Giao tiếp trong kinh doanh đóng vai trò quan trọng đối với sự hoạt động hiệu quả và thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy giao tiếp trong kinh doanh là gì và có những loại hình giao tiếp trong kinh doanh nào? Hãy cùng StringeeX tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Giao tiếp trong kinh doanh là gì?

Giao tiếp trong kinh doanh là quá trình trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong công ty và các đối tượng bên ngoài như khách hàng, đối tác kinh doanh, nhà cung cấp,...

Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh giúp nhân viên và quản lý tương tác tốt hơn để đạt được mục tiêu của tổ chức và duy trì các giá trị cốt lõi của công ty. Mục tiêu chính là cải thiện quy trình tổ chức, xóa bỏ các rào cản thông tin, giữ cho nhân viên luôn được cập nhật và giảm thiểu sai sót.

Giao tiếp kinh doanh hiệu quả là yếu tố then chốt cho sự thành công và phát triển của mọi tổ chức. Để công ty hoạt động thành công, tất cả quy tắc, giá trị cốt lõi, quy định và chính sách của công ty phải được truyền đạt rõ ràng cho mọi người trong và ngoài tổ chức.

Vậy có những loại hình giao tiếp trong kinh doanh nào phổ biến hiện nay? Hãy cùng StringeeX tìm hiểu trong phần tiếp theo của bài viết nhé!

2. Các loại hình giao tiếp trong kinh doanh cần nắm rõ để thành công

Không có một phương pháp "đúng" duy nhất nào để giao tiếp hiệu quả trong một tổ chức. Tuy nhiên, việc cân nhắc kỹ lưỡng những ưu và nhược điểm của từng phương thức sẽ giúp doanh nghiệp xác định được chiến lược phù hợp nhất cho tổ chức của mình. 

Đôi khi, sự kết hợp nhiều hình thức giao tiếp có thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Dưới đây là 4 loại hình giao tiếp trong kinh doanh phổ biến nhất:

2.1. Giao tiếp hướng lên (Upward communication)

Đây là một loại hình giao tiếp trong kinh doanh mà thông tin sẽ xuất phát từ nhân viên đến quản lý và từ quản lý đến cấp lãnh đạo cao nhất. Phương thức giao tiếp này sẽ giúp ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình từ cơ sở nhân viên.

Ưu điểm:

• Giúp ban quản lý hiểu rõ nhu cầu nhân viên và tạo cảm giác được trân trọng, thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ hơn.
• Phát hiện sớm các vấn đề trước khi leo thang.
• Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng sáng tạo, thúc đẩy sự tiến bộ của công ty.
• Tạo môi trường làm việc thân thiện và hòa thuận.

Nhược điểm:

• Thông tin có thể không chính xác nếu nhân viên không thoải mái khi giao tiếp với quản lý.
• Nhân viên có thể ngại chia sẻ thông tin nếu họ cảm thấy không được lắng nghe hoặc sợ hậu quả.
• Giao tiếp hướng lên chỉ thành công khi có chuỗi lệnh rõ ràng và dễ tiếp cận.

Cách để đạt hiệu quả tối đa trong giao tiếp đi lên:

• Quản lý luôn giữ chính sách mở cửa.
• Thường xuyên trò chuyện và lắng nghe ý kiến của nhân viên.
• Sử dụng nhiều kênh liên lạc để mọi nhân viên đều có thể tiếp cận một cách dễ dàng.
• Tạo môi trường hòa nhập và cung cấp các công cụ thu thập phản hồi ẩn danh như hộp đề xuất, khảo sát, phiên hỏi & đáp, diễn đàn nội bộ hoặc chuỗi email.

2.2. Giao tiếp hướng xuống (Downward communication/Managerial communication)

Giao tiếp hướng xuống là loại hình giao tiếp trong kinh doanh mà thông tin đi từ quản lý đến nhân viên, thông qua một hệ thống phân cấp rõ ràng từ trên xuống.

