Mở bài

Kính gửi quý khách hàng,

Chúng tôi nhận thấy có hoạt động bất thường trong tài khoản của bạn. Để đảm bảo an toàn và tránh bị khóa tài khoản, vui lòng xác minh thông tin của bạn ngay lập tức.

Nhấp vào liên kết dưới đây để tiến hành xác minh:

[link]

Lưu ý: Nếu bạn không hoàn thành xác minh trong vòng 24 giờ, tài khoản của bạn sẽ bị tạm ngưng.

Cám ơn bạn đã đồng hành cùng chúng tôi.

Trân trọng,

Đội ngũ Hỗ trợ

Trông có vẻ rất đáng tin nhưng nó là một email lừa đảo. Các chi tiết dễ nhận thấy nhất là ngôn từ khẩn cấp (xác minh trong 24 giờ) gây áp lực để bạn thực hiện hành động ngay lập tức và thiếu thông tin cá nhân (không có tên và bất cứ thông tin cá nhân nào khác trong email). 

Nếu bạn nhấp vào liên kết độc hại được đính kèm, tổng đài của bạn có thể bị tấn công mạng, đánh mất các dữ liệu quan trọng và nhạy cảm. Đây là lý do tại sao mỗi tổng đài cần biết các giao thức bảo mật dữ liệu cuộc gọi tốt.

Tại sao cần bảo mật dữ liệu cuộc gọi?

Nguồn: Internet

Bảo mật dữ liệu là rất cần thiết vì đây là quá trình giữ dữ liệu nhạy cảm tránh nguy cơ truy cập trái phép và lộ thông tin ra ngoài. Nếu không, bạn có thể bị thao túng hoặc rò rỉ thông tin cá nhân do các mối đe dọa từ nội bộ, tấn công mạng, vi phạm dữ liệu và các sự cố khác.

5 giao thức bảo mật dữ liệu cuộc gọi tối ưu nhất

Cài đặt hệ thống bảo mật và phần mềm bảo vệ vững chắc

Bảo mật dữ liệu trung tâm cuộc gọi phụ thuộc vào mức độ cấu hình hệ thống và khả năng bảo vệ mạng. Bạn phải kiểm soát thông tin nào có thể ra vào cơ sở hạ tầng của mình và chuẩn bị các biện pháp ngăn chặn ý đồ cố tình xâm nhập hệ thống đánh cắp hoặc làm hỏng dữ liệu nhạy cảm. Để thực hiện, bạn cần cả hệ thống tường lửa và phần mềm chống virus/chống phần mềm độc hại.

Giao thức đầu tiên này hoạt động từ nhiều phía, bảo vệ cả chu vi bên ngoài lẫn bên trong lớp ngoài cùng của cơ sở hạ tầng mạng. Hãy tưởng tượng: bạn có một tòa nhà an ninh với một lối vào duy nhất. 

Nơi này có một bảo vệ kiểm soát ai được phép ra vào và những gì họ có thể mang vào hoặc mang ra khỏi tòa nhà. 

Tòa nhà tượng trưng cho mạng lưới của bạn và mọi thứ bên trong là những gì tồn tại trong mạng (các tệp, người dùng, máy tính, v.v..). Bảo vệ ở lối vào duy nhất đại diện cho tường lửa và cách anh/chị ấy thực hiện nhiệm vụ phản ánh mức độ bảo mật của mạng lưới của bạn.

Tường lửa là ranh giới ảo giữa mạng nội bộ và mạng Internet bên ngoài. Nó sử dụng một tập hợp các quy tắc được thiết lập sẵn để xác định thông tin nào được phép truy cập vào mạng nội bộ và loại thông tin nào được phép rời khỏi mạng nội bộ. 

Tường lửa cũng có thể kiểm soát quyền truy cập từ xa cho nhân viên thông qua danh sách trắng (whitelist) - công cụ chỉ cho phép những địa chỉ IP hoặc thiết bị được phê duyệt trước mới có thể kết nối.

