Trong kinh doanh, mẫu báo giá cho khách hàng là một tài liệu quan trọng mà phía doanh nghiệp cần cung cấp cho phía khách hàng trong quá trình trao đổi và giao dịch. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết cách báo giá cho khách hàng sao cho hiệu quả nhất. Hãy cùng StringeeX tìm hiểu chi tiết về cách báo giá cho khách hàng và các mẫu báo giá chuyên nghiệp hiện nay nhé!

1. Bảng báo giá cho khách hàng là gì?

Bảng báo giá là tài liệu được sử dụng để cung cấp thông tin giá cả và chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng. Được lập trên các nền tảng như Word hoặc Excel, bảng báo giá giúp khách hàng tiện lợi tra cứu thông tin một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

Các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực như du lịch, xây dựng, văn phòng phẩm, nội thất, điện tử, luật pháp, v.v. đều sử dụng bảng báo giá để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình cho khách hàng. Bảng báo giá có thể được sử dụng nhiều lần và dễ dàng chỉnh sửa để phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng.

2. Mẫu báo giá khách hàng đóng vai trò gì trong doanh nghiệp?

Trong thế giới của sự phát triển kinh tế thị trường, mức độ cạnh tranh ngày càng cao, điều đó đòi hỏi doanh nghiệp cần có các phương pháp để thu hút và giữ chân khách hàng của mình. Bảng báo giá cho khách hàng là một trong số đó. Dưới đây là những vai trò của mẫu báo giá khách hàng đối với doanh nghiệp:

  • Bảng báo giá cung cấp giá thành hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ hiểu nhất, bảng báo giá là công cụ tối ưu cho doanh nghiệp.
  • Bảng báo giá không chỉ giúp các giao dịch thanh toán và trao đổi hàng hóa dịch vụ trở nên đơn giản và nhanh gọn hơn, mà còn cung cấp cơ sở cho các giao dịch mua bán thuận tiện và tránh những tranh chấp.
  • Nội dung trong báo giá thể hiện giá trị cụ thể của hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các chính sách ưu đãi và chiết khấu cho khách hàng.
  • Khi khách hàng nhận được bảng báo giá đẹp và chuyên nghiệp, họ sẽ cảm nhận được sự tận tâm và chuyên nghiệp của doanh nghiệp, từ đó tạo động lực để tin tưởng và ký kết giao dịch mua bán.

3. Cách báo giá cho khách hàng

Để báo giá cho khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác định thông tin về khách hàng: Trước khi báo giá, bạn cần biết thông tin cơ bản về khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, email và nhu cầu của họ. Điều này giúp bạn tùy chỉnh báo giá sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Bước 2: Xác định nhu cầu của khách hàng: Để báo giá chính xác, bạn cần hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và cung cấp cho họ giải pháp tốt nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về nhu cầu của khách hàng, hãy đặt câu hỏi và giải đáp thắc mắc trước khi báo giá.

Bước 3: Đưa ra báo giá chi tiết: Bạn cần cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng quan tâm cùng với giá cả và các chi phí phát sinh khác (nếu có). Bạn cũng nên cung cấp cho khách hàng các tùy chọn và lựa chọn khác để họ có thể lựa chọn sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mình.

Bước 4: Thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín: Trong quá trình báo giá, bạn nên thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín của mình. Hãy đảm bảo rằng báo giá của bạn được đưa ra một cách chính xác và trong thời gian ngắn nhất có thể. Nếu có thể, cung cấp cho khách hàng các đánh giá của những khách hàng khác để giúp họ đánh giá chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Bước 5: Theo dõi sau khi báo giá: Sau khi báo giá, hãy liên hệ với khách hàng để kiểm tra lại thông tin và giải đáp bất kỳ thắc mắc nào của họ. Bạn cũng có thể cập nhật khách hàng về bất kỳ thay đổi nào về giá hoặc sản phẩm trước khi họ đưa ra quyết định mua hàng. 

Song song với quá trình gửi báo giá, các doanh nghiệp cũng rất cần chú tâm đến hoạt động chăm sóc khách hàng nhằm tạo được ấn tượng tốt và tăng niềm tin của họ đối với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. 

Để hoạt động CSKH được diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn, bạn cần có các phần mềm hỗ trợ. StringeeX Contact Center là một phần mềm tổng đài hỗ trợ chăm sóc khách hàng đa kênh. Các kênh giao tiếp như Fanpage, Zalo OA, Live-chat hay Hotline cũng sẽ được tập trung và xử lý chăm sóc trên một phần mềm duy nhất. 

Tổng đài ảo thông minh StringeeX còn mang đến nhiều tính năng hiện đại như: CRM mini, định tuyến và phân chia cuộc gọi, tích hợp CSKH đa kênh sẽ giúp bạn tiết kiệm được phần lớn chi phí mà vẫn CSKH tốt nhất. Điều này giúp cho những chiến dịch CSKH của bạn được ghi nhớ lâu hơn cũng như tạo được ấn tượng xuyên suốt đối với người dùng.

Mời quý doanh nghiệp tham gia trải nghiệm 15 ngày dùng thử phần mềm StringeeX không giới hạn tính năng tại đây:

4. Yêu cầu chung của mẫu báo giá cho khách hàng

Đề xuất báo giá sẽ được các doanh nghiệp tạo ra với những thông tin riêng biệt, tuy nhiên, sẽ có một số điểm chung về hình thức và nội dung cơ bản của bảng báo giá. Khi làm bảng báo giá, các bạn nên đảm bảo các yêu cầu sau:

  • Phần đầu 

Đầu tiên, file báo giá khách hàng cần bao gồm thông tin về doanh nghiệp như tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, mã số thuế, địa chỉ website và logo của doanh nghiệp.

  • Tiêu đề của bảng báo giá 

Tiêu đề của bảng báo giá là rất quan trọng, nó sẽ phụ thuộc vào ngành nghề và lĩnh vực của từng doanh nghiệp. Ví dụ như bảng báo giá phí dịch vụ thành lập công ty, bảng báo giá văn phòng phẩm, bảng báo giá phụ tùng xe máy, v.v. Phần này nên được viết to hơn và được in đậm, rõ ràng ở phần đầu tiên của bảng báo giá. Dưới tiêu đề, bạn có thể để lại lời chào thân thiện đến khách hàng.

  • Thông tin cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ

Đây là phần chính của bảng báo giá và là thông tin mà khách hàng quan tâm nhất. Vì vậy, thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ cần ngắn gọn, rõ ràng và cụ thể. Nó bao gồm tên sản phẩm hoặc dịch vụ, loại sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, thành tiền và ghi chú.

  • Thông tin về thanh toán và vận chuyển 

Đây là một phần rất quan trọng của bảng báo giá, vì sau khi khách hàng nhận được bảng báo giá, họ sẽ quan tâm đến việc thanh toán và vận chuyển hàng hóa. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định riêng về vấn đề này, vì vậy, việc cung cấp thông tin đầy đủ về cách thức thanh toán, thời điểm thanh toán và giao hàng là rất quan trọng. 

Tạm kết

Bài viết trên đây đã hướng dẫn rất chi tiết cách báo giá cho khách hàng cũng như cung cấp cho bạn đọc các mẫu báo giá gửi khách hàng chuyên nghiệp và thông dụng. StringeeX hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho quý bạn đọc!