Tổng đài VoIP đang trở thành từ khoá được quan tâm hàng đầu trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng. Điều gì khiến loại tổng đài này đang ngày càng được ưa chuộng rộng rãi đến vậy? Làm sao để thiết lập tổng đài VoIP cho doanh nghiệp? Cùng tìm câu trả lời tại bài viết sau.

1. Giới thiệu về tổng đài VoIP

Tổng đài VoIP là tổng đài điện thoại được triển khai trên nền tảng internet và sử dụng trên nền tảng mạng Lan mà không cần thi công đường dây riêng. So với tổng đài analog truyền thống cũ thì tổng đài IP có nhiều ưu điểm và tính năng hiện đại hơn như:

Điện thoại IP hay còn gọi là điện thoại VOIP là điện thoại sử dụng trên nền mạng LAN /MAN/ WAN hay mạng Internet. Sử dụng các gói dữ liệu IP (trên mạng LAN, WAN, Internet) với thông tin được truyền tải là mã hoá của âm thanh. Đây là các điện thoại cho phép thực hiện các cuộc gọi bằng cách sử dụng công nghệ VoIP.

Tổng đài VoIP là dịch vụ điện thoại sử dụng nền tảng IP để thực hiện cuộc gọi đến bất kỳ đầu số nào trên khắp thế giới. Chỉ cần lắp đặt đơn giản từ phía cung cấp dịch vụ kèm theo kết nối Internet là doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo để tư vấn và bán hàng rồi.

Dịch vụ này được lắp đặt bằng cách đó là doanh nghiệp sẽ trang bị điện thoại IP hoặc tận dụng điện thoại analog có sẵn kết nối đến thiết bị VoIP Gateway. Sau đó nhà cung cấp dịch vụ sẽ bàn giao các phần mềm và cấu hình chúng để có thể kết nối đến hạ tầng của họ, thế là bạn có thể sử dụng thoải mái tổng đài ảo như một tổng đài thật mà không cần phải đầu tư một hệ thống tổng đài vật lý tốn kém.

Điện thoại Voip cho phép người sử dụng thực hiện các cuộc thoại tới bất cứ điện thoại sử dụng phần mềm. Nhờ việc sử dụng công nghệ tiếng nói qua IP (Voip), tiếng nói được truyền dẫn qua mạng internet thay vì qua hệ thống PSTN truyền thống. Hơn nữa, điện thoại VoIP có thể là một điện thoại sử dụng phần mềm đơn giản. Nó cũng có thể là một thiết bị phần cứng trông giống như một chiếc điện thoại thông thường khác.

2. Ưu nhược điểm của tổng đài VoIP

Tất nhiên là trong quá trình hoạt động, công nghệ nào cũng sẽ có những điểm mạnh điểm yếu nhất định. Vậy thì ưu nhược điểm của hình thức tổng đài này là gì?

Ưu điểm:

Tổng đài VoIP có thể dễ dàng cài đặt và bảo trì

Việc cài đặt tổng đài VoIP diễn ra khá dễ dàng mà không cần đến các thiết bị phần cứng hay dây cáp nào. Công nghệ này sẽ thường được cung cấp bởi các đơn vị phần mềm tổng đài, bạn chỉ cần có kết nối internet, có máy tính và tai nghe tổng đài là có thể sử dụng được. Việc bảo trì hay nâng cấp cũng thuộc trách nhiệm của nhà cung cấp phần mềm.

Lợi ích đi kèm theo đó là bạn đã có thể tiết kiệm được thêm một khoản chi phí đầu tư trang thiết bị phần cứng ban đầu, các chi phí bảo trì hệ thống thường niên, chưa kể còn bị phụ thuộc hệ thống cáp được kéo sẵn và cần có hẳn riêng một kỹ sư quản lý thiết bị này.

Đầu số điện thoại linh động

Đầu số điện thoại VoIP được coi là số ảo, chỉ cần bạn có mạng là lúc nào cũng có thể nhận và gọi.