Mặc dù tường lửa có vai trò quan trọng nhưng bạn cũng nên cân nhắc áp dụng thêm các biện pháp bảo vệ riêng cho trung tâm cuộc gọi (call center). Điều này giúp ngăn chặn việc rò rỉ thông tin cá nhân của khách hàng.

Dù tường lửa của bạn có mạnh đến đâu, kẻ xấu vẫn có thể xâm nhập vào hệ thống. Khi nhân viên nhấp vào một tệp đính kèm hoặc liên kết chứa phần mềm độc hại từ cuộc tấn công lừa đảo qua email, tin tặc có thể xâm nhập vào hạ tầng mạng của bạn. Phần mềm độc hại lây nhiễm vào mạng lưới gây ra các vấn đề như:

• Làm hệ thống hoạt động sai chức năng
• Rò rỉ dữ liệu nhạy cảm
• Mở các cửa sau cho kẻ tấn công tiếp tục xâm nhập và khai thác.

Đây là lý do bạn cần một hệ thống bảo mật nhiều lớp. Tất cả các hệ thống truy cập mạng của bạn (máy trạm, máy chủ và thiết bị di động) cần được cài đặt phần mềm chống virus để bảo vệ trước các phần mềm độc hại có thể vượt qua tường lửa.

Sử dụng mật khẩu phức tạp và biết cách bảo vệ chúng

Nguồn: Internet

Đặt mật khẩu phức tạp là một trong những cách đơn giản nhất để bảo vệ an ninh cho doanh nghiệp. Bạn có thể dùng các công cụ quản lý mật khẩu như LastPass hay Dashlane để lưu trữ và tạo mật khẩu phức tạp dễ dàng hơn.

Mật khẩu tốt không nên chứa thông tin dễ đoán chẳng hạn như ngày sinh, tên thú cưng hay các từ và dãy số phổ biến nằm liền kề trên bàn phím. Hãy phức tạp hóa mật khẩu dễ nhớ đối với bạn bằng cách kết hợp chữ cái viết hoa, viết thường, chữ số và ký tự đặc biệt. Đừng quên thay đổi mật khẩu định kỳ (mỗi 90 ngày) để ngăn người khác tiếp tục truy cập trái phép nếu mật khẩu bị lộ.

Mỗi hệ thống nên có tài khoản và mật khẩu riêng biệt cho từng cá nhân. Cách này có thể truy ngược thông tin để biết ai là người sử dụng. Nếu có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể truy cứu trách nhiệm cá nhân. Đồng thời, nó cũng giới hạn tác hại nếu một tài khoản bị hack để hệ thống khác không bị ảnh hưởng.

Mã hóa thông tin nhạy cảm khi lưu trữ và truyền tải

Nguồn: Internet

Nếu trung tâm cuộc gọi của bạn đang tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và/hoặc truyền dữ liệu nhạy cảm, hãy mã hóa chúng. Hành động này cung cấp một lớp bảo mật bổ sung để ngăn chặn các hành vi xâm nhập độc hại vì mã hóa biến đổi văn bản dễ đọc thành một chuỗi số hoặc ký hiệu gọi là mã hóa ký tự (ciphertext). Có ba loại mã hóa cơ bản:

Mã hóa đối xứng dùng cùng một chìa khóa để mã hóa (khi gửi) và giải mã (khi nhận). Mặc dù cách này nhanh và hiệu quả nhưng dữ liệu dễ bị tổn hại khi chìa khóa bị lộ.

Mã hóa bất đối xứng có một khóa công khai (public key) dùng để mã hóa thông điệp và một khóa riêng tư (private key) dùng để giải mã.

Hàm băm (hashing) là một thuật toán được sử dụng để tạo mã băm (hash) duy nhất cho từng tập dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng so sánh dữ liệu và phát hiện sự giả mạo.

Nói tóm lại, mã hóa cho phép bạn bảo vệ thông tin nhạy cảm bằng cách cung cấp một lớp bảo mật bổ sung. Chỉ những người được phép đọc thông điệp mới có công cụ giải mã. 

