Có thể nói rằng, ngành răng hàm mặt đang là một trong những ngành hot nhất hiện nay với nhu cầu về thẩm mỹ răng tăng cao, đem lại nhiều cơ hội cho các nhà đầu tư. Nếu bạn đang muốn mở phòng khám nha khoa, việc trang bị những kiến thức kinh doanh sẽ giúp cho phòng khám của bạn hoạt động suôn sẻ và gặt hái nhiều thành công. 

1. Những điều kiện mở phòng khám nha khoa năm 2024

Để mở một phòng khám nha khoa vào thời điểm hiện tại, bạn sẽ cần tuân theo một số điều kiện và quy định. Có rất nhiều vấn đề cần lưu ý, tuy nhiên, dưới đây là một số điều quan trọng mà các doanh nghiệp trẻ nên tìm hiểu trước khi tiến hành xây dựng phòng khám răng hàm mặt của riêng mình. 

1.1. Tìm hiểu các điều luật, thông tư nghị định về mở nha khoa

Nha khoa là một loại hình khám, chữa bệnh, thuộc lĩnh vực y tế nên trước khi mở một phòng khám, bạn nên tìm hiểu các quy định sau đây:

• Thông tư số 41/2011/TT-BYT 
• Luật khám bệnh chữa bệnh 2009.
• Thông tư 40/2011/TT-BYT.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 109/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016.

1.2. Tìm hiểu tiêu chuẩn về cơ sở vật chất phòng khám nha khoa

Theo kinh nghiệm mở nhà khoa của các chuyên gia đi đầu trong lĩnh vực, khi mở một phòng khám nha khoa, việc có cơ sở vật chất đầy đủ và đáp ứng các tiêu chuẩn y tế là vấn đề vô cùng quan trọng để đảm bảo an toàn và chất lượng trong việc cung cấp dịch vụ y tế. Dưới đây là một số tiêu chuẩn quan trọng liên quan đến cơ sở vật chất:

• Phòng chăm sóc nha khoa nên được thiết kế tiện lợi và thoải mái cho cả bệnh nhân và nhân viên.
• Các phòng phải được trang bị đầy đủ thiết bị y tế cần thiết như ghế nha sĩ, đèn chiếu sáng, và hệ thống hút nước.
• Đảm bảo các phòng làm việc và vật liệu được làm sạch cũng như tiệt trùng thường xuyên.
• Có các biện pháp phòng ngừa lây nhiễm và đảm bảo an toàn vệ sinh cho cả bệnh nhân và nhân viên.
• Tuân thủ quy định về xử lý và loại bỏ chất thải y tế một cách an toàn.
• Cung cấp các thùng rác đúng cách cho từng loại chất thải y tế.
• Có các tiện nghi an toàn như bảng thoát hiểm, hệ thống báo cháy, và các biện pháp khẩn cấp
• Đảm đảm sự riêng tư và an toàn cho bệnh nhân trong quá trình điều trị.
• Tạo không gian chờ đợi thoải mái và sạch sẽ với đủ ghế và không gian riêng tư.
• Cung cấp các tài liệu giáo dục về nha khoa và quy trình điều trị.
• Tích hợp tiêu chuẩn thiết kế để phục vụ tất cả các đối tượng, bao gồm cả những người khuyết tật.

1.3. Tìm hiểu tiêu chuẩn về thiết bị y tế cần thiết khi mở phòng khám nha khoa

Có rất nhiều tiêu chuẩn về thiết bị y tế khi mở nha khoa nhưng theo tìm hiểu về kinh nghiệm mở nha khoa, chúng ta có thể tóm tắt thành ba ý sau:

• Phải có trang bị đầy đủ thiết bị y tế phù hợp với phạm vi hoạt động chuyên môn mà cơ sở đăng ký
• Cần có đầy đủ thuốc chống sốc và đủ thuốc cấp cứu nha khoa
• Toàn bộ các trang thiết bị và thuốc cần được đảm bảo có chứng nhận với các tổ chức quốc tế như ISO (International Organization for Standardization) để đảm bảo chất lượng cao và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng quốc gia và quốc tế áp dụng cho loại thiết bị cụ thể.

