Voice IP (VoIP) là công nghệ hiện đại hàng đầu hiện nay. Nó giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện các cuộc gọi thoại. Vậy VoIP là gì? Hãy cùng tìm câu trả lời qua bài viết sau.

1. VoIP là gì?

VoIP là tên viết tắt của “Voice over Internet Protocol”, hay còn gọi là Voice IP, nghĩa là âm thanh được truyền qua giao thức internet. 

Theo truyền thống, các hệ thống điện thoại cũ truyền tín hiệu thoại bằng cách sử dụng các đường dây điện thoại Analog, do đó nó yêu cầu thiết lập hệ thống dây mạch để thực hiện và nhận cuộc gọi. Trong trường hợp này, một thiết bị phần cứng chuyên dụng được gọi là Private Branch Exchange (PBX) được sử dụng để kết nối các máy lẻ nội bộ với mạng điện thoại công cộng.

Thay vì gửi các gói dữ liệu qua mạng chuyển mạch kênh truyền thống, công nghệ VoIP sẽ chuyển đổi giọng nói thành tín hiệu kỹ thuật số có thể được truyền qua các gói dữ liệu kĩ thuật số internet thông qua mạng cục bộ/ WAN/ cơ sở hạ tầng khác để cho phép gọi điện thoại. 

VoIP sử dụng RTP (giao thức thời gian thực) để đảm bảo rằng các gói này được phân phối kịp thời. Bạn có thể sử dụng cáp ethernet hoặc kết nối WiFi tốc độ cao cho VoIP.

2. Ưu nhược điểm của hệ thống VoIP

Tất nhiên là trong quá trình hoạt động, công nghệ nào cũng sẽ có những điểm mạnh điểm yếu nhất định. Vậy thì ưu nhược điểm của hình thức này là g?

Ưu điểm:

• VoIP có thể dễ dàng cài đặt và bảo trì

Việc cài đặt VoIP diễn ra khá dễ dàng mà không cần đến các thiết bị phần cứng hay dây cáp nào. Công nghệ này sẽ thường được cung cấp bởi các đơn vị phần mềm tổng đài, bạn chỉ cần có kết nối internet, có máy tính và tai nghe tổng đài là có thể sử dụng được. Việc bảo trì hay nâng cấp cũng thuộc trách nhiệm của nhà cung cấp phần mềm.

Lợi ích đi kèm theo đó là bạn đã có thể tiết kiệm được thêm một khoản chi phí đầu tư trang thiết bị phần cứng ban đầu, các chi phí bảo trì hệ thống thường niên, chưa kể còn bị phụ thuộc hệ thống cáp được kéo sẵn và cần có hẳn riêng một kỹ sư quản lý thiết bị này.

• Đầu số điện thoại linh động

Đầu số điện thoại VoIP được coi là số ảo, chỉ cần bạn có mạng là lúc nào cũng có thể nhận và gọi.

• Chức năng tổng đài đa dạng

Các chức năng nâng cao cho phép bạn thiết lập riêng cho tổng đài của công ty mình, bao gồm có: cài đặt lời chào, thông báo, hướng cuộc gọi đến từng bộ phận riêng, chuyển tiếp cuộc gọi sang số khác,…

• Nâng cao hiệu suất và quản lý

Công nghệ VoIP cho phép lưu trữ dữ liệu cuộc gọi nhằm mục đích phục vụ quản lý. Cũng như khi bạn quản lý website, muốn dữ liệu website được lưu trữ thì bạn cần thuê web hosting cho website đó. VoIP cũng cho phép bạn truy cập dữ liệu bất kỳ khi nào muốn. Công nghệ này khắc phục điểm yếu của tổng đài truyền thống khi mà các doanh nghiệp không thể nào kiểm soát hay nắm bắt được dữ liệu cuộc gọi.

• Cho phép tích hợp với các phần mềm quản trị như CRM, HRM,…

Chức năng chính của VoIP vẫn là để gọi điện và nhận cuộc gọi tới. Ngoài ra, VoIP có thể tích hợp với các phần mềm CRM, HRM để dễ dàng truyền tải dữ liệu của cuộc gọi tới các bộ phận liên quan.

Nhược điểm:

• Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào đường truyền Internet và kỹ thuật nén

Dịch vụ VoIP yêu cầu bạn cần có một đường truyền Internet ổn định, tốc độ cao thì mới có thể đảm bảo được tín hiệu đi và đến rõ ràng, sử dụng được nhiều tiện ích hơn. 

Để làm được như vậy thì bạn có thể sử dụng thông qua các công cụ như Cable modem thông qua truyền hình cáp TV, FiOS (Fiber Optic Service), T1, DSL (Digital subscriber line)… dùng qua wifi sẽ ổn định hơn. 

Bạn cũng phải sở hữu thiết bị định tuyến VoIP (VoIP adapter), đóng vai trò của một ATA (Analog Terminal Adapter) hoặc một thẻ VOIP để giúp công ty bạn dùng SIP trunks.

Ngoài ra, chất lượng thoại còn bị ảnh hưởng bởi kỹ thuật nén (được dùng khi muốn tiết kiệm dung lượng đường truyền). Nén dung lượng xuống càng thấp đòi hỏi kỹ thuật càng phức tạp mà chất lượng lại không cao, tốn thời gian xử lý.