Chức năng tổng đài đa dạng

Các chức năng nâng cao cho phép bạn thiết lập riêng cho tổng đài của công ty mình, bao gồm có: cài đặt lời chào, thông báo, hướng cuộc gọi đến từng bộ phận riêng, chuyển tiếp cuộc gọi sang số khác,…

Nâng cao hiệu suất và quản lý

Tổng đài VoIP cho phép lưu trữ dữ liệu cuộc gọi nhằm mục đích phục vụ quản lý. Cũng như khi bạn quản lý website, muốn dữ liệu website được lưu trữ thì bạn cần thuê web hosting cho website đó. VoIP cũng cho phép bạn truy cập dữ liệu bất kỳ khi nào muốn. Công nghệ này khắc phục điểm yếu của tổng đài truyền thống khi mà các doanh nghiệp không thể nào kiểm soát hay nắm bắt được dữ liệu cuộc gọi.

Cho phép tích hợp với các phần mềm quản trị như CRM, HRM,…

Chức năng chính của Tổng đài VoIP vẫn là để gọi điện và nhận cuộc gọi tới. Ngoài ra, tổng đài VoIP có thể tích hợp với các phần mềm CRM, HRM để dễ dàng truyền tải dữ liệu của cuộc gọi tới các bộ phận liên quan.

Nhược điểm:

  • Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào đường truyền Internet và kỹ thuật nén

Tổng đài VoIP yêu cầu bạn cần có một đường truyền Internet ổn định, tốc độ cao thì mới có thể đảm bảo được tín hiệu đi và đến rõ ràng, sử dụng được nhiều tiện ích hơn. 

Để làm được như vậy thì bạn có thể sử dụng thông qua các công cụ như Cable modem thông qua truyền hình cáp TV, FiOS (Fiber Optic Service), T1, DSL (Digital subscriber line)… dùng qua wifi sẽ ổn định hơn. 

Bạn cũng phải sở hữu thiết bị định tuyến VoIP (VoIP adapter), đóng vai trò của một ATA (Analog Terminal Adapter) hoặc một thẻ VOIP để giúp công ty bạn dùng SIP trunks.

Ngoài ra, chất lượng thoại còn bị ảnh hưởng bởi kỹ thuật nén (được dùng khi muốn tiết kiệm dung lượng đường truyền). Nén dung lượng xuống càng thấp đòi hỏi kỹ thuật càng phức tạp mà chất lượng lại không cao, tốn thời gian xử lý.

  • Bị vọng tiếng

Việc nén dung lượng cũng sẽ gây ra độ trễ cho hệ thống VoIP khiến hệ thống phát ra tiếng vọng khi nói chuyện.

  • Vấn đề bảo mật thông tin

Internet thường dễ gặp các vấn đề về bảo mật, nên ở mức độ nào đó hệ thống VoIP có tính bảo mật kém hơn điện thoại bàn thông thường.

Để sở hữu tổng đài VoIP với những công nghệ tân tiến nhất hiện nay, xin mời quý doanh nghiệp tham khảo StringeeX - Phần mềm tổng đài CSKH đa kênh được 1000+ doanh nghiệp sử dụng.

StringeeX được trang bị đầy đủ tính năng xử lý cuộc gọi đến - cuộc gọi đi của một tổng đài thông thường, cung cấp hệ thống xử lý cuộc gọi chất lượng cao giúp đảm bảo về âm thanh, hình ảnh và tín hiệu luôn ở mức tốt nhất. 

Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp CSKH trên đa nền tảng: Facebook, Zalo OA, Live-chat… trên một phần mềm duy nhất. Khách hàng được chăm sóc nhanh chóng, doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin, phục vụ hoạt động marketing về sau. Để được tư vấn chi tiết về phần mềm, xin mời đăng ký nhanh tại đây:

3. Để lắp đặt tổng đài VOIP cần những gì?

3.1. Đầu số Tổng Đài.

Đầu số: Là thành phần quan trọng của tổng đài giúp tổng đài có thể gọi ra, gọi vào được. có nhiều loại đầu số khác nhau, như đầu số cố định, 1900, 1800 … Có 2 loại công nghệ đầu số được sử dụng phổ biến ở Việt Nam hiện nay.​​

Đầu số công nghệ analog. Một số nhà mạng cung cấp như VNPT, viettel …. Để đấu nối đầu số analog vào tổng đài IP cần có thiết bị chuyển đổi từ analog sang IP.

