Một doanh nghiệp muốn kinh doanh thành công không thể không biết và hiểu khách hàng của mình. Vậy làm sao để thu thập được các thông tin của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất? Hãy cùng StringeeX tìm hiểu chi tiết các mẫu thu thập thông tin khách hàng phổ biến nhất hiện nay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Vai trò của mẫu thu thập thông tin khách hàng 

Với nhận thức rõ ràng và đúng đắn về tầm quan trọng của thông tin khách hàng, bạn sẽ có sự chủ động trong quá trình giao dịch. Khi bạn quan tâm đến khách hàng tiềm năng, họ sẽ cảm thấy ấn tượng vì bạn đã lưu giữ thông tin của họ mà không cần lặp lại các câu hỏi đã quá quen thuộc và không thú vị. Ngoài ra, việc thu thập thông tin khách hàng giúp bạn hiểu rõ hơn về các khách hàng trong tương lai.

Không những vậy, mẫu thu thập thông tin khách hàng giúp bạn theo dõi và nắm bắt nhu cầu của khách hàng, cũng như các sản phẩm và mức giá phù hợp với họ. Nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình mua bán, việc sở hữu phiếu thông tin khách hàng sẽ giúp bạn giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

Đặc biệt, sau khi hoàn tất giao dịch, việc lấy thông tin khách hàng là cần thiết để hoàn thiện quy trình giao dịch, đồng thời giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin để thực hiện các hoạt động Marketing sau này.

2. Các loại thông tin khách hàng cần thu thập là gì?

Việc thu thập thông tin khách hàng có thể được phân thành hai loại chính: thông tin cơ bản và thông tin bổ sung, nhằm cung cấp dữ liệu đầy đủ và hữu ích cho quá trình kinh doanh và tiếp thị.

Thông tin cơ bản là những thông tin cần thiết như tên, email, địa chỉ và số điện thoại của khách hàng. Những thông tin này giúp cho việc giao hàng nhanh chóng, liên lạc trực tiếp để tư vấn sản phẩm và đặt lịch giao hàng, cũng như nhận phản hồi từ khách hàng. Ngoài ra, thông tin cơ bản còn hỗ trợ trong việc chăm sóc đơn hàng và xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.

Thông tin bổ sung bao gồm ngày tháng năm sinh và lưu trữ các thông tin khác như thói quen, nhu cầu và sở thích của khách hàng. Thông tin này giúp chúng ta hiểu rõ hơn về khách hàng và tạo ra các sản phẩm phù hợp với mong muốn của họ. Đồng thời, thông tin bổ sung cũng hỗ trợ trong việc tiếp thị sản phẩm mới đến khách hàng.

3. Các cách thu thập thông tin khách hàng hiệu quả

3.1. Thu thập thông tin khách hàng thông qua kênh online

• Thu thập từ Website của doanh nghiệp

Để thu thập thông tin khách hàng từ website của bạn, các bạn cần cung cấp các dữ liệu thông tin hữu ích để thu hút khách hàng. Để nhận được những lợi ích này, khách hàng cần cung cấp thông tin của họ thông qua một form đăng ký. Sử dụng mẫu thu thập thông tin khách hàng từ website sẽ giúp bạn tìm được nguồn khách hàng tiềm năng.

• Sử dụng các phương tiện truyền thông

Công cụ truyền thông phổ biến như báo chí và truyền hình cung cấp cơ hội để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng. Đây là những phương tiện hiệu quả giúp bạn có được thông tin từ đối tượng khách hàng tiềm năng.

• Quảng cáo nhỏ - đa dạng

Quảng cáo giúp bạn tiếp cận nhiều khách hàng hơn, giới thiệu sản phẩm của bạn đến người dùng và nâng cao nhận thức về thương hiệu. Sử dụng hình thức quảng cáo như SMS và Email Marketing cũng có thể thu hút được nhiều khách hàng nếu được sử dụng một cách hợp lý.

