File quản lý khách hàng bằng Excel giúp cho doanh nghiệp quản lý được khách hàng của mình một cách chi tiết và thuận tiện hơn. Nếu bạn đang chưa biết cách tạo file quản lý khách hàng bằng Excel thì đừng bỏ qua bài viết này của StringeeX nhé.

1. File quản lý khách hàng bằng Excel là gì?

File quản lý khách hàng bằng Excel hay quản lý thông tin khách hàng bằng excel tức là việc bạn thu thập, tổng hợp, ghi lại và lưu trữ các thông tin của khách hàng (Bao gồm thông tin cá nhân, tần suất mua hàng, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch,…) trên phần mềm excel quản lý khách hàng. Tất cả những thông tin này có thể được lưu trữ, quản lý tại cùng một file hoặc nhiều file khác nhau, tùy theo nhu cầu và mục đích của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp.

Với mẫu file quản lý danh sách khách hàng, chủ yếu các cửa hàng, doanh nghiệp sẽ thiết kế theo mẫu khá đơn giản. Thông thường, khi sử dụng phần mềm excel quản lý khách hàng, một bảng tính sẽ gồm những thông tin cơ bản như:

  • Họ và tên khách hàng

  • Ngày sinh của khách hàng

  • Mã khách hàng (Nếu có)

  • Số điện thoại của khách hàng

  • Địa chỉ

  • Email

  • Lịch sử giao dịch

  • …

Ngoài ra, bạn có thể tạo thêm phần “cập nhật trạng thái khách hàng” để tiện theo dõi và chăm sóc:

  • Trạng thái khách hàng (Trạng thái thắng/ Trạng thái thua/ Trạng thái đang đàm phán)

  • Khách đang được chăm sóc bởi nhân viên nào

  • Ngày chăm sóc là ngày nào

  • Lần tới cần phải chăm sóc là ngày nào

  • Phân loại cơ hội (Khách hàng có nhu cầu, khách hàng nhận tư vấn, khách hàng dùng thử, khách hàng đăng ký)
  • Giá trị cơ hội 

  • Tự đánh giá triển vọng và sự tiềm năng của khách hàng sau mỗi lần chăm sóc

  • …

Nếu là nhà quản lý, bạn có thể tạo thêm một trang “Tổng quan” để nắm bắt được hiệu quả của từng giai đoạn bán hàng thông qua những biểu đồ báo cáo trực quan như: 

  • Số lượng cơ hội theo giai đoạn

  • Tỉ lệ thắng/thua

  • Giá trị cơ hội

  • Doanh thu

  • Số lượng khách hàng

  • …

>>> TẢI NGAY FILE QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL TẠI ĐÂY.

2. Ưu và nhược điểm của việc quản lý khách hàng bằng Excel

2.1 Ưu điểm

Kể từ khi ra mắt, bảng Excel sở hữu những ưu thế vượt trội bỏ xa phương thức ghi chép & lưu trữ sổ sách truyền thống:

Hoàn toàn miễn phí

Bạn có thể sử dụng công cụ Excel mà không cần trả bất kỳ khoản phí khởi tạo hay phí thường niên bởi nó được cài đặt sẵn trên bất kỳ thiết bị PC hay Laptop. Đây là lý do, ngay cả khi doanh nghiệp đã đầu tư phần mềm công nghệ số hóa dữ liệu khách hàng, Excel vẫn rất được ưa chuộng & là công cụ bổ trợ hữu ích.

Sử dụng dễ dàng, thuận tiện

Nếu chỉ dừng lại ở quản lý dữ liệu cơ bản, ai cũng có thể sử dụng Excel hiệu quả mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu tính toán doanh thu, bạn cần có kiến thức khá vững về tin học văn phòng bởi các hàm tính trên Excel rất dễ nhầm lẫn, chỉ 1 sai sót nhỏ khi đặt hàm có thể dẫn đến sai số hoàn toàn trong kết quả tính toán.

Lưu trữ không giới hạn dữ liệu

Excel cho phép bạn quản lý thông tin ở 1 sheet, nhiều sheet hoặc nhiều file excel riêng biệt. Hiển thị chi tiết thông tin theo từng cột giúp tối ưu thời gian tổng hợp, tính toán dữ liệu nhanh chóng và biết được nhu cầu mua sản phẩm của khách hàng. Điểm mạnh của Excel là khả năng lưu trữ lượng dữ liệu lớn, kết nối với Drive cho phép bạn làm việc offline và online tùy nhu cầu sử dụng.

