Tổng đài ảo là gì?

Được lưu trữ trên nền tảng đám mây trong máy chủ của doanh nghiệp, hệ thống tổng đài ảo có thể xử lý tất cả các thông tin liên lạc của khách hàng. Do đặc điểm được lưu trữ trên đám mây nên hệ thống này có thể tương tác với tất cả các khách hàng trong và ngoài nước thông qua giọng nói, email, social media và internet từ bất kỳ nơi đâu, chỉ yêu cầu người dùng truy cập internet là có thể sử dụng. Rất nhiều công ty hiện đại hóa hệ thống tổng đài bằng cách chuyển đổi sang hệ thống tổng đài ảo vì lý do ngày càng nhiều khách hàng sử dụng các kênh kỹ thuật số online để liên hệ với doanh nghiệp.

Định nghĩa về Hệ thống tổng đài truyền thống

Hệ thống tổng đài truyền thống là hệ thống tổng đài chủ yếu dựa vào phần cứng. Hệ thống này thường yêu cầu nâng cấp cứ sau vài năm, gây ra tốn kém chi phí bảo trì thiết bị tốn kém. Đối với hệ thống tổng đài truyền thống, phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng truyền thông phải luôn được kết nối với hệ thống các máy chủ. Do đó, nhóm CNTT và IT phải chịu trách nhiệm cài đặt, bảo trì và bảo dưỡng mọi thứ từ máy chủ cho đến tai nghe và hỗ trợ vận hành.

Ưu và nhược điểm của tổng đài ảo so với tổng đài truyền thống

Các doanh nghiệp cần các tiêu chí để so sánh và chọn lựa nên dùng hệ thống tổng đài ảo hay tổng đài truyền thống. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ ra các đặc điểm và tiêu chí về tính năng của hai hệ thống để giúp doanh nghiệp có thể chọn lựa tổng đài theo đúng nhu cầu của mình.

  • Thiết lập: Việc triển khai hệ thống tổng đài truyền thống phải mất đến vài tháng vì các công ty phải mua phần cứng và xin giấy phép, thiết lập cơ sở hạ tầng và phải tìm được phần mềm tương thích. Mặt khác, thiết lập hệ thống tổng đài ảo rất dễ dàng và nhanh chóng, sử dụng online và chỉ mất vài phút để sử dụng.
  • Giá cả: Doanh nghiệp của bạn phải xác định rõ muốn sử dụng chi phí vốn hay chi phí hoạt động khi lựa chọn giữa hệ thống tổng đài truyền thống hay hệ thống tổng đài ảo. Tổng đài truyền thống yêu cầu phải đầu tư trước cho phần cứng, xin giấy phép và máy chủ ở tại doanh nghiệp. Hệ thống cũng yêu cầu cứ 5 – 10 năm phải nâng cấp phần cứng và phần mềm một lần để phù hợp với xu hướng phát triển của xã hội. Ngược lại, hệ thống tổng đài ảo không cần đến chi phí phần cứng hay cơ sở hạ tầng lớn, miễn là doanh nghiệp của bạn có kết nối internet và băng thông lớn. Chi phí duy nhất liên tục phải trả đó chính là chi phí thuê bao hàng tháng.
  • Tính năng, đặc điểm: Hệ thống tổng đài thiết kế truyền thống có các tính năng cơ bản của tổng đài: bao gồm chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, nhạc chờ, nói chuyện với điện thoại viên và ghi nhật ký cuộc gọi. Tổng đài ảo cũng có tất cả các tính năng trên, nhưng có thêm tính năng giám sát cuộc gọi trực tiếp, IVR thông minh, nhấp để gọi và hơn thế nữa nhờ việc được xây dựng dựa trên các công nghệ tiên tiến.
  • Tích hợp: Rất khó để có thể tích hợp hệ thống tổng đài truyền thống với các dịch vụ khác, do phức tạp về giấy phép và lắp đặt. Các công ty cần có đội ngũ CNTT chuyên nghiệp để triển khai và tích hợp hệ thống, điều này khá khó khăn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngược lại, hệ thống tổng đài ảo có thể tích hợp với hệ thống CRM/ERP của doanh nghiệp một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất, chỉ từ vài giờ.
  • Độ ổn định: Tổng đài truyền thống có công nghệ ổn định, giúp loại bỏ tốc độ đường truyền chậm hoặc chất lượng cuộc gọi thấp. Tuy nhiên, chất lượng cuộc gọi của hệ thống tổng đài truyền thống phụ thuộc khá nhiều vào công nghệ và phần cứng của hệ thống. Mặt khác, hệ thống tổng đài ảo có chất lượng cuộc gọi cao khi doanh nghiệp có kết nối internet mạnh, ổn định.

Lợi ích của Hệ thống tổng đài ảo

Tổng đài ảo đang là xu hướng “hot” trong thời đại công nghệ 4.0. Việc triển khai nhanh chóng chỉ trong vòng vài phút. Hệ thống cũng không yêu cầu việc phải nâng cấp và tốn kém nhiều chi phí IT vận hành.

Lợi ích hàng đầu của hệ thống tổng đài ảo bao gồm:

  • Giảm chi phí và cải thiện lợi tức đầu tư (ROI)
  • Tạo ra một hệ thống đa kênh hiện đại, đầy đủ tính năng
  • Mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng
  • Triển khai dễ dàng chỉ trong vòng vài phút
  • Quản lý và giám sát được hiệu quả của nhân viên
  • Cắt giảm đến 80% cước gọi điện với tính năng định tuyến cuộc gọi nội mạng
  • Tối ưu hóa hiệu quả của nhân viên tổng đài (telesales)
  • Quản lý hệ thống tổng đài, bảo trì và nâng cấp được xử lý bởi nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba
  • Cải thiện khả năng mở rộng và linh hoạt
  • Khả năng tích hợp sâu và phần mềm thứ 3 (CRM)

Loại hệ thống tổng đài nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Với các ưu điểm vượt trội so với tổng đài truyền thống, chúng tôi tin rằng tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng đám mây chính là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn. Được phát triển dựa trên nền tảng lập trình giao tiếp lớn nhất Việt Nam (Communication APIs), tổng đài StringeeX đáp ứng được tất cả nhu cầu về tối ưu hiệu quả telesales và nâng cao hiệu quả CSKH cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, StringeeX tích hợp đa kênh liên lạc (Hotline, Video Call, SMS, Live-chat, Email, Facebook) trên một phần mềm duy nhất giúp doanh nghiệp chính phục khoảnh khắc “Tôi muốn mua” của khách hàng, từ đó gia tăng doanh số.

Đăng ký dùng thử miễn phí và nhận demo toàn bộ tính năng của StringeeX ngay tại đây