Một lời chào tổng đài hay, chuyên nghiệp sẽ góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng phục vụ qua điện thoại. Bởi vậy, bạn cần lựa chọn lời chào tổng đài phù hợp với từng tình huống để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Sau đây là các mẫu lời chào tổng đài hay, phổ biến nhất hiện nay cũng như những lưu ý khi xây dựng kịch bản tổng đài cho doanh nghiệp. 

1. Lời chào mừng tổng đài điều hướng cuộc gọi

Mẫu 1:

- Chào mừng Quý khách đã gọi đến Công ty ….

+ Để gặp bộ phận kinh doanh, vui lòng nhấn phím 1.

+ Để gặp bộ phận hỗ trợ kỹ thuật, vui lòng nhấn phím 2.

+ Cần hỗ trợ thông tin khác, vui lòng nhấn phím 3.

Xin cảm ơn!

- Thank you for calling ABC.

+ For contact with the business department, please press 1.

+ For technical support, please press 2.

+ For Other information, please press 0

Thank you!

Mẫu 2:

Công ty …. xin kính chào Quý khách! Cuộc gọi của Quý khách có mức cước là …. đ/phút đối với thuê bao cố định và …. đ/phút đối với thuê bao di động. Cuộc gọi của quý khách có thể được ghi lại với mục đích đào tạo và nâng cao chất lượng dịch vụ. Quý khách vui lòng thao tác theo hướng dẫn sau:

Để gặp bộ phận …. Vui lòng nhấn phím 1.

Để gặp bộ phận …. Vui lòng nhấn phím 2 hoặc nhấn phím 0 để gặp tổng đài viên.

Xin cảm ơn!

…. Greetings to you! Your call has a rate of …. VND/minute for fixed subscribers and …. VND/minute for mobile subscribers. Your calls may be recorded for training purposes and to improve service quality. Please follow the instructions below:

To meet the department…. Please press 1.

To meet the department…. Please press 2 or press 0 to see an operator.

Thank you!

Mẫu 3:

Cảm ơn Quý khách đã gọi điện đến tổng đài 1900…. Của Công ty…. Cuộc gọi của Quý khách có mức cước …. đ/phút. Xin Quý khách vui lòng đợi trong giây phút để được chuyển đến nhân viên hỗ trợ.

Thank you for calling 1900…. Of the company…. Your call charge is …. VND/minute. Please wait a moment to be redirected to the agent.

>>> Bài viết liên quan:

2. Mẫu lời chào tổng đài khi đường dây bận

Mẫu 1: 

Hiện tại tất cả tổng đài viên đều bận, quý khách vui lòng gọi lại sau. Xin cảm ơn.

Sorry, all of our operators are currently not available. Please call back later.

Mẫu 2: 

Hiện tại tất cả các đường dây đều bận, quý khách vui lòng chờ trong giây lại hoặc gọi lại sau. Xin cảm ơn.

All of our agents are currently busy. Sorry for the inconvenience. Please hang up and try your call again.

3. Mẫu lời chào tổng đài ngoài giờ làm việc

Mẫu 1: 

Chào mừng quý khách đã gọi điện đến công ty thương mại cổ phần X. Giờ làm việc của chúng tôi bắt đầu từ 7h30 đến 17h hàng ngày từ thứ 2 đến thứ 6. Trong trường hợp có vấn đề khẩn cấp cần giúp đỡ, vui lòng nhấn phím 0.

Thank you for calling X JSC. Our offices are now closed. Please call back 7.30 am to 5 pm on Monday to Friday. In an emergency, please press 0.

Mẫu 2: 

Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty X. Hiện tại tổng đài viên của chúng tôi không thể có mặt để tiếp nhận cuộc gọi. Quý khách vui lòng gọi lại trong khung giờ làm việc của công ty từ 7h30 đến 17h30 hàng ngày từ thứ 2 đến thứ 6. Để biết thêm về sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi, vui lòng truy cập website A. Xin cảm ơn!

