Nếu bạn đã biết đến video call thì video conference là một hình thức liên lạc trực tuyến tương tự nhưng chuyên nghiệp và cao cấp hơn với những tính năng đi kèm phù hợp với mục đích hội họp trực tuyến như cho phép họp nhóm lớn, ghi hình cuộc họp, chia sẻ màn hình, ghi bảng… Cùng tìm hiểu chi tiết về video conference qua bài viết sau đây.

1. Video conference là gì?

Video Conference thường được gọi là hội nghị truyền hình hay hội nghị trực tuyến, là hình thức trao đổi thông tin trực tiếp giữa con người với nhau khi ở xa, có thể từ nơi này đến nơi khác, đất nước này đến đất nước khác. 

Video conference được sử dụng để tiến hành hội nghị truyền hình giữa các chi nhánh trong một doanh nghiệp, các công ty ở các nước khác nhau trên thế giới. Bạn có thể ngồi tại văn phòng hay bất cứ nơi nào chỉ cần kết nối internet là có thể tiến hành họp với đối tác, khách hàng một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm được các chi phí đi lại cũng như thời gian của mình.

Khi dùng Video Conference, bạn có thể trao đổi bằng cuộc đối thoại, chia sẻ hình ảnh và dữ liệu. Các thành viên có thể nói chuyện và nhìn thấy nhau, có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể hoặc chia sẻ và trao đổi dữ liệu nhanh chóng như các file ppt, excel, word, pdf…

Giải pháp hội nghị truyền hình có thể tạo ra những lợi ích tức thì lẫn lâu dài cho tổ chức, doanh nghiệp của bạn. Không chỉ giúp tiết kiệm tiền của và cải thiện năng suất, video conference còn có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

>>> Tham khảo thêm: Video Contact Center - Vũ khí cạnh tranh mới trong dịch vụ CSKH

2. Các tính năng của Video Conference

Chia sẻ màn hình (share screen)

Đây là tính năng tiêu chuẩn trên tất cả các nền tảng Video Conference - hội nghị truyền hình. Chia sẻ màn hình giúp các thành viên đang tham gia cuộc họp nhóm có thể nhìn thấy tất cả các thông tin, nội dung trên màn hình của người muốn chia sẻ thông tin. Giúp mọi người dễ dàng nắm bắt và hiểu được vấn đề cần truyền tải. 

Tích hợp với mọi môi trường

Video Conference cho phép trao quyền cho nhóm của bạn để dễ dàng trong việc chuyển địa điểm từ văn phòng sang văn phòng, từ nền tảng này sang nền tảng khác, hay từ thiết bị này sang thiết bị khác. Nhân viên có thể làm việc và tham gia cuộc họp bất cứ đâu và trên mọi thiết bị họ cảm thấy thoải mái và tiện lợi nhất.

Khả năng tương tác

Hội nghị truyền hình có khả năng tích hợp với các công cụ phân tích, quy trình làm việc và cộng tác khác theo yêu cầu nghiệp vụ của từng doanh nghiệp. Ứng dụng video của bạn sẽ có thể liên kết liền mạch với các sản phẩm như Salesforce, Dropbox, Google Chrome và thậm chí các ứng dụng thương mại để các cuộc họp có thể dễ dàng tích hợp thông tin giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động.

Cuộc gọi nhóm

Phần mềm Hội nghị truyền hình nào có khả năng tạo ra các cuộc gọi nhóm. Việc tạo từng nhóm riêng sẽ giúp bạn có thể tổ chức nhiều cuộc họp trực tuyến với nhiều đối tác cùng 1 lúc. Sẽ không còn cảnh, bạn phải chờ nhóm khác họp xong mới đến nhóm mình. Khách hàng đâu có thể chờ bạn. 

Ghi âm - ghi hình cuộc gọi

Hội nghị truyền hình - Video Conference có thể ghi âm, ghi hình lại tất cả các cuộc họp đã diễn ra. Việc lưu trữ file ghi hình cho phép doanh nghiệp như nhà quản lý, hay nhân viên tham gia cuộc họp có thể xem lại nhằm ghi chú và nắm thông tin dễ dàng. Điều này giúp nâng cao khả năng quản lý, tăng hiệu quả công việc của nhân viên.

3. Ưu nhược điểm của hình thức video conference

Ngày nay, những cuộc hội nghị truyền hình đã dễ dàng để tiếp cận hơn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc sử dụng video conference mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng vẫn có những nhược điểm nhất định.  

Ưu điểm:

• Cải thiện chất lượng cuộc họp với những tính năng đi kèm như: chia sẻ màn hình, truyền tệp, trò chuyện nhóm,...
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Những video conference giúp giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức hội họp và cũng giúp hạn chế thời gian di chuyển. 
• Dễ dàng trao đổi, tương tác và làm việc ở mọi lúc, mọi nơi.
• Dễ dàng sử dụng và không cần đội ngũ kỹ thuật cao cấp để hỗ trợ.

