Để bán một sản phẩm hoặc dịch vụ, điều cần thiết là sử dụng nhiều phương thức tiếp cận kết hợp nhằm truyền bá thông tin rộng rãi và thu hút những người mua tiềm năng đi xa hơn và tìm hiểu thêm về ưu đãi của bạn. Khi đã xác định được đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp cần suy nghĩ về các kênh cho phép phân phối dữ liệu ngay đến tay người dùng. Và khi lập một kế hoạch Marketing, đừng quên những cold email vì chúng là một trong những phương tiện hiệu quả nhất.

Để bắt đầu, hãy cùng StringeeX tìm hiểu cold email là gì và cách tạo ra những cold email thu hút độc giả.

1. Cold email là gì?

Cold email là hình thức doanh nghiệp gửi mail đến tệp đối tượng ngẫu nhiên mà không hề có mối liên hệ gì từ trước. Để hiểu rõ hơn cold email là gì, hãy nghĩ về cách các mối quan hệ kinh doanh phát triển trong thế giới trực tuyến. Đó là một cách tuyệt vời để tiếp cận với những người hầu như không biết gì hoặc biết rất ít về công ty bởi đây là lần đầu tiên họ biết về thương hiệu.

Mục tiêu của một cold email không phải là chuyển đổi ngay lập tức mà xây dựng mối quan hệ từ người lạ thành đối tác kinh doanh. Nói cách khác, cold email sinh ra để làm nóng những khách hàng tiềm năng đó từng chút một.

2. Điểm khác biệt giữa SPAM và cold email là gì?

Vậy điều làm nên sự khác biệt giữa SPAM và cold email là gì?

Cold email liên hệ với người dùng mà doanh nghiệp chưa từng tương tác trước đây. Họ có thể đã để lại địa chỉ email khi ghé thăm cửa hàng hoặc có thể đã nhận được chúng trong một cuộc hội thảo. Vì vậy, trong khi gửi một cold email, doanh nghiệp nêu rõ nơi tìm thấy địa chỉ email của họ và truyền đạt mục tiêu hợp tác tiềm năng với công ty.

SPAM là một email không mong muốn. Điều đó có nghĩa là người dùng chưa chia sẻ địa chỉ email của họ với một công ty bơi nó có thể đã phân tích một danh sách các địa chỉ email trên internet. Quan trọng hơn, mục tiêu của một email SPAM là đánh lừa một thứ gì đó từ người nhận. Vì vậy, tên của người gửi thường là giả mạo và email không được gửi từ địa chỉ email doanh nghiệp như lẽ ra phải vậy. Ngoài ra, SPAM thường không cung cấp nút chọn bỏ qua email mà gần như bắt người nhận phải tham gia.

Như vậy, mục tiêu của một email SPAM là đánh lừa người nhận bằng thông tin giả mạo. Ngược lại, một cold email nhằm mục đích thiết lập quan hệ kinh doanh tốt đẹp.

3. Tại sao cold email lại quan trọng?

Điều làm nên sự phổ biến của cold email là gì? Dưới đây là một số cách sử dụng cold email:

3.1. Tạo khách hàng tiềm năng: 

Đây là lý do phổ biến nhất để gửi cold email. 89% các Marketer sử dụng email làm kênh chính để tạo khách hàng tiềm năng. Tất cả những gì doanh nghiệp cần chỉ là địa chỉ email của khách hàng tiềm năng trong thị trường mục tiêu.

3.2. Bán hàng:

Việc gửi cold email thường được sử dụng như bước đầu tiên trong tiếp cận bán hàng khi đội ngũ kinh doanh cố gắng xây dựng mối liên hệ với khách hàng tiềm năng.

3.3. Lời mời: 

Nếu doanh nghiệp đang thực hiện podcast, tổ chức hội thảo offline hoặc online, việc mời mọi người bằng cách gửi email ngẫu nhiên có thể giúp xây dựng mối quan hệ hiệu quả với đối tượng mục tiêu.

3.4. Nghiên cứu thị trường: 

Doanh nghiệp cần xác định các điểm yếu của thị trường mục tiêu hoặc xác thực ý tưởng khởi nghiệp của mình. Gửi cold email là một trong những cách thực hiện nghiên cứu hiệu quả mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

3.5. Tuyển dụng: 

Những người doanh nghiệp muốn tuyển dụng có thể đang tìm kiếm những cơ hội khác. Đây là lúc sử dụng cold email để gửi đến họ lời mời về thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp.

