Phần mềm ERP là gì? Các module tính năng cần có ở phần mềm ERP

Phát hành 2022-12-26
DANH MỤC:

Phần mềm ERP ngày nay đã được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng, nó là bộ công cụ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng trong quá trình hoạt động và vận hành doanh nghiệp đồng thời đây cũng là xu hướng không thể đi ngược lại của doanh nghiệp. Cùng StringeeX tìm hiểu về phần mềm ERP cũng như những lợi ích mà nó đem lại qua bài viết dưới đây.

1. Phần mềm ERP là gì?

ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. 

Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,...

Một hệ thống ERP cơ bản sẽ bao gồm các module sau:

  • Quản lý mua hàng: Lập và quản lý kế hoạch mua hàng, yêu cầu mua hàng; Quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng/hợp đồng mua; Theo dõi công nợ nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng.

  • Quản lý bán hàng: Lập và quản lý báo giá, đơn hàng, hợp đồng trên phần mềm; Quản lý đơn hàng và theo dõi tiến trình đơn hàng/hợp đồng bán; Quản lý các công nợ khách hàng, lập báo cáo bán hàng; Theo dõi công nợ các nhà cung cấp, lập báo cáo mua hàng….

  • Quản lý hàng tồn kho: Quản lý nhập – xuất – tồn kho; Quản lý kho theo nhiều tiêu thức (lô, hạn sử dụng, vị trí…), Báo cáo tồn kho.

  • Quản lý Kế toán – Tài chính – Bán hàng: Về chức năng kế toán, vẫn có sự khác biệt giữa phần mềm kế toán thông thường và kế toán trong ERP, tuy nhiên các phần mềm đều có thể giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát được tài chính và các công việc liên quan.

  • Lập kế hoạch sản xuất: Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nguyên vật liệu. 

  • Báo cáo quản trị: Báo cáo phân tích lợi nhuận theo kỳ; Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh quý/năm; Báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng…

2. Phần mềm quản trị ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?

Phần mềm ERP đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng cần cân nhắc thêm các vấn đề trước khi đưa vào sử dụng. Để xác định xem doanh nghiệp của mình đã cần sử dụng ERP hay chưa, bạn có thể dựa trên các dấu hiệu sau:

  • Doanh nghiệp của bạn đang có một lương các giao dịch “khổng lồ”, quy mô lớn và khó khăn trong việc quản lý thì phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh được những rủi ro không đáng có.

  • Tình trạng sai sót trong khi nhập liệu thường xuyên xảy ra. Ví dụ như: số lượng hoàng hóa chênh lệch, sai tỷ giá, giao nhầm đơn hàng, thông tin hóa đơn lẫn lộn,hông xác định được hàng tồn kho hoặc số lượng quá lớn, nhiều khách hàng khiếu nại về chất lượng dịch vụ, sản phẩm.

  • Bộ máy quản lý cồng kềnh, không linh động trong công việc.

  • Khó khăn khi sử dụng các ứng dụng hoặc công cụ rời rạc để quản lý. Tốn nhiều chi phí nhưng không đem lại hiệu quả

  • Các doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, đem lại hiệu quả tức thì có thể áp dụng ERP để hỗ trợ điều hành và quản lý công việc.

3. Lợi ích của việc đầu tư phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Lưu trữ và kiểm soát thông tin khách hàng

Toàn bộ thông tin về khách hàng bao gồm thông tin cơ bản, thông tin liên hệ, đơn hàng, … đều được lưu trữ chung trên một nền tảng và được bổ sung liên tục khi khách hàng tiếp cận các kênh khác nhau của doanh nghiệp. 

Các bộ phận liên quan đều có thể truy cập và sử dụng các thông tin này cho công việc của mình như xây dựng chiến dịch marketing, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ mua hàng…

Gia tăng hiệu suất quá trình sản xuất, cung ứng sản phẩm và dịch vụ

Hệ thống ERP có thể trực tiếp tham gia hoặc thúc đẩy tự động hóa một số khâu trong quy trình sản xuất, cung ứng các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Nhờ sử dụng một nền tảng chung, các quy trình này sẽ được xây dựng và tiếp nối một cách khoa học, hợp lý giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí, nhân sự và gia tăng năng suất công việc.

