Việc gửi thư cảm ơn khách hàng, đối tác trong kinh doanh là hoạt động vô cùng thiết thực và quan trọng. Chỉ bằng những thiệp cảm ơn nho nhỏ nhưng bạn có thể bày tỏ được sự biết ơn dành cho khách hàng của mình. Cùng theo dõi ngay  những mẫu thư cảm ơn đối tác, khách hàng hay và ý nghĩa nhất nhé.

1. Gửi lời cảm ơn tới khách hàng mang lại lợi ích gì?

Gửi lời cảm ơn tới khách hàng, doanh nghiệp chắc chắn sẽ nhận về được nhiều hơn một lời cảm ơn:

– Là công cụ quảng bá hiệu quả: Đối với khách hàng, thử cảm ơn là một lời tri ân của doanh nghiệp mà bạn muốn dành tặng đến họ vì họ đã luôn ủng hộ, quan tâm, tin tưởng sử dụng sản phẩm dịch vụ. Khách hàng sẽ ấn tượng và nhớ đến bạn, rất có thể họ sẽ giới thiệu sản phẩm của bạn cho những người xung quanh vì chất lượng dịch vụ tốt.

– Dễ dàng giải quyết khi gặp sự cố: Khi viết thư cảm ơn gửi tới khách hàng, doanh nghiệp sẽ tạo được ấn tượng tốt với khách hàng. Từ đó, nếu có lỡ xảy ra sai sót phát sinh nào, bạn có thể nói khéo với họ thì họ cũng sẽ bỏ qua những lỗi nhỏ đó. Ví dụ: trong quá trình bán hàng, bạn lỡ bán nhầm cho khách, lúc này bạn xin lỗi họ và nói khéo kèm theo gửi thư cảm ơn. Nếu sai sót này không đáng kể họ sẽ bỏ qua cho bạn và cũng đánh giá dịch vụ bên bạn là chất lượng.

– Giúp khách hàng thấy được sự chuyên nghiệp của bạn: Lời cảm ơn từ lâu vốn được coi là một nét văn hoá của người lịch sự. Khi gửi lời cảm ơn tới khách hàng, bạn đã xây dựng một hình ảnh tinh tế và lịch sự trong mắt đối tác, khách hàng. Điều này còn góp phần làm tăng cả sự uy tín, sự chuyên nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

>>> Tham khảo thêm bài viết: Cách viết mẫu thư xin lỗi khách hàng hay nhất

2. Những lỗi cần tránh khi gửi thư cảm ơn khách hàng

Để thư cảm ơn đạt được mục đích đã đặt ra, trước khi gửi thư cho khách hàng, người gửi cần chú ý tránh một số lỗi sau:

Nội dung mang tính chung chung

Một bức thư cảm ơn chung chung sẽ làm cho người nhận cảm thấy không thật lòng, nhàm chán hoặc nặng nề hơn có thể phản tác dụng. Một nội dung được cá nhân hóa, ngắn gọn, chi tiết và tập trung sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.

Thời điểm gửi thư không thích hợp

Ngoài nội dung, thời điểm gửi thư cũng là yếu tố quan trọng để thư cảm ơn phát huy tác dụng. Chẳng hạn, các nhà hàng, khách sạn nên gửi thư cảm ơn khách hàng ngắn gọn trong vòng 24 giờ sau khi họ kết thúc trải nghiệm của mình sẽ phù hợp hơn.

Lỗi chính tả

Tất cả các loại văn bản đều cần có sự chỉn chu và chính xác về mặt ngôn từ, đặc biệt là chính tả. Đúng chính tả không chỉ làm cho nội dung chuyên nghiệp, chân thành hơn mà còn là một cách thể hiện sự tôn trọng với người đọc.

Mặc dù chỉ là những sai lầm nhỏ trong câu nói cảm ơn khách hàng hay nhưng có thể tạo cảm giác khó chịu và để lại ấn tượng không tốt cho người nhận.

Sử dụng những mẫu thư cảm ơn khách hàng thiếu sáng tạo riêng

Như đã phân tích ở phần trước, thư cảm ơn chính là một công cụ trong hoạt động marketing của doanh nghiệp, do đó, thư cảm ơn cũng cần được đầu tư về ý tưởng, sự sáng tạo và gây được ấn tượng với khách hàng.

Nếu không có đủ thời gian và nguồn lực, bạn hoàn toàn có thể sử dụng mẫu thư cảm ơn khách hàng sẵn có. Tuy nhiên, cần tùy chỉnh sao cho phù hợp với mục đích và đối tượng nhận thư.

Gửi một mẫu thư đến tất cả các khách hàng

Đối với những doanh nghiệp có dữ liệu khách hàng lớn, việc gửi cùng một mẫu thư là điều được ưu tiên thực hiện vì vừa nhanh chóng vừa tiết kiệm. Nhưng cần lưu ý cá nhân hóa nội dung thư sao cho khách hàng cảm thấy họ là người đặc biệt và luôn được doanh nghiệp quan tâm.

Ngoài hình thức gửi thư cảm ơn khách hàng, doanh nghiệp có thể gọi điện trực tiếp để cảm ơn khách hàng. Cách làm này không những thể hiện sự chân thành, chuyên nghiệp từ phía doanh nghiệp mà còn tăng tỉ lệ phản hồi của khách hàng.

Doanh nghiệp có nhu cầu giao tiếp với khách hàng thường xuyên xin mời tham khảo phần mềm tổng đài StringeeX - một trong những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng hiện đại nhất hiện nay. StringeeX cung cấp đầy đủ tính năng nghe-gọi cơ bản, đi kèm với đó là các tính năng nâng cao hỗ trợ nâng cao hiệu suất gọi và quản lý hiệu quả hoạt động của tổng đài.

