Anh Hải (Hà Nội) chia sẻ: “Dạo gần đây, hành khách đi xe chúng tôi giảm hẳn so với thời gian trước, có ngày lác đác 2 4 khách không đủ tiền dầu, hỏi các anh em trong ngành ai cũng lắc đầu nguầy nguậy không hiểu tại sao.” Khảo sát nhu cầu hành khách trên các chuyến xe, nhiều khách trả lời “Mỗi về quê lễ tết, ra bến chen chúc đông lắm, còn không có ghế mà ngồi, phải chờ chuyến sau.” Đứng trước tình hình kinh doanh ngày càng ế ẩm, anh Hải lên mạng nằm vùng trên các nhiều group mong được các cao nhân chỉ giáo. Một ngày ngồi lướt mạng xã hội anh đọc được bài chia sẻ kinh nghiệm phát triển quy mô doanh nghiệp lên hàng hai chục xe chỉ sau nửa năm hoạt động. À thì ra bây giờ khách hàng đi xe toàn đặt trước qua tổng đài chứ không ra tận bến như ngày xưa nữa. Nắm được vấn đề, anh bắt tay vào nghiên cứu mô hình tổng đài để áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Anh Hải hiện đang vận hành doanh nghiệp với khoảng 10-15 xe, anh đã xây dựng sẵn website giới thiệu về dịch vụ của mình vì thế việc xây dựng hệ thống tổng đài không gặp nhiều khó khăn. Với quy mô doanh nghiệp và hệ thống website sẵn có, anh lựa chọn phần mềm tổng đài ảo vừa dễ dùng lại dễ cài đặt thay vì kết nối API. Sau khi cài đặt xong và mở phần mềm lên, đăng nhập bằng tài khoản của mình, anh thêm số hotline sẵn có vào hệ thống và cấu hình các kịch bản IVR và phân nhánh Agent cho từng trường hợp. Tất cả các thao tác trên chỉ mất chưa đến 30 phút, ngay sau đó anh lấy máy di động thực hiện gọi thử vào số tổng đài đặt xe, kết quả khá hài lòng. Trước đây anh cần 5-6 nhân viên túc trực tổng đài để trả lời cuộc gọi đặt xe của khách hàng, nhưng từ khi sử dụng tổng đài ảo, anh chỉ cần 3-4 người. Các khách hàng thường gọi điện đặt xe vào bất kì thời gian nào trong ngày, như trước đây nếu ngoài giờ hành chính các cuộc gọi đều bị bỏ lỡ, nhưng với hệ thống tổng đài ảo, khi có cuộc gọi sau giờ làm việc, hệ thống sẽ tự động chuyển cuộc gọi ra máy ngoài của nhân viên. Sau 2-3 hồi chuông, nếu không có ai nhấc máy, hệ thống sẽ tự động chuyển cuộc gọi vào máy của anh Hải, đảm bảo không bỏ lỡ bất kì một cơ hội làm ăn nào. Sau ba tháng sử dụng tổng đài ảo, anh nhận nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng, chi phí vận hành cũng tiết kiệm được một nửa so với trước đây, lượng khách đều đặn hơn, có thánh doanh thu lên đến cả trăm triệu.