Đồng thời, những người phụ trách công việc quản lý cũng có thể theo dõi sát quy trình vận hành, dễ dàng theo dõi các số liệu thực tế mà không cần phải đi kiểm tra từng khâu, từng bộ phận.

Tăng hiệu quả quản lý dự án

Hệ thống ERP tạo ra một nền tảng phù hợp để bạn có thể quản lý hiệu quả mỗi dự án. Từng công việc trong dự án bao gồm vấn đề tài chính, triển khai, theo dõi tiến độ, báo cáo kết quả đều được tổng hợp chung trên phần mềm. ERP còn hỗ trợ người dùng thiết lập các báo cáo dự án, báo cáo tài chính theo mẫu tiêu chuẩn.

Như vậy, người quản lý có thể giảm bớt thời gian kiểm tra, đối chiếu từng công đoạn trong dự án, có thể theo dõi trực quan về tiến độ thực hiện, phân tích cụ thể các vấn đề tồn tại và dễ dàng đưa ra các phương án xử lý phù hợp. 

Kiểm soát tài chính, giảm chi phí

ERP thiết lập các form thông tin chi tiết giúp theo dõi chính xác về từng khoản thu chi, hỗ trợ kiểm tra các khoản thu chi dựa trên số lượng mua/ bán/ trữ hàng, tính toán lương bổng và chi phí phúc lợi nhân viên, theo dõi tiến độ đầu tư, thu lời của từng dự án…

Các tính năng này giúp người quản lý kiểm soát tài chính chặt chẽ, loại bỏ các khe hở trong việc sử dụng ngân sách, giúp định hướng các biện pháp cắt giảm chi phí phù hợp.

Gia tăng hiệu quả giao tiếp nội bộ

Phần mềm doanh nghiệp ERP sẽ thúc đẩy quá trình tương tác, giao tiếp các thành viên trong công ty chứ không chỉ riêng trong nội bộ từng phòng ban. Giao tiếp thuận lợi sẽ giúp các thông tin được truyền đi nhanh chóng, liên kết giữa các bộ phận trở nên dễ dàng hơn và nhờ vậy các hoạt động chung của công ty có thể tiến hành đồng bộ và hiệu quả.

4. Phân biệt sự khác nhau giữa ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ

Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa đang ưa chuộng việc sử dụng đơn thuần các giải pháp phần mềm riêng lẻ, phục vụ cho các hoạt động chuyên môn tại từng bộ phận như: kế toán, bán hàng, kho vận. Nếu như trước đây việc vận hành doanh nghiệp bằng các phần mềm riêng lẻ được xem là giải pháp linh hoạt, tiết kiệm và hiệu quả, thì ở thời điểm hiện tại cách vận hành được đánh giá đã kém hiệu quả và lỗi thời trong chuyển đổi số nói chung. 

Sự khác biệt cơ bản nhất giữa ERP và các phần mềm quản lý riêng lẻ chính là sự tích hợp, thống nhất. Thông thường mỗi phòng ban trong cùng một công ty sẽ sử dụng phần mềm quản lý độc lập, ví dụ như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm bán hàng,…

Việc chuyển thông tin giữa các bộ phận, phòng ban này thường thực hiện bằng phương pháp thủ công. Hình thức trao đổi thông tin này rất khó kiểm soát, hơn nữa không đảm bảo tính bảo mật, hiệu suất thấp.

Phần mềm ERP hoàn toàn giải quyết được bài toán này khi nó cung cấp các module đầy đủ chức năng tương tự như những phần mềm quản lý riêng lẻ. Điểm khác biệt tiếp theo của hệ thống phần mềm ERP là nó thu thập các thông tin chi tiết từ nhiều bước trong quy trình khác nhau, từ đó gia tăng hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.

Mặc dù thời gian triển khai khá lâu, có thể kéo dài từ vài tháng đến hơn 1 năm, tuy nhiên nếu tích cực triển khai và duy trì một cách hợp lý thì ERP có thể trở thành hệ thống lý tưởng cho hầu hết mọi doanh nghiệp Việt Nam trong tương lai.