Ưu điểm:

• Thông tin quan trọng như hướng dẫn, giải thích chi tiết và hướng dẫn có thể được truyền đạt nhanh chóng.
• Dễ dàng ủy quyền trách nhiệm.
• Quản lý được trao quyền phù hợp.
• Dễ dàng củng cố các tiêu chuẩn, quy tắc và hậu quả kỷ luật để duy trì tuân thủ.

Nhược điểm:

• Quá trình truyền đạt thông tin có thể chậm, đặc biệt khi thông tin phải đi qua nhiều cấp bậc.
• Thông tin có thể bị bóp méo hoặc mất chi tiết khi truyền qua các cấp độ.
• Phụ thuộc quá nhiều vào giao tiếp một chiều có thể khiến nhân viên cảm thấy không quan trọng, chán nản hoặc không nhiệt tình.

Cách để đạt hiệu quả tối đa trong giao tiếp đi xuống:

• Giữ vai trò lãnh đạo thoái mái, dễ tiếp cận và đáng tin cậy.
• Cung cấp lịch trình liên lạc để nhân viên coi trọng và ưu tiên thông điệp của bạn, tránh cảm giác quá tải.
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể dễ tiếp cận, duy trì thái độ thân thiện, hỏi han công việc của nhân viên và giữ cửa văn phòng luôn mở.
• Kết hợp giao tiếp hướng lên và hướng xuống để tạo môi trường làm việc tốt hơn.
• Lưu giữ ghi chú chi tiết về nhân viên, cho phép thêm dấu ấn cá nhân vào giao tiếp khi giải quyết các vấn đề cá nhân.

2.3. Giao tiếp ngang hàng (Lateral communication/Technical communication)

Giao tiếp ngang hàng là loại hình giao tiếp trong kinh doanh mà thông tin được trao đổi giữa các bộ phận và nhân viên hoặc các nhà quản lý có cùng cấp bậc trong tổ chức.

Ưu điểm:

• Cần thiết cho việc chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề và phối hợp công việc.
• Đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn, nơi sự phối hợp giữa các bộ phận là cần thiết.
• Tự nhiên và nhanh chóng, không cần sự phê duyệt của cấp trên, thúc đẩy tinh thần làm việc.
• Giúp khắc phục hiểu lầm và xung đột ngay từ đầu, củng cố tinh thần đồng đội.
• Nhân viên cảm thấy được hỗ trợ về mặt tình cảm và xã hội.

Nhược điểm:

• Nhân viên có thể giao tiếp với giọng điệu thiếu chuyên nghiệp, dẫn đến tranh cãi.
• Có thể tạo ra văn hóa “chúng tôi so với họ” nếu không có kênh giao tiếp phù hợp giữa các bộ phận.
• Các nhóm có thể trở nên bảo thủ về nhiệm vụ của mình và chống lại sự can thiệp từ bộ phận khác, làm suy yếu nỗ lực hợp tác.

Cách để đạt hiệu quả tối đa trong giao tiếp ngang hàng:

• Sử dụng trò chuyện video, trò chuyện trực tiếp hoặc cuộc gọi điện thoại để tránh hoặc giải tỏa hiểu lầm.
• Theo dõi bằng email hoặc bản ghi nhớ để củng cố thông điệp và giảm bớt nhầm lẫn.
• Ban lãnh đạo nên tránh khuyến khích tính cạnh tranh giữa các bộ phận và truyền đạt tầm quan trọng của từng nhóm trong tổ chức.
• Sử dụng công cụ quản lý dự án hiện đại để thúc đẩy giao tiếp giữa các bộ phận, giảm bớt rào cản và tắc nghẽn.

2.4. Giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp

Giao tiếp bên ngoài là quá trình truyền thông tin từ bên trong tổ chức ra bên ngoài, đến các đối tượng như khách hàng tiềm năng, khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, đối tác, nhà tài trợ, nhà lập pháp, cơ quan quản lý, phương tiện truyền thông, nhà tư vấn hoặc công chúng.