Ngoài ra, để tăng độ uy tín cho mỗi cuộc gọi, StringeeX cũng hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký dịch vụ Voice Brandname của các nhà mạng. Dịch vụ này cho phép hiển thị tên doanh nghiệp trên màn hình nhận cuộc gọi của khách hàng, từ đó tăng tỉ lệ bắt máy.

>>> Doanh nghiệp quan tâm xin mời đăng ký nhận tư vấn tại đây:

3. Các mẫu thư cảm ơn khách hàng

Thư cảm ơn khách hàng mua sản phẩm, sử dụng dịch vụ

[Tên khách hàng] thân mến,

[Tên thương hiệu] cảm ơn bạn đã lựa chọn sản phẩm [Tên sản phẩm]. Hy vọng rằng chất lượng mà sản phẩm mà lại sẽ làm bạn cảm thấy hài lòng. Mong rằng [Tên thương hiệu] sẽ được tiếp tục phục vụ bạn trong những lần sau.

Trân trọng,

[Tên thương hiệu]

Thư cảm ơn khách hàng, đối tác

Kính gửi quý đối tác

Lời đầu tiên, cho phép [Tên thương hiệu] thay mặt ban lãnh đạo cùng toàn thể đội ngũ nhân viên xin gửi lời cảm ơn trân thành nhất đến quý đối tác đã đồng hành, hợp tác và ủng hộ công ty của chúng tôi trong thời gian qua.

Với mục tiêu xây dựng và phát triển thương hiệu uy tín, chất lượng, chúng tôi luôn đặt lợi ích của quý đối tác lên hàng đầu và sự yêu mến, hỗ trợ của quý đối tác chính là thành tựu lớn nhất mà chúng tôi đạt được.

Một lần nữa, [Tên thương hiệu] gửi lời tri ân sâu sắc và cảm ơn trân thành đến quý đối tác. Kính chúc quý đối tác sức khoẻ, thành công và hạnh phúc. Chúc mối quan hệ giữa [Tên thương hiệu của bạn] và [Tên thương hiệu đối tác] ngày càng bền chặt.

Trân trọng

[Tên thương hiệu]

Thư cảm ơn khách hàng có phản hồi tốt về doanh nghiệp

Kính gửi, quý khách hàng [Tên khách hàng] thân mến,

Cảm ơn bạn đã dành ra thời gian quý báu của mình để chia sẻ và phản hồi lại trải nghiệm của mình với [tên thương hiệu]/[tên sản phẩm hoặc dịch vụ]. Chúng tôi rất vui mừng khi đã giúp bạn thực hiện được [mục tiêu của khách hàng].

Những phản hồi của bạn chính là động lực để chúng tôi có thể hiểu thêm về kỳ vọng của bạn để trong tương lai, sản phẩm được cải tiến tốt hơn.

Xin chân thành cảm ơn quý khách hàng đã dành thời gian cho [Tên thương hiệu]

Trân trọng

[Tên thương hiệu]

Thư cảm ơn khách hàng có phản hồi chưa tốt về doanh nghiệp

Xin chào [tên khách hàng],

Chúng tôi vô cùng cảm kích về những chia sẻ của bạn về [sản phẩm hoặc dịch vụ] và trân thành xin lỗi sau khi biết được bạn chưa hài lòng về [sản phẩm hoặc dịch vụ] của chúng tôi. 

[Tên thương hiệu] đã ghi nhận phản hồi để cải tiến [sản phẩm/dịch vụ]. Một lần nữa, chúng tôi xin trân thành xin lỗi bạn về sự thiếu sót này. 

[Tên thương hiệu] xin gửi tặng bạn voucher mua sắm trị giá 500.000đ trong lần mua tiếp theo vì những đóng góp của bạn cho sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Hi vọng [tên thương hiệu] sẽ được tiếp tục phục vụ bạn trong thời gian tới. 

Nếu bạn còn thắc mắc về bất cứ vấn đề gì, hãy chia sẻ hoặc email cho chúng tôi. 

Trân trọng,

[Công ty/Tên]

Tạm kết

Dành lời cám ơn cho khách hàng là một hoạt động không thể thiếu trong quy trình chăm sóc khách hàng. Ngoài việc gửi thư cảm ơn, bạn có thể gửi lời nhắn SMS hoặc gọi điện cảm ơn và xin phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Có rất nhiều phương thức giao tiếp có thể giúp bạn làm điều này một cách hiệu quả nhất.

StringeeX Contact Center là phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng trên đa kênh. Với StringeeX, bạn có thể hiện thực hoá các ý tưởng chăm sóc khách hàng một cách tự động như tạo chiến dịch gửi hàng loạt tin nhắn SMS hay gọi điện tới khách hàng để gửi lời cảm ơn vào các dịp quan trọng, thông báo về một chương trình ưu đãi hay khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng. 

Thông tin khách hàng để lại trên các kênh giao tiếp của doanh nghiệp như Zalo OA, Fanpage, Live-chat, Hotline cũng sẽ được tập trung và xử lý chăm sóc trên một phần mềm duy nhất.

StringeeX được trang bị hệ thống báo cáo theo thời gian thực về mức độ hiệu quả của chiến dịch nhằm giúp nhà quản lý có công cụ đánh giá trực quan, tổng thể.

Liên hệ ngay với Stringee để trải nghiệm dịch vụ tổng đài ảo thông minh miễn phí 15 ngày tại đây.