Nhược điểm:

• Yêu cầu về chất lượng đường truyền tốt để đảm bảo việc truyền hình ảnh và âm thanh được thuận lợi.
• Chi phí đầu tư ban đầu đã giảm so với nhiều năm trước, nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn là vấn đề lớn. 
• Có nguy cơ bị người lạ xâm nhập vào cuộc họp với các phần mềm có tính bảo mật không cao

4. Các ứng dụng video conference đang hot nhất hiện nay

Hiện nay trên thị trường các ứng dụng họp trực tuyến rất đa dạng. Dưới đây là TOP 5 các ứng dụng họp trực tuyến đang hot nhất hiện nay.

4.1. Zoom Cloud Meeting

Đầu tiên phải được kể đến ngay đó chính là Zoom Cloud Meeting - ứng dụng họp trực tuyến phổ biến hàng đầu hiện nay nhờ giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có đông đảo người dùng. Zoom có cả bản miễn phí và trả phí. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp đều hướng tới sử dụng bản trả phí vì có thêm nhiều tính năng ưu việt hơn bản miễn phí và chi phí cũng rất hợp lý.

Ưu điểm:

• Cực kỳ dễ sử dụng - chỉ cần tải xuống, nhấp vào nó, thiết lập nó và sử dụng.
• Kết nối dễ dàng trên máy tính để bàn, thiết bị di động và hệ thống phòng để kết nối liền mạch các phòng ban, văn phòng và những người tham gia từ xa.
• Tổ chức các buổi brainstorm (động não) với tính năng whiteboard trên màn hình của Zoom.
• Chất lượng cuộc gọi ổn định, chia sẻ màn hình với độ nét cao.

4.2. Skype for Business

SKype là một ứng dụng phổ biến trên toàn thế giới, được ra đời từ 20 năm trước. Bản miễn phí của Skype có thời giới hạn về thời gian họp trực tuyến nên chỉ phù hợp với cá nhân hoặc các nhóm nhỏ. Nếu muốn nâng cấp lên mức hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp, chúng ta cần sử dụng phiên bản Skype for Business trả phí.

Ưu điểm:

• Có thể dễ dàng tích hợp với các chương trình Microsoft Office
• Cho phép tổ chức các cuộc trò chuyện video, thực hiện các cuộc gọi trong nước và quốc tế.
• Có thể đăng một cuộc thăm dò ý kiến ​​và tổ chức một phiên hỏi đáp.
• Bảo mật chặt chẽ, quy mô họp có thể lên đến 250 người

4.3. Google Meet

Google Hangout không còn quá xa lạ với những người dùng gmail vì nó là tính năng và sản phẩm đi kèm của Google. Để có thể sử dụng được Google Hangout thì người dùng chỉ cần có tài gmail là có thể sử dụng được.

Do Google Hangout có nhiều hạn chế nên Google phát triển thêm công cụ Google Meet để đáp ứng nhu cầu họp kéo dài với số lượng người tham gia lớn cho doanh nghiệp.

Ưu điểm: 

• Phục vụ được cho nhiều người họp một lúc. 
• Chất lượng đường dây được duy trì và không có tình trạng gián đoạn.
• Nằm trong nền tảng G-suite nên dễ dàng sử dụng dữ liệu từ ứng dụng khác.
• Dễ dàng lên kế hoạch cho các cuộc họp và thiết lập thông tin sự kiện theo yêu cầu

4.4. CISCO Webex Meetings

CISCO Webex Meetings hướng tới những doanh nghiệp lớn và rất lớn với số lượng người tham gia họp có thể lên đến 100 người cùng lúc. Bên cạnh đó, mỗi tài khoản cũng được trang bị sẵn 1GB dung lượng lưu trữ đám mây để trao đổi các file, tài liệu với nhau. Webex Meetings được phát triển giống như các công cụ gọi điện trực tuyến nên vẫn có đầy đủ các tính năng như: Nghe gọi trực tuyến Video, truyền dữ liệu, nhắn tin, chia sẻ màn hình,…

Ưu điểm:

• Dễ dàng chia sẻ nội dung từ video đến bản trình bày PowerPoint,…
• Dễ dàng mời những người tham dự tham gia cuộc thảo luận bằng cách gửi tin nhắn văn bản hoặc email. 
• Ứng dụng Cisco Webex Meetings tạo một liên kết duy nhất mỗi lần cho một cuộc họp khác nhau để tránh bất kỳ loại xung đột hoặc lạm dụng dữ liệu được chia sẻ trong phiên họp. 
• Cung cấp chất lượng hình ảnh và âm thanh độ nét cao.(chất lượng video có sẵn lên đến 1080p). 

4.5. Stringee Video Conference API

Ngoài các ứng dụng kể trên, chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn cái tên Stringee - Đơn vị cung cấp giải pháp giao tiếp hiện đại trên nền tảng Communication APIs.  Stringee cung cấp Video Conference API giúp lập trình viên/doanh nghiệp có thể nhanh chóng xây dựng ứng dụng hội nghị truyền hình một cách nhanh chóng nhất.

Stringee cung cấp đầy đủ các tính năng của video conference API như hỗ trợ ghi âm/ghi hình, chia sẻ file, chia sẻ màn hình, hỗ trợ đa nền tảng. Đặc biệt, Stringee Video Conference API là module tích hợp vào ứng dụng/website nên bạn có thể tuỳ chỉnh hoàn toàn giao diện người dùng UI, UX mà không phải phụ thuộc vào nhà cung cấp.

Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn miễn phí giải pháp video conference cho doanh nghiệp của bạn ngay.