Ngày nay, việc chăm sóc khách hàng và xây dựng hình ảnh, thương hiệu đang được các doanh nghiệp chú trọng. Số hotline được biết đến là phương pháp marketing hiệu quả, không chỉ giúp định vị hình ảnh doanh nghiệp trong cộng đồng khách hàng mà còn là cầu nối tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp. 

Trên thực tế, có 4 đầu số hotline phổ biến đang được các nhà mạng cung cấp cho doanh nghiệp. Vậy đầu số hotline là gì? Bí quyết nào giúp lựa chọn đầu số hotline hiệu quả cho doanh nghiệp? Để tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên, bạn đừng bỏ lỡ thông tin mà StringeeX cung cấp trong nội dung bài viết dưới đây nhé!

1. Hotline là gì?

Hotline là đường dây nóng giúp kết nối khách hàng với doanh nghiệp qua điện thoại.

Số hotline thường xuyên được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, đặc biệt là dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Tại Việt Nam, có 4 loại đầu số hotline được sử dụng phổ biến là: đầu số 1800, đầu số 1900, đầu số cố định và đầu số di động. 

Trong 4 loại đầu số này, bạn có thể chia làm 2 nhóm. Nhóm Hotline có thể vừa nghe vừa gọi bao gồm đầu số cố định, đầu số di động. Và nhóm chỉ có thể nhận cuộc gọi, không gọi ra được gồm đầu số 1800 và 1900. 

Để hiểu rõ sự khác biệt giữa 4 loại đầu số hotline này, StringeeX mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết trong phần tiếp theo.

2. Nên chọn đầu số nào để làm đầu số hotline cho tổng đài?

2.1. Đầu số hotline 1900

Đây là loại hotline được sử dụng khá phổ biến cho các lĩnh vực bán hàng khác nhau. Phải kể đến như CSKH, giao hàng nhanh, chuỗi cửa hàng, phòng book vé, xác nhận đơn hàng,…

Đặc điểm: 

Đầu số 1900 sẽ tính cước phí cho người gọi. Cước phí cuộc gọi có thể giao động trong khoảng từ 1.000đ tới 15.000đ/phút - tùy theo lĩnh vực kinh doanh và đầu số doanh nghiệp đăng ký. 

Doanh nghiệp của bạn cần thông báo về giá cước cuộc gọi trong phần lời chào tổng đài khi khách hàng gọi vào. Đây là quy định bắt buộc của nhà mạng nhằm minh bạch hóa mức cước mà khách hàng sẽ phải chi trả trên mỗi phút gọi.

Ưu điểm:

• Dễ nhớ: Đầu số rất dễ nhớ do chỉ có dạng có 8 số và dạng có 10 số, trong đó đã bao gồm 1900 ở đầu.
• Uy tín: Sở hữu đầu số 1900 sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp do đây là đầu số được cấp phép bởi Bộ Thông tin và truyền thông
• Dễ quảng bá: Có thể triển khai toàn quốc, không phân biệt mã vùng.
• Doanh nghiệp nhận chiết khấu cước gọi: Theo quy định, doanh nghiệp đăng ký hotline sẽ được hưởng % chiết khấu (trung bình từ 26 – 40%) từ tổng doanh thu cước khách hàng gọi vào. 

Nhược điểm: 

• Hotline chỉ có thể nhận cuộc gọi một chiều, không thể tương tác hai chiều với khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần thêm một số điện thoại khác để đáp ứng nhu cầu gọi ra nếu cần.
• Khó lựa chọn đầu số theo ý muốn. Vì độ dài của đầu số 1900 chỉ có 8 đến 10 ký tự mà trong đó 1900 đã chiếm mất 4 ký tự. Chưa kể đến những ký tự quy định về nhà mạng, mức cước... cũng sẽ làm giới hạn việc lựa chọn đầu số theo ý muốn.
• Tốn chi phí khởi tạo đầu số từ 1.500.000đ - chi trả một lần và chi phí duy trì đầu số từ 400.000đ/tháng - thu theo tháng và có thể phát sinh thêm cước cam kết tối thiểu hàng tháng.
• Khách hàng có thể cảm thấy không thoải mái khi gọi đến tổng đài doanh nghiệp mà họ phải trả phí.

