Nếu doanh nghiệp của bạn đang thực hiện các hoạt động liên quan tới Email Marketing thì chắc hẳn không còn xa lạ gì với khái niệm Bounce Email. Vậy Bounce Email, hay còn gọi là Email hỏng là gì? Làm cách nào để phát hiện và xử lý các Bounce Email để tăng hiệu quả của hoạt động tiếp thị? Cùng StringeeX tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Bounce Email là gì?

Bounce Email, hay còn được hiểu là "email trả lại", là một email không được gửi thành công tới người nhận và bị trả lại cho người gửi. Nguyên nhân của việc Bounce Email có thể do địa chỉ email không đúng, hoặc do hộp thư đến của người nhận đầy, hoặc do server mail của người nhận bị lỗi,...

Bounce Email thường được phân loại thành hai loại: Hard Bounce và Soft Bounce. Hard Bounce xảy ra khi email không thể được gửi đến địa chỉ email vì lý do không thể khắc phục, ví dụ như địa chỉ email không tồn tại hoặc đã bị vô hiệu hóa. Trong khi đó, Soft Bounce xảy ra khi email không thể được gửi đến người nhận tạm thời, ví dụ như hộp thư đến của người nhận quá tải hoặc server mail của người nhận đang bị lỗi.

Việc quản lý Bounce Email là rất quan trọng trong Email Marketing, vì nó cho phép người gửi biết được địa chỉ email nào không hợp lệ và loại bỏ chúng khỏi danh sách gửi. Điều này giúp cải thiện tỷ lệ mở email và giảm khả năng email của bạn bị coi là spam trong tương lai.

2. Những nguyên nhân phổ biến gây ra Bounce Email

2.1. Địa chỉ email không tồn tại

Khi bạn gửi email đến một địa chỉ email không tồn tại, email của bạn sẽ bị bounce trở lại cho bạn. Nguyên nhân này thường xảy ra khi bạn nhập sai địa chỉ email của người nhận hoặc người nhận đã xoá tài khoản email của mình.

Một số thông báo bạn có thể nhận được do nguyên nhân này: “No inbox matches the name”, “The recipient you listed can’t be reached”, “There’s no such user”...

2.2. Hộp thư đã đầy

Nếu hộp thư email của người nhận bị đầy, email của bạn sẽ bị trả lại. Người nhận cần xóa một số email để giải phóng không gian lưu trữ và tiếp tục nhận email.

2.3. Máy chủ email của người nhận không hoạt động

Nếu máy chủ email của người nhận không hoạt động hoặc gặp sự cố, email của bạn sẽ bị bounce trở lại. Nguyên nhân này có thể là do lỗi kỹ thuật hoặc bảo trì.

2.4. Người nhận đã chuyển địa chỉ email

Nếu người nhận đã chuyển địa chỉ email hoặc chuyển sang một nhà cung cấp dịch vụ khác, email của bạn sẽ không gửi thành công được. Nguyên nhân này có thể do sự thay đổi của người nhận hoặc do lỗi trong danh sách liên lạc của bạn.

2.5. Email bị chặn bởi bộ lọc spam

Nếu email của bạn bị chặn bởi bộ lọc spam của nhà cung cấp dịch vụ email của người nhận, bạn sẽ không thể gửi email đi. Nguyên nhân này có thể do nội dung email của bạn bị xem là spam hoặc có quá nhiều từ khóa spam.

2.6. Email bị chặn bởi bộ lọc virus

Nếu email của bạn chứa virus hoặc phần mềm độc hại, email của bạn sẽ bị chặn bởi bộ lọc virus của nhà cung cấp dịch vụ email của người nhận và bị bounce trở lại.

2.7. Quá trình xác thực SPF thất bại

SPF (Sender Policy Framework) là một công nghệ xác thực email giúp ngăn chặn email giả mạo. Nếu cấu hình SPF không đúng, hoặc nếu tên miền không được xác thực, email có thể bị trả lại.

2.8. Quá trình xác thực DKIM thất bại

DKIM (DomainKeys Identified Mail) cũng là một công nghệ xác thực email, giúp đảm bảo rằng email được gửi từ tên miền chính xác và không bị thay đổi.

2.9. Email quá lớn

Nếu email của bạn quá lớn, ví dụ như chứa nhiều tệp đính kèm hoặc hình ảnh, email của bạn có thể bị bounce trở lại. Giới hạn kích thước của email được quy định bởi nhà cung cấp dịch vụ email của người nhận.

2.10. Mạng Internet không ổn định

Nếu kết nối Internet của bạn hoặc của nhà cung cấp dịch vụ email của người nhận gặp sự cố, email của bạn có thể bị bounce trở lại. Nếu email của bạn không được gửi thành công, bạn có thể thử lại sau một thời gian.

2.11. Email bị từ chối bởi người nhận

Nếu người nhận email không muốn nhận email từ bạn hoặc từ địa chỉ email của bạn, họ có thể chặn email của bạn hoặc đưa email của bạn vào danh sách đen. Trong trường hợp này, email của bạn sẽ bị bounce trở lại và bạn cần liên lạc với người nhận để giải quyết vấn đề.

