuất được diễn ra trong một không gian nhỏ để công nhân có thể kiểm tra, phát hiện, và sửa chữa lỗi nhanh chóng trước khi sản xuất thêm một số lượng lớn sản phẩm lỗi.
• Cải thiện tương tác với khách hàng vì họ là trọng tâm của LEAN.

Nhược điểm

• Hàng tồn kho ít nên dễ gặp vấn đề cung ứng.
• Nếu hệ thống máy móc cũ của doanh nghiệp không phù hợp, bạn sẽ phải tháo dỡ và thay mới. Việc này rất tốn kém.

3.4 Scrum - dự án nước rút

Scrum là một nhánh - một khung làm việc (framework) của Agile. Nó cũng chia nhỏ công việc để dễ quản lý, nhưng có quy trình, vai trò (scrum master, product owner, development team) và sự kiện cụ thể (sprint, sprint planning (cuộc họp đầu tiên của sprint), daily scrum (cuộc họp ngắn hằng ngày), sprint review (cuộc họp diễn ra cuối mỗi sprint), sprint retrospective (cuộc họp sau sprint review)). Điều này giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn. 

Ưu điểm

• Scrum giúp mọi người trong nhóm biết chính xác mình cần làm gì.
• Người quản lý dễ giám sát công việc hơn, sử dụng thời gian và ngân sách tốt hơn, giảm thiểu sai sót.
• Họp hằng ngày giúp khắc phục vấn đề nhanh chóng.

Nhược điểm

• Scrum yêu cầu tính chủ động của nhân viên
• Chỉ phù hợp với nhóm nhỏ
• Không giới hạn thời gian

3.5 Kanban

Kanban giúp bạn quản lý dự án bằng cách trực quan hoá công việc với bảng, cột và thẻ.

Bảng kanban được chia thành nhiều cột tương ứng với các giai đoạn thực hiện dự án: Cần Làm, Đang Làm và Đã hoàn thành. Mỗi cột là chứa các thẻ tượng trưng từng nhiệm vụ cụ thể. Sau khi hoàn thành, nó sẽ được chuyển sang cột tiếp theo.

Ưu điểm

• Kanban minh bạch vì nhiệm vụ của mọi người đều được công khai trên bảng.
• Dễ dàng phát hiện cột công việc quá tải để giải quyết nhanh chóng.
• Kanban cho phép bạn thay đổi các nhiệm vụ, chi tiết nhỏ mà không ảnh hưởng đến luồng công việc chung.
• Tập trung vào một nhiệm vụ ở một thời điểm, nâng cao chất lượng đầu ra.

Nhược điểm

• Không tập trung vào bức tranh toàn cảnh.
• Cần cập nhật thông tin liên tục.
• Khó áp dụng cho các dự án có quá nhiều nhiệm vụ.

3.6 Six Sigma - Cải tiến quy trình

Six Sigma giúp nhà quản lý cải tiến quy trình bằng cách ngăn lỗi xảy ra dựa trên thống kê. Mục tiêu là đạt ít hơn 3-4 lỗi trên 1 triệu sản phẩm.

Ưu điểm

• Nhận diện và loại bỏ lãng phí
• Giảm bớt sự phụ thuộc vào con người

Nhược điểm

• Tốn nhiều chi phí cho thiết bị và thời gian
• Đòi hỏi nhân lực có tay nghề cao

3.7 Risk management - phương pháp quản lý rủi ro

Mục đích của phương pháp này là ngăn ngừa rủi ro trong quá trình thực hiện dự án bằng cách nhận diện, đo lường rủi ro. Biết nguyên nhân sẽ tìm ra giải pháp.

Ưu và nhược điểm

Mặc dù phương pháp này có thể giảm thiểu rủi ro nhưng không phải vạn năng. Doanh nghiệp không nên phụ thuộc và ỷ lại vào nó. Bạn luôn nên dự trù tới tổn thất do rủi ro gây ra.

Tạm Kết

Sự thật là không phải tất cả các phương pháp quản lý dự án ở trên đều vận hành trơn tru. Để phát huy tối đa khả năng của chúng bạn cần áp dụng phương pháp phù hợp với dự án của mình.