Ngành Nha khoa là một trong những ngành đặc thủ đòi hỏi cần có quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và chu đáo. Vậy làm sao để mang đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng để họ yêu mến và tin tưởng phòng khám Nha khoa của bạn? Hãy cùng StringeeX tìm hiểu chi tiết cẩm nang chăm sóc khách hàng Nha khoa hiệu quả trong bài viết dưới đây nhé! 

1. Vai trò quan trọng của chăm sóc khách hàng Nha khoa

Dịch vụ chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực phòng khám nha khoa có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ với khách hàng. Điều này không chỉ tạo sự tin tưởng và nâng cao chất lượng dịch vụ, mà còn tạo nét đặc biệt cho phòng khám so với các cơ sở nha khoa khác.

Sự hài lòng của khách hàng với dịch vụ sẽ giúp họ trở thành khách hàng trung thành và có thể giới thiệu phòng khám cho người thân. Điều này không chỉ mang lại lợi ích ngay lập tức mà còn tạo ra tiềm năng khách hàng mới. Có thể nói, dịch vụ chăm sóc khách hàng chất lượng là chìa khóa thành công mà mọi phòng khám mong muốn.

Hơn nữa, chi phí để mang về một khách hàng mới cao gấp 3 lần so với chi phí để giữ chân một khách hàng cũ. 

Do đó, xây dựng dịch vụ chăm sóc khách hàng trong ngành nha khoa là một yếu tố cần được tập trung đặc biệt. Điều này giúp duy trì khách hàng hiện tại và không ngừng mở rộng lượng khách hàng mới từ khách hàng cũ.

2. Nguyên nhân phòng khám Nha khoa không giữ được chân khách hàng

2.1. Chưa lắng nghe khách hàng

Ý kiến của khách hàng là vô cùng quan trọng vì họ trực tiếp trải nghiệm dịch vụ của phòng khám. Phòng khám cần tiếp nhận cả những phàn nàn và tán thưởng từ khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ. Mặc dù việc cải thiện không thể diễn ra ngay lập tức, phòng khám nên thể hiện sự lắng nghe và cam kết cải thiện bằng cách xin ý kiến và cung cấp các phương án tốt hơn.

Để lắng nghe khách hàng tốt hơn, phòng khám có thể xin đánh giá định kỳ từ khách hàng. Bằng cách quản lý thông tin khách hàng một cách chặt chẽ, phòng khám có thể xác định được những nguyên nhân khiến khách hàng không quay lại sử dụng dịch vụ nữa và có những chương trình xúc tiến phù hợp để khuyến khích họ quay lại.

2.2. Mức giá cao, thiếu sự canh tranh

Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành nha khoa hiện nay, có nhiều phòng khám uy tín và có thương hiệu. Khách hàng ngày càng có nhiều lựa chọn, vì vậy quản trị viên phòng khám cần nghiên cứu kỹ về khách hàng tiềm năng để xác định mức giá phù hợp. Điều này bao gồm việc tìm hiểu mức chi trả trung bình của khách hàng và điều chỉnh giá cả để cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ cạnh tranh và tạo lợi thế cho mình.

2.3. Chưa có chính sách ưu đãi phù hợp, hiệu quả

Nhiều khách hàng phàn nàn về việc họ đã tạo ra nhiều giá trị cho phòng khám nha khoa, như đưa cả gia đình đến điều trị, giới thiệu bạn bè và thường xuyên khám định kỳ. Tuy nhiên, họ cảm thấy không được đối xử khác biệt so với khách hàng mới, điều này khiến họ không cảm thấy được đánh giá và không nhận được các quyền lợi xứng đáng với đóng góp của mình. 

Điều này là điểm cần lưu ý đối với chủ phòng khám nha khoa. Để xây dựng mối quan hệ với từng khách hàng, phòng khám cần có các kịch bản chăm sóc khách hàng phù hợp với từng khách hàng. 

3. Các bước xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng Nha khoa hiệu quả

Bước 1: Tổng hợp thông tin khách hàng 

Hệ thống lại thông tin khách hàng là bước quan trọng đầu tiên để thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng hiệu quả. Từ thông tin khách hàng cung cấp, phòng khám Nha khoa có thể khai thác các yếu tố quan trọng như nhu cầu, mong muốn... để tạo ra các nhóm khách hàng mục tiêu nhỏ hơn.

Trong trường hợp mỗi nhân viên quản lý riêng một khách hàng, khi có sự thay đổi nhân sự, có thể dẫn đến mất dữ liệu khách hàng. Do đó, phòng khám cần thiết lập quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng theo tiêu chuẩn cụ thể, quản lý tiến trình thực hiện của nhân viên từng giai đoạn và tiến độ đối với từng khách hàng. Nếu có sự chuyển đổi nhân sự, việc chuyển giao thông tin khách hàng cần được thực hiện một cách cẩn thận.

