Quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel là một phương pháp đơn giản và tiết kiệm cho doanh nghiệp. Tham khảo thêm mẫu file này trong bài viết này.

1. Thế nào là quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel?

Trong hoạt động doanh nghiệp, Excel là một công cụ phổ biến, hỗ trợ đắc lực trong mọi khía cạnh quản lý từ vận hành đến quản trị. 

Quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel là việc dùng bảng tính để thu thập, lưu trữ, và theo dõi thông tin khách hàng (thông tin cá nhân, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch, tần suất mua hàng, v..v). Doanh nghiệp có thể quản lý những dữ liệu này trên một file hoặc nhiều file dựa vào nhu cầu. 

2. Lợi ích khi quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel

2.1. Miễn phí sử dụng

Quản lý chăm sóc khách hàng bằng công cụ Excel đồng nghĩa với việc bạn không cần mất phí khởi tạo hoặc phí duy trì thường niên. Microsoft Excel đã được cài sẵn trên các thiết bị PC hoặc laptop. 

Vì vậy, Excel vẫn là công cụ hữu dụng và ưa chuộng ngay cả khi doanh nghiệp sử dụng các loại phần mềm hỗ trợ số hóa dữ liệu khách hàng.

2.2. Dễ dàng sử dụng  

Hầu hết nhân viên văn phòng đều có thể sử dụng những tính năng cơ bản của Excel để quản lý dữ liệu. Dù vậy, để có thể tính toán doanh thu hoặc những tác vụ nâng cao, người phụ trách vẫn cần có kiến thức kĩ càng về tin học văn phòng cũng như sử dụng các hàm tính Excel hiệu quả. Việc sử dụng sai có thể dẫn đến sai số kéo theo kết quả sai. 

2.3. Hỗ trợ tìm kiếm bằng bộ lọc thông minh

Microsoft Excel có bộ lọc thông minh hỗ trợ tìm kiếm thông tin chính xác khi bạn cần kiểm tra. Kết quả được trả về nhanh chóng và chính xác như những gì bạn tìm kiếm. Việc này giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đồng thời nâng cao độ chính xác so với việc tìm kiếm khách hàng thủ công qua sổ sách giấy.

2.4. Lưu trữ dữ liệu không giới hạn

Bạn có thể quản lý thông tin khách hàng ở cùng một sheet, nhiều sheet hoặc trong nhiều file Excel riêng biệt. Thông tin được hiển thị chi tiết theo từng cột giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp, dữ liệu được tính toán nhanh chóng. Từ đó, bạn có thể nắm bắt được nhu cầu mua sắm của khách hàng.

Excel có ưu điểm là khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, đồng thời việc kết nối với Drive giúp bạn có thể làm việc online hoặc offline tùy theo nhu cầu sử dụng. 

3. Mẫu file quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel 

Tùy vào sản phẩm, dịch vụ và đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hướng tới, file excel quản lý khách hàng sẽ chứa các thông tin chi tiết về khách hàng. Tuy nhiên, hầu hết các mẫu bảng excel quản lý khách hàng cần phần đảm bảo được trường thông tin như sau: Tên khách hàng, Tên công ty, Số điện thoại liên hệ, Địa chỉ, Email, Khu vực, Tình trạng khách hàng, Nhu cầu của khách hàng, Nguồn khách hàng,  Nhân viên phụ trách,…

>>> Tải về: Mẫu file quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel

4. Hạn chế của việc quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel 

4.1. Dữ liệu phân tán

Mặc dù Excel cho phép nhân viên quản lý khách hàng bằng các bảng tính, nhưng chính việc này cũng là hạn chế khiến dữ liệu bị phân tán, không thống nhất. Về sau nếu doanh nghiệp muốn tổng hợp dữ liệu sẽ tốn rất nhiều thời gian để hợp nhất, thậm chí dẫn đến sai sót. 

Vì vậy, người quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn để đánh giá được chất lượng công việc của các nhân viên trong đội nhóm của mình. Kết quả là kế hoạch cho tiếp thị và chăm sóc khách hàng sẽ bị chậm trễ. 

4.2. Độ bảo mật không cao

Vì là phần mềm sử dụng rộng rãi và không mất phí nên độ bảo mật thông tin của Excel không cao. Nếu bạn không thông thạo các chức năng hạn chế như khóa ô, bảo vệ trang tính và danh sách, hay đặt quyền truy cập thì bất kì ai cũng có thể truy cập, thay đổi, hoặc xóa dữ liệu. Kết luận lại, quản lý thông tin khách hàng bằng Excel mang đến nhiều rủi ro liên quan tới bảo mật thông tin.

Thêm nữa, Excel là một dạng phần mềm ngoại tiến nên tất cả các dữ liệu sẽ được lưu trên máy tính (đối với bản offline). Do đó, trong trường hợp máy tính bị nhiễm virus hoặc hỏng có thể làm mất dữ liệu gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

4.3. Tính năng quản lý hạn chế

Sử dụng file excel quản lý bán hàng có những hạn chế nhất định về mặt giao diện và các tính năng quản lý. Đây chỉ là công cụ gồm các trang tính với mục đích chính là tính toán và thống kê dữ liệu. Do đó, Excel sẽ không có các tính năng như thông báo, nhắc việc, hoặc tự động chăm sóc khách hàng như gửi email. 

Ngoài ra, các công việc như tiến độ làm việc của nhân viên, theo dõi đơn hàng, lịch sử giao dịch sẽ phải thực hiện độc lập với Excel. Từ đó, làm giảm hiệu quả của bộ phận bán hàng. 

Excel không có tính năng cập nhật dữ liệu tự động cho nên nhân viên chỉ có thể cập nhật thông tin về khách hàng hay lịch sử mua hàng bằng cách nhập thủ công. Điều này gây mất thời gian cũng như sai sót dữ liệu đầu vào.

4.4. Không có tính năng tổng hợp báo cáo

Việc quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel không giúp bộ phận kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng liên lạc trực tiếp làm giảm khả năng tương tác của doanh nghiệp với khách hàng. 

Thêm nữa, việc tổng hợp dữ liệu để hoàn thành một bản báo cáo để có cái nhìn bao quát về hiệu suất công việc cũng không được Excel hỗ trợ nhanh chóng. Hệ quả là việc đưa ra các kế hoạch kinh doanh và quyết định sẽ bị chậm trễ.

4. Kết luận

Quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel tuy đơn giản và tiết kiệm chi phí nhưng lại có nhiều hạn chế với doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ và xử lý lượng thông tin khách hàng lớn. Do đó, tích hợp công nghệ vào quản lý chăm sóc khách hàng là điều cấp thiết và đang dần trở thành xu hướng hiện nay.

Stringee cung cấp các giải pháp giúp hỗ trợ việc quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu trải nghiệm khách hàng và rút ngắn thời gian xử lý vấn đề. Liên hệ chúng tôi để được tư vấn kỹ hơn cho doanh nghiệp của bạn!