Webinar ngày nay đã trở thành một hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp và phổ biến. Rất nhiều doanh nghiệp đã tận dụng những ưu điểm vượt trội của Webinar để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của mình. Vậy webinar là gì, các bước tổ chức một webinar thành công là như thế nào? Hãy cùng StringeeX khám phá trong bài viết dưới đây nhé!

1. Webinar là gì?

Webinar là một khái niệm kết hợp từ hai từ "web" (internet) và "seminar" (buổi hội thảo). Được áp dụng để mô tả một sự kiện trực tuyến được tổ chức trên nền tảng internet.

Trong một buổi webinar, khách mời của chương trình thường chia sẻ kiến thức, thông tin hoặc tiến hành thảo luận về một chủ đề cụ thể nào đó.

Webinar cho phép những người tham gia từ xa có thể tham dự sự kiện thông qua một ứng dụng trực tuyến. Các khán giả tham gia bằng cách xem và lắng nghe thông qua video trực tiếp trên máy tính, laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại di động. Thậm chí, họ còn có khả năng tương tác thông qua cửa sổ chat hoặc đặt câu hỏi trực tiếp.

2. Những hình thức phổ biến và tính năng nổi bật của Webinar là gì?

2.1. Những hình thức phổ biến của Webinar

Hiện nay, Webinar được sử dụng với hai hình thức chình là trực tiếp và ghi sẵn.

• Hình thức trực tiếp: Trong hình thức này, Webinar được truyền tải ngay lúc cuộc họp, hội nghị diễn ra ở thế giới offline. Đây thường là phương pháp mà các đơn vị truyền thông áp dụng để cung cấp thông tin mới và nhanh nhất tới khán giả.
• Hình thức ghi sẵn: Ở dạng này, cuộc họp, hội nghị được ghi lại trước và sau đó được phát sóng lại cho khán giả xem sau. Ghi sẵn cho phép theo dõi vào bất cứ thời điểm nào, mặc dù không có khả năng tương tác trực tiếp.

2.2. Những tính năng nổi bật của Webinar

Webinar ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào những tính năng nổi bật dưới đây:

• Trình chiếu Slide: Người trình bày có thể thực hiện trình chiếu nội dung trên Slide PowerPoint hoặc Keynote, giúp người xem dễ dàng theo dõi và tạo cảm giác giống như đang tham dự một buổi thuyết trình trực tiếp.
• Phát video: Người tổ chức Webinar có khả năng trình chiếu video từ máy tính hoặc nguồn trực tuyến.
• Tương tác trực tiếp với khán giả: Thành viên tham gia và host chương trình có thể tương tác với nhau thông qua công nghệ truyền tiếng nói VoIP.
• Record: Người tham gia có thể ghi lại toàn bộ buổi thuyết trình, họp và có thể xem lại với âm thanh và hình ảnh nguyên vẹn.
• Chat: Công cụ chatbox cho phép người tham gia và host chương trình có thể trao đổi với nhau thông qua tin nhắn.
• Chỉnh sửa: Người tham gia có thể chú thích và đánh dấu trực tiếp trên màn hình trình chiếu.
• Khảo sát: Tính năng tạo khảo sát giúp tổ chức thu thập ý kiến và đánh giá từ khán giả.

3. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Webinar?

Chúng ta có thể dễ dàng thấy được những lợi ích doanh nghiệp có thể nhận được từ Webinar là gì. Dưới đây là những lý do mà doanh nghiệp không thể bỏ qua Webinar:

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không phải bỏ ra tiền thuê địa điểm, di chuyển, hay lưu trữ tài liệu vì mọi hoạt động diễn ra trực tuyến.
• Tiếp cận toàn cầu: Không bị ràng buộc bởi địa lý, Webinar giúp doanh nghiệp tiếp cận một lượng lớn người tham gia từ khắp nơi trên thế giới, mở rộng khả năng tiếp thị và tương tác.
• Giao tiếp tương tác: Chức năng chat, đặt câu hỏi và phản hồi trong Webinar tạo nên môi trường giao tiếp hai chiều, giúp doanh nghiệp tương tác, giải đáp và nhận phản hồi trực tiếp từ khán giả.
• Chia sẻ kiến thức và đào tạo: Webinar là công cụ mạnh để chia sẻ kiến thức, truyền thông tin và đào tạo trực tuyến cho khách hàng, đối tác và nhân viên, thúc đẩy sự nâng cao kiến thức và kỹ năng.
• Khả năng ghi lại và lưu trữ: Khả năng ghi lại nội dung giúp doanh nghiệp duy trì tài liệu và chia sẻ sau này, mang lại linh hoạt và tiện ích trong việc đào tạo, tiếp thị và giao tiếp.