Đầu số công nghệ VOIP (hay còn gọi là siptrunk. Xem thêm chi tiết dịch vụ sip trunking). Đầu số sử dụng công nghệ này có thể cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP qua đường kết nối internet mà không cần thiết bị chuyển đổi. Một số nhà mạng cung cấp như FPT, CMC, Viettel…

3.2. Tổng Đài IP

Tổng đài IP là trung tâm của giải pháp. Đóng vai trò là kết nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối để làm nên hệ thống hoàn chỉnh hoàn chỉnh. Khách hàng lựa chọn tổng đài IP theo nhu cầu về số lượng thiết bị cần sử dụng.

  • Máy chủ Server
  • Card giao tiếp với bưu điện

Các thiết bị khác tương tự như tổng đài IP phần cứng. Tuy nhiên có thể tùy biến phù hợp đặc thù từng công ty và sự thay đổi của công nghệ. 

3.3. Thiết Bị Đầu Cuối

Thiết bị đầu cuối là những thiết bị cho người dùng trực tiếp sử dụng. Tùy theo nhu cầu người dùng chúng ta sẽ lựa chọn ra các thiết bị phù hợp.

Điện thoại IP có dây Mạng :

  • Phù hợp với các vị trí có dây mạng ( điện thoại có chức năng share mạng nên chỉ cần vị trí đặt điện thoại có 1 đường dây mạng thì có thể share lại cho 1 máy tính sử dụng được)
  • Giá thành phù hợp
  • Chất lượng ổn định.
  • Có nhiều dòng có tính năng hỗ trợ PoE ( cấp mạng qua mạng Lan )

Điện thoại IP wifi ( không dây ) :

  • Phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng.
  • Phù hợp với những người muốn di chuyển trong văn phòng.

Điện thoại IP cho tiếp tân:

  • Phù hợp cho tiếp tân.
  • Có bàn phím mở động giúp cho việc tiếp tân có thể thao tác nhanh hơn.

Là phần mềm cho phép bạn thực hiện cuộc gọi miễn phí. Có chức năng tương tự như điện thoại IP nhưng là các ứng dụng được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính. 

  • Phù hợp với các bộ phận thường xuyên nhận cuộc gọi như telesale, tiếp tân, chăm sóc khách hàng. Có thể thực hiện cài đặt trực tiếp trên máy tính và sử dụng thêm headphone.
  • Cài đặt trên smartphone phù hợp với những người thường xuyên di chuyển nhiều nơi.

Tạm kết

Để chọn được phương án lắp đặt tổng đài tốt nhất thì bạn nên căn cứ vào mục tiêu, đặc điểm của công ty. Bởi mỗi loại tổng đài đều có các ưu nhược điểm khác nhau. Và tiêu chí để lựa chọn dịch vụ tổng đài phù hợp thường sẽ căn cứ vào:

  • Số lượng nhân viên chăm sóc khách hàng
  • Số lượng chi nhánh
  • Mô hình hoạt động của doanh nghiệp
  • Các hình thức tư vấn của tổng đài

Tuy nhiên các giải pháp đầu tư và mua sắm thiết bị đến giai đoạn hiện tại vẫn mang lại cho người dùng một số vấn đề lo ngại về sự ổn định, vận hành, khắc phục sự cố, mở rộng … chính vì điều đó hiện tại phương án đầu tư, xây dựng hệ thống đang được nhiều doanh nghiệp cân nhắc. 

Những gì mà dịch vụ tổng đài StringeeX có thể mang đến cho bạn

  • Tiết kiệm chi phí trang thiết bị
  • Hỗ trợ đa thiết bị (mobile, laptop, desktop) và nền tảng (Windows, MacOS, iOS, Android)
  • Triển khai nhanh chóng, chỉ cần đăng ký tài khoản và sử dụng ngay
  • Dễ dàng mở rộng và tùy biến, tích hợp theo yêu cầu của khách hàng

Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm miễn phí ngay dịch vụ tổng đài từ StringeeX.