4. 6 bước tạo ra cold email là gì?

4.1. Bước 1: Tạo tên người gửi uy tín

Đừng ngạc nhiên khi chỉnh sửa phần “Từ” được mô tả như một bước riêng biệt ở đây. Rất nhiều doanh nghiệp thường thiết lập một địa chỉ email mới và sau đó không chú ý nhiều đến nó.

Tuy nhiên, việc tạo tên người gửi là một phần của cold email vì nó đóng một vai trò quan trọng trong việc phân biệt với email SPAM. Tên người gửi uy tín như một phần hình thành ấn tượng đầu tiên của độc giả với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc này quyết định khách hàng sẽ mở email để đọc hay bỏ nó vào sọt rác hay thậm chí là báo cáo spam.

4.2. Bước 2: Viết một dòng chủ đề hấp dẫn

Một dòng tiêu đề cold email hấp dẫn có thể được coi là chìa khóa mở cánh cửa dẫn đến thông điệp của doanh nghiệp. Khách hàng tiềm năng hình thành ấn tượng đầu tiên với doanh nghiệp khi đọc dòng chủ đề. Đó là lý do tại sao chúng ta cần phải làm cho nó tốt.

Chúng ta có thể tránh những tình huống bị báo spam với tiêu đề xấu miễn là tuân thủ các quy tắc sau:

• Xem xét quan điểm của khách hàng tiềm năng – Nghĩ xem dòng chủ đề sẽ hứa hẹn những lợi ích gì cho khách hàng tiềm năng. Có gì trong đó cho họ sau khi mở email? Nó có đáp ứng nhu cầu của họ hoặc thu hút sự tò mò của họ không?
• Cá nhân hóa – Một lần nữa, dòng chủ đề không phải là nơi để tự quảng cáo. Ngược lại, đó là nơi doanh nghiệp nên chứng minh với người nhận rằng mình đã lên kế hoạch cẩn thận để liên hệ với họ.
• Gây tò mò – Thu hút sự chú ý của khách hàng bằng cách khiến họ suy nghĩ về một vấn đề mà họ có thể gặp phải hoặc thử sử dụng một chút tâng bốc để thu hút sự tò mò của họ.
• Liên kết tiêu đề với phần còn lại của email – Bất cứ điều gì doanh nghiệp đặt trong dòng chủ đề của mình, doanh nghiệp nên kết nối nó với phần còn lại của cold email.

4.3. Bước 3: Đưa ra một lời giới thiệu thông minh qua cold email 

Sau khi khơi dậy sự hứng thú của đối tượng tiềm năng với tên người gửi và dòng tiêu đề, bước tiếp theo để viết cold email là gì? Lúc này doanh nghiệp sẽ có 3 giây để thu hút sự chú ý của khách hàng và khiến họ đọc nhiều hơn hai dòng đầu tiên. Và đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần một lời giới thiệu người viết hấp dẫn.

Những gì chúng ta có xu hướng làm là nói lan man về bản thân và công ty làm việc nhưng đây chắc chắn không phải là một chiến lược tốt. Phần giới thiệu qua cold email không nên dài hơn 2-3 câu. Trên hết, hãy coi phần giới thiệu là cơ hội để cho khách hàng tiềm năng thấy rằng họ đã nhận được email vì doanh nghiệp đã quan tâm và lựa chọn liên hệ chi tiết với họ.

4.4. Bước 4: Xây dựng một số giá trị trong phần quảng cáo của cold email

Việc có sẵn một công thức để sử dụng bất cứ khi nào doanh nghiệp nói về sản phẩm/dịch vụ cung cấp là điều cần thiết. Tuy nhiên, nó nên được thêm gia vị với những lợi ích để người mua tiềm năng có ý tưởng rõ ràng về những gì doanh nghiệp bán. Tuy nhiên, đó không phải là cách tiếp cận tốt nhất khi viết một cold email.

