Phần mềm ghi âm cuộc gọi sẽ giúp bạn thu lại được âm thanh của cuộc đối thoại từ cả hai phía đầu dây, lưu trữ nội dung cuộc gọi này để tiện sử dụng về sau. Trong bài viết này sẽ giới thiệu đến các bạn 05 phần mềm ghi âm cuộc gọi cài đặt trên máy tính dành cho doanh nghiệp, ưu và nhược điểm của từng phần mềm. Cùng theo dõi nhé.

1. Tại sao doanh nghiệp bạn nên trang bị phần mềm ghi âm cuộc gọi?

Cải thiện chất lượng cuộc gọi

Việc trang bị tính năng ghi âm cuộc gọi giúp doanh nghiệp nắm được nội dung các cuộc gọi ra vào trên tổng đài. Bạn sẽ được biết được nhân viên và khách hàng đã trao đổi những gì, nhân viên tư vấn sản phẩm có đúng quy trình và nội dung yêu cầu hay không. Bạn cũng có thể lọc và nghe lại các cuộc điện thoại than phiền, khiếu nại của khách hàng để xem chất lượng sản phẩm/dịch vụ đang có vấn đề gì. Từ đó có những thay đổi kịp thời để cải thiện chất lượng cuộc gọi nói riêng và hoạt động chăm sóc khách hàng nói chung.

Đào tạo kĩ năng cho nhân viên telesales

Ngoài việc gọi điện mời hàng ngày thì nhân viên telesales cần được đào tạo về khả năng ứng xử nhanh chóng trong các tình huống khó hay đơn giản là trau dồi thêm kĩ năng gọi điện với đồng nghiệp. 

Khi sử dụng ghi âm cuộc gọi, bạn có thể dễ dàng đào tạo và giáo dục nhân viên của mình. Bạn có thể sử dụng chính cuộc gọi tư vấn của một nhân viên bán hàng xuất sắc nào đó làm case study, ví dụ minh chứng để đào tạo cho các nhân viên khác. Hoặc đào tạo trực tiếp cho từng nhân viên bằng cách mở lại đoạn ghi âm cuộc nói chuyện với khách hàng của nhân viên đó, chỉ ra những gì nhân viên đó đã làm tốt hoặc chưa tốt, cần thay đổi ra sao. Việc đào tạo và hướng dẫn bằng các ví dụ thực tế sẽ rất sinh động và khiến nhân viên của bạn dễ nhớ hơn.

Giải quyết các tranh chấp pháp lý

Bạn có thể sử dụng bản ghi âm như hợp đồng miệng để giải quyết các tranh chấp với khách hàng.

Ví dụ như khi khách hàng gọi điện thoại khiếu nại công ty. Nhân viên chăm sóc khách hàng đã hướng dẫn và đưa ra các giải quyết thỏa đáng. Nếu khách hàng vẫn chưa hài lòng và tiếp tục muốn khiếu kiện lên tòa án, cơ quan pháp luật. Thì doanh nghiệp có thể sử dụng file ghi âm cuộc gọi của khách hàng và nhân viên công ty như bằng chứng để xử lý các tranh chấp phát sinh.

2. Top 5 phần mềm ghi âm miễn phí trên máy tính tốt nhất hiện nay

2.1 Phần mềm Adobe Audition

Adobe Audition là phần mềm ghi âm và xử lý âm thanh chuyên nghiệp, là trợ thủ quen thuộc của giới chỉnh sửa âm thanh. Với phần mềm này, bạn không những có thể ghi âm mà còn có thể tùy chỉnh, chỉnh sửa như cắt, ghép, mà còn có thể biên tập và thêm hiệu ứng vào các đoạn âm thanh một cách chi tiết, tệp âm thanh cũng sẽ có thể được xuất ra với độ phân giải cao, phù hợp cho các mục đích lồng tiếng, dựng phim hoặc thu âm nhạc chuyên nghiệp.

Ưu điểm của Adobe Audition:

  • Hỗ trợ chỉnh sửa đa rãnh.