• Bị vọng tiếng

Việc nén dung lượng cũng sẽ gây ra độ trễ cho hệ thống VoIP khiến hệ thống phát ra tiếng vọng khi nói chuyện.

• Vấn đề bảo mật thông tin

Internet thường dễ gặp các vấn đề về bảo mật, nên ở mức độ nào đó hệ thống VoIP có tính bảo mật kém hơn điện thoại bàn thông thường.

3. Các thiết bị bạn cần để sử dụng VoIP

• Hệ thống điện thoại VoIP (PBX)

Tổng đài VoIP (Private Branch Exchange) là một hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp tạo điều kiện cho các cuộc gọi điện thoại qua mạng dữ liệu LAN hoặc WAN của công ty thay vì thông qua mạng chuyển mạch kênh.

Tổng đài VoIP có sẵn trong hai tùy chọn triển khai – tại chỗ và dựa trên đám mây . Với giải pháp thoại tại chỗ, phần cứng được cài đặt và chạy tại chỗ tại văn phòng hoặc trung tâm dữ liệu của bạn trong khi hệ thống tổng đài điện toán đám mây được phân phối hoàn toàn qua Internet và được quản lý hoàn toàn bên ngoài bởi nhà cung cấp dịch vụ.

• Điện thoại VoIP hoặc điện thoại IP

Điện thoại VoIP, là điện thoại văn phòng mà bạn có thể sử dụng với hệ thống điện thoại VoIP. Nhìn bề ngoài, chúng không khác nhiều so với điện thoại cố định truyền thống mà bạn tìm thấy ở nhà hoặc trên bàn làm việc. Do đó, nhân viên có thể dễ dàng điều chỉnh và sử dụng điện thoại IP mới này. Một sự khác biệt cơ bản là chúng được hỗ trợ internet, cho dù thông qua WiFi hoặc Ethernet. Chúng được chỉ định địa chỉ IP để hỗ trợ các cuộc gọi qua mạng của bạn.

• Điện thoại di động, máy tính, thiết bị có mạng

Ngoài điện thoại IP, bạn cũng có thể truy cập hệ thống điện thoại VoIP bằng thiết bị di động, máy tính hay các thiết bị có mạng khác có cài đặt ứng dụng VoIP hoặc ứng dụng softphone.

Ngày nay, bạn có thể thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại công việc mọi lúc, mọi nơi bằng chính các thiết bị kết nối Internet của mình mà không lo bị giảm chất lượng cuộc gọi VoIP. Nhân viên không còn bị ràng buộc vào điện thoại bàn và có thể sử dụng bất kỳ thiết bị nào mà không muốn

• VoIP gateways

Một VoIP gateway là một thiết bị phần cứng mà có thể chuyển đổi lưu lượng thoại truyền thống (tương tự hoặc kỹ thuật số) thành các gói dữ liệu, cho phép kết nối giữa cơ sở hạ tầng điện thoại cũ và truyền thông dựa trên IP, đóng vai trò như một cầu nối giữa mạng IP, PSTN (Public Switched Telephone Network) và mạng di động.

4. Các hình thức gọi VoIP phổ biến nhất hiện nay

Có 04 hình thức gọi VoIP đang được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay:

• Máy tính tới máy tính (PC to PC): Đây được xem là một trong những cách dễ sử dụng nhất hiện nay. Bạn chỉ việc cài đặt phần mềm VoIP về máy và thực hiện cuộc gọi trên giao diện máy gọi như bình thường. Hình thức này thường được sử dụng để thiết kế cho một tổng đài nội bộ.
• Máy tính tới điện thoại (PC to Phone): Với cách này, bạn có thể thực hiện đến bất kỳ số điện thoại nào nhưng tất nhiên, bạn phải trả phí. 
• Điện thoại tới máy tính (Phone to PC): Một số nhà cung cấp dịch vụ hiện nay cho phép thực hiện cuộc gọi từ điện thoại đến máy tính. Tất nhiên trên máy tính của người dùng chắc chắn phải cài đặt phần mềm của nhà cung cấp. Cách này cũng là một trong những cách giúp tiết kiệm chi phí khá nhiều so với cuộc gọi đường dài truyền thống như trước kia.
• Điện thoại tới điện thoại (Phone to Phone): Sử dụng các điện thoại VoIP, Skype, Telegram, Messenger… là bạn có thể thực hiện cuộc gọi phone to phone đến bất kỳ số điện thoại nào một cách nhanh chóng nhất.

Tạm kết

Có thể thấy rằng, các dịch vụ VoIP hiện nay đang đóng góp một vai trò quan trọng để giúp các doanh nghiệp có một hệ thống tổng đài tư vấn, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn. Từ đó nâng cao lợi ích và phát triển lâu dài trong con đường kinh doanh. Vì vậy, nếu bạn muốn có ngay cho mình điện thoại VoIP đầy tiện ích cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với StringeeX - Tổng đài CSKH đa kênh để được tư vấn và lắp đặt nhanh chóng!