Đầu số 1900 phù hợp với các doanh nghiệp: 

• Doanh nghiệp có nhu cầu nâng cao dịch vụ khách hàng;
• Sử dụng để tương tác, tư vấn bán hàng và CSKH;
• Mục đích kinh doanh: Tư vấn du học, bảo hiểm, luật, visa,…

2.2. Đầu số hotline 1800

Tổng đài 1800 khá phổ biến, đây là tổng đài tự động được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Được áp dụng cho hình thức hỗ trợ kỹ thuật và CSKH được thiết lập sẵn. 

Đặc điểm: Trái ngược với đầu số 1900, đầu số 1800 là miễn phí hoàn toàn cho người gọi/khách hàng. Doanh nghiệp của bạn sẽ là người trả cước phí cho cuộc gọi. Nếu khách hàng gọi từ thuê bao điện thoại cố định, cước phí là 545 đồng/phút, từ thuê bao di động toàn quốc là 850 đồng/phút (chưa bao gồm VAT).

Ưu điểm: 

• Khuyến khích được khách hàng gọi vào cho doanh nghiệp, tăng thêm kết nối giữa doanh nghiệp và khách hàng.
• Ngoài ra, đầu số 1800 cũng có những ưu điểm tương tự như đầu số 1900.

Nhược điểm:

• Khó quản lý chi phí: tốn chi phí cho cước phát sinh khi khách hàng gọi tới, đây là khoản phí mà doanh nghiệp khó dự trù và tính toán trước được.
• Dễ bị phá rối: Vì là đầu số miễn phí nên không thể tránh được những cuộc gọi từ những người không có nhu cầu về dịch vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay, nhược điểm này đã được khắc phục phần nào nhờ vào những công cụ chặn số phá rối.
• Tương tự như đầu số 1900, đầu số 1800 chỉ nhận cuộc gọi đến từ khách hàng mà không thể thực hiện gọi ra. Doanh nghiệp cần trang bị thêm số hotline khác để phục vụ nhu cầu gọi ra. 

Đầu số 1800 phù hợp với các doanh nghiệp: 

• Đầu số này phù hợp với các doanh nghiệp, đơn vị đã có thương hiệu trên thị trường. Sử dụng với mong muốn kích thích nhu cầu liên hệ của khách hàng. 
• Bên cạnh đó, với các doanh nghiệp xã hội, sử dụng tổng đài với mục đích hỗ trợ, tư vấn cho các đối tượng yếu thế như trẻ em, phụ nữ, tổng đài hỗ trợ khẩn cấp thì đầu số 1800 cũng là một lựa chọn hợp lý.

2.3. Đầu số di động

Đây là số hotline có thể sử dụng 2 chiều nghe và gọi. Trước đây đầu số di động được mặc định sử dụng cho mục đích cá nhân riêng. Nhưng hiện tại với công nghệ phát triển thì những đầu số di động đã được tích hợp vào tổng đài để làm đầu số hotline cho doanh nghiệp. 

Đặc điểm: 

Đầu số di động được hiểu là sử dụng sim di động để biến đổi sang dạng số SIP Trunking. Khi đó, thay vì chỉ nghe/gọi được 1 cuộc gọi, đầu số di động này có khả năng kết nối cùng lúc nhiều cuộc gọi đến và gọi đi tại 1 thời điểm. Do đó, đầu số di động sau khi chuyển đổi có thể dùng như số hotline cho tổng đài, để bán hàng và chăm sóc khách hàng. 

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí thiết lập đầu số, cước gọi nội mạng cho doanh nghiệp
• Không phụ thuộc vào mã vùng

Nhược điểm:

• Khách hàng vẫn còn tâm lý đây là số cá nhân. Vì vậy, mức độ chuyên nghiệp và uy tín của đầu số này không được bằng đầu số cố định, 1800, 1900. 
• Cước phí gọi ngoại mạng cũng khá cao.

Đầu số di động phù hợp với các doanh nghiệp:

• Mô hình đầu số hotline này khá phù hợp với những doanh nghiệp muốn xây dựng và tối ưu quy trình CSKH, tư vấn và bán hàng. 
• Ngoài ra, đây cũng là phương pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cước gọi vì có thể gọi nội mạng và không cần đầu tư vào các đầu số đẹp.

2.4. Đầu số cố định

Đây là loại đầu số xuất hiện đầu tiên và được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng đến thời điểm hiện tại. 