Thanks for calling ABC. We regret to inform you that our office is currently closed. Our business hours are from Monday to Friday from 8 AM to 8 PM. For more information about our products and services, please visit us at abc.com.vn. Thank you!

Mẫu 3: 

Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty X. Hiện tại các tổng đài viên đều không có mặt do ngoài giờ làm việc quy định. Quý khách vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bíp hoặc liên hệ lại với chúng tôi vào khung giờ 8h - 20h từ thứ 2 đến thứ 6. Xin cảm ơn!

Thank you for calling [company name]. We are currently unavailable to take your call. Please leave a message after the beep, or contact us during business hours: Monday through Friday between 8AM and 8PM. Thank you!

Lựa chọn giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp là quyết định quan trọng. Nền tảng công nghệ được chọn sẽ gắn bó với doanh nghiệp không chỉ trong một vài năm mà có thể lâu hơn thế, quyết định hiệu quả công việc, sự chuyên nghiệp và hình ảnh doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng.

StringeeX là nền tảng dẫn đầu trong các giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng 4.0 tại Việt Nam. Không chỉ phục vụ cho hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng của các ngân hàng, công ty bảo hiểm, doanh nghiệp lớn, StringeeX cũng cung cấp gói giải pháp linh hoạt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Dù bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh hay giải pháp thích hợp để tích hợp vào các nền tảng quản trị sẵn có, StringeeX hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của bạn. Vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY để hiểu thêm về giải pháp.

4. Mẫu lời chào tổng đài thông báo nghỉ lễ

Chào mừng quý khách đã gọi đến... Chúng tôi tiến hành nghỉ tết dương lịch từ ngày …. đến hết ngày ….. Ngày…. làm việc lại bình thường. Chúc quý khách năm mới an khang thịnh vượng. Xin cảm ơn!

Thank you for calling [company name]. We are currently closed in observance of [holiday name]. We will return on [date] at [time] AM. Wish you a wonderful holiday!

5. Mẫu lời chào tổng đài hay của một số công ty hiện nay

Nhằm giúp bạn có thêm ý tưởng xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng, Stringee xin tổng hợp lời chào tổng đài hay của một số doanh nghiệp đang ứng dụng tổng đài ảo hiện nay.

a. Lời chào tổng đài của Viettel

Tổng đài Viettel kính chào quý khách. Xin mời chọn số:

Nhấn phím 1 để đăng ký các dịch vụ gói data

Nhấn phím 2 để đăng ký gói dịch vụ… 

Nhấn phím 3 để tham gia chương trình chăm sóc khách hàng viettel

Nhấn phím 4 để tra cứu các gói cước

Nhấn phím 5 để gặp trực tiếp nhân viên CSKH

Xin cảm ơn quý khách!

b. Lời chào tổng đài của Mobifone

Tổng đài Mobifone xin chào quý khách.

Bấm phím 0 để gặp nhân viên tư vấn về dịch vụ chuyển mạng.

Bấm phím 1 để gặp nhân viên tư vấn về dịch vụ 3G, 4G và dịch vụ giá trị gia tăng.

Bấm phím 2 để gặp nhân viên tư vấn về các chương trình khuyến mãi, CSKH và các vấn đề khác.

Bấm phím 3 để gặp nhân viên tư vấn về các giải pháp công nghệ thông tin.

Xin cảm ơn!

c. Lời chào tổng đài của Fluxmall Việt Nam

Cảm ơn quý khách đã gọi đến FLUXMALL Vietnam. Chăm sóc khách hàng là ưu tiên của chúng tôi!

  • Để gặp bộ phận thường xuyên liên hệ, nhấn phím nội bộ.
  • Để gặp bộ phận chăm sóc khách hàng, nhấn phím 1.
  • Nếu có yêu cầu khác, nhấn phím 2.
  • Để nghe lại, nhấn phím #.

