Hãy tưởng tượng rằng doanh nghiệp đã bỏ rất nhiều nỗ lực và thời gian để lên kế hoạch chi tiết và triển khai chiến dịch Email Marketing nhưng từng câu chữ trau chuốt lại rơi vào hòm thư spam của người nhận. Đó chắc chắn là một trải nghiệm khó chịu, nhưng điều tồi tệ hơn là đối tượng mục tiêu có thể không bao giờ biết rằng doanh nghiệp đã gửi email bởi vì chẳng mấy ai kiểm tra hòm thư rác. 

Vậy làm sao để email không vào hòm spam? StringeeX khuyến khích độc giả tiếp tục đọc để tìm hiểu một số chiến lược thiết thực nhằm đảm bảo email quảng cáo của doanh nghiệp không bị đưa vào thư mục spam.

1. Tại sao email có khả năng kết thúc ở hòm spam?

Lời giải thích rõ ràng và đơn giản nhất: người nhận chuyển email vào đó.

Ngay cả khi doanh nghiệp chia sẻ nội dung hữu ích, phù hợp và có mục tiêu tiếp cận rõ ràng, người nhận vẫn có thể đánh dấu email đó là thư rác. Họ có thể đang sắp xếp và dọn dẹp hộp thư đến hoặc chẳng biết/nhớ đến thông tin thương hiệu.

Bộ lọc thư rác khá trực quan và nắm bắt mọi hoạt động email. Khi người nhận gắn cờ một số thư của doanh nghiệp, tất cả các email trong tương lai sẽ tự động bị lọc là thư rác.

Tồi tệ hơn, các thuật toán do AI điều khiển đằng sau các bộ lọc chống spam tự động trên các dịch vụ email phổ biến như Gmail hay Outlook sẽ thu thập dữ liệu để cải tiến. Email của doanh có thể bị coi là thư rác ngay cả với những người chưa từng được nhận thư. 

Dưới đây là một số lý do khiến email của doanh nghiệp có thể bị lãng quên ở hòm spam:

1.1. Gửi email mà không có sự cho phép

Doanh nghiệp sẽ không thể nào giải quyết được vấn đề làm sao để email không vào hòm spam nếu tiếp tục gửi chúng mà không được sự đồng ý. Doanh nghiệp cần có sự cho phép rõ ràng, có nghĩa là người đăng ký nhận thông tin qua email.

Điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp khó gửi email cho những người cung cấp thông tin không nhằm mục đích tìm hiểu thông tin sản phẩm/dịch vụ vì họ không cho phép làm như vậy một cách rõ ràng. 

1.2. Sử dụng dòng tiêu đề gây hiểu lầm

Tạo một tiêu đề ấn tượng nhằm thu hút sự chú ý và khuyến khích người đăng ký mở email. Tuy nhiên, một chủ đề gây hiểu lầm là một trong những lý do khiến email marketing bị chuyển vào hòm spam.

Có rất nhiều thông điệp mà người tiêu dùng nhìn thấy mỗi ngày, các nhà marketing phải xây dựng một sân chơi riêng. Tạo các dòng chủ đề hấp dẫn là điều cần thiết, nhưng một số doanh nghiệp đã đi quá xa. 

Ví dụ: Doanh nghiệp đang cung cấp một ưu đãi cho kỳ nghỉ, nhưng dòng tiêu đề email của bạn lại ghi: "Giảm giá 30%. Mua ngay!" Nó không thể hiện rõ thông tin thương hiệu và có thể sẽ bị báo cáo là thư rác.

1.3. Thông tin người gửi đáng ngờ hoặc không chính xác

Phần "From/Từ" trong email cho người nhận biết ai đã gửi thư. Nếu thông tin người gửi của doanh nghiệp chứa các ký tự ngẫu nhiên hoặc một dãy số không xác định, thì email đó trông không chuyên nghiệp và đáng ngờ. 

Chẳng một khách hàng nào muốn đọc một bức thư từ một người không rõ danh tính và nếu họ có đánh dấu spam thì doanh nghiệp cũng không cần quá bất ngờ.

