Giao tiếp là điều rất quan trọng trong kinh doanh nhằm thiết lập mối quan hệ và đảm bảo rằng khách hàng của doanh nghiệp được cập nhật mọi thông tin về sản phẩm. Thư giới thiệu bán sản phẩm được sử dụng khi nhà kinh doanh muốn thông báo cho người mua biết sản phẩm đang được giảm giá hoặc có mặt hàng mới trên thị trường. Bức thư này được gửi đến những đối tượng mục tiêu bao gồm khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.

Một bức thư chào hàng hấp dẫn đóng vai trò quan trọng trong việc liên lạc với người mua và thiết lập hợp tác kinh doanh. StringeeX sẽ tổng hợp những mẫu thư chào hàng chuẩn cho từng ngành hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận đối tượng mục tiêu.

1. Thư chào hàng là gì?

Thư chào hàng là một chiêu thức quảng cáo dưới hình thức văn bản nhằm thu hút khách hàng tiềm năng tiếp cận một sản phẩm hoặc dịch vụ. Bức thư giới thiệu sản phẩm ra đời nhằm mục đích cho khách hàng thấy doanh nghiệp sẽ mang lại lợi ích gì cho họ khi sử dụng hàng hóa được đề cập đến. 

Các doanh nghiệp sử dụng thư bán hàng ở cả định dạng email hoặc bản in. Mẫu thư chào hàng chuẩn với bố cục chặt chẽ cùng nội dung sạch đẹp chắc chắn sẽ là một hình thức Marketing trực tiếp hiệu quả. Bức thư cần thể hiện doanh nghiệp giải quyết được nhu cầu nào của khách hàng hoặc vì sao khách hàng nên tin tưởng doanh nghiệp thay vì đối thủ cạnh tranh.

2. Lợi ích của thư chào hàng

2.1. Tiếp cận nhiều đối tượng cùng một lúc

Một lá thư chào hàng cũng giống như gặp gỡ trực tiếp hàng trăm khách hàng cùng một lúc. Tất cả những gì doanh nghiệp cần làm sở hữu những mẫu thư chào hàng chuẩn và gửi chúng tới những khách hàng tiềm năng được chọn lọc. Nhờ vậy doanh nghiệp dễ dàng trò chuyện với nhiều khách hàng tiềm năng cùng một lúc mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

2.2. Tối thiểu chi phí

Như đã đề cập ở trên, đội ngũ kinh doanh sẽ không cần đi đến từng khách hàng để mời chào sản phẩm. Một bức thư bán hàng với đầy đủ thông điệp được gửi đi và nhiệm vụ còn lại là đo lường doanh số bán hàng. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không mất chi phí đi lại hay các chiến lược tốn kém khác mà không thu lại được nhiều hiệu quả. Thư bán hàng sẽ làm tất cả các công việc cho doanh nghiệp. 

2.3. Tăng độ nhận diện thương hiệu

Thư bán hàng là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý của độc giả. Một bức thư chào hàng có thể thu hút một lượng lớn khách hàng mới đồng thời khuyến khích khách hàng hiện tại mua sản phẩm nhiều lần. Qua đó, những đối tượng mục tiêu sẽ nhớ đến doanh nghiệp nhiều hơn và từ đó tăng khả năng chuyển đổi trong chuỗi bán.

Hãy nhớ rằng chữ 'A' đầu tiên trong AIDA, công thức viết quảng cáo, là viết tắt của Attention - sự chú ý và phần tiêu đề của thư bán hàng là điều người viết cần quan tâm.

2.4. Tính chuyên nghiệp

Một mẫu thư chào hàng chuẩn cho thấy sự chuyên nghiệp của thương hiệu, đồng thời để khách hàng tiềm năng nhận định hình thức kinh doanh mà doanh nghiệp đang sử dụng. Từ thư giới thiệu sản phẩm, khách hàng tiềm năng sẽ biết liệu họ có nên thực hiện giao dịch với bên bán hay không. Nếu khéo léo thuyết phục công chúng bằng bức thư bán hàng, doanh nghiệp sẽ ít gặp khó khăn trong việc chuyển đổi người đọc thành khách hàng.

