Giới Thiệu 

Để đánh giá được tầm quan trọng của quy trình trong quản trị doanh nghiệp, trước hết cần phải hiểu rõ “Quy trình là gì?”. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn có góc nhìn sâu hơn về quy trình và vai trò của nó trong tổ chức. 

1. Quy Trình Là Gì? 

Quy trình là tập hợp các hoạt động được xâu chuỗi với nhau và thực hiện theo một trình tự nhất định nhằm đạt được mục tiêu cụ thể. Hay nói cách khác, quy trình chính là bản hướng dẫn chuẩn chỉ cho cách thực hiện công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. 

Các quy trình có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy theo quy mô và tính chất công việc. Tuy nhiên, người viết quy trình cần thể hiện chúng một cách rõ ràng và cụ thể nhất có thể để nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và hiểu được bản chất và cách hoạt động của công việc. 

Quy trình là gì? - Source

2. Đặc Điểm Của Quy Trình 

Mỗi quy trình đều yêu cầu đảm bảo được tính rõ ràng và tính cụ thể. Để đạt được điều đó, người lập quy trình cần làm rõ được 5 đặc điểm sau: 

Tính nhất quán: Các công việc được vận hành theo một khuôn khổ và duy trì sự nhất quán cho đến khi kết thúc chuỗi. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế được các sai sót và nâng cao chất lượng đầu ra của sản phẩm. 

Tính minh bạch: Mọi hoạt động đều được trình bày trong bản quy trình một cách rõ ràng và chi tiết nhất. Các thành viên tham gia khi xem sẽ dễ dàng nắm được các thông tin cần thiết, cũng như hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong công việc. 

Tính linh hoạt: Quy trình có thể điều chỉnh khi thực sự cần thiết, và được thực hiện một cách cẩn thận nhằm hạn chế tác động xấu đến hiệu quả hoạt động. 

Tính đo lường: Các hoạt động trong quy trình được gắn liền với các thông số đo lường để dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng phát hiện những điểm yếu và đề ra các biện pháp cải tiến kịp thời.  

Tính liên tục: Quy trình cần được xem xét và cải tiến thường xuyên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp có thể thích ứng và duy trì lợi thế cạnh tranh trước những thay đổi của thị trường. 

3. Tầm Quan Trọng Của Quy Trình Trong Quản Trị Doanh Nghiệp 

Ứng dụng quy trình trong vận hành doanh nghiệp không chỉ tạo ra sự nhất quán mà còn nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức. 

Dưới đây là 5 hiệu quả tiêu biểu cho tầm quan trọng của quy trình trong quản trị doanh nghiệp: 

3.1 Cải thiện năng suất làm việc

Quy trình thể hiện rõ nội dung các công việc một cách logic, rõ ràng, chi tiết và đầy sự chuyên nghiệp. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào trọng tâm công việc, hạn chế lãng phí nguồn lực và thời gian cho những hoạt động bên lề không cần thiết. 

3.2 Giúp tối ưu nhân lực và chi phí

Các doanh nghiệp không ngừng tối ưu hóa quy trình để gia tăng hiệu quả hoạt động, đẩy mạnh vị thế cạnh tranh so với mặt bằng chung của ngành. 

Ví dụ dây chuyền sản xuất bánh trung thu được vận hành tự động bởi máy móc giúp loại bỏ được nhiều công việc thủ công. Điều này không chỉ giúp nâng cao năng suất sản xuất mà còn cắt giảm được một khoản lớn cho chi phí nhân lực. 

3.3 Gia tăng sự hài lòng của nhân viên

Dựa trên các thông tin được ấn định rõ trên quy trình, công ty có thể dễ dàng phát hiện ra những nhân viên, cá nhân có thành tích nổi bật trên vị trí làm việc của họ. 

Thông qua việc tuyên dương sẽ khiến người nhân viên cảm thấy được quan tâm và công nhận nỗ lực của bản thân, từ đó giúp nhân viên có động lực để mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp. 

3.4 Quản lý quy trình để hội nhập nhanh chóng

Hầu hết các hoạt động trong xã hội ngày nay đều ngày càng được nâng cấp, từ hoạt động sản xuất, dịch vụ, cho đến đời sống. Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật, máy móc hiện đang vào trong sản xuất và quản lý doanh nghiệp không chỉ nâng cao tính hiệu quả, mà còn tạo ra sự chuẩn chỉ, nề nếp cho mọi hoạt động của doanh nghiệp.

3.5 Quản lý tiêu chuẩn, sản xuất tinh gọn

Một số hoạt động trong sản xuất và quản lý bị dư thừa không đáng có. Ban quản lý có thể xem xét quy trình và từ đó phát hiện ra những lỗ hỏng cần điều chỉnh, giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho những công việc nhỏ nhặt nhưng đầy phiền phức. 

Nâng cao hiệu quả hoạt động với quy trình chuẩn chỉ - Source

4. Xây Dựng Và Quản Lý Một Quy Trình Vận Hành Tiêu Chuẩn 

Có rất nhiều cách để xây dựng một quy trình. Tuy nhiên Stringee đề xuất sử dụng mô hình BPM (Business Process Management) Life Cycle để tối ưu hơn trong việc thiết kế và xây dựng quy trình doanh nghiệp. 

5 giai đoạn trong xây dựng một quy trình bao gồm: Thiết kế, mô hình hóa, triển khai, giám sát và tối ưu hóa. 

5 bước xây dựng quy trình - Ảnh tự edit

Design - Thiết kế: 

Trước hết, cần xác định rõ nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng và mục đích cuối cùng của chúng. Sau khi thu thập các thông tin cần thiết từ phía khách hàng, nhà quản trị sẽ tiến hành phân tích dữ liệu để định hình thiết kế quy trình phù hợp.

Modelling - Mô hình hóa

Các thông tin bắt đầu được minh họa lại bằng các nội dung trên mô hình sơ khai, bao gồm các bước định tuyến giữa người tham gia và công việc được xác định rõ ràng, thời gian ước tính, tiêu chuẩn hoàn thành công việc,...

Execution - Triển khai

Sau khi đã có quy trình sơ khai, doanh nghiệp có thể bắt đầu áp dụng triển khai thực tế. Tùy vào tính chất và đặc điểm của quy trình mà nhà quản lý có thể lựa chọn triển khai hoạt động bằng cách thủ công hoặc ứng dụng phần mềm công nghệ.

Monitoring - Giám sát và đánh giá

Thông thường người ta sẽ sử dụng 3 chỉ số sau để đánh giá về một quy trình doanh nghiệp: 

1. Nhóm chỉ số liên quan đến chất lượng đầu ra của kết quả. 
2. Nhóm chỉ số liên quan đến thời gian. 
3. Nhóm chỉ số liên quan đến chi phí. 

Optimization - Tối ưu hóa 

Quy trình sau khi triển khai sẽ được giám sát, kiểm thử và cải tiến liên tục cho đến khi đạt được sự chuẩn chỉ cao nhất.

Quá trình xây dựng quy trình tái thiết kế phần mềm - Source 

Tạm Kết 

Qua bài viết trên chắc hẳn bạn đọc đã hiểu rõ hơn về quy trình là gì, cũng như các thông tin tổng quan về quy trình trong doanh nghiệp. Nếu bạn có vấn đề còn thắc mắc, đừng ngần ngại trao đổi cùng Stringee nhé!