Việc sử dụng tổng đài ảo hiện nay đang là xu hướng mà hầu hết các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Sự xuất hiện của tổng đài ảo đã giúp các doanh nghiệp không chỉ dễ dàng trong việc quản lý, vận hành dịch vụ chăm sóc khách hàng mà còn giúp cho việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Vậy doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê tổng đài? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp cho câu hỏi này.

1.Tổng đài ảo là gì? Cách thức hoạt động của tổng đài ảo

Tổng đài ảo là một dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp qua các phần mềm dịch vụ, chỉ cần smartphone, laptop kết nối internet/3G là có thể sử dụng thay vì phải kéo dây từ bưu điện như trước kia. 

  • Doanh nghiệp đăng ký đầu số SIP - Đầu số này cho phép gọi/nhận vô số cuộc gọi cùng lúc trên nhiều loại thiết bị như điện thoại IP, di động, laptop,...
  • Doanh nghiệp chỉ cần kết nối internet/3G, đăng nhập vào phần mềm tổng đài ảo trên điện thoại/máy tính
  • Nghe-gọi điện trực tiếp trên website/ứng dụng tương tự như tính năng gọi video của Facebook/Zalo.

2. Doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê tổng đài ảo

2.1 Doanh nghiệp tự xây dựng tổng đài IP

Ưu điểm:

Khi tự xây dựng tổng đài IP doanh nghiệp có thể chủ động trong khâu quản trị, mở rộng hệ thống, dễ dàng xử lý các vấn đề khi gặp sự cố và không phải duy trì tiền thuê hàng tháng. Doanh nghiệp chỉ cần trả chi phí đầu tư ban đầu về thiết bị và sử dụng lâu dài. Tính bảo mật khi tự xây dựng tổng đài khá cao do không bị can thiệp bởi bên thứ ba. 

Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm khi tự xây dựng tổng đài thì vẫn còn một số các nhược điểm như:

  • Phải đầu tư toàn bộ các thiết bị về tổng đài IP

Với việc tự xây dựng tổng đài đồng nghĩa với việc phải bỏ ra một khoản ngân sách không nhỏ cho việc đầu tư vào điện thoại IP, hệ thống nối, licenses nâng cấp,...Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ phải mất ra một khoản chi phí để thuê một đội ngũ chuyên sâu về thiết lập tổng đài.

Hơn nữa cũng sẽ có rất nhiều chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng như sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị cũng như hệ thống tính cước để đảm bảo vận hành theo kế hoạch.

  • Bị phụ thuộc

Mặc dù không bị can thiệp bởi bên thứ ba nhưng doanh nghiệp sẽ bị phụ thuộc vào độ chuyên môn của đội ngũ quản lý hệ thống tổng đài. Phải đảm bảo lỗi không xảy ra trong quá trình tổng đài hoạt động.

2.2 Doanh nghiệp thuê tổng đài ảo

Một điều doanh nghiệp nhận được khi lựa chọn thuê tổng đài là luôn được cập nhật phần mềm với nhiều tính năng mới. Vậy khi thuê tổng đài ảo sẽ có những ưu nhược điểm nào?

Ưu điểm

  • Tiết kiệm thời gian và công sức của doanh nghiệp 

Tất cả các tính năng nghe gọi, quản lý, lưu trữ thông tin khách hàng CRM,... đều được tích hợp trong một phần mềm duy nhất. Giúp doanh nghiệp xử lý các cuộc gọi nhanh - gọn - chính xác, quản lý chất lượng cuộc gọi nhờ tính năng lưu lịch sử, nghe - ghi âm lại cuộc gọi, chăm sóc khách

  • Tiết kiệm chi phí nhân sự vận hành và duy trì tổng đài

Khi thuê tổng đài doanh nghiệp sẽ không cần tốn quá nhiều chi phí đầu tư bảo trì cho các thiết bị phần cứng hay phải kéo đường truyền điện thoại từ bưu điện đến doanh nghiệp.

Ngoài ra, mọi cuộc gọi qua tổng đài ảo đều được lập trình, cài đặt sẵn. Doanh nghiệp không cần thuê nhân viên giám sát cuộc gọi mà có thể để nhân viên sales trực tiếp làm việc trên hệ thống. Nhờ đó doanh nghiệp giảm tối đa chi phí thuê nhân sự.

  • Tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Lắp đặt tổng đài ảo có một lợi thế mà bất cứ người dùng nào cũng đánh giá cao. Đó là sự linh hoạt trong vận hành và khả năng mở rộng hệ thống cực kỳ đơn giản, dễ dàng.

Khả năng tự thiết lập, trả lời tự động cũng như dễ dàng chuyển cuộc gọi đến các số máy lẻ khác nhau. Nhân viên hoàn toàn có thể tư vấn và chăm sóc các khách hàng của mình mọi lúc mọi nơi chỉ với thiết bị di động đã được cài SoftPhone.

Nhược điểm

Với tổng đài ảo chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào đường truyền Internet. Nếu đường truyền không ổn định có thể dẫn đến hiện tượng rớt cuộc gọi, trì hoãn khi gọi đi, giật, ngắt quãng trong lúc nói chuyện,...

Tổng đài ảo có thể mã hóa cuộc gọi để ghi lại thông tin tự động nên vấn đề bảo mật trong quá trình ghi dữ liệu có thể xảy ra trường hợp mức độ bảo mật bị giảm đi.

3. Lựa chọn thuê tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp quan tâm giải pháp tổng đài ảo, xin mời tham khảo StringeeX - phần mềm Tổng đài Chăm sóc khách hàng đa kênh. Ngoài tính năng lưu trữ dữ liệu khách hàng, StringeeX còn được tích hợp các tính năng của một tổng đài chuyên nghiệp nhằm cung cấp một giải pháp kinh doanh toàn diện cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Điểm đặc biệt ở StringeeX là phần mềm này được sử dụng online trên nền tảng website, không cần cài đặt và thiết lập phức tạp, dữ liệu cũng được đồng bộ hóa. Mỗi doanh nghiệp, đơn vị sử dụng có thể đăng ký nhiều tài khoản khác nhau sau đó kết nối và phân quyền các tài khoản này theo phân công công việc.

Các doanh nghiệp, người kinh doanh có thể sử dụng StringeeX vào những công việc như:

  • Lưu trữ thông tin khách hàng, xem nhật ký chăm sóc khách hàng,...
  • Gọi điện TRỰC TIẾP TỪ WEBSITE đến khách hàng sử dụng headphone hoặc kết nối máy vi tính với điện thoại bàn. StringeeX có đầy đủ tính năng của 1 tổng đài chuyên nghiệp như tự động điều phối cuộc gọi, tự động hiển thị thông tin khách hàng gọi đến, ghi âm cuộc gọi và lưu trữ,...
  • Cước gọi chỉ bằng 50% so với thông thường, ngoài ra cuộc gọi nội bộ không mất phí.
  • Báo cáo thống kê cuộc gọi khách hàng theo nghiệp vụ tổng đài,...
  • Giám sát thời gian thực

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, việc áp dụng các phần mềm vào công việc kinh doanh là điều không thể thiếu. Tham khảo các dịch vụ của StringeeX để hỗ trợ doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả tại đây