3. Các bước để tạo mẫu thư chào hàng hiệu quả

3.1. Viết một tiêu đề hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khách hàng

Hãy nhớ rằng chữ 'A' đầu tiên trong AIDA, công thức viết quảng cáo, là viết tắt của Attention - sự chú ý và phần tiêu đề của thư bán hàng là điều người viết cần quan tâm. Điều quan trọng là phải nhanh chóng thu hút sự chú ý của độc giả và thuyết phục họ tiếp tục đọc sau khi lướt qua tiêu đề. Chỉ với một vài câu chữ đầu tiên, hãy khiến bức thư trở nên khó phai và kích thích sự tò mò của người đọc.

3.2. Xác định những gì người đọc cần và giải thích

Giải quyết các insight của khách hàng tiềm năng là một cách để kết nối họ với sản phẩm của doanh nghiệp. Mẫu thư chào hàng chuẩn sẽ giải thích tại sao sản phẩm hoặc dịch vụ này có thể mang lại lợi ích cho họ và khiến họ tiếp tục chú ý đến câu chữ tiếp theo.

3.3. Liệt kê những thông tin chính

Đây là một trong những bước quan trọng khi viết thư chào hàng. Một danh sách gạch đầu dòng sẽ giúp người đọc nhìn thấy thông tin mà doanh nghiệp muốn làm nổi bật. Để lên được nội dung thông tin chính, doanh nghiệp có thể dựa trên việc giải quyết những câu hỏi:

• Khách hàng đang có mối bận tâm gì?
• Khách hàng cần giải pháp thế nào cho vấn đề của họ?
• Doanh nghiệp sẽ giải quyết insight của khách hàng như thế nào?
• Lợi ích sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp đem lại là gì?

3.4. Sử dụng lời chứng thực hoặc số liệu thống kê

Một lá thư bán hàng sẽ cho người đọc thấy giá trị sản phẩm của doanh nghiệp. Mẫu thư chào hàng chuẩn sẽ cần cung cấp lời chứng thực và số liệu thống kê trong các gạch đầu dòng để người đọc lướt qua dễ dàng nhanh chóng thấy thông tin hữu ích, từ đó tăng khả năng bán sản phẩm của thương hiệu.

3.5. Sử dụng Call-to-action (kêu gọi hành động)

Người đọc cần được thúc đẩy để hành động theo lời đề nghị của doanh nghiệp. Nếu thương hiệu sử dụng email, hãy tạo đi backlink hoặc thiết kế nút kêu gọi hành động. Trong marketing in ấn, hãy sử dụng đồ họa và phông chữ để thu hút sự chú ý đến phần CTA.

Ngoài hình thức gửi thư, doanh nghiệp có thể thực hiện các “cuộc gọi lạnh” - cold call để chào hàng. Thông thường, cold call được các nhân viên sale thực hiện dựa trên danh sách dữ liệu cơ sở có sẵn. Nó được sử dụng để liên lạc với những khách hàng mục tiêu nhưng chưa từng bày tỏ mối quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp. Hiểu một cách đơn giản cold call là cuộc gọi chào mời, tiếp thị sản phẩm dịch vụ nhằm mục đích bán hàng.

Tuy nhiên, để có thể thực hiện các chiến dịch gọi ra như trước, các nhà mạng yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng tên định danh - Voice Brandname và gọi ra từ tổng đài có gán số Mobile SIP của nhà mạng. 

Việc sử dụng phần mềm tổng đài Mobile SIP kết hợp sử dụng Voice Brandname được đánh giá là một trong những giải pháp hiệu quả nhất hiện nay cho các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp chủ yếu triển khai cold call, telesales, telemarketing như bất động sản, bảo hiểm, viễn thông,... nói riêng.

Với doanh nghiệp chưa thiết lập tổng đài, StringeeX cung cấp phần mềm tổng đài giúp doanh nghiệp bạn tổ chức trung tâm xử lý cuộc gọi một cách tinh giản, khoa học. Đồng thời, StringeeX hỗ trợ đăng ký gói dịch vụ Voice Brandname, SMS Brandname và thiết lập lời chào tổng đài giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu tới khách hàng.

>>> Doanh nghiệp quan tâm xin mời đăng ký nhận tư vấn tại đây:

4. Tổng hợp mẫu thư chào hàng chuẩn nhất cho từng ngành hàng

4.1. Mẫu thư chào hàng chuẩn cho ngành thực phẩm

“Kính gửi: ____________

Công ty X xin gửi lời chào trân trọng đến Quý khách hàng. 

Công ty X là một trong những doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các sản phẩm từ cà phê với quy mô lớn và uy tín tại Việt Nam với quy mô 10 nhà máy sản xuất, tổng diện tích xây dựng lên đến 15.000ha, lực lượng lao động trên 400 người. 