Thiết bị cần được thiết kế và sản xuất để đảm bảo an toàn cho bệnh nhân và nhân viên y tế Tuân thủ các tiêu chuẩn về an toàn điện, an toàn máy, và an toàn vật liệu. Bên cạnh đó, các thiết bị cần được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động hoàn hảo.

>> Đọc thêm Cẩm nang chăm sóc khách hàng Nha khoa chi tiết, hiệu quả

2. Những nhân sự chủ chốt cần phải có khi mở phòng khám nha khoa

Đội ngũ nhân sự trong một phòng khám nha khoa cần có đội ngũ chuyên môn và có đủ bằng cấp để đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế. Dưới đây là một số bằng cấp, kinh nghiệm quan trọng cho các vị trí khác nhau trong phòng khám nha khoa:

• Nha sĩ: Bằng cấp y khoa hoặc nha khoa (Doctor of Dental Medicine - DMD hoặc Doctor of Dental Surgery - DDS). Đồng thời được cấp giấy phép hành nghề của cơ quan y tế địa phương.
• Y tá: Bằng cấp hoặc chứng chỉ từ các trường y tế hoặc trường đào tạo y tế chính thức, các chứng chỉ cụ thể liên quan đến chăm sóc nha khoa, bằng cấp hoặc chứng chỉ từ các chương trình đào tạo chăm sóc nha khoa, được cấp giấy phép làm việc từ cơ quan y tế địa phương.
• Chuyên gia quảng cáo và marketing: Bằng cấp đào tạo về marketing, quảng cáo hoặc các lĩnh vực liên quan, kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quảng cáo và marketing là một lợi thế.
• Chuyên Gia công nghệ thông tin (IT): Bằng cấp hoặc chứng chỉ trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc hệ thống thông tin y tế, kinh nghiệm làm việc với hệ thống y tế kỹ thuật số sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc tại phòng khám nha khoa.
• Nhân sự hành chính và tài chính: Bằng cấp hoặc chứng chỉ về quản lý nhân sự, quản lý hành chính, hoặc tài chính, kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý hành chính và tài chính là quan trọng. 

Tùy theo mỗi vùng cũng như mức độ chuyên sâu của phòng khám răng hàm mặt mà chúng ta có thể có các yêu cầu và tiêu chuẩn khác nhau về bằng cấp và chứng chỉ. Điều này đặc biệt quan trọng khi xác định yêu cầu cho các vị trí trong phòng khám nha khoa.

3. Một vài các lưu ý khi mở phòng khám nha khoa

Từ những kinh nghiệm mở nha khoa được truyền đạt lại, StringeeX có thể đúc rút ra một vài kinh nghiệm như sau:

• Nghiên cứu thị trường: Tiến hành nghiên cứu thị trường để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của cộng đồng địa phương. Đánh giá cạnh tranh và xác định điểm mạnh để phát triển chiến lược kinh doanh.
• Lập kế hoạch kinh doanh: Xây dựng một kế hoạch kinh doanh chi tiết với mục tiêu, chiến lược marketing và dự báo tài chính. Xác định mô hình kinh doanh và quyết định các dịch vụ bạn sẽ cung cấp.
• Chọn địa điểm phù hợp: Chọn vị trí phòng khám gần những nơi tập trung đông người hoặc gần các bệnh viện lớn và thuận tiện cho bệnh nhân. Đánh giá chi phí thuê đất và thuê nhà, đồng thời xác định liệu có đủ không gian cho mở rộng hay không.
• Quản lý tài chính: Xây dựng ngân sách chi tiêu và dự trữ tài chính cho các chi phí khẩn cấp và chi phí khám nghiệm ban đầu. Xem xét và so sánh giá của các thiết bị y tế, vật liệu và dịch vụ khác.
• Đào tạo đội ngũ nhân sự: Chắc chắn rằng đội ngũ nhân sự của bạn được đào tạo đầy đủ và có đủ bằng cấp chuyên ngành. Tạo các buổi đào tạo định kỳ để cập nhật kiến thức và kỹ năng.
• Xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng: Tạo một môi trường chăm sóc khách hàng tích cực và thân thiện. Đặt lịch hẹn linh hoạt, và giúp bệnh nhân hiểu rõ quy trình điều trị và chi phí. Đặc biệt, việc cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng sẽ khiến những bệnh nhân cảm thấy được quan tâm tốt nhất và sẽ tin tưởng lựa chọn dịch vụ của bạn.
• Xây dựng mối quan hệ cộng đồng: Tham gia vào các sự kiện cộng đồng và xây dựng mối quan hệ với các tổ chức hay quảng bá về phòng khám qua các kênh truyền thông địa phương cũng là một cách tốt để làm những điều có ích cho cộng đồng và tạo dựng dấu ấn thương hiệu trong lòng khách hàng.
• Áp dụng công nghệ kỹ thuật số: Sử dụng hệ thống ghi chú bệnh án điện tử và các công nghệ mới nhất để tối ưu hóa quản lý thông tin và tăng cường chăm sóc bệnh nhân.