• Tặng ebook, tài liệu miễn phí

Tặng ebook và tài liệu miễn phí giúp khách hàng giải quyết những vấn đề họ đang gặp phải và dễ dàng giới thiệu sản phẩm của bạn. Quà tặng phải phù hợp với tính năng, ưu điểm và lợi ích của sản phẩm của bạn. Việc cung cấp thông tin hữu ích chắc chắn sẽ thu hút khách hàng bằng những giá trị mà họ nhận được.

• Voucher, mã giảm giá

Voucher và mã giảm giá sẽ kích thích tâm lý khách hàng khi họ nhận được quà tặng từ bạn, từ đó dễ dàng thu thập thông tin khách hàng từ các trang mạng xã hội với hiệu quả cao.

• Sử dụng mạng xã hội

Hiện nay, mạng xã hội đã trở thành kênh phổ biến để tiếp thị cho người bán hàng. Mạng xã hội kết nối người bán hàng với người mua hàng một cách nhanh chóng và mang lại hiệu quả và năng suất tốt nhất.

3.2. Thu thập thông qua kênh offline

• Tại cửa hàng

Trong cửa hàng, bạn có thể tạo liên kết với nhiều khách hàng khác nhau thông qua trò chuyện trực tiếp. Điều này giúp bạn tìm kiếm và tiếp cận với nhiều khách hàng tiềm năng quan tâm trực tiếp đến sản phẩm của bạn.

• Tổ chức hội chợ

Hội chợ không chỉ là một hoạt động quảng cáo và quảng bá cho thương hiệu của bạn, mà còn là một nơi để gặp gỡ và trao đổi với khách hàng tiềm năng nhằm thu thập thông tin quan trọng.

Thành lập hội khách hàng mới: Trong quá trình giao dịch, bạn có thể tổ chức hội khách hàng mới, trong đó bạn có thể trò chuyện và thu thập thông tin từ khách hàng. Bạn có thể đề nghị khách hàng đăng ký thẻ thành viên để tích điểm và nhận nhiều ưu đãi khi mua hàng. Từ đó, bạn có thể hoàn thiện mẫu thu thập thông tin khách hàng với thông tin cơ bản như tên, số điện thoại, ngày sinh, v.v.

Phỏng vấn khách hàng: Phỏng vấn khách hàng có thể được thực hiện qua nhiều hình thức như phỏng vấn một đối một, phỏng vấn nhóm hoặc gửi câu hỏi khảo sát thông qua mẫu thu thập thông tin khách hàng. Điều này giúp bạn thu thập thông tin quan trọng từ khách hàng một cách chính xác và hiệu quả.

4. Gợi ý các mẫu thu thập thông tin khách hàng hay nhất

• Mẫu thu thập thông tin khách hàng qua Website hoặc Landingpage:

Với các khách hàng có nhu cầu và quan tâm tới sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, bạn cần thu thập các trường thông tin bắt buộc bao gồm: Họ và tên, Số điện thoại, Email.

Ngoài ra, tùy từng sản phẩm/ mô hình bán hàng mà doanh nghiệp có thu thập thêm các thông tin khác bao gồm tên công ty, ngành nghề, số lượng nhân viên… để giúp xây dựng kịch bản tiếp cận và bán hàng hiệu quả.

• Mẫu thu thập thông tin khách hàng đăng ký nhận eBook, tài liệu hữu ích

Mẫu này thường được sử dụng để thu thập thông tin từ khách hàng tiềm năng, nhằm phục vụ cho các chiến dịch nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng (thường thông qua email marketing, zalo marketing, sms marketing). 

Mẫu thu thập thông tin khách hàng khi họ đăng ký nhận ebook, tài liệu hoặc tham gia sự kiện thường bao gồm các trường thông tin cơ bản như Họ và tên, Số điện thoại, Email (bắt buộc); cùng với một số thông tin khách hàng khác như công ty, nghề nghiệp, thu nhập, sở thích... tùy thuộc vào sản phẩm/chiến lược của từng doanh nghiệp.

