Bộ phận tổng đài là bộ phận không thể thiếu ở nhiều doanh nghiệp hiện nay, giúp tăng sự uy tín, chuyên nghiệp cho thương hiệu, đặc biệt là tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Chính vì thế, việc lựa chọn hình thức tổng đài phù hợp là điều được các doanh nghiệp quan tâm. 

Tổng đài analog là một trong những hình thức tổng đài đầu tiên trên thế giới và còn tồn tại cho đến ngày nay. Bạn đã nghe đến tổng đài analog nhưng chưa hiểu rõ về loại hình tổng đài này? Vậy hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây.

1. Tổng đài analog là gì?

Analog là loại tổng đài điện thoại xuất hiện từ khoảng 20 năm trước, hoạt động dựa trên công nghệ Analog, truyền phát tín hiệu thông qua đường dây bưu điện. Cụ thể, khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ, bưu điện sẽ kéo đường dây đến văn phòng công ty. Bạn sẽ phải trang bị thiết bị phần cứng, chia thành các máy lẻ đến các phòng ban khác nhau nếu muốn sử dụng tổng đài Analog.

2. Tổng đài Analog hoạt động như thế nào?

Tổng đài Analog được trang bị switch hook (móc chuyển đổi), móc này sẽ được gắn vào đường dây điện thoại. Khi móc chuyển đổi được tách ra, đường dây điện thoại sẽ thiết lập kết nối đến mạch truyền dẫn của hệ thống. Khi quay số từ điện thoại Analog, bộ phận truyền dẫn sẽ gửi đi tín hiệu điện tử. Bộ phận chuyển đổi cuộc gọi khi đó sẽ đóng vai trò là thiết bị chuyển đổi tín hiệu, thực hiện chuyển tín hiệu thành thông điệp để gửi đến đầu dây bên kia.

3. Tổng đài Analog bao gồm những gì?

Để tổng đài analog đi vào hoạt động bạn sẽ cần đến những thiết bị sau đây:

Tín hiệu đầu vào

Tín hiệu đầu vào sẽ do bưu điện cấp cho tổng đài điện thoại Analog. Điện thoại Analog hoạt động nhờ việc chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành sóng điện tử với biên độ và tần số khác nhau mà điện thoại nhận được và gửi đến đầu dây bên kia. Hệ thống điện thoại Analog sử dụng công nghệ CSN để tín hiệu được truyền dẫn qua các đoạn dây mắc nối tiếp và tạo thành cuộc trò chuyện.

Thiết bị chuyển mạch Analog

Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu sử dụng mà quyết định số lượng thiết bị chuyển mạch Analog phù hợp, tránh lãng phí.

Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối chính là điện thoại cố định được bán trên thị trường. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ hỗ trợ từ việc đi dây đến từng vị trí đặt máy, cấu hình tổng đài nội bộ cho đến ghi âm nếu cần.

4. Ưu và nhược điểm của tổng đài analog

4.1 Ưu điểm của tổng đài điện thoại analog

Tổng đài Analog là một trong các loại tổng đài lâu đời nhất, được sự tin dùng của vô số doanh nghiệp đến từ đa dạng ngành nghề kinh doanh. Điều đó không hề lạ gì bởi nó sở hữu một danh sách ưu điểm vô cùng nổi bật như sau:

• Cho phép trang bị nhiều máy điện thoại với số nội bộ riêng biệt.
• Miễn phí gọi nội bộ. Nhân viên có thể liên lạc từ phòng/ban này sang phòng/ban khác dễ dàng mà không mất phí.
• Khả năng quản lý thoại nhờ phần mềm tính cước hay sử dụng máy in.
• Chuyển cuộc gọi dễ dàng mà không cần thay đổi vị trí.
• Cài đặt đổ chuông dễ dàng tại bất kỳ điện thoại nào trong nội bộ công ty.
• Khả năng bảo mật cuộc gọi tốt.
• Khả năng thiết lập lời chào tự động theo yêu cầu.
• Vẫn có thể hoạt động mà không cần mạng và điện.

4.2 Nhược điểm của tổng đài Analog

Sở hữu khá nhiều ưu điểm vượt trội là thế, tuy nhiên theo thời gian thì những bất cập, nhược điểm nhất định của tổng đài Analog đã tạo ra cho doanh nghiệp khá nhiều khó khăn và cản trở khi sử dụng:

• Hệ thống tổng đài Analog cần có đường dây điện thoại riêng biệt, không sử dụng được mạng LAN.
• Tính năng hạn chế, chủ yếu chỉ là gọi và nghe.
• Khó khăn khi mở rộng. Nếu muốn mở rộng thì phải nâng cấp phần cứng như nâng cấp loại tổng đài, gắn thêm Card hỗ trợ, kéo thêm line,…
• Trong một thời điểm chỉ thực hiện được một cuộc gọi. 
• Không hỗ trợ API để kết nối phần mềm ERP hay CRM.
• Đường dây thường xuyên bận, điều này khiến bạn có thể bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng.
• Chi phí sửa chữa, nâng cấp và bảo trì hệ thống khá cao.
• Không có khả năng quản lý dữ liệu ghi âm.
• Không thể kết nối các chi nhánh hay chuỗi cửa hàng với nhau.

5. Phân biệt tổng đài Analog và tổng đài IP

So với tổng đài Analog, IP hiện đang là tổng đài được ưa chuộng hơn cả. Đặc biệt là sự lên ngôi của tổng đài ảo nhờ sở hữu nhiều tính năng ưu việt. Sau đây là sự khác nhau giữa tổng đài Analog với tổng đài IP:

Mặc dù vẫn sở hữu nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí gọi nội bộ, khả năng bảo mật tốt…tuy nhiên Analog đang dần bị thay thế bằng tổng đài IP bởi loại tổng đài nội bộ này sở hữu nhiều điểm nổi trội hơn hẳn.

Ở thời điểm hiện tại, nhu cầu về nghe gọi đã trở nên quá cơ bản. Doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số cần một tổng đài hiện đại và đa chức năng hơn để có thể phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau trên cùng một hệ thống quản lý. 

Tổng đài ảo chính là sự thay thế tốt nhất cho doanh nghiệp nào đã, đang và có ý định chuyển đổi hệ thống. Bởi không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lên đến 50% so với tổng đài Analog, tổng đài ảo được tích hợp vô vàn tính năng thông minh, hiện đại giúp tối ưu thời gian, chi phí vận hành và hiệu quả kinh doanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng.

StringeeX là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp phần mềm tổng đài thông minh hoạt động được trên đa kênh, đa nền tảng đang được triển khai tại hơn 1000 doanh nghiệp trên toàn quốc. StringeeX có thể đáp ứng mọi nhu cầu cần thiết cho một tổng đài Call Center hoặc Contact Center hiện đại nhất trên thế giới.

Xin mời trải nghiệm 15 ngày miễn phí dùng thử phần mềm tại đây.