Những kinh nghiệm trên sẽ giúp bạn xây dựng và phát triển một phòng khám nha khoa hiệu quả và có lợi nhuận. Đồng thời, luôn lắng nghe phản hồi từ bệnh nhân để liên tục cải thiện và phát triển dịch vụ của mình.

4. Quản lý chăm sóc khách hàng nha khoa nhàn tênh với phần mềm tổng đài StringeeX

Hiện nay, rất nhiều phòng khám Nha khoa vẫn sử dụng hình thức gọi điện truyền thống thông qua điện thoại di động công ty hoặc cá nhân để chăm sóc khách hàng. Nhưng cách làm này chắc chắn sẽ gây ra nhiều khó khăn nếu lượng khách hàng quá lớn, hay doanh nghiệp có quá nhiều cơ sở khiến việc quản lý cuộc gọi gặp nhiều bất cập. Từ đó khiến cho hoạt động chăm sóc khách hàng không đạt được hiệu quả và dẫn đến khách hàng khó chịu, không hài lòng về dịch vụ.

Chính vì vậy, các doanh nghiệp kinh doanh phòng khám nha khoa cần đến sự hỗ trợ của các phần mềm CSKH chuyên nghiệp như StringeeX để quản lý tốt các hoạt động gọi điện tư vấn và hỗ trợ khách hàng.

Với StringeeX, phòng khám nha khoa của bạn có thể: 

- Gọi ra-vào với số tổng đài riêng đã được đăng ký tên định danh - Voice Brandname giúp tạo hình ảnh uy tín, tin cậy cho phòng khám

- Tự động hoá quy trình CSKH: Tư vấn dịch vụ, nhắc - hẹn lịch khám, liên hệ tặng ưu đãi, chăm sóc sau khám…

- Quản lý tập trung thông tin khách hàng trên một phần mềm, thuận tiện cho việc CSKH cũ

- Tăng trải nghiệm khách hàng với các kịch bản phím bấm được thiết lập sẵn

StringeeX được đánh giá là một trong các phần mềm tổng đài tân tiến nhất hiện nay dành cho các phòng khám nha khoa với các tính năng hiện đại: 

• Gọi ra ngay trên giao diện CRM với đầy đủ thông tin KH chỉ với 1 click, thuận tiện cho việc: Hẹn lịch tái khám, giới thiệu chương trình khuyến mãi, xử lí khiếu nại kịp thời, CSKH 
• Phân chia tự động điều hướng cuộc gọi cho nhân viên phụ trách
• Có hệ thống ticket thông minh lưu trữ thông tin khách hàng, cài đặt nhắc lịch CSKH
• Tính năng gửi SMS/email/gọi tự động thông báo lịch khám, tư vấn chương trình khuyến mãi cho khách cũ và khảo sát khách hàng
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ thông tin khách hàng để việc tìm kiếm và tra cứu nhanh chóng, hiệu quả
• Báo cáo chi tiết tổng quan để đánh giá KPI của từng nhân viên, tiến trình chăm sóc bệnh nhân đã khám 
• Tích hợp được với công cụ CRM có sẵn giúp đồng bộ dữ liệu khách hàng 

Đăng ký dùng thử 10 ngày dịch vụ của StringeeX tại đây.

Tạm Kết

Tóm lại, kinh nghiệm mở nha khoa không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết vững về lĩnh vực y khoa mà còn yêu cầu sự sáng tạo và quản lý kinh doanh thông minh. Bằng cách áp dụng những chiến lược này, bạn có thể xây dựng một phòng khám nha khoa độc đáo và hiệu quả, đồng thời đem lại lợi ích cho cả bệnh nhân và doanh nghiệp của mình.