1.4. Tên miền email không uy tín

Tên miền của doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn đến khả năng gửi mail thành công. Hãy coi nó giống như điểm tín dụng email với danh sách công khai được chia sẻ giữa các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP). Quá nhiều người nhận đánh dấu email của bạn là thư rác sẽ ảnh hưởng đến thẩm quyền miền của bạn. Email từ miền xấu sẽ bỏ qua hộp thư đến của người nhận và chuyển thẳng đến thư mục thư rác.

1.4. Sử dụng các từ ngữ hoặc ký hiệu tạo cảm giác spam

Bộ lọc thư rác quét các email đến để tìm những từ mà những kẻ gửi thư rác theo mẫu: miễn phí 50%, không mất phí, tiền thưởng, kiếm tiền dễ dàng, mua ngay, ưu đãi sắp hết hạn,... Ngôn ngữ "bán hàng" quá mức, quá nhiều dấu chấm than (!!!!!!) và thậm chí lạm dụng CHỮ IN HOA hay in đậm có thể kích hoạt bộ lọc thư rác.

1.5. Email được liên kết đến các website mờ ám dễ gây nhầm lẫn

Sử dụng các liên kết xấu trong email sẽ khiến doanh nghiệp gặp rắc rối. Lừa đảo qua email và các cuộc tấn công lừa đảo thường liên kết đến các website bị nhiễm phần mềm độc hại, vì vậy các bộ lọc thư rác luôn tìm kiếm các liên kết mờ ám. Các bộ lọc thư rác được tích hợp trong các ESP phổ biến giúp tìm kiếm các liên kết gây hiểu lầm hiển thị một URL, đưa đến một đích không xác định và gắn cờ chúng là thư rác.

1.6. Gửi quá nhiều tệp đính kèm

Tệp đính kèm là dấu hiệu cảnh báo lớn đối với bộ lọc thư rác, đặc biệt nếu doanh nghiệp thêm quá nhiều. Email có quá nhiều tệp đính kèm không có khả năng vào hộp thư đến của người nhận.

2. 6 cách hiệu quả giúp giữ email không vào hòm spam

2.1. Tránh các dấu hiệu spam

Bộ lọc thư rác dễ bị kích hoạt nếu email của doanh nghiệp chứa các tác nhân có thể bị đánh dấu là lừa đảo hoặc làm phiền quá nhiều. Làm sao để email không vào hòm spam nếu các dấu hiệu sau vẫn còn lặp lại trong nội dung email:

• Không có liên kết hủy đăng ký trong email
• Dòng tiêu đề viết hoa toàn bộ hoặc quá nhiều dấu chấm than
• Mưu đồ lừa đảo
• Tệp đính kèm không cần thiết
• Quá nhiều hình ảnh
• …

2.2. Rà soát nội dung email trước khi gửi

Thông thường, người viết cần kiểm tra nội dung email của mình trước khi gửi, nhưng điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp muốn tránh thư mục spam. Lỗi chính tả và lỗi có thể dễ dàng giải phóng máy quét thư rác.

Đó là bởi vì lừa đảo qua email thường chứa đầy những lỗi nhỏ đến lớn. Những kẻ phát tán thư rác cố tình làm điều này chỉ để nhận được phản hồi từ những người cả tin nhất của chúng nhằm tránh lãng phí thời gian qua lại với quá nhiều người, vì chúng thường gửi hàng nghìn email một lúc.

Điều đó cho thấy rằng, càng mắc nhiều lỗi đánh máy khi viết email, thì khả năng email quảng cáo chân chính của doanh nghiệp bị đưa vào thư mục rác càng cao. Hãy tận dụng các công cụ kiểm tra lỗi chính tả trên các nền tảng đánh máy đang sử dụng.

2.3. Nhận được sự cho phép gửi email

Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo email không bị đưa vào thư mục thư rác là xin phép người đăng ký gửi cho họ thông điệp Marketing. Điều này có nghĩa là có được sự đồng ý rõ ràng từ các bên liên hệ, thay vì sử dụng danh sách email đã mua hoặc thu thập địa chỉ email từ website.

Có được sự chấp thuận của người nhận là đặc biệt quan trọng khi tuân theo các quy định quản lý Email Marketing yêu cầu người gửi phải có sự đồng ý rõ ràng trước khi gửi bất kỳ thư điện tử thương mại nào.

Có nhiều cách để nhận được sự đồng ý rõ ràng, chẳng hạn như đánh dấu vào biểu mẫu đăng ký của doanh nghiệp hoặc bao gồm một câu như “Tôi muốn nhận thông tin cập nhật từ [thương hiệu]” trong thông báo xác nhận đăng ký.

Xin phép người nhận email không chỉ là một cách hiệu quả để tránh thư mục thư rác mà còn là một yêu cầu về đạo đức và pháp lý.

2.4. Yêu cầu người nhận đưa email của bạn vào danh sách trắng

Một cách khác để đảm bảo email không bị đưa vào thư mục thư rác là yêu cầu người nhận đã cung cấp địa chỉ email cho thương hiệu vào danh sách trắng. Điều này đơn giản có nghĩa là thêm địa chỉ email vào danh sách liên hệ của họ hoặc danh sách người gửi an toàn, điều này sẽ thông báo cho ứng dụng email của họ không tự động ném email marketing của đơn vị vào thư mục rác.

Khi yêu cầu người nhận đưa email doanh nghiệp vào danh sách trắng, hãy đảm bảo cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách họ có thể thực hiện việc này.

2.5. Xác thực thương hiệu

Xác thực là một quy trình xác minh doanh nghiệp là chủ sở hữu của một tên miền (chẳng hạn như “tên thương hiệu”) hoặc địa chỉ IP. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người sử dụng địa chỉ email tùy chỉnh.

Xác thực liên quan đến việc gửi tin nhắn được mã hóa từ máy chủ doanh nghiệp đến máy chủ của người nhận cho mục đích xác thực. Nếu không có xác thực phù hợp tại chỗ, một số ISP sẽ chặn hoàn toàn thư đến, điều đó có nghĩa là họ hoàn toàn không thể nhận được bất kỳ chiến dịch email marketing hợp pháp nào.

Cách tốt nhất để tránh sự cố này là sử dụng cả Khung chính sách người gửi (SPF) và Thư được xác định khóa miền (DKIM). Lý do tại sao các phương thức xác thực này được khuyến nghị là vì chúng giúp ngăn chặn hành vi giả mạo bằng cách cung cấp xác thực email.

2.5. Tận dụng công cụ kiểm tra thư rác

Sử dụng trình duyệt kiểm tra thư rác là một cách hiệu quả để cải thiện tỷ lệ gửi và được mở email. Doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp trực tuyến để giúp xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào với nội dung email có thể kích hoạt máy quét thư spam.

Công cụ này giúp đánh giá khả năng gửi email cũng như cung cấp thông tin chi tiết và đề xuất để giúp doanh nghiệp khắc phục mọi sự cố liên quan đến gửi email.

Tạm kết

Định nghĩa về thư rác đã thay đổi. Thư rác không còn được định nghĩa là email lừa đảo được gửi bởi các ký tự không hợp lệ nữa, giờ đây thư rác là bất kỳ email không mong muốn nào. Bằng cách hiểu lý do khiến email của doanh nghiệp bị chuyển vào thư rác, người gửi có thể thực hiện các điều chỉnh các yếu tố để tỷ lệ được đọc thư cao hơn.

Hãy nhớ rằng, làm sao để email không vào hòm spam và chuyển thẳng vào hộp thư đến là bước quan trọng đầu tiên để biến người đăng ký thành khách hàng.

Để đảm bảo không chỉ email mà các chiến dịch marketing online của doanh nghiệp được giám sát và hoạt động trơn tru, Tổng đài đa kênh (Omni-channel contact center) của StringeeX sẵn sàng hỗ trợ tương tác đa kênh toàn diện giúp mang đến trải nghiệm khách hàng đồng nhất, liền mạch. 

Hệ thống giúp hợp nhất mọi kênh kết nối phổ biến (gọi thoại, gọi video, chat, email, SMS, Facebook, Zalo) về một giao diện, giúp nhân viên dễ dàng tương tác và xử lý phản hồi của khách hàng trên một phần mềm duy nhất.

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm, xin mời đăng ký nhanh tại đây: