So sánh tổng đài IP và tổng đài Analog

Tiêu chí

Tổng đài IP

Tổng đài Analog

Chi phí đầu tư

Chi phí tổng thể thấp, dung lượng càng lớn chi phí càng giảm

- Chi phí tổng đài thấp

- Chi phí cước thoại thấp

- Không chi phí đường dây cáp thoại, không chi phí cáp trục, không giới hạn khoảng cách, dễ bảo trì, sửa chữa khi gặp sự cố

Chi phí tổng thể lớn

- Chi phí tổng đài

- Chi phí máy điện thoại

- Chi phí dây thoại, đi dây, gen, wallplate..

- Chi phí cước thoại cao

- Chi phí bảo trì bảo dưỡng lớn, khó khăn trong việc xử lý sự cố

Khả năng quản lý

Cho phép quản lý từ xa

Quản lý cố định tại nơi lắp đặt

Gọi nội bộ

Hoàn toàn miễn phí, không giới hạn vị trí địa lý.

Miễn phí, giới hạn trong nội bộ công ty

Trả lời tự động

Có (không giới hạn số lượng và thời gian)

Có (giới hạn số lượng và thời gian)

Hàng đợi

Có

Không

Nhạc chờ

Có (không hạn chế)

Có (hạn chế)

Dự phòng

Có

Không

Quản lý và cài đặt

Đơn giản

Phức tạp

Báo cáo

Có (chi tiết)

Có (đơn giản)

 

Chuyển hướng cuộc gọi

Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt)

Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp như VNPT)

Xóa số gọi đến

Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt)

Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp như VNPT)

Gọi hội nghị

Có (cho phép tự cấu hình kích hoạt)

Không (hoặc phụ thuộc vào nhà cung cấp như VNPT)

Thiết lập giờ làm việc

Có (định nghĩa nhiều khoảng thời gian khác nhau)

Không

Mật mã gọi ra

Có (linh hoạt)

Có (hạn chế)

Số lượng người dùng

Không hạn chế

Hạn chế

Kết nối nhiều văn phòng

Có (không giới hạn)

Không

Gọi miễn phí và giảm cước

Có

Không

Ghi âm

Có (không hạn chế)

Không

Cuộc gọi video

Có

Không

Hộp thư thoại

Có

Không

Fax to email

Có

Không

Triển khai

Chỉ cần một hạ tầng mạng duy nhất

Triển khai hạ tầng cáp điện thoại riêng biệt

Mở rộng

Đơn giản, nhanh chóng và chi phí thấp

Phức tạp, chi phí cao

Bảo dưỡng

Nhân viên có thể tự xử lý sau khi được đào tạo

Theo chi phí định kỳ

Khắc phục sự cố

Phục hồi nhanh chóng trong vòng 15 phút

Phức tạp, mất thời gian

Đường truyền

Phụ thuộc vào đường truyền mạng

Thông qua đường dây bưu điện

 

Gợi ý chọn tổng đài phù hợp giúp tăng hiệu quả telesales và chăm sóc khách hàng

Từ bảng so sánh ở trên chúng ta có thể thấy lợi ích "vượt trội" của tổng đài IP so với Analog. Giải pháp tổng đài IP đã được các quốc gia phát triển như: Mỹ, Nhật Bản, Singapore, Hàn Quốc,… sử dụng rất phổ biến. Lợi thế và sức mạnh của tổng đài VOIP là đáp ứng hầu hết nhu cầu của từng doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn với sự chuyên nghiệp, linh hoạt.

Những ưu điểm vượt trội của tổng đài IP (tổng đài ảo) so với tổng đài Analog truyền thống:

  • Không tốn chi phí đầu tư phần cứng tổng đài điện thoại
  • Mở rộng không giới hạn
  • Miễn phí gọi nội bộ toàn quốc 
  • Triển khai rất nhanh chỉ từ 15 - 30 phút 
  • Dễ dàng tích hợp sâu với CRM, ERP, Website…

Xu hướng tất yếu của việc sử dụng một tổng đài IP PBX trong doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến và cần thiết. Giải pháp tổng đài IP khắc phục được triệt để các hạn chế và nhược điểm của Analog đối với doanh nghiệp như: tốn kém chi phí phần cứng và IT vận hành; khó quản lý, khắc phục sự cố mất thời gian do phụ thuộc vào nhà cung cấp,... Những lợi ích của hệ thống tổng đài IP ngày càng tăng mạnh và đã vượt xa tổng đài Analog truyền thống.

Tuy nhiên, số lượng doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay đang dùng tổng đài Analog truyền thống vẫn đang khá lớn, vì vậy lời khuyên được đưa ra là hãy chuyển từ tổng đài Analog truyền thống sang tổng đài IP nhằm tận dụng những tiện ích tối ưu nhất có thể, mà không làm mất đi chi phí đầu tư ban đầu, cũng như những thói quen chưa thay đổi của việc dùng hệ thống tổng đài cũ.

Tạm kết

Triển khai tổng đài IP sẽ làm giảm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, chi phí quản lý, chi phí gọi đường dài, do đó sẽ làm giảm chi phí đầu tư của doanh nghiệp. Hơn nữa, hệ thống được xây dựng trên nền IP, nó tận dụng được cơ sở hạ tầng mạng sẵn có của doanh nghiệp. Hệ thống tổng đài IP cung cấp một loạt các tính năng từ cơ bản đến cao cấp và đó là lợi thế đáng kể so với hệ thống tổng đài truyền thống.

Tham khảo các bước cơ bản thiết lập tổng đài IP, VOIP cho doanh nghiệp tại đây.