3. Các cách giúp giảm tỷ lệ Bounce Email

3.1. Xây dựng danh sách email chính xác

Để đảm bảo rằng danh sách email của bạn chính xác, bạn nên sử dụng các phương tiện thu thập email hợp lệ và chính xác như các biểu mẫu đăng ký trên trang web, đăng ký qua email, mua hàng, hoặc thu thập thông tin qua các trang web của đối tác. Bạn cần phải chú ý đến các email không hợp lệ như địa chỉ email không chính xác, địa chỉ email không tồn tại, hoặc địa chỉ email đã hết hạn.

3.2. Xác nhận email của người đăng ký

Cách này đòi hỏi người đăng ký phải xác nhận địa chỉ email của họ thông qua việc truy cập vào liên kết xác nhận được gửi qua email. Điều này giúp đảm bảo rằng địa chỉ email của người đăng ký là hợp lệ và đúng.

3.3. Sử dụng dịch vụ xác minh email

Có nhiều dịch vụ xác minh email trực tuyến được cung cấp bởi các công ty chuyên nghiệp. Dịch vụ này sẽ kiểm tra địa chỉ email và xác định xem đó có phải là địa chỉ email hợp lệ hay không. Việc sử dụng dịch vụ này có thể giảm tỷ lệ Bounce Email.

3.4. Sử dụng mẫu email hợp lý

Mẫu email cần phải được thiết kế sao cho nó không bị phát hiện là thư rác hoặc email không mong muốn. Bạn cần sử dụng tiêu đề email hấp dẫn, nội dung email thú vị và hữu ích, và tạo ra một giao diện người dùng thân thiện để tăng khả năng người nhận mở email của bạn. Điều này sẽ giúp giảm tỷ lệ Bounce Email do người nhận không mở email.

3.5. Thực hiện kiểm tra trước khi gửi email

Trước khi gửi email, bạn nên thực hiện kiểm tra các thông tin về địa chỉ email của người nhận và đảm bảo rằng nó là hợp lệ. Bạn cũng nên kiểm tra tiêu đề email, nội dung, định dạng, và phần mềm chống spam của email.

3.6. Thực hiện kiểm tra thường xuyên các địa chỉ email

Bạn nên thực hiện kiểm tra thường xuyên các địa chỉ email trong danh sách email của mình để loại bỏ các địa chỉ email không hợp lệ, bị hết hạn, hoặc đã bị từ chối. Bạn cũng nên cập nhật danh sách email của mình thường xuyên để đảm bảo rằng nó luôn chính xác và hợp lệ.

3.7. Gửi email vào thời điểm thích hợp

Bạn nên gửi email vào thời điểm thích hợp để tăng khả năng người nhận mở email của bạn. Theo nghiên cứu, thời điểm tốt nhất để gửi email là vào buổi sáng hoặc buổi chiều sớm trong ngày làm việc. Bạn cũng nên tránh gửi email vào ngày nghỉ hoặc vào các ngày lễ.

3.8. Cung cấp tùy chọn huỷ đăng ký

Bạn nên cung cấp cho người nhận tùy chọn huỷ đăng ký để họ có thể từ chối nhận email của bạn nếu họ không quan tâm đến nội dung. Điều này giúp giảm tỷ lệ Bounce Email do người nhận không muốn nhận email.

3.9. Tái sử dụng danh sách email cũ

Nếu bạn muốn tái sử dụng danh sách email cũ, bạn nên thực hiện các bước kiểm tra và xác minh để đảm bảo rằng các địa chỉ email trong danh sách của bạn vẫn hợp lệ và chính xác.

3.10. Thực hiện đánh giá hiệu quả

Bạn nên thực hiện đánh giá hiệu quả để đánh giá tỷ lệ Bounce Email và tìm ra nguyên nhân gây ra nó. Bạn cũng nên thực hiện đánh giá hiệu quả để tìm ra các cách để cải thiện chiến dịch email của mình và giảm tỷ lệ Bounce Email trong tương lai.

3.11. Sử dụng phần mềm quản lý email chuyên nghiệp

Một số phần mềm quản lý email được thiết kế chuyên nghiệp có thể hỗ trợ tối đa trong việc thực hiện các chiến dịch chăm sóc khách hàng thông qua Email, giúp giảm đáng kể tỷ lệ Bounce Email. 

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang quan tâm tới giải pháp phần mềm hỗ trợ CSKH đa kênh trong đó Email thì có thể tham khảo StringeeX. Phần mềm StringeeX ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp tối ưu hoá hoạt động chăm sóc khách hàng với hệ thống đa kênh và gói gọn tất cả trong một. Các kênh như Email, Facebook Messenger, Zalo OA, Hotline đều được quản lý thông qua một kênh duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong quá trình chăm sóc khách hàng.

Liên hệ ngay với Stringee để trải nghiệm dịch vụ tổng đài ảo thông minh miễn phí 15 ngày tại đây.

Tạm kết

Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đọc các kiến thức và thông tin hữu ích về Bounce Email, giúp các bạn hiểu được Bounce Email là gì, những nguyên nhân gây ra hiện tượng này và các cách để khắc phục. Hy vọng với những thông tin được đưa ra, quý khách hàng có thể hoàn thành tốt nhất các chiến dịch Email của mình.