Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang bùng nổ khắp mọi nơi trên thế giới, các công cụ tự động hóa hỗ trợ con người từ những hoạt động nhỏ nhất trong cuộc sống hằng ngày. Và các ngành nghề dịch vụ khách hàng cũng không phải ngoại lệ, Auto Call đã dần thay thế cho những giải pháp Telesale/ CSKH truyền thống.

Giải pháp gọi tự động hỗ trợ bán hàng - Auto Sales giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất cuộc gọi, cũng như giảm chi phí nhân lực và cơ sở vật chất cho doanh nghiệp.

1. Auto Call là gì?

Gọi tự động Auto Call cho phép doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi đến danh sách khách hàng lập sẵn. Khi khách hàng nhấc máy, hệ thống sẽ phát ra một nội dung độc lập theo cài đặt sẵn. Nội dung lời nhắn thoại sẽ được cá nhân hóa theo mỗi người nhận, thông qua những công nghệ hiện đại.

Các cuộc gọi tự động đã được soạn kịch bản và ghi âm từ trước. Sau khi nhập danh sách số điện thoại qua file excel được import vào hệ thống, cài đặt ngày giờ cụ thể, hệ thống sẽ chạy cuộc gọi ra bên ngoài.

Các cuộc gọi được thực hiện hoàn toàn tự động với lời thoại tự động hoặc các kịch bản được chuẩn bị từ trước. Doanh nghiệp chỉ cần nhập danh sách số điện thoại theo file excel, import vào hệ thống. Sau đó, căn chỉnh ngày giờ cụ thể, kèm file ghi âm là hệ thống sẽ tự động khi gọi ra khách hàng.

2. Cách hoạt động của Auto Call? 

Auto call có 2 cách hoạt động khác nhau:

• Tương tác 1 chiều: phù hợp khi doanh nghiệp muốn gọi đến khách hàng để chào sản phẩm hoặc thông báo về chương trình khuyến mãi. Chỉ cần chuẩn bị nội dung lời chào đã được thu âm sẵn, áp dụng hệ thống Auto Call, không cần phải sử dụng đến nhân viên.
• Tương tác 2 chiều: phù hợp khi doanh nghiệp và khách hàng muốn tương tác qua lại. Cài đặt nội dung, điều hướng khách hàng bấm phím 1,2,3,4… theo nhu cầu tư vấn và sau đó liên hệ trực tiếp với tổng đài viên. Ví dụ: nhấn phím 1 để gặp nhân viên tư vấn/ nhấn phím 2 để gặp nhân viên kỹ thuật,...

Việc gọi ra cho khách hàng sẽ ít bị ảnh hưởng bởi cảm xúc của con người và thời gian làm việc hành chính. Đây là những nguyên nhân tạo nên tác động xấu khi trao đổi với khách hàng.

Vì vậy, có thể khẳng định rằng Auto Call đang dần thay thế các phương pháp truyền thống.

>>> Xem thêm: Phần mềm Auto Call - xu hướng công nghệ tiết kiệm 80% chi phí gọi ra cho doanh nghiệp

3. Lợi ích của Auto Sales - Giải pháp gọi tự động hỗ trợ bán hàng

Theo nghiên cứu thị trường cho thấy Auto Call giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% nhân lực, 95% thời gian và 78% chi phí so với phương pháp quay số và gọi truyền thống. Auto Call  còn có thể tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí nhân sự, qua đó giảm thiểu 30 – 50% nhân viên Telesale, CSKH. Các hoạt động tiêu biểu của Auto Call có thể kể đến như: telesales, telemarketing, và chăm sóc khách hàng.

Trong phần này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu giải pháp gọi tự động hỗ trợ bán hàng - auto sales mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp.

3.1. Tăng hiệu suất cuộc gọi

Đội ngũ telesales khó có thể liên hệ với tất cả khách hàng trong một database lớn lên tới hàng trăm dữ liệu trong thời gian ngắn. Thực hiện gọi thủ công mất rất nhiều thời gian từ bước quay số, đợi kết nối, trao đổi với khách hàng và ghi chú thông tin sau cuộc gọi.

Với một database lên tới hàng trăm khách hàng, đội ngũ telesales sẽ rất khó để liên hệ với tất cả các khách hàng trong thời gian ngắn. Một telesales mất thời gian quay số điện thoại, đợi kết nối, trao đổi với khách hàng và nhập dữ liệu sau cuộc gọi.

Tuy nhiên, khi sử dụng giải pháp gọi tự động (auto call), cuộc gọi sẽ được hệ thống tự động thiết lập hàng loạt. Nhân viên telesales từ đó có thể liên hệ với nhiều khách hàng trong thời gian ngắn hơn để giới thiệu thông tin sản phẩm/dịch vụ của mình.

3.2. Giảm chi phí quản lý nhân sự telesales

Không thể phủ nhận lợi ích của nhân viên telesales khi tương tác linh hoạt với khách hàng. Tuy nhiên, giải pháp auto call có điểm mạnh riêng.

Auto Call chỉ thực hiện cuộc gọi tự động với những số điện thoại có trong danh sách, kịch bản đàm thoại thống nhất và ngắn gọn hơn so với nhân viên telesales gọi trực tiếp cho khách hàng.

Auto Call tự lên lịch hẹn với khách hàng, chúc mừng những dịp quan trọng, thông báo nhắc nhở về thời hạn thanh toán v.v… mà không cần nhân viên chăm sóc khách hàng thực hiện. Do đó, Auto Call sẽ đảm bảo được chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.

3.3. Tăng doanh thu cho công ty

Giải pháp gọi tự động giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí cơ sở vật chất và nhân sự cho tổng đài điện thoại. Đồng thời, auto call giúp tiếp cận khách hàng nhanh chóng hơn. Những điều này đều góp phần tăng doanh thu cho công ty.

4. Những lưu ý khi sử dụng Auto Call

Không có một công nghệ hay giải pháp nào có thể thay thế hoàn toàn vai trò của của con người. Vì vậy để sử dụng dịch vụ Auto Call được hiệu quả bạn cần phải lưu ý một số điểm sau:

• Chú trọng khâu Marketing Research để có được tệp data chính xác
• Chuẩn bị thật kỹ kịch bản cuộc gọi: Với từng đối tượng khách hàng mục tiêu khác nhau cần soạn nội dung phù hợp. 
• Luôn phân bổ nhân viên trực tổng đài để khách hàng có thể được tư vấn trực tiếp nếu họ muốn
• Kịch bản tương tác điều hướng IVR cần tinh gọn, không nên rườm rà phức tạp gây khó khăn cho khách hàng.
• Cân nhắc nên sử dụng Text to speech hay giọng đọc của người thật: Trong một số trường hợp như thông báo OTP hay mật khẩu nên sử dụng giọng robot. Ngược lại, khi giới thiệu sản phẩm giọng người sẽ truyền cảm hơn.
• Lựa chọn giọng ghi âm thân thiện, tránh dùng giọng máy khi giới thiệu sản phẩm
• Không nên thiết lập cuộc gọi vào những khung giờ nhạy cảm, tránh làm phiền khách hàng
• Thống kê, đo lường chất lượng phản hồi của các cuộc gọi

5. Kết luận

Giải pháp cuộc gọi tự động cho bán hàng - Auto sales sẽ là một xu thế tất yếu và được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp. Công nghệ này giúp tăng hiệu suất cuộc gọi, giảm chi phí quản lý nhân sự telesales, và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. 

StringeeX cung cấp gói dịch vụ Contact Center 2 bao gồm cả tính năng Auto call - Chiến dịch Gọi tự động. Doanh nghiệp có thể thực hiện đồng thời nhiều cuộc gọi và sử dụng AI để cá nhân hóa nội dung thoại.

Gửi liên hệ hoặc gọi đến số hotline 1800 66 70 để nhận được tư vấn nhanh nhất!