Ngoài giờ:

Cảm ơn quý khách đã gọi đến FLUXMALL Vietnam. Hiện tại tổng đài viên không có mặt để tiếp nhận cuộc gọi. Giờ làm việc của chúng tôi từ 8:00-18:00 theo giờ đông dương, trừ những ngày Lễ chính.

Để biết thêm về sản phẩm và dịch vụ chúng tôi, vui lòng truy cập website fluxmall.vn.

Xin vui lòng để lại lời nhắn với tên, thông tin liên lạc và tính chất cuộc gọi. Chúng tôi sẽ liên hệ lại vào ngày làm việc kế tiếp. Quý khách cũng có thể gửi mail đến địa chỉ…

6. Những lưu ý để có kịch bản lời chào hay cho tổng đài 

Bạn có thể tự xây dựng lời chào tổng đài dựa trên các mẫu gợi ý trên, tuy nhiên để một kịch bản lời chào hiệu quả, bạn cần tham khảo những lưu ý sau: 

  • Không nên đưa ra nhiều lựa chọn ở menu thoại: Có quá nhiều sự lựa chọn về IVR có thể khiến khách hàng khó định hướng cuộc gọi. Tốt nhất là bạn chỉ nên cung cấp tối đa 5 lựa chọn được liệt kê theo một thứ tự quan trọng.
  • Đặt số máy nhánh ở cuối: Khách hàng gọi đến có thể chưa biết nhánh máy lẻ nào cần gọi đến, tuy nhiên họ biết cần gặp bộ phần nào. Bởi vậy bạn cần đảm bảo khách hàng được nghe các lựa chọn trước khi thực hiện thao tác.
  • Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu cho IVR sẽ giúp khách hàng có thiện cảm về doanh nghiệp của bạn. Bạn nên tránh dùng những thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu và không cần thiết, các từ viết tắt hoặc từ phức tạp.
  • Cho khách hàng biết về thời gian họ cần chờ: Hãy cho khách hàng biết họ phải đợi trong thời gian bao lâu để được kết nối với nhân viên hỗ trợ bất cứ khi nào bạn đặt họ vào hàng đợi cuộc gọi hoặc ở trạng thái giữ máy, để khách hàng biết họ cần mong đợi gì và có thể quản lý thời gian sao cho phù hợp.
  • Khởi động tính năng tự động gọi lại khi cần thiết: Khi các máy của tổng đài đều bận và hàng đợi quá dài, bạn hãy khởi động tính năng tự động gọi lại nhằm rút ngắn hàng đợi cuộc gọi, giảm số lượng cuộc gọi bị bỏ qua và nỗ lực kết nối của khách hàng.
  • Ngoài ra, với doanh nghiệp sử dụng tổng đài 1900, trong lời chào cần thông báo mức cước cho khách hàng trong 10s đầu. Nếu doanh nghiệp vi phạm, sẽ chịu trách nhiệm hành chính theo Luật.

Trên đây là mẫu lời chào tổng đài hay mà Stringee muốn gửi tới bạn đọc, đặc biệt là những doanh nghiệp đang có ý định xây dựng hệ thống CSKH. Hy vọng những thông tin bổ ích này sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động một cách chuyên nghiệp và nhận được sự yêu mến của khách hàng.

>>> Bài viết có thể bạn quan tâm:

Khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài cho doanh nghiệp, bạn hãy tham khảo các nhà cung cấp tổng đài uy tín, hỗ trợ bạn thiết lập lời chào tổng đài. Với StringeeX, phần mềm cho phép bạn tự tạo kịch bản tổng đài dựa trên khả năng chuyển đổi từ văn bản sang giọng nói, đồng thời cho phép lựa chọn giọng nói ảo phù hợp với doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với Stringee để trải nghiệm dịch vụ tổng đài ảo thông minh miễn phí 15 ngày tại đây.