Cập nhật các bản vá hệ thống và phần mềm thường xuyên, đồng thời sao lưu các tệp quan trọng

Thông thường, các nhà cung cấp phần mềm và hệ thống liên tục cải tiến sản phẩm của họ để nâng cao chức năng và tăng khả năng chống lại các cuộc tấn công mạng bằng cách khắc phục các lỗ hổng. 

Sau khi sửa chữa các điểm yếu, doanh nghiệp sẽ cung cấp phiên bản cập nhật - bản vá - của chương trình cho khách hàng.

Điều đáng lưu ý là bản vá này sẽ được công khai để mọi người đều có thể xem. Nếu là một hacker, bạn không cần phải tìm một lỗ hổng trong phần mềm hoặc hệ thống. Bạn chỉ cần tìm các bản vá đã được công bố, xem chúng khắc phục lỗ hổng nào, sau đó tìm một người đang sử dụng phần mềm hoặc hệ thống chưa cài đặt bản vá. Khi đó, bạn có thể khai thác lỗ hổng.

Việc cập nhật hệ thống và phần mềm thường xuyên đảm bảo rằng bạn luôn sử dụng phiên bản mới nhất và an toàn nhất. Điều này giảm đáng kể nguy cơ bị khai thác lỗ hổng.

Bạn cũng nên thực hiện sao lưu định kỳ tất cả dữ liệu trong hệ thống. Nếu xảy ra vi phạm dữ liệu, thông tin của bạn có thể bị truy cập, đáng cắp, khóa lại và giữ làm con tin để đòi tiền chuộc. Trong trường hợp này, bạn sẽ được yêu cầu gửi tiền thường dưới dạng tiền điện tử để dữ liệu được giải phóng hoặc khôi phục.

Ngay cả khi công ty đã chuyển khoản số tiền yêu cầu, kẻ tấn công độc hại vẫn tiếp tục đòi thêm tiền hoặc không trả lại dữ liệu. Thông tin cá nhân rơi vào tay kẻ xấu đã đủ tồi tệ, bạn sẽ không muốn mất luôn dữ liệu đó trong quá trình này.

Hãy sao lưu thường xuyên để ngăn chặn sự mất mát như vậy. Nếu dữ liệu của bạn bị khóa để đòi tiền chuộc, bạn chỉ cần xóa sạch và khôi phục từ các bản sao lưu.

Nâng cao ý thức về an ninh bảo mật trong đội ngũ

Nguồn: Internet

Nhân viên có ít kiến thức về bảo mật dễ trở thành mục tiêu tấn công của kẻ xấu vì họ có thể vô tình để lộ lỗ hổng cho kẻ khác lợi dụng. 

Doanh nghiệp cần đào tạo và nâng cao ý thức về an ninh mạng trong đội ngũ cho nhân viên để họ hiểu về tầm quan trọng của việc bảo vệ và cách xử lý dữ liệu nhạy cảm. 

Chẳng hạn như chính sách bảo mật của công ty, vai trò của nhân viên trong việc bảo vệ dữ liệu, cách nhận biết và xử lý các loại dữ liệu khác nhau.

Hãy cân nhắc cung cấp nhiều phương pháp đào tạo khác nhau vì một vài người học tốt nhất thông qua các buổi video trực tuyến số khác lại tiếp thu hiệu quả hơn qua các buổi đào tạo trực tiếp.

Dù sử dụng phương pháp nào, nhân viên cần phải nắm rõ các kỹ năng sau trước khi được phép truy cập vào thông tin nhạy cảm:

• Nhận biết một cuộc tấn công lừa đảo
• Không nhấp vào các liên kết hoặc tệp đính kèm đáng ngờ
• Sử dụng mạng xã hội một cách thận trọng
• Cung cấp nhiều hơn một yếu tố xác thực để đăng nhập vào hệ thống, ứng dụng hoặc tài khoản.
• Báo cáo các hoạt động đáng ngờ hoặc có dấu hiệu gian lận

Kết bài

Bảo mật dữ liệu cuộc gọi tốt không chỉ có thể bảo vệ thông tin của khách hàng và doanh nghiệp mà còn thể hiện sự cam kết của công ty với sự tin tưởng của khách hàng.