Telecommuting là gì?

Telecommuting là quy trình làm việc kết hợp linh hoạt giữa làm việc trực tiếp tại văn phòng và làm việc từ xa cho nhân viên, ứng dụng các công nghệ liên lạc như email, ứng dụng gọi thoại/video, chat,... nhằm đáp ứng các quy trình và nghiệp vụ của doanh nghiệp.

Những lợi ích telecommuting đem lại cho doanh nghiệp:

• Nhân viên có thể làm việc linh hoạt từ bất kỳ đâu (nhà, quán cafe, coworking space,...) và chủ động về thời gian làm việc để hoàn thành các công việc phụ trách.
• Nhân viên có thể tự xây dựng góc làm việc phù hợp theo sở thích và phong cách làm việc cá nhân.
• Giúp tiết kiệm chi phí đi lại cho nhân viên và chi phí văn phòng cho doanh nghiệp
• Đem đến sự thoải mái và linh hoạt hơn trong công việc, giúp nhân viên đạt năng suất cao hơn so với ngồi tại văn phòng.
• 1 trong những lý do lớn khiến nhân sự nghỉ việc là do không hợp văn hóa, môi trường làm việc và đồng nghiệp xung quanh. Vì vậy telecommuting được xem là giải pháp khả dĩ nhất để tăng sự gắn bó lâu dài của thành viên công ty.

Những thách thức mà telecommuting đặt ra cho doanh nghiệp

• Hiệu quả giao tiếp của doanh nghiệp sẽ bị hạn chế, đặc biệt với những cuộc họp quan trọng, cần gặp mặt trực tiếp.
• Giảm sự gắn kết và tinh thần team building của doanh nghiệp nếu có quá nhiều nhân viên làm việc theo hình thức này.
• Nhân viên dễ bị xao nhãng bởi môi trường xung quanh.
• Nhà quản lý khó giám sát và kiểm soát được tiến độ làm việc thực tế của nhân viên
• Việc quản lý hành chính - nhân sự cũng sẽ gặp nhiều vấn đề hơn khi không phải lúc nào nhân viên cũng có mặt tại văn phòng.
• Cho phép nhân viên truy cập từ xa có thể gây ra lỗ hổng bảo mật cho 1 số doanh nghiệp

Các giải pháp công nghệ mà doanh nghiệp nên sử dụng cho telecommuting

• Giải pháp tổng đài liên lạc nội bộ tích hợp tổng đài chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp: StringeeX. StringeeX giúp doanh nghiệp dễ dàng liên lạc nội bộ giữa các phòng ban, tiếp nhận yêu cầu và chăm sóc khách hàng từ xa. Các tương tác đa kênh từ khách hàng như voice/video call, sms, email, chat,... sẽ đổ về 1 hệ thống duy nhất. Nhân viên có thể làm việc từ xa trên các thiết bị cá nhân (laptop/mobile) với nền tảng web/app.
• Phần mềm chấm công từ xa: Hubstaff, Mitaco,... giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên, thống kê chi tiết theo từng task làm việc, hệ thống báo cáo - thống kê trực quan được lưu trữ online giúp nhà quản lý có thể giám sát nhân viên mọi lúc, mọi nơi
• Phần mềm quản lý nhân sự: Simple HRM, DESKERA, WEB HUMAN RESOURCE,... hỗ trợ bộ phận nhân sự giải quyết nhanh chóng và chính xác các nghiệp vụ liên quan đến chấm công, tính phép, kết chuyển lương, thưởng; tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, báo cáo quản trị,…
• Phần mềm quản lý tiến độ công việc: ProofHub, Zapier, Jira,...  Với quy trình làm việc từ xa thì doanh nghiệp sẽ cần 1 phần mềm quản lý tiến độ và giám sát luồng công việc. Phần mềm quản lý điều hành công việc sẽ hỗ trợ người dùng rất nhiều trong việc lên kế hoạch và quản lý, thực hiện một cách tốt nhất. Không chỉ vậy, phần mềm còn là công cụ đắc lực giúp nhà quản trị có thể thấy được toàn bộ công việc trong kế hoạch để đưa ra những sự phân bổ sao cho hợp lý, giúp công việc hoàn thành một cách tốt nhất.
• …

Telecommuting là gì?

Xu hướng ứng dụng telecommuting cho quy trình làm việc từ xa

Một cuộc khảo sát của Wakefield Research dành cho các nhân viên tại Mỹ trước khi quay trở lại làm việc bình thường cho thấy 66% lo lắng về sức khỏe và sự an toàn của mình, nhân viên thế hệ Z (dưới 25 tuổi) thậm chí còn lo ngại hơn nữa (75%). Xuất phát từ tâm lý đó, gần một nửa số nhân viên (47%) có khả năng sẽ đi tìm việc mới nếu công ty không áp dụng telecommuting. 