Ưu điểm:

• Khi thực hiện thành công, giao tiếp bên ngoài nâng cao danh tiếng và sự quan tâm từ các bên liên quan và khách hàng.
• Liên quan trực tiếp đến việc giao tiếp với khách hàng và xây dựng mối quan hệ bền vững, do đó chất lượng giao tiếp này rất quan trọng.
• Giúp các doanh nghiệp bên ngoài, khách hàng, đối tác, nhà đầu tư hiểu và quen thuộc với doanh nghiệp của bạn. Giao tiếp cẩn thận và chính xác góp phần quan trọng vào sự phát triển của công ty.

Nhược điểm:

• Khi thực hiện kém, giao tiếp bên ngoài có thể gây ra thông điệp mâu thuẫn, làm tổn hại đến danh tiếng của công ty.
• Một sai sót nhỏ, thiếu đối tượng mục tiêu hoặc trích dẫn bất cẩn có thể hủy hoại cả chiến dịch tiếp thị, gây ảnh hưởng tiêu cực lâu dài đến sự thành công của công ty.
• Nếu không có giao tiếp nội bộ tốt, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc tạo ra giao tiếp hiệu quả với bên ngoài.

Cách để đạt hiệu quả tối đa trong giao tiếp với khách hàng, đối tác bên ngoài:

Hãy thẳng thắn và đi vào vấn đề; xác định đối tượng chính của cuộc giao tiếp và giá trị họ mong đợi. Hãy nhớ rằng họ muốn biết: "Thông tin này về cái gì?" và "Có lợi ích gì cho tôi?".

Tham khảo thêm: Cách xây dựng kịch bản tiếp cận khách hàng chi tiết đem lại hiệu quả cao

Hiện nay, nhiều nhân viên bán hàng và doanh nghiệp vẫn sử dụng cách gọi điện truyền thống qua điện thoại di động của công ty hoặc của chính nhân viên để liên hệ với khách hàng. Phương pháp này chỉ phù hợp với các đội bán hàng quy mô nhỏ, dưới 5 người.

Đối với các đội bán hàng quy mô lớn từ 10, 20 đến 50 người, phương pháp này sẽ gây khó khăn cho người quản lý trong việc kiểm soát chất lượng cuộc gọi. Hơn nữa, nhân viên có thể lưu trữ thông tin khách hàng trên điện thoại cá nhân, dẫn đến rủi ro thất thoát dữ liệu khi họ nghỉ việc.

Thiếu dữ liệu khách hàng thống nhất cũng làm giảm trải nghiệm cá nhân hóa của khách hàng. Khách hàng muốn được tư vấn dựa trên nhu cầu của họ, không phải những gì doanh nghiệp muốn bán. Nhưng làm sao nhân viên có thể tìm được thông tin đó từ chiếc điện thoại cá nhân?

Giải pháp cho vấn đề này là StringeeX - Tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh:

• Dễ dàng thực hiện cuộc gọi ngay cả trên máy tính hoặc từ bất cứ đâu có kết nối mạng.
• Nhân viên có thể xem thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, và các ghi chú từ hệ thống để tạo trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng.
• Tự động lưu trữ dữ liệu cuộc gọi, bao gồm file ghi âm, thông tin khách hàng, và thông tin nhân viên bán hàng.
• Cung cấp báo cáo và các chỉ số đánh giá chất lượng cuộc gọi, giúp nhân viên và quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả.

Đăng ký dùng thử StringeeX miễn phí 10 ngày tại đây để trải nghiệm: 

Tạm kết

Bài viết trên đây đã cung cấp các thông tin rất chi tiết về các loại hình giao tiếp trong kinh doanh phổ biến nhất hiện nay. Việc hiểu rõ về ưu điểm, nhược điểm và cách để giao tiếp hiệu quả từng loại hình sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ nhân vân. StringeeX hy vọng rằng bài viết sẽ giúp ích được cho quý doanh nghiệp trong giao tiếp kinh doanh.