Các bước cơ bản thiết lập tổng đài IP, VOIP cho doanh nghiệp của bạn

Phát hành 2020-11-17
DANH MỤC:

1. Giới thiệu về tổng đài IP, VOIP

Tổng đài IP

Tổng đài IP là tổng đài điện thoại được triển khai trên nền tảng internet và sử dụng trên nền tảng mạng Lan mà không cần thi công đường dây riêng. So với tổng đài analog truyền thống cũ thì tổng đài IP có nhiều ưu điểm và tính năng hiện đại hơn như:

  • Sử dụng chung trên nền tảng internet
  • Ghi âm cuộc gọi, và nghe file ghi âm
  • Trả lời tự động IVR
  • Phân phối cuộc gọi thông minh
  • API kết nối với các phần mềm CRM, ERP …
  • Kiểm tra báo cáo lịch sử cuộc gọi

Điện thoại IP hay còn gọi là điện thoại VOIP là điện thoại sử dụng trên nền mạng LAN /MAN/ WAN hay mạng Internet. Sử dụng các gói dữ liệu IP (trên mạng LAN, WAN, Internet) với thông tin được truyền tải là mã hoá của âm thanh. Đây là các điện thoại cho phép thực hiện các cuộc gọi bằng cách sử dụng công nghệ VoIP.

Tổng đài VoIP

Tổng đài VoIP là dịch vụ điện thoại sử dụng nền tảng IP để thực hiện cuộc gọi đến bất kỳ đầu số nào trên khắp thế giới. Chỉ cần lắp đặt đơn giản từ phía cung cấp dịch vụ kèm theo kết nối Internet là doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo để tư vấn và bán hàng rồi.

Dịch vụ này được lắp đặt bằng cách đó là doanh nghiệp sẽ trang bị điện thoại IP hoặc tận dụng điện thoại analog có sẵn kết nối đến thiết bị VoIP Gateway. Sau đó nhà cung cấp dịch vụ sẽ bàn giao các phần mềm và cấu hình chúng để có thể kết nối đến hạ tầng của họ, thế là bạn có thể sử dụng thoải mái tổng đài ảo như một tổng đài thật mà không cần phải đầu tư một hệ thống tổng đài vật lý tốn kém.

Điện thoại Voip cho phép người sử dụng thực hiện các cuộc thoại tới bất cứ điện thoại sử dụng phần mềm. Nhờ việc sử dụng công nghệ tiếng nói qua IP (Voip), tiếng nói được truyền dẫn qua mạng internet thay vì qua hệ thống PSTN truyền thống. Hơn nữa, điện thoại VoIP có thể là một điện thoại sử dụng phần mềm đơn giản. Nó cũng có thể là một thiết bị phần cứng trông giống như một chiếc điện thoại thông thường khác.

 2. Để lắp đặt tổng đài IP, VOIP cần những gì?

#1. Đầu số Tổng Đài.

  • Đầu số: Là thành phần quan trọng của tổng đài giúp tổng đài có thể gọi ra, gọi vào được. có nhiều loại đầu số khác nhau, như đầu số cố định, 1900, 1800 … Có 2 loại công nghệ đầu số được sử dụng phổ biến ở Việt Nam hiện nay.​​
  • Đầu số công nghệ analog. Một số nhà mạng cung cấp như VNPT, viettel …. Để đấu nối đầu số analog vào tổng đài IP cần có thiết bị chuyển đổi từ analog sang IP.
  • Đầu số công nghệ VOIP (hay còn gọi là siptrunk xem thêm chi tiết dịch vụ sip trunking  ). Đầu số sử dụng công nghệ này có thể cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP qua đường kết nối internet mà không cần thiết bị chuyển đổi. Một số nhà mạng cung cấp như FPT, CMC, Viettel…

#2. Tổng Đài IP

Tổng đài IP là trung tâm của giải pháp. Đóng vai trò là kết nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối để làm nên hệ thống hoàn chỉnh hoàn chỉnh. Khách hàng lựa chọn tổng đài IP theo nhu cầu về số lượng thiết bị cần sử dụng.

  • Máy chủ Server
  • Card giao tiếp với bưu điện

Các thiết bị khác tương tự như tổng đài IP phần cứng. Tuy nhiên có thể tùy biến phù hợp đặc thù từng công ty và sự thay đổi của công nghệ. 

#3. Thiết Bị Đầu Cuối

Thiết bị đầu cuối là những thiết bị cho người dùng trực tiếp sử dụng. Tùy theo nhu cầu người dùng chúng ta sẽ lựa chọn ra các thiết bị phù hợp.

Điện thoại IP có dây Mạng :

  • Phù hợp với các vị trí có dây mạng ( điện thoại có chức năng share mạng nên chỉ cần vị trí đặt điện thoại có 1 đường dây mạng thì có thể share lại cho 1 máy tính sử dụng được)
  • Giá thành phù hợp
  • Chất lượng ổn định.
  • Có nhiều dòng có tính năng hỗ trợ PoE ( cấp mạng qua mạng Lan )

Điện thoại IP wifi ( không dây ) :

  • Phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng.
  • Phù hợp với những người muốn di chuyển trong văn phòng.

Điện thoại IP cho tiếp tân:

  • Phù hợp cho tiếp tân.
  • Có bàn phím mở động giúp cho việc tiếp tân có thể thao tác nhanh hơn.

Softphone: Là phần mềm cho phép bạn thực hiện cuộc gọi miễn phí. Có chức năng tương tự như điện thoại IP nhưng là các ứng dụng được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính. 

  • Phù hợp với các bộ phận thường xuyên nhận cuộc gọi như telesale, tiếp tân, chăm sóc khách hàng. Có thể thực hiện cài đặt trực tiếp trên máy tính và sử dụng thêm headphone.
  • Cài đặt trên smartphone phù hợp với những người thường xuyên di chuyển nhiều nơi.

Tạm kết

Để chọn được phương án lắp đặt tổng đài tốt nhất thì bạn nên căn cứ vào mục tiêu, đặc điểm của công ty. Bởi mỗi loại tổng đài đều có các ưu nhược điểm khác nhau. Và tiêu chí để lựa chọn dịch vụ tổng đài phù hợp thường sẽ căn cứ vào:

  • Số lượng nhân viên chăm sóc khách hàng
  • Số lượng chi nhánh
  • Mô hình hoạt động của doanh nghiệp
  • Các hình thức tư vấn của tổng đài

Tuy nhiên các giải pháp đầu tư và mua sắm thiết bị đến giai đoạn hiện tại vẫn mang lại cho người dùng một số vấn đề lo ngại về sự ổn định, vận hành, khắc phục sự cố, mở rộng … chính vì điều đó hiện tại phương án đầu tư, xây dựng hệ thống đang được nhiều doanh nghiệp cân nhắc. 

Những gì mà dịch vụ tổng đài StringeeX có thể mang đến cho bạn

  • Tiết kiệm chi phí trang thiết bị
  • Hỗ trợ đa thiết bị (mobile, laptop, desktop) và nền tảng (Windows, MacOS, iOS, Android)
  • Triển khai nhanh chóng, chỉ cần đăng ký tài khoản và sử dụng ngay
  • Dễ dàng mở rộng và tùy biến, tích hợp theo yêu cầu của khách hàng

Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm miễn phí ngay dịch vụ tổng đài từ StringeeX.

Bắt đầu dùng thử 15 ngày

Để trải nghiệm nền tảng quản lý và chăm sóc khách hàng

Dùng thử miễn phí