Bước 2: Phân loại khách hàng 

Xác định tiềm năng của từng nhóm khách hàng, phân loại khách hàng cần tập trung, khách hàng chưa sử dụng dịch vụ, và khách hàng đòi hỏi chăm sóc đặc biệt. Áp dụng kịch bản chăm sóc phù hợp cho từng nhóm khách hàng nha khoa.

Điều này giúp nhà quản trị đánh giá tình hình kinh doanh và đạt được mục tiêu của phòng khám, từ đó đưa ra các giải pháp kịp thời.

Bước 3: Xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng 

Xây dựng mối liên hệ mật thiết và thường xuyên với khách hàng bằng cách gửi lời chúc sinh nhật, ngày lễ, tết hay nhắc hẹn tái khám sẽ giúp khách hàng cảm thấy rằng mình luôn được quan tâm và sẽ luôn ghi nhớ tới phòng khám Nha khoa của bạn.

Hãy nhớ gửi tin nhắn cá nhân hóa cho từng khách hàng, để họ cảm nhận rằng lời chúc đó dành riêng cho họ, không phải là một tin nhắn tự động hàng loạt. Và đừng quên bắt đầu bằng tên của khách hàng.

Bước 4:Đừng quên thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng

Thu thập ý kiến về trải nghiệm khách hàng Nha khoa là bước quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình chăm sóc khách hàng. Điều này thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với khách hàng. Từ những thông tin thu thập được, phòng khám có thể cải thiện chất lượng dịch vụ và lập kế hoạch chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Khi khách hàng phản ánh vấn đề đến phòng khám của bạn, điều đó thể hiện rằng họ cảm thấy rất không hài lòng. Lúc này, phòng khám cần xử lý tình huống một cách nhanh chóng và hợp tình hợp lý để khách hàng hài lòng, tránh gây ra những mâu thuẫn không đáng có. 

4. Quản lý chăm sóc khách hàng nha khoa nhàn tênh với phần mềm tổng đài thông minh StringeeX

Hiện nay, rất nhiều phòng khám Nha khoa vẫn sử dụng hình thức gọi điện truyền thống thông qua điện thoại di động công ty hoặc cá nhân để chăm sóc khách hàng. Nhưng cách làm này chắc chắn sẽ gây ra nhiều khó khăn nếu lượng khách hàng quá lớn, hay doanh nghiệp có quá nhiều cơ sở khiến việc quản lý cuộc gọi gặp nhiều bất cập. Từ đó khiến cho hoạt động chăm sóc khách hàng không đạt được hiệu quả và dẫn đến khách hàng khó chịu, không hài lòng về dịch vụ.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp kinh doanh phòng khám nha khoa cần đến sự hỗ trợ của các phần mềm CSKH chuyên nghiệp như StringeeX để quản lý tốt các hoạt động gọi điện tư vấn và hỗ trợ khách hàng.

Với StringeeX, phòng khám nha khoa của bạn có thể: 

- Gọi ra-vào với số tổng đài riêng đã được đăng ký tên định danh - Voice Brandname giúp tạo hình ảnh uy tín, tin cậy cho phòng khám

- Tự động hoá quy trình CSKH: Tư vấn dịch vụ, nhắc - hẹn lịch khám, liên hệ tặng ưu đãi, chăm sóc sau khám…

- Quản lý tập trung thông tin khách hàng trên một phần mềm, thuận tiện cho việc CSKH cũ

- Tăng trải nghiệm khách hàng với các kịch bản phím bấm được thiết lập sẵn

StringeeX được đánh giá là một trong các phần mềm tổng đài tân tiến nhất hiện nay dành cho các phòng khám nha khoa với các tính năng hiện đại: 

• Gọi ra ngay trên giao diện CRM với đầy đủ thông tin KH chỉ với 1 click, thuận tiện cho việc: Hẹn lịch tái khám, giới thiệu chương trình khuyến mãi, xử lí khiếu nại kịp thời, CSKH 
• Phân chia tự động điều hướng cuộc gọi cho nhân viên phụ trách
• Có hệ thống ticket thông minh lưu trữ thông tin khách hàng, cài đặt nhắc lịch CSKH
• Tính năng gửi SMS/email/gọi tự động thông báo lịch khám, tư vấn chương trình khuyến mãi cho khách cũ và khảo sát khách hàng
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ thông tin khách hàng để việc tìm kiếm và tra cứu nhanh chóng, hiệu quả
• Báo cáo chi tiết tổng quan để đánh giá KPI của từng nhân viên, tiến trình chăm sóc bệnh nhân đã khám 
• Tích hợp được với công cụ CRM có sẵn giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng 

Đăng ký dùng thử 15 ngày dịch vụ của StringeeX tại đây.

Lời kết

Bài viết trên đây đã trình bày rất rõ về các bước chăm sóc khách hàng Nha khoa một cách hiệu quả và thuận tiện nhất. StringeeX mong rằng những thông tin trong bài viết sẽ giúp ích được cho hoạt động chăm sóc khách hàng của các quý doanh nghiệp!