4. Các bước tổ chức một Webinar thành công 

Bước 1: Xác định mục đích, mục tiêu rõ ràng

Trước khi tiến hành sự kiện, hãy xác định mục đích, mục tiêu chính khi tổ chức Webinar là gì. Mục đích có thể là chia sẻ kiến thức, giới thiệu sản phẩm, xây dựng kết nối với khách hàng hoặc tăng cường tương tác. 

Từ đó hãy xác định một mục tiêu cụ thể cần đạt được. Chẳng hạn như tiếp cận đến 1000 người, có 800 người tham gia Webinar, tỉ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng là 25%...

Tốt hơn hết, bạn nên xây dựng mục tiêu theo mô hình SMART, việc làm này sẽ giúp bạn định hình rõ nội dung và hướng đi cụ thể cho buổi webinar.

Bước 2: Xác định thời gian tổ chức

Bước tiếp theo là lựa chọn thời điểm thích hợp cho buổi webinar, bao gồm cả ngày, giờ và thời lượng dự kiến. Hãy đảm bảo rằng thời điểm này thuận tiện cho đối tượng khán giả mà bạn muốn tiếp cận.

Bước 3: Lựa chọn nền tảng và công cụ tổ chức Webinar

Tiếp theo đó, hãy tìm kiếm và lựa chọn nền tảng trực tuyến thích hợp để tổ chức buổi webinar của bạn. Có rất nhiều công cụ phổ biến hiện nay như Zoom, Webex, Microsoft Teams hoặc GoToWebinar… 

Hãy lựa chọn công cụ phù hợp với ngân sách của bạn và có thể đồng hành cùng bạn trong việc tổ chức và quản lý buổi hội thảo trực tuyến một cách thuận lợi nhất.

Bước 4: Chuẩn bị nội dung cho Webinar

Xây dựng và chuẩn bị nội dung cho Webinar là bước quan trọng tiếp theo cần thực hiện. Hãy xác định và chuẩn bị sẵn các chủ đề, nội dung và thứ tự trình bày, sẵn sàng tài liệu, slide, video hay hình ảnh cần thiết để hỗ trợ buổi thuyết trình.

Bước 5: Quảng bá tới đối tượng khán giả tiềm năng

Tất nhiên, để buổi Webinar tiếp cận nhiều người nhất có thể, các hoạt động truyền thông, quảng cáo là không thể thiếu. Hãy tận dụng các phương tiện truyền thông xã hội, email marketing, trang web hoặc blog của doanh nghiệp để tạo sự lan tỏa và mời gọi khán giả tham gia buổi webinar. 

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm CSKH thông minh StringeeX sẽ giúp hoạt động quảng bá hiệu quả hơn:

• Tính năng Autocall sẽ giúp gọi tự động theo kịch bản thiết lập sẵn để nhắc lịch webinar, mời tham gia webinar. 
• Phần mềm SMS cho phép gửi các chiến dịch tin nhắn SMS với tên định danh (Brandname) cho danh sách khách hàng có sẵn để nhắc nhở khách tham gia sự kiện
• Đặc biệt, tất cả đều có phần báo cáo hiệu quả của các chiến dịch và còn là nơi lưu trữ tập trung thông tin khách hàng, rất thuận tiện cho việc chăm sóc khách hàng về sau.

Đăng ký dùng thử 15 ngày dịch vụ của StringeeX tại đây:

Bước 6: Tiến hành tổ chức Webinar 

Trong quá trình diễn ra buổi webinar, hãy tuân theo kế hoạch nội dung đã lên trước. Trong lúc diễn ra webinar cần cố gắng sử dụng tính năng chat để khuyến khích người xem đặt câu hỏi, chia sẻ ý kiến và tham gia thảo luận. 

Trước khi bắt đầu buổi webinar, hãy kiểm tra kỹ thuật và đảm bảo bạn hiểu rõ và đã thử nghiệm các tính năng của nền tảng bạn sử dụng. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng micro, camera và kết nối internet của bạn hoạt động ổn định.

Bước 7: Record video và chia sẻ sau Webinar

Nếu có thể, hãy ghi lại buổi hội thảo trực tuyến để có khả năng chia sẻ với những người không tham gia và để tái sử dụng trong tương lai. Sau khi buổi hội thảo kết thúc, bạn có thể chia sẻ tài liệu, video và nội dung liên quan với khán giả, giúp họ tiếp tục khám phá và tiếp thu thông tin.

Đừng quên duy trì sự tương tác với khán giả sau buổi hội thảo và gửi email cảm ơn kèm theo tài liệu liên quan hoặc xây dựng một nơi tương tác tiếp theo như diễn đàn hoặc nhóm trên mạng xã hội. Điều này giúp duy trì mối quan hệ và tiếp tục giao tiếp với khán giả.

Tham khảo thêm: Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng và lợi ích đối với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Tạm kết

Tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến thành công yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tương tác tích cực với khán giả. Bằng cách tuân theo những bước trên, bạn có thể đảm bảo một trải nghiệm hội thảo trực tuyến tốt cho khán giả và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.