• Tránh quảng cáo lộ liễu: Trong cold email, doanh nghiệp phải tinh tế với quảng cáo chào hàng của mình. Công ty viết email để bắt đầu một mối quan hệ kinh doanh độc đáo với một người mua tiềm năng. Và điều đó đòi hỏi một cách tiếp cận cá nhân.
• Luôn đặt khách hàng tiềm năng ở trung tâm: Cung cấp càng nhiều giá trị cũng như tìm hiểu những vấn đề họ có thể gặp phải mà doanh nghiệp có thể giải quyết. Sử dụng cách kể chuyện để cho họ thấy doanh nghiệp sẵn sàng giải tỏa những vấn đề đó như thế nào.
• Tập trung vào lợi ích, không phải tính năng: Hãy ngăn bản thân viết về giá trị kinh tế, thay vào đó, chỉ làm nổi bật những lợi ích cụ thể mà khách hàng tiềm năng có thể đạt được từ lựa chọn thương hiệu.

4.5. Bước 5: Kết thúc cold email bằng lời kêu gọi hành động

Sau cùng, chỉ cần viết một lời kêu gọi hành động (CTA) sẽ thuyết phục khách hàng tiềm năng làm những gì doanh nghiệp muốn họ làm với cold email. Đó có thể là lên lịch một cuộc tư vấn, đưa ra phản hồi,... 

Để đảm bảo người nhận sẽ hành động, CTA cần đảm bảo:

• Thể hiện mục đích của email của bạn – CTA nên làm rõ mục đích của email của trong một câu. 
• Hãy ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề – CTA không nên dài hơn một câu. Doanh nghiệp nên ngắn gọn nhất có thể. 
• Yêu cầu điều gì đó mà khách hàng tiềm năng có thể làm ngay lập tức
• Đừng đòi hỏi quá nhiều – một yêu cầu về một hành động đơn giản hoặc một phản hồi nhanh có thể hiệu quả hơn một lời mời cho một cuộc gọi kéo dài 30 phút.

4.6. Bước 6: Hoàn thiện với một chữ ký đầy đủ thông tin

Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, chữ ký là một phần chính thức trong thông điệp và doanh nghiệp không thể bỏ qua nó. Nó sẽ cho người nhận biết người gửi là ai và họ có thể tìm thêm thông tin về cá nhân gửi mail hoặc thương hiệu ở đâu. Một chữ ký được xây dựng tốt có thể giúp doanh nghiệp rút ngắn nội dung email và làm cho thông điệp dễ hiểu hơn và lấy người nhận làm trung tâm. 

Một số mẹo cần ghi nhớ khi tạo chữ ký email:

• Tạo chữ ký đáng tin cậy – quá ít thông tin và không có gợi ý về nơi tìm thấy chắc chắn sẽ giảm cơ hội nhận được phản hồi.
• Chỉ đưa vào những thông tin cần thiết – hãy suy nghĩ về tính hữu ích của từng phần thông tin trong chữ ký. 
• Đảm bảo rằng đường link sạch sẽ – một chữ ký chứa HTML lộn xộn thực sự có thể gây ra một số vấn đề về khả năng gửi. Nếu chữ ký bao gồm nhiều HTML, doanh nghiệp có thể phá vỡ tỷ lệ kết cấu chữ ký.

Tạm kết

Trên đây là lời đáp cho câu hỏi cold email là gì. Gửi cold email có thể là một cách hiệu quả để đạt được nhiều mục tiêu kinh doanh. Bằng cách làm theo các mẹo ở trên, doanh nghiệp có thể viết những email tuyệt vời cho phép thiết lập các kết nối mua bán có giá trị và lôi kéo được khách hàng mới.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn đang quan tâm tới giải pháp phần mềm hỗ trợ CSKH đa kênh trong đó email, hãy tham khảo phần mềm StringeeX. StringeeX cung cấp hệ thống tổng đài ảo giúp doanh nghiệp nghe - gọi với khách hàng dễ dàng mà không cần đầu tư nhiều trang thiết bị vật lý. 

StringeeX còn tích hợp cả email giúp doanh nghiệp có thể tương tác/trả lời email của khách hàng ngay trên phần mềm tổng đài. Liên hệ ngay với Stringee để trải nghiệm dịch vụ tổng đài ảo thông minh miễn phí 15 ngày tại đây.