  • Có khả năng làm sạch giao diện tab.

  • Dễ dàng chỉnh sửa tần số âm thanh.

  • Tích hợp nhiều hiệu ứng âm thanh mới.

  • Thời gian mở file và làm việc nhanh chóng.

  • Hoàn toàn miễn phí.

Nhược điểm của Adobe Audition:

  • Giao diện phức tạp do có quá nhiều chức năng.

  • Quá trình cài đặt tốn nhiều thời gian.

  • Không có công cụ ghi đĩa CD.

  • Yêu cầu người dùng phải đăng kí tài khoản Cloud Creative.

2.2 Phần mềm Audacity

Audacity được đánh giá là một trong số những phần mềm ghi âm trên máy tính miễn phí chuyên nghiệp nhất. Ngoài khả năng ghi âm trực tiếp bằng micro, phần mềm còn cung cấp bộ công cụ giúp loại bỏ tạp âm không mong muốn trong quá trình ghi âm, cũng như chỉnh sửa tệp sau khi thu âm. Đặc biệt trên một số card âm thanh nhất định, Audacity có thể thu lại các âm thanh phát ra từ nhiều nguồn khác nhau trên máy tính, ví dụ như tệp âm thanh phát qua loa máy tính.

Ưu điểm của Audacity:

  • Có thể thu âm trực tiếp bằng micro, bộ thu kết hợp thiết bị, thiết bị USB/Firewire hay các thiết bị thu âm khác tương tự.

  • Dễ dàng điều chỉnh âm lượng ngay trong quá trình thu âm.

  • Ghép, chỉnh sửa nhiều bản thu âm và ghép chúng thành một.

  • Có thể thu âm nhiều kênh cùng một lúc.

  • Khả năng thu âm với tốc độ lên đến 192,000 Hz. Đối với các thiết bị có độ phân giải cao, Audacity còn có khả năng thu âm với tốc độ 384,000 Hz.

  • Thu âm với độ sâu lên đến 24 bit trên Windows

  • Dễ sử dụng đối với những người mới bắt đầu.

  • Khả năng lọc và loại bỏ tạp âm vượt trội so với các phần mềm ghi âm cơ bản.

  • Hỗ trợ tiếng Việt và hoàn toàn miễn phí.

Nhược điểm của Audacity:

  • Thiết kế giao diện không được đẹp lắm.

  • Không có tính năng chia sẻ. Nếu muốn tạo Podcast thì buộc phải cài đặt thêm bộ mã hóa Lame.

2.3 Phần mềm ghi âm trên laptop Audio Recorder Pro 

Đây là phần mềm được hỗ trợ bởi các nền tảng Windows xp, vista, 7, 8, 10. Nếu bạn muốn ghi âm giọng hát hoặc bài thuyết trình của mình để nghe lại thì đây là phần mềm phù hợp nhất dành cho bạn. Phần mềm ghi âm trên máy tính này có nhiều ưu điểm vượt trội như giúp các bản thu âm của bạn hoàn hảo nhất bằng các tính năng đặc biệt như điều chỉnh các thông số về thời gian, dung lượng tập tin, chiều rộng ghi âm.

Nhà cung cấp cho phép bạn trải nghiệm dùng thử trong một thời gian nhất định. Bạn có thể tha hồ vọc vạch các chức năng nổi bật như: thời gian bắt đầu ghi âm, kích cỡ bản ghi âm, thiết lập lịch trình ghi âm sẵn, xem trước để thẩm định kết quả. Bên cạnh đó, Audio Recorder Pro còn có 1 khả năng đặc biệt khác là tự động phát hiện sự im lặng trong quá trình ghi âm để thực hiện những cài đặt trước đó của bạn như tạm dừng ghi âm, bắt đầu cuộc ghi âm mới…

Tuy nhiên, Audio Recorder Pro có giao diện kém hấp dẫn người dùng. Phiên bản miễn phí của phần mềm bị hạn chế nhiều chức năng. Để có thể sử dụng toàn bộ chức năng của nó, bạn cần phải trả phí nâng cấp lên phiên bản Pro. 

