BPO hay Business Process Outsourcing đang trở thành xu hướng kinh doanh mới của các doanh nghiệp hiện đại. Vậy thì BPO là gì? Làm sao để xác định hình thức BPO phù hợp với doanh nghiệp của bạn và những lưu ý quan trọng khi triển khai BPO? Hãy cùng StringeeX tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. BPO là gì?

Trước tiên chúng ta cùng khám phá xem BPO là gì? BPO (Business Process Outsourcing) là việc thuê ngoài các quy trình kinh doanh cho một công ty chuyên nghiệp khác để thực hiện. Đây là cách doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động bằng cách chuyển giao các nhiệm vụ mà họ không chuyên sâu cho những đơn vị có kinh nghiệm hơn.

Các công ty thường chọn BPO khi họ nhận thấy rằng các đối tác chuyên về một số lĩnh vực như quản lý tài liệu, HR, tiếp thị truyền thông xã hội có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn so với việc tự thực hiện.

Các tổ chức tham gia vào hoạt động gia công quy trình kinh doanh chủ yếu tập trung vào hai lĩnh vực công việc chính:

• Chức năng back-office: Đây là các hoạt động hỗ trợ bao gồm kế toán, công nghệ thông tin (CNTT), nhân sự, đảm bảo chất lượng và xử lý thanh toán trong tổ chức.
• Chức năng front-office: Bao gồm các quy trình và hoạt động phục vụ hoặc liên quan trực tiếp đến khách hàng như dịch vụ khách hàng, tiếp thị và bán hàng.

Một số tổ chức thuê ngoài một số chức năng cụ thể như nhân sự hay chỉ các quy trình nhất định trong một lĩnh vực chức năng như quản lý tiền lương. Các công ty cũng có thể thuê ngoài các nhiệm vụ chiến lược như khai thác và phân tích dữ liệu, hai yếu tố quan trọng để duy trì sự cạnh tranh trong kinh tế số hiện nay.

Các quy trình thường được thuê ngoài bao gồm:

• Bảng lương và kế toán
• Quản lý
• Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng
• Quản lý CNTT và dịch vụ CNTT
• Sản xuất
• Tiếp thị
• Nghiên cứu
• Bán hàng
• Vận chuyển và hậu cần

2. Những lợi ích nổi bật của BPO đối với doanh nghiệp 

Các doanh nghiệp khi đã hiểu rõ về dịch vụ BPO sẽ đều nhận thấy những lợi ích to lớn của BPO đối với hoạt động và phát triển của mình. Dưới đây là 5 lợi ích tuyệt vời mà dịch vụ BPO có thể đem đến cho doanh nghiệp:

2.1. Tiết kiệm chi phí

Thuê ngoài quy trình kinh doanh giúp các doanh nghiệp giảm chi phí và tiết kiệm tiền. Dịch vụ BPO cung cấp đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với mức lương thấp hơn, từ đó giảm chi phí đáng kể và tăng doanh thu cho công ty.

2.2. Tận dụng được các chuyên gia đã có kinh nghiệm

Thay vì tự tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, việc thuê ngoài cho một công ty BPO đã có sẵn các nguồn lực cần thiết giúp giải quyết các thách thức liên quan đến tuyển dụng và đào tạo.

2.3. Tập trung vào cốt lõi kinh doanh

Khi các công việc không sinh lợi nhuận của doanh nghiệp được giao cho nhà cung cấp dịch vụ, các quản lý và chủ doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào các lĩnh vực hoạt động cốt lõi và chiến lược sáng tạo. Điều này không chỉ tăng năng suất làm việc mà còn giúp đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

2.4. Nguồn tổng hợp phản hồi từ khách hàng: 

Các nhân viên BPO, đặc biệt là trong các lĩnh vực như chăm sóc khách hàng, thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Họ thu thập được phản hồi quan trọng về sản phẩm và dịch vụ, giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ một cách hiệu quả.

2.5. Tiếp cận với công nghệ mới nhất

Việc đầu tư vào công nghệ và phần mềm mới là một khoản chi phí lớn và có rủi ro đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thay vào đó, việc thuê ngoài giúp các công ty tiếp cận các công nghệ chuyên môn và cập nhật, mang lại những lợi ích đáng kể từ các phát triển công nghệ mới.

3. Một số rủi ro khi sử dụng dịch vụ BPO là gì?

Bên cạnh những lợi ích đáng kể đối với việc vận hành doanh nghiệp, dịch vụ BPO cũng có những rủi ro và bất lợi nhất định. Dưới đây là một số hạn chế khi sử dụng dịch vụ BPO:

• Rủi ro an ninh mạng: Việc kết nối công nghệ giữa tổ chức và nhà cung cấp BPO tạo ra một lỗ hổng tiềm ẩn cho các tác nhân xấu, vì thông thường cần chia sẻ dữ liệu nhạy cảm và quản lý bảo mật với nhà cung cấp.
• Nhiều yêu cầu cần tuân thủ: Tổ chức phải đảm bảo rằng các BPO họ thuê tuân thủ các quy định và luật pháp, cũng như các quy tắc mà tổ chức phải tuân thủ.
• Có thể phát sinh không lường trước: Ước tính thấp khối lượng công việc có thể dẫn đến chi phí cao hơn so với dự đoán ban đầu.
• Phụ thuộc vào nhà cung cấp bên ngoài: Tổ chức có thể gặp khó khăn trong giao tiếp với nhà cung cấp BPO hoặc vấn đề về khác biệt văn hóa làm việc.
• Có thể bị gián đoạn: Tổ chức phải quản lý quan hệ với BPO để đảm bảo các mục tiêu được đáp ứng theo thỏa thuận.
• Rủi ro gián đoạn: Các vấn đề như rủi ro tài chính, bất ổn chính trị, hoặc thiên tai có thể gây gián đoạn trong hoạt động của BPO, yêu cầu tổ chức phải có chiến lược và giải pháp để đối phó.

4. Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng BPO 

4.1. An ninh và quy định

Các doanh nghiệp khi thực hiện BPO cần giải quyết triệt để các vấn đề liên quan đến bảo mật và tuân thủ quy định. Điều này sẽ giúp ngăn chặn việc sử dụng các nhà cung cấp ở nước ngoài trong một số trường hợp.

Do đó, doanh nghiệp cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia công nghệ thông tin, bảo mật, pháp lý và tài chính trong quá trình thực hiện giao dịch BPO. Đồng thời, giám đốc điều hành cần tham gia đánh giá định kỳ để quyết định liệu có cần tiếp tục thuê ngoài hoặc điều chỉnh thỏa thuận thuê ngoài hay không.

4.2. Phạm vi công việc

Khi doanh nghiệp chuyển giao một chức năng cho nhà cung cấp dịch vụ BPO, cần xác định rõ phạm vi công việc, chuyển từ nhân viên nội bộ sang đối tác thuê ngoài. Quản lý cần đánh giá quy trình công việc có bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi này hay không để điều chỉnh phù hợp.

Lãnh đạo doanh nghiệp cũng nên xác định rõ mục tiêu chính của việc thuê ngoài BPO, dựa trên các tiêu chí như tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ xử lý, và nâng cao hiệu quả công việc, để lựa chọn nhà cung cấp BPO phù hợp.

5. Top các công ty cung cấp BPO hàng đầu tại Việt Nam

5.1. FPT Software

Thành lập năm 1988, FPT Software hiện có ba trụ sở chính tại Việt Nam và nhiều văn phòng khác trên toàn cầu, bao gồm Hoa Kỳ, Nhật Bản, Malaysia, Đức, Úc, Singapore, Thái Lan, và Philippines. Để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh nhanh chóng, FPT Software cung cấp dịch vụ BPO, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và tập trung nguồn lực vào lĩnh vực kinh doanh cốt lõi.

Hiện nay, FPT Software cung cấp dịch vụ BPO cho hơn 150 công ty hàng đầu tại 26 quốc gia, bao gồm các tập đoàn như Hitachi, NEOPOST, Petronas, Deutsche Bank và Unilever.

5.2. USOL Việt Nam

USOL Việt Nam, một thành viên của tập đoàn công nghệ hàng đầu Nhật Bản Nihon UNISYS, được thành lập vào ngày 1 tháng 6 năm 2006 với sứ mệnh phát triển nguồn nhân lực tài năng tại Việt Nam.

Công ty chuyên về các lĩnh vực phát triển phần mềm cho thị trường quốc tế, dịch vụ BPO, dịch vụ công nghệ thông tin và bán các sản phẩm phần cứng (H/W) và phần mềm (S/W).

5.3. NashTech Việt Nam

Trong hơn 20 năm, NashTech Việt Nam đã cung cấp dịch vụ gia công phần mềm cho khách hàng trên toàn thế giới. Là một trong những công ty hàng đầu trong ngành Công nghệ Thông tin đạt tiêu chuẩn quốc tế, NashTech có nhiều kinh nghiệm hợp tác với hàng loạt dự án công nghệ cao như Blockchain, Augmented Reality, Trí tuệ nhân tạo - Machine Learning, RPA, Big Data, Internet of Things và nhiều công nghệ khác.

5.4. Kyanon Digital

Thành lập năm 2021, Kyanon Digital cung cấp các giải pháp công nghệ đạt tiêu chuẩn quốc tế như tư vấn chuyển đổi số, phân tích dữ liệu, phát triển ứng dụng di động, phần mềm và dịch vụ BPO.

Kyanon Digital là đồng sáng lập của nhiều liên minh như VNITO Alliance, Omnichannel Vietnam, Agile Vietnam Alliance, và góp phần tạo ra các mối liên kết bền chặt trong ngành Công nghệ Thông tin.

5.5. Sài Gòn BPO

Sài Gòn BPO chuyên cung cấp các dịch vụ nhập liệu, quản lý và lưu trữ tài liệu, phát triển phần mềm với tốc độ xử lý nhanh, độ chính xác cao, chi phí hợp lý và bảo mật tuyệt đối cho các công ty trong lĩnh vực Tài chính, Ngân hàng và Bảo hiểm.

Xem thêm: Chuyển đổi số lĩnh vực bảo hiểm: Nắm bắt xu hướng để phát triển

Tạm kết

Bài viết trên đây đã trình rất chi tiết và rõ ràng BPO là gì, những lợi ích và rủi ro cũng như một số lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ BPO. StringeeX hy vọng rằng những thông tin trong bài viết sẽ góp phần giúp doanh nghiệp lựa chọn được loại hình dịch vụ BPO phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.

Bên cạnh đó, nếu quý doanh nghiệp đang quan tâm tới một phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh tích hợp cả CRM với chi phí hợp lý, hãy khám phá ngay StringeeX.

StringeeX không phải là phần mềm chuyên về CRM, nhưng tiện ích của nó vô cùng đa dạng. Phần mềm này vừa là tổng đài doanh nghiệp, vừa là công cụ chăm sóc và quản lý tập trung dữ liệu khách hàng từ nhiều kênh khác nhau.

Hãy đăng ký dùng thử để trải nghiệm mọi tính năng của StringeeX. Bạn sẽ bất ngờ trước những gì phần mềm này có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn!

Đăng ký dùng thử StringeeX miễn phí 10 ngày tại đây để trải nghiệm: