Có rất nhiều chiến lược nhằm giữ chân khách hàng mà các doanh nghiệp có thể áp dụng, một trong số đó là chăm sóc khách hàng qua email, chứng tỏ cho khách hàng thấy họ có giá trị đối với doanh nghiệp như thế nào. Trong bài viết sau, StringeeX sẽ cùng bạn tìm hiểu về kênh chăm sóc khách hàng này.

1. Lợi ích của việc chăm sóc khách hàng qua email

Nếu như được các doanh nghiệp chú trọng và phát triển đi đúng hướng thì kênh email sẽ đem lại lợi ích vượt xa mong đợi với chi phí đầu tư thấp. Dưới đây là một số lợi ích của việc chăm sóc khách hàng qua email có thể mang lại cho doanh nghiệp bạn:

1.1. Chăm sóc khách hàng qua email giúp tiết kiệm chi phí một cách tối đa

Email được đánh giá là kênh chăm sóc khách hàng có khả năng tiếp cận một lượng lớn khách hàng với chi phí thấp. Nếu gửi email với số lượng nhỏ, bạn hoàn toàn có thể gửi miễn phí qua Gmail. Đây được cho là một trong những lợi ích nổi bật của việc chăm sóc khách hàng qua email mà doanh nghiệp nhận được.

1.2. Khoanh vùng được nhóm khách hàng mục tiêu

Việc áp dụng kênh chăm sóc khách hàng qua email sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định được những ai đang thực sự quan tâm đến sản phẩm hay những dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp dựa trên mức độ tương tác của họ với email bạn gửi đến như mở thư, nhấp vào link liên kết, hay email lại... Từ đó khoanh vùng và xác định khách hàng mục tiêu một cách chuẩn xác hơn.

Ngoài ra, việc cá nhân hóa đối tượng khách hàng sẽ đảm bảo được các mẫu email chăm sóc khách hàng sẽ có nội dung phù hợp với nhu cầu riêng của từng cá nhân. Giúp doanh nghiệp tạo được thiện cảm với khách hàng và tăng được tỷ lệ tương tác.

1.3. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Với mỗi mẫu thư chăm sóc khách hàng được gửi đi, doanh nghiệp lại có cơ hội tăng sự nhận diện và thương hiệu đối với người tiêu dùng. Việc thường xuyên tạo và giữ liên hệ với khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh hơn so với các đối thủ cùng ngành. Khi khách hàng cần những sản phẩm, dịch vụ thì doanh nghiệp của bạn sẽ có cơ hội lớn để biến khách hàng mục tiêu này trở thành một khách hàng thực sự.

1.4. Các mẫu email chăm sóc khách hàng phong phú, đa dạng về nội dung

Đối với một số hình thức chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp bạn sẽ bị giới hạn về số lượng ký tự cũng như cách trình bày thể hiện nội dung. Tuy nhiên, một số công cụ gửi email hiện nay cho phép bạn thỏa sức sáng tạo, thiết kế các mẫu email bắt mắt, thu hút người xem, gắn nút mua hàng, video, ảnh gif sinh động tuỳ thích. Chắc hẳn điều này sẽ tạo được ấn tượng và tăng cao độ tương tác của khách hàng.

>>> Tham khảo thêm: Mẫu lời chào tổng đài hay áp dụng cho mọi doanh nghiệp

2. Những lưu ý khi chăm sóc khách hàng qua email

2.1. Lựa chọn thời điểm thích hợp để gửi email 

Thời điểm cũng là yếu tố quan trọng khi gửi email chăm sóc khách hàng. Ngoài việc gửi định kỳ để chăm sóc khách hàng trong quá trình tìm hiểu/ sử dụng sản phẩm, bạn nên gửi email cho khách hàng vào dịp lễ Tết, sinh nhật… Đây là dịp thích hợp để bạn gửi lời cảm ơn cùng sự quan tâm của bạn và doanh nghiệp đến họ.

2.2. Ngôn từ dễ hiểu, lịch sự

Email được xem là kênh giao tiếp mang tính chất công việc do đó ngôn từ cũng cần lịch sự, nghiêm túc nhưng cũng tránh sử dụng những từ phức tạp, màu mè, chuyên ngành làm khách hàng cảm thấy khó chịu hoặc không hiểu được ý bạn muốn truyền đạt.

2.3. Phản hồi email của khách hàng nhanh chóng

Phản hồi email của khách hàng nhanh chóng sẽ thể hiện sự tôn trọng mà doanh nghiệp dành cho họ. Tiêu chuẩn về thời gian phản hồi email khách hàng là trong vòng 01 ngày làm việc. Tuy nhiên, đối với những vấn đề quan trọng, cấp bách thì bạn phải trả lời ngay lập tức.

2.4. Đặt tiêu đề email có chứa thông tin

Một điều cấm kỵ khi gửi email là bỏ trống tiêu đề. Tiêu đề là phần quan trọng để bạn tóm gọn tối đa nhất về nội dung của email. Vậy nên những email không có tiêu đề thường bị khách hàng bỏ qua, không để ý và đọc. 