5. Các phần mềm ERP phổ biến hàng đầu trên thế giới hiện nay

Microsoft Dynamic

Với sự kết hợp giữa hệ thống CRM và ERP, Microsoft Dynamic đã mang đến cho người dùng một phần mềm bán hàng kết hợp marketing. Các nhà quản lý có thể dễ dàng lập được kế hoạch dựa theo báo cáo ngày, tháng, quý,... giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển.

Phần mềm hỗ trợ triển khai trên nền tảng iOS, Android. Phần mềm này giúp cho người dùng làm việc kể cả khi mất mạng. Những dữ liệu offline này sẽ được tự động đồng bộ hóa một khi thiết bị bạn kết nối với mạng. 

MISA

MISA là thương hiệu phát triển phần mềm lâu đời trong nước, do đó các phần mềm do MISA thiết kế phù hợp với phần đa nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp trong nước. Nó giúp các nhà quản lý dễ dàng liên kết các phòng ban như: Bán hàng - Nhân sự - Kế toán - Điều hành. Hiện MISA đã được hàng nghìn doanh nghiệp trong nước tin dùng. 

MISA cung cấp các báo cáo tự động và mọi lúc mọi nơi giúp nhà quản lý nắm được những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải một cách kịp thời. Giá cả phần mềm hợp lý và hấp dẫn những doanh nghiệp Việt Nam. Ngoài ra, phần mềm có tiếng Việt, phù hợp và dễ dàng sử dụng.

Oracle

Oracle ra đời nhằm cung cấp ứng dụng và hệ thống ERP cho các doanh nghiệp có phòng ban tài chính, nhân sự, bán hàng, sản xuất... Các doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn đều có thể sử dụng Oracle. Các báo cáo trên Oracle luôn được cập nhật tức thời, giúp người quản lý nắm rõ tình trạng hoạt động của các phòng ban.

Business One

Business One phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, thích hợp với doanh nghiệp thuộc lĩnh vực kế toán, bán hàng và sản xuất. Ngoài ra, Business One còn giúp nhà quản lý lập kế hoạch, dự báo được dòng tiền trong tương lai và nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Là một phần mềm từ Đức những phần mềm lại tích hợp rất nhiều ngôn ngữ và giúp khách hàng giao dịch đa tiền tệ. Ngoài ra, phần mềm còn có một hệ thống đội ngũ hỗ trợ từ xa, giúp doanh nghiệp giải quyết những lỗi của phần mềm và cập nhật những phiên bản mới nhất.

Openbravo

Openbravo là một phần mềm quản lý đa kênh cho các doanh nghiệp bán lẻ được phát triển tại Tây Ban Nha. Nhờ vào mã nguồn mở, Openbravo chạy mượt trên hầu hết các loại trình duyệt. Kết hợp giữa ERP và CMS, phần mềm giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát tốc độ bán và chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Openbravo lưu trữ tất cả những dữ liệu của doanh nghiệp trên đám mây, bạn sẽ dễ dàng tìm lại báo cáo theo mốc thời gian bạn muốn. Ngoài ra, nó còn giúp bạn phân tích dòng tiền, kiểm kê tồn kho để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch cho doanh nghiệp trong tương lai.

Tạm kết

Mong rằng với những thông tin về phần mềm ERP là gì ở bên trên sẽ hữu ích đối với các bạn trong việc lựa chọn và áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình. 

Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến phần mềm chăm sóc khách hàng và bán hàng có hỗ trợ tích hợp trên các hệ thống CRM/ERP xin mời tham khảo phần mềm StringeeX. 

Việc tích hợp thêm phần mềm chuyên biệt về CSKH và bán hàng sẽ giúp hệ thống ERP của doanh nghiệp tăng thêm sức mạnh, dễ dàng đồng bộ dữ liệu khách hàng trên các kênh bán hàng và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, bản thân doanh nghiệp cũng không mất nhiều thời gian và nguồn lực cho việc phát triển một phần mềm CSKH đa kênh được đánh giá là có độ khó cao.

Quý doanh nghiệp quan tâm phần mềm chăm sóc khách hàng và bán hàng đa kênh StringeeX xin mời đăng ký tại đây.

Bắt đầu dùng thử 15 ngày

Để trải nghiệm nền tảng quản lý và chăm sóc khách hàng

Dùng thử miễn phí