2.4 Phần mềm ghi âm cuộc gọi online Voice Recorder 

Phần mềm ghi âm trên máy tính Voice Recorder cung cấp 1 công cụ ghi âm trực tuyến miễn phí cho người dùng với giao diện khá đơn giản và bắt mắt. Bạn chỉ cần truy cập vào địa chỉ website sau đó tiến hành ghi âm trực tuyến bằng Microphone và lưu lại dưới định dạng mp3.

Khi sử dụng Voice Recorder, ban có thể cắt và chỉnh sửa bản ghi âm theo mong muốn của mình. Phần mềm cũng hỗ trợ bạn tính năng tự động phát hiện những phân đoạn không có tiếng và lược bỏ nó đi. Đặc biệt không có file ghi âm nào được tải và lưu trữ trên máy chủ, chỉ mình bạn sở hữu file do bạn tạo ra và lưu trên máy tính của mình. Đó là một trong những lý do giúp cho phần mềm ghi âm online này có tính bảo mật cao.

Vì là phần mềm miễn phí online nên Voice Recorder tồn tại những nhược điểm như không thể sử dụng offline, bị hạn chế tính năng biên tập và chất lượng âm thanh không cao.

3. Ghi âm cuộc gọi tự động với phần mềm tổng đài thông minh StringeeX

Không cần phải sử dụng thêm phần mềm ghi âm bên ngoài để ghi lại các cuộc gọi trên hệ thống tổng đài vì giờ đây, các phần mềm tổng đài tiên tiến như StringeeX đều được trang bị tính năng ghi âm tự động:

  • Tất cả các cuộc gọi đến và đi trên hệ thống tổng đài đều sẽ được ghi âm tự động 100% 

  • Thời lượng cuộc gọi được ghi âm sẽ không bị giới hạn.

  • Mỗi cuộc gọi sau khi kết thúc đều được ghi lại dưới dạng phiếu ghi (ticket) với đầy đủ lịch sử cuộc gọi và file ghi âm để bạn có thể nghe lại bất cứ lúc nào

Ngoài tính năng ghi âm cuộc gọi, StringeeX sở hữu đầy đủ các tính năng nghe - gọi của một tổng đài cơ bản và được trang bị thêm các tính năng nâng cao như: 

Chăm sóc khách hàng trên đa kênh: Cho phép doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng trên đa kênh: Thoại, SMS, Livechat, Email, Facebook, Video Call

Định tuyến thông minh: Định tuyến cuộc gọi, chat, email, tương tác từ đa kênh và chia cho nhân viên theo nhiều luật: follow up, nhân viên quản lý, xoay vòng,...

Quản lý liên hệ, quản lý doanh nghiệp: Cho phép tích hợp với hệ thống CRM để quản lý và chăm sóc liên hệ ngay trên phần mềm. StringeeX cũng cho phép phân loại khách hàng theo mức độ ưu tiên, tùy chỉnh các trường thông tin liên hệ sao cho phù hợp với đội nhóm, dễ dàng tạo bộ lọc và truy xuất thông tin khách hàng cần thiết.

Báo cáo & thống kê: Hệ thống báo cáo & thống kê chi tiết theo thời gian thực giúp nhà quản lý có thể theo dõi hiệu quả hoạt động của nhân viên và toàn bộ phận một cách chính xác, kịp thời. 

Giám sát cuộc gọi : Cho phép giám sát và kiểm tra trực tiếp theo thời gian thực hoạt động tư vấn khách hàng của nhân viên và hoàn toàn có thể can thiệp kịp thời với các tính năng như nghe lén, dành cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi cho nhân viên khác, tham gia đàm thoại 3 bên cùng nhân viên và khách hàng…

StringeeX là phần mềm tổng đài đa năng mà doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm. Để nhận tư vấn trải nghiệm sản phẩm, đăng ký ngay tại đây.