2.2 Nhược điểm

Tuy nhiên Excel cũng bộc lộ nhiều nhược điểm do đây không phải là phần mềm được thiết kế riêng cho nhu cầu quản lý khách hàng của doanh nghiệp:

Độ bảo mật không cao

Khi các doanh nghiệp sử dụng cách quản lý khách hàng trên Excel cần phải lưu ý việc quản lý, bảo mật các tệp Excel. Nếu bạn không biết các cách hạn chế như bảo vệ danh sách và trang tính, khóa ô hay đặt quyền truy cập thì bất cứ ai cũng có thể dễ dàng theo dõi, thay đổi hoặc xóa dữ liệu. Nói cách khác, quản lý khách hàng bằng excel mang tới những rủi ro liên quan tới bảo mật thông tin khách hàng.

Vì Excel là phần mềm ngoại tuyến vì vậy toàn bộ dữ liệu của bạn sẽ được lưu trên máy tính. Do đó, khi gặp vấn đề gì về máy tính như hỏng hay nhiễm virus sẽ làm gián đoạn việc quản lý. Điều đó dẫn đến hậu quả nghiêm trọng khi mất dữ liệu, thiếu hụt dữ liệu. Trong trường hợp xấu nhất, nó có thể mất tất cả dữ liệu.

Dữ liệu bị phân tán

Khi quản lý khách hàng bằng Excel, mỗi nhân viên kinh doanh sẽ trực tiếp quản lý tệp khách hàng của mình bằng một file khác nhau. Việc này làm cho dữ liệu bị phân tán, không thống nhất. Sau cùng để thống kê và tổng hợp sẽ mất rất nhiều thời gian để hợp nhất dữ liệu, thậm chí là sai sót. Người quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn để đánh giá và bao quát được chất lượng công việc của từng nhân viên cũng như đội nhóm của mình. Từ đó, việc hoạch định chiến lược tiếp thị và chăm sóc khách hàng cũng ít nhiều bị chậm trễ.

Hạn chế tình năng quản lý

Là một phần mềm miễn phí nên Excel có những hạn chế về giao diện, không thể quản lý quan hệ khách hàng. Đây chỉ đơn thuần là trang tính với mục đích thống kê, tính toán dữ liệu. Nó không bao gồm các tính năng thông báo, nhắc nhở, hẹn khách hay tự động chăm sóc khách hàng. 

Việc theo dõi đơn hàng, lịch sử giao dịch của khách cũng như tiến độ làm việc của nhân viên sẽ phải thực hiện độc lập với Excel. Excel cũng không có khả năng cập nhật dữ liệu tự động, vì vậy thông tin về khách hàng hay lịch sử mua hàng của khách chỉ có thể cập nhật thủ công, gây mất thời gian.

Lãnh đạo khó theo dõi và quản lý

Quản lý khách hàng bằng Excel không hỗ trợ bộ phận kinh doanh trao đổi thông tin trực tiếp, khả năng tương tác kém. Khi nhà quản trị cần một bản báo cáo để tổng hợp và có cái nhìn bao quát thì Excel không thể cung cấp ngay tức thời, ảnh hưởng tới việc ra quyết định và lên các kế hoạch kinh doanh.

4. Xu hướng mới: Quản lý dữ liệu khách hàng bằng phần mềm chuyên nghiệp

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn với số lượng khách hàng được mở rộng, quản lý khách hàng trên Excel sẽ không đưa đến sự hiệu quả và chính xác cao. 

Giải quyết tất cả những nhược điểm kể trên của việc lưu trữ thông tin khách hàng bằng Excel, phần mềm CRM ra đời giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp hơn từ đó giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn.

CRM là viết tắt của Customer Relationship Management có nghĩa Quản lý quan hệ khách hàng. Trong đó, phần mềm CRM là một loại công cụ giúp doanh nghiệp quản lý các mối quan hệ với khách hàng hiệu quả.  

Với phần mềm CRM, bạn có thể thu thập, lưu trữ và phân tích thông tin như: thông tin cá nhân, thông tin tổ chức, lịch sử giao dịch, hành vi mua hàng, doanh số, …  Các thông tin này sẽ được nhà quản lý phân tích, đánh giá và định hướng cho các hoạt động kinh doanh, bán hàng tiếp theo.  

Việc triển khai công cụ CRM vào quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp không còn đau đầu về việc thất thoát data khách hàng. Bạn có thể lựa chọn phần mềm CRM riêng hoặc mua các phần mềm chăm sóc khách hàng có hỗ trợ tính năng quản lý khách hàng CRM cơ bản để tiết kiệm chi phí. 

StringeeX Contact Center là phần mềm tổng đài CSKH đa kênh có tích hợp miniCRM giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc liên hệ chăm sóc và quản lý khách hàng ngay trên một nền tảng duy nhất. 

Để nhận tư vấn chi tiết về phần mềm, StringeeX mời bạn đăng ký TẠI ĐÂY.