English 
ภาษาไทย 
Kinh doanh
Phát hành 09-10-2023
Giới thiệu
Hiện nay, BPO (Business Processing Outsourcing) - thuê ngoài quy trình kinh doanh mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, điều này có thể lí giải cho việc nó ngày càng trở nên phổ biến. Và vai trò của nhóm trưởng trong BPO có thể ví như một đầu tàu mạnh mẽ dẫn dắt cả đội ngũ đi đến bến đỗ thành công của dự án.
Vậy cụ thể BPO có vai trò thế nào với doanh nghiệp và nhiệm vụ của một nhóm trưởng trong team BPO là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết sau.
Ảnh tự edit
1. Vai trò và lợi ích của BPO đối với doanh nghiệp
BPO là bản viết tắt của cụm từ Business Processing Outsourcing. Đây là hình thức doanh nghiệp chọn thuê một công ty khác để thực hiện một quy trình mà doanh nghiệp cần để vận hành.
1.1 Vai trò của BPO đối với doanh nghiệp
Một dự án BPO được bắt đầu từ sự xác nhận của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Thông thường, ban lãnh đạo thường lựa chọn tập trung vào phát triển hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, những nghiệp vụ ít quan trọng hơn sẽ ủy thác cho bên thứ ba gia công.
Sau khi quyết định thuê ngoài quy trình được đưa ra, doanh nghiệp sẽ lựa chọn những nhà cung cấp BPO phù hợp với nhu cầu của công ty. Sau đó quá trình chuyển giao công việc, công ty BPO sẽ đảm nhận thực hiện quy trình kinh doanh, trong khi phía doanh nghiệp đi thuê sẽ có vai trò quản lý và nghiệm thu kết quả dự án.
1.2 Lợi ích của BPO đối với doanh nghiệp
Dù được sử dụng cho nhiều trường hợp khác nhau nhưng nhìn chung, lợi ích cốt lõi của dịch vụ thuê ngoài BPO vẫn là giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực tốt nhất có thể.
Thay vì phải đầu tư lâu dài về cả nguồn nhân lực lẫn trang thiết bị thì giờ đây, doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ BPO để đảm đương quy trình kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều nguồn lực về thời gian, nhân lực và cả tài lực.
1.3 Các dịch vụ BPO phổ biến
Các dịch vụ BPO phổ biến hiện nay được phân chia thành nhiều loại khác nhau dựa trên lĩnh vực và loại hình dịch vụ mà chúng cung cấp. Dưới đây là ba loại dịch vụ BPO tiêu biểu và những đặc điểm nổi bật của chúng:
- KPO hay Knowledge Process Outsourcing, là hình thức thuê ngoài cho các lĩnh vực yêu cầu có kiến thức chuyên môn sâu rộng. Ví dụ như Marketing, nghiên cứu thị trường, phân tích tài chính, phân tích rủi ro, phát triển sản phẩm,...
- RPO hay Recruitment Process Outsourcing, là hình thức thuê ngoài cho các lĩnh vực tuyển dụng. Đây là một giải pháp hiệu quả cho các công ty muốn tối ưu hóa quy trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự mà không cần đầu tư nhiều vào nguồn lực nội bộ. Ví dụ như quảng cáo tuyển dụng và tìm kiếm ứng viên, quản lý hồ sơ, chọn lọc, phỏng vấn,...
- LPO hay Legal Process Outsourcing, là hình thức thuê ngoài các dịch vụ pháp lý nhằm giúp các công ty quản lý các vấn đề pháp lý một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Ví dụ như chuẩn bị hợp đồng, tư vấn luật pháp quốc tế đối với các công ty đa quốc gia, xử lý hồ sơ pháp lý và đảm đương cho các vụ kiện tụng liên quan đến doanh nghiệp,...
2. Vai trò của nhóm trưởng trong BPO
Để đảm bảo dự án được tiến triển một cách thuận lợi và đạt kết quả tốt nhất, nhóm BPO cần có một nhóm trưởng để điều phối.
Vai trò của nhóm trưởng trong nhóm BPO được thể hiện như sau:
2.1 Thiết lập mục tiêu, kỳ vọng và KPIs
Mỗi dự án đều cần thỏa thuận rõ ràng với bên thuê rằng những mục tiêu cần đạt được là gì, mức độ gia công như thế nào và các mốc thời gian trong tiến trình dự án được phân bổ ra sao và nhiều thứ khác.
Nhóm trưởng là người nắm giữ thông tin nhiều nhất, hiểu rõ dự án và năng lực của các thành viên trong đội nhóm. Chính vì thế, việc lên kế hoạch thực thi dự án và thiết lập mục tiêu, kỳ vọng, KPIs là điều cần thiết.
2.2 Giúp team thuê ngoài hiểu về doanh nghiệp
Trưởng nhóm là người giao tiếp chính giữa công ty cung cấp dịch vụ BPO và doanh nghiệp đi thuê. Vì thế, đây sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho việc giúp cả đội nhóm hiểu hơn về doanh nghiệp đi thuê để thực hiện dự án một cách tốt nhất.
Ví dụ một doanh nghiệp cần thuê ngoài dịch vụ Marketing. Trưởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm giúp các thành viên hiểu về văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn, sứ mệnh, bộ nhận diện thương hiệu,.. Từ đó đội nhóm thuê ngoài có thể phát triển các sản phẩm hiệu quả nhất để đạt mục tiêu doanh nghiệp đề ra.
2.3 Phân công nhiệm vụ và điều phối công việc
Nhóm trưởng trong BPO là người tiếp xúc và hiểu rõ năng lực cũng như thế mạnh của mỗi thành viên nhóm. Trưởng nhóm cũng là người chịu trách nhiệm giám sát tiến độ dự án, đốc thúc, hỗ trợ các thành viên trong suốt quá trình làm việc.
Phân công nhiệm vụ và phù hợp với từng cá nhân và điều phối công việc hiệu quả giúp cho dự án hoạt động một cách trơn tru và đảm bảo năng suất hoạt động của team một cách cao nhất.
2.4 Giám sát và điều chỉnh hoạt động
Thông thường, các đội nhóm đều hoạt động theo mô hình Agile. Trưởng nhóm sẽ là người giám sát và quản lý vận hành khung làm việc của cả team. Sau mỗi Sprint, nhóm trưởng có thể đưa ra feedback về kết quả hoạt động và điều chỉnh mục tiêu để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
2.5 Gắn kết các thành viên, xây dựng tinh thần đội nhóm
Trong quá trình làm việc, những cuộc tranh luận, ý kiến trái chiều xảy ra là điều không thể tránh khỏi. Lúc này, leader sẽ là người giải quyết vấn đề và gắn kết mọi người lại nhau để tạo thành một chỉnh thể hòa hợp. Có như thế, đội nhóm mới có thể hoạt động hiệu quả và đây cũng là điều ai cũng mong đợi.
Tạm kết
Trên đây là những thông tin về chủ đề BPO và vai trò của nhóm trưởng trong BPO mà StringeeX muốn gửi đến quý bạn đọc. Nếu có câu hỏi hoặc vấn đề cần hỗ trợ, xin hãy để lại lời nhắn qua livechat, đội ngũ CSKH của chúng tôi sẽ phản hồi ngay đến bạn.
Chia sẻ bài viết