2.5. Mở đầu email bằng lời chào hỏi mang tính cá nhân

Hãy thể hiện sự chân thành của bạn đến khách hàng. Nếu email được gửi đi từ email cá nhân của bạn thì bạn không nên dùng các từ ngữ trang trọng như “quý khách hàng”, “khách hàng” hoặc “bạn” mà thay vào đó là tên khách hàng kèm với “anh/chị” để trở nên gần gũi hơn.

3. Mẫu content chăm sóc khách hàng qua email thường dùng nhiều nhất

Mẫu email chào mừng khách hàng 

Thân chào [name],

Chúc mừng bạn đã đăng ký thành công tài khoản sử dụng StringeeX - Phần mềm CSKH đa kênh được phát triển bởi Stringee và đang được 1000+ doanh nghiệp sử dụng. 

Sở hữu phần mềm StringeeX trong tay, bạn có thể: 

Tự động chia cuộc gọi cho nhân viên tiếp nhận theo: nhóm/phòng ban, kỹ năng, nhân viên phụ trách khách hàng đó,... hạn chế việc phải chuyển tiếp cuộc gọi qua nhiều kênh, nhiều người.

Tích hợp tính năng video call, live-chat ngay trên Website, khách hàng chỉ cần click-to-call trên website là có thể gọi ngay tới bộ phận CSKH nhanh chóng mà không cần thao tác bấm số.

Quản lý tập trung dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn như Facebook, Zalo OA, live-chat… về một nền tảng duy nhất để không bỏ lỡ thông tin khách hàng hay khách hàng phải để lại thông tin nhiều lần.

Hiển thị toàn bộ thông tin về khách hàng ngay khi họ gọi đến giúp nhân viên nhanh chóng nắm được lịch sử, trạng thái khách hàng, từ đó cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng.

Và hơn 100 tính năng khác....

Để tìm hiểu thêm về StringeeX và những tính năng hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, mời bạn truy cập bộ tài liệu Hướng dẫn sử dụng của chúng tôi tại đây.

Nếu có bất kì thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua email: cskh@stringee.com hoặc qua fanpage StringeeX - Tổng đài CSKH đa kênh.

Trân trọng cảm ơn!

Mẫu email cảm ơn khách hàng đã mua hàng

Xin chào [name],

Rất cảm ơn bạn đã tin tưởng và lựa chọn bộ sản phẩm ngăn ngừa lão hoá da của chúng tôi.

Đội ngũ công ty mong rằng làn da của bạn sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời và kết quả tích cực khi sử dụng bộ sản phẩm này.

Chúng tôi xin dành tặng bạn mã ưu đãi 10% cho đơn hàng tiếp theo áp dụng trên toàn hệ thống cửa hàng và các kênh bán hàng trực tuyến.

Mời bạn click tại đây để nhận mã ưu đãi.

Mẫu email xác nhận đơn hàng 

Bạn thân mến,

Cảm ơn bạn đã tin dùng bữa ăn trưa bổ dưỡng từ chúng tôi!

Hóa đơn của bạn:

- Cửa hàng: Eatclean 24

- Địa chỉ : số 21 Lê Đức Thọ, Nam Từ Liêm, Hà Nội

- Địa chỉ nhận: số 08 ngõ 15 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội.

- Chi tiết đơn hàng:

1x Bữa trưa healthy

2x Nước ép rau củ

- Tổng tạm tính : 200.000 VNĐ

- Cước phí giao hàng: 15.000 VNĐ

- Bạn phải trả: 215.000 VNĐ

- Hình thức thanh toán : Thanh toán tiền mặt

- Thời gian dự kiến giao hàng : 11h30 - 22/09/2022

Nếu có bất kỳ vấn đề gì, hãy gọi ngay đến tổng đài trợ giúp của chúng tôi tại đây!

Chúc bạn ngon miệng!

Tạm kết

Trên đây là các mẫu nội dung chăm sóc khách hàng qua email mà StringeeX muốn gửi tới bạn đọc, đặc biệt là những doanh nghiệp đang có ý định xây dựng hệ thống CSKH đa kênh. Hy vọng những thông tin bổ ích này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động một cách chuyên nghiệp và nhận được sự yêu mến của khách hàng.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp bạn đang quan tâm tới giải pháp phần mềm hỗ trợ CSKH đa kênh trong đó email, hãy tham khảo phần mềm StringeeX. StringeeX cung cấp hệ thống tổng đài ảo giúp doanh nghiệp nghe - gọi với khách hàng dễ dàng mà không cần đầu tư nhiều trang thiết bị vật lý. StringeeX còn tích hợp cả email giúp doanh nghiệp có thể tương tác/trả lời email của khách hàng ngay trên phần mềm tổng đài. Liên hệ ngay với Stringee để trải nghiệm dịch vụ tổng đài ảo thông minh miễn phí 15 ngày tại đây.