• Mẫu khảo sát khách hàng

• Mẫu thu thập thông tin về sản phẩm, dịch vụ khác

1- Quý khách đã từng sử dụng sản phẩm của ………………………. chưa?

☐ Chưa từng dùng

☐ Đang dùng

☐ Đã từng dùng

☐ Ý kiến khác

………………………………………………………………………………………………………

2- Quý khách có dự định sẽ tiếp tục sử dụng sản phẩm của ………………………. không?

☐ Sẽ tiếp tục sử dụng

☐ Chưa có kế hoạch

☐ Sẽ dùng sản phẩm của cửa hàng khác

☐ Ý kiến khác

………………………………………………………………………………………………………

3- Theo quý khách thái độ phục vụ và tư vấn của nhân viên ………………………. như thế nào?

☐ Thân thiện, lịch sự, có thái độ tốt, quan tâm đến khách hàng

☐ Chấp nhận được

☐ Thiếu tính chuyên nghiệp, không chấp nhận được

☐ Ý kiến khác

………………………………………………………………………………………………………

4- Theo quý khách chất lượng và thời gian xử lý hỗ trợ, giải quyết các sự cố của ………………………. là:

☐ Nhanh chóng, kịp thời, thấu đáo

☐ Chấp nhận được

☐ Chưa kịp thời, chậm

☐ Ý kiến khác

………………………………………………………………………………………………………

5- Theo quý khách giá sản phẩm của ………………………. như thế nào?

☐ Giá cao

☐ Giá hợp lí

☐ Giá rẻ

☐ Ý kiến khác

…………………………………………………………………………………………

6- Quý khác có gặp trở ngại gì trong quá trình mua – nhận sản phẩm không?

☐ Dễ dàng và nhanh chóng

☐ Bình thường

☐ Còn gặp vấn đề

☐ Ý kiến khác

…………………………………………………………………………………………

7- Quý khách có gặp trở ngại gì trong quá trình thanh toán không?

☐ Có

☐ Không

☐ Ý kiến khác

…………………………………………………………………………………………………………….

8- Theo quý khách nội dung của ………………………. đã đầy đủ chưa?

☐ Nội dung đầy đủ và đẹp

☐ Mơ hồ chưa chi tiết, thiếu chuyên nghiệp

☐ Ý kiến khác

…………………………………………………………………………………………………………….

9- Nếu cho thang điểm từ 01 đến 10 để đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ của ………………………. thì quý khách sẽ chấm bao nhiêu điểm?

……………..điểm

10- Quý khách vui lòng cung cấp thông tin cá nhân và đóng góp ý kiến về sản phẩm và dịch vụ ………………………. đang cung cấp, đây là cơ sở để quý khách nhận được ưu đãi giảm giá từ chúng tôi.

Họ và tên: …………………………………………………….

Email liên hệ: …………………………………………………….

Số di động:…………………………………………………….

>>> Tham khảo thêm ngay: Top 3 mẫu phiếu khảo sát ý kiến khách hàng

Tạm kết

Thu thập thông tin khách hàng là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào nhằm giúp hiểu rõ hơn những người sẽ trả tiền để sử dụng sản phẩm, dịch vụ của mình. Ngoài hình thức khảo sát bằng phiếu đánh giá, bạn có thể thu nhập phản hồi khách hàng dễ dàng, nhanh chóng bằng cách gọi điện. 

Với giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh của StringeeX, doanh nghiệp có thể  tự động thực hiện các chiến dịch gọi ra khảo sát hàng loạt, cho phép phản hồi khách hàng nhanh nhất ngay tại thời điểm cần khảo sát. 

Hơn thế, StringeeX cũng có chức năng thu thập, lưu trữ dữ liệu từ các chiến dịch gọi ra phục vụ cho việc tổng hợp và đánh giá dữ liệu về sau thông qua file ghi âm cuộc gọi khảo sát, phiếu ghi thông tin cuộc gọi (ticket)... Và 100+ tính năng ưu việt khác.

Mời quý doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm phần mềm StringeeX full tính năng hoàn toàn miễn phí tại đây.