Chủ động về thời gian và phương pháp mà họ thấy hiệu quả nhất

Theo mô hình văn phòng truyền thống, nhân viên phải làm việc chính xác theo giờ hành chính (ví dụ: 8h30 sáng - 5h30 chiều). Trong khi với telecommuting nhân viên có thể chủ động chọn thời gian mà họ đạt hiệu quả cao nhất để hoàn thành công việc. Một số người làm việc hiệu quả nhất vào sáng sớm trong khi những người khác làm tốt hơn vào buổi tối. Các đội nhóm có thể làm cùng nhau tại văn phòng hoặc chọn một địa điểm khác thuận tiện hơn.

Cân bằng cuộc sống tốt hơn

Một khảo sát gần đây của hãng công nghệ Slack cho thấy sự linh hoạt là lý do chính khiến nhân viên yêu thích mô hình làm việc mới này. Khi sắp xếp được công việc linh hoạt hơn thì khả năng cân bằng cuộc sống cũng dễ dàng hơn. Lợi ích dễ thấy là họ bớt tốn thời gian và tiền bạc cho việc di chuyển đến văn phòng. Họ có thể dành thời gian để chăm sóc cuộc sống cá nhân, dù đó là chạy việc vặt, đón con từ nhà trẻ hay tham dự một sự kiện nghiệp vụ.

Giảm thiểu khả năng lây bệnh

41% nhân sự trong khảo sát của Wakefield Research cho biết họ sẵn sàng nhận mức lương thấp hơn nếu công ty áp dụng telecommuting. Một trong các lý do là càng ít người ở văn phòng thì càng giảm nguy cơ một nhân viên mắc Covid-19 có thể lây nhiễm cho người khác. Và với mô hình này, nhân viên bị ốm nhẹ vẫn có thể ở nhà làm việc toàn thời gian.

Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng

Khi đã thiết lập hoàn chỉnh telecommuting, số nhân sự tập hợp tại văn phòng cùng một thời điểm sẽ giảm. Nghĩa là công ty có thể xem xét việc giảm bớt chi phí bất động sản tốn kém. Thậm chí, áp dụng telecommuting một cách chiến lược có thể giảm tới 30% chi phí bất động sản.

Tuyển nhân tài toàn cầu

Với telecommuting, công ty của bạn có thể thuê những người có kỹ năng chuyên môn sâu và đa dạng từ mọi vùng miền, thậm chí từ quốc gia khác. Điều này có thể mang lại lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp tiến vào các thị trường mới và đảm bảo năng suất hoạt động liên tục. Các nhân viên ở văn phòng sở tại cũng có thể học hỏi nhiều hơn về khách hàng quốc tế từ các đồng nghiệp phương xa.

Năng suất của nhân viên vẫn ổn định

Nhân viên bàn giấy vốn có những lợi thế so với các dạng nhân sự khác trong việc sử dụng máy tính và internet để đảm bảo duy trì năng suất. Điều đáng chú ý là bất chấp sự gián đoạn của đại dịch, nhân viên làm việc từ xa vẫn có các chỉ số tốt so với nhân viên làm trực tiếp tại văn phòng, theo khảo sát của Slack: 61% hài lòng với khối lượng công việc đã hoàn thành (so với 53% nhân viên làm việc tại văn phòng); 62% cảm thấy quản lý được khối lượng công việc (so với 51%); Chỉ 27% cảm thấy kiệt sức vì công việc (so với 33%).

Không chỉ là cảm giác chủ quan từ phía nhân viên, mà kết quả cũng cho con số khả quan: Nhân sự được linh hoạt về địa điểm làm việc có điểm năng suất cao hơn 43% so với nhân sự làm tại văn phòng. Nhân sự được linh hoạt về thời gian làm việc có điểm năng suất cao hơn 53% so với nhân sự làm theo giờ hành chính.

Tạm kết

Với những lợi thế và ưu điểm vượt trội mà telecommuting đem lại cho doanh nghiệp trong thời kỳ giãn cách hiện nay, doanh nghiệp có thể ứng dụng linh hoạt về hình thức làm việc cho nhân viên để đảm bảo an toàn về giãn cách cũng như vẫn đảm bảo về năng suất cho doanh nghiệp. Đăng ký nhận tư vấn thiết lập tổng đài làm việc từ xa cho doanh nghiệp ngay tại đây.