Đặc điểm:

• Quy định mã vùng: Mỗi tỉnh thành sẽ có một mã vùng cụ thể, ví dụ Hà Nội sử dụng đầu 024, Hồ Chí Minh đầu 028,…
• Doanh nghiệp chỉ sử dụng đúng đầu số cố định đã đăng ký với nhà mạng.

Ưu điểm:

• Có thể sử dụng 2 chiều nghe và gọi
• Có thể gọi ra mọi thuê bao, đặc biệt là gọi nội hạt (gọi trong cùng một tỉnh) với chi phí khá thấp
• Khách hàng có thể dễ dàng nhận diện được vùng miền kinh doanh của doanh nghiệp
• Đầu số cố định gắn với các thông tin “chính chủ”, địa chỉ về mặt pháp lý của doanh nghiệp, vì vậy giúp tăng sự uy tín, tin cậy đối với khách hàng.

Nhược điểm:

• Loại đầu số này gọi ra số di động, gọi liên tỉnh, gọi ngoại mạng, gọi quốc tế,... có cước phí khá cao. 

Đầu số cố định phù hợp với doanh nghiệp:

• Tất cả doanh nghiệp có nhu cầu tương tác với khách hàng, sử dụng số hotline làm đại diện kênh liên hệ.
• Doanh nghiệp hoạt động trên khu vực tỉnh thành, đầu số cố định sẽ giúp khách hàng định hình, dễ nhớ hơn.

3. Hướng dẫn đăng ký hotline cho doanh nghiệp

Để đăng ký số hotline cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký đầu số hotline:

• Doanh nghiệp tự chọn đầu số thích hợp
• Cung cấp bản sau GPKD hoặc CMND
• Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu
• Số tài khoản của công ty (đối với đầu số 1900)

Bước 2: Lựa chọn tổng đài nội bộ để tối ưu hiệu quả nghe – gọi

• Thuê tổng đài ảo IP hoặc call center
• Cung cấp pháp nhân GPKD

Bước 3: Triển khai và đưa đầu số vào hoạt động

• Địa chỉ doanh nghiệp, tính năng cần sử dụng
• Số lượng nhân viên, lời chào tổng đài
• Triển khai, hướng dẫn sử dụng tổng đài

Trong vòng 1-3 ngày, nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ sẽ hoàn thành xong mọi thủ tục và lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Điều này còn tùy thuộc vào quy mô nhân viên và hệ thống tổng đài có sẵn hay không.

Tạm kết

Những thông tin mà StringeeX cung cấp trong bài viết đã hệ thống một cách chi tiết những kiến thức cơ bản nhất về hotline, giải thích “Hotline là gì?”, những đầu số hotline được sử dụng hiện nay tại các doanh nghiệp Việt Nam cũng như cách thức triển khai.

Qua đó, chúng ta có thể thấy được vai trò của đầu số hotline – là kênh liên hệ giúp khách hàng liên lạc nhanh chóng và trực tiếp với doanh nghiệp, là phương tiện xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp và mở rộng tệp khách hàng. 

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần quan tâm chú trọng xây dựng một hệ thống tổng đài hotline chuyên nghiệp. Một trong những hình thức tổng đài đang được các doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng hiện nay là tổng đài ảo. 

StringeeX hiện là cái tên đi đầu trong các đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài ảo uy tín trên thị trường Việt Nam. Chỉ với một khoản chi phí hợp lý, các doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng vượt trội của một tổng đài chăm sóc khách hàng và telesales. Không chỉ vậy, StringeeX còn giống như một phần mềm quản lý khách hàng thu gọn (miniCRM). Doanh nghiệp có thể bắt đầu xây dựng hệ thống dữ liệu và thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng với StringeeX. 

Đây cũng là một công cụ tự động tuyệt vời giúp tổng đài viên loại bỏ những tác vụ lặp đi lặp lại như quay số gọi ra, phân loại yêu cầu của khách hàng, gọi tự động theo kịch bản cho trước…  

Bạn có thể liên hệ để được tư vấn báo giá phần mềm tổng đài qua hotline miễn phí 1800 6670 hoặc để lại thông tin tại đây. Đội ngũ chuyên viên tư vấn của StringeeX - phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, sẽ liên hệ để giải đáp nhanh nhất cho bạn.