Trải qua hơn 30 năm kinh nghiệm hoạt động, công ty đã không ngừng khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường và niềm tin đối với khách hàng. Hiện nay sản phẩm của công ty đã được xuất khẩu sang hơn 30 quốc gia và vùng lãnh thổ, cùng với hệ thống phân phối rộng khắp trong cả nước. 

Từ năm 1990 đến nay, công ty liên tục được Bộ Công Thương quyết định công nhận danh hiệu xuất khẩu uy tín của Việt Nam, năm 2011 công ty chúng tôi vinh dự được Chủ Tịch Nước trao tặng huân chương lao động hạng Ba. Nay công ty chúng tôi chân trọng gửi đến Quý khách hàng thư ngỏ này với mong muốn Quý khách hàng có thêm sự lựa chọn và chúng tôi có thêm khách hàng thân thiết mới. 

Các sản phẩm nổi bật của chúng tôi có thể được đề cập đến như: 

• Cà phê hạt nguyên chất
• Cà phê xay đóng gói
• Dược mỹ phẩm cà phê như tẩy da chết, son dưỡng, xà phòng,...

Với nền tảng vững chắc trên, mới đây chúng tôi vừa đưa ra một sản phẩm mới là bộ sản phẩm dầu gội đầu chiết xuất cà phê hoàn toàn thuần chay.Với thời gian và hình thức thanh toán linh hoạt, đáp ứng nhanh. Đặc biệt giá cả hoàn hảo nhất và có tính cạnh tranh cao trên thị trường.

Quý Khách hàng có nhu cầu tìm hiểu thêm chi tiết về sản phẩm, xin vui lòng liên hệ với công ty chúng tôi qua những kênh sau đây:

Website: ____________

Email:____________

Phone:____________

Rất mong được hợp tác và phục vụ.

Chân thành cảm ơn Quý Khách hàng đã quan tâm đến thư ngỏ này!

Chữ ký: ____________”

4.2. Mẫu thư chào hàng chuẩn cho ngành điện tử, điện lạnh

“Thư Ngỏ Chào Hàng

Lời đầu tiên xin gửi tới tất cả Quý công ty lời chúc sức khỏe và thành công.

Công Ty X, là doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh các sản phẩm điện, điện tử, điện lạnh, nhựa công nghiệp, nhựa kỹ thuật cao, nhựa gia dụng… Đặc biệt là thiết kế và chế tạo khuôn mẫu ngành nhựa.

Nay công ty chúng tôi trân trọng gửi đến Quý công ty thư ngỏ này với mong muốn Quý công ty có thêm sự lựa chọn và chúng tôi có thêm khách hàng thân thiết mới.

Nhằm hướng tới phục vụ cho nhu cầu của khách hàng, hiện công ty chúng tôi đã trạng bị đầy đủ các loại máy ép từ 80 tấn đến 450 tấn. Với đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ tay nghề cao với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành ép nhựa, chúng tôi cam kết sẽ cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, chất lượng nhất đến Quý công ty.

Bên cạnh đó, thời gian và hình thức thanh toán linh hoạt, đáp ứng nhanh, đặc biệt giá cả hoàn hảo nhất mang tính cạnh tranh cao trên thị trường là một trong số các yếu tố tạo nên uy tín của chúng tôi. 

Một số khách hàng quen thuộc của chúng tôi:

• Ngành Dược : Công ty A…
• Ngành Điện tử, Điện lạnh: Công ty B …
• Ngành gia dụng: Công ty C…

Với thế mạnh về chất lượng và uy tín trên thị trường ép nhựa, chúng tôi tự tin sẽ mang đến sự hài lòng nhất cho khách hàng khi đến với chúng tôi.Khi Quý công ty có nhu cầu hợp tác cùng chúng tôi xin vui lòng liên hệ:

Website:____________

Email:____________

Phone:____________

Chân thành cảm ơn đến Quý công ty đã quan tâm tới thư ngỏ này!

Trân trọng kính chào!

Chữ ký: ____________”

4.3. Mẫu thư chào hàng chuẩn cho ngành dịch vụ công nghệ

“Kính gửi: ____________

Lời đầu tiên, Công Ty X xin gửi lời chào trân trọng đến Quý Doanh nghiệp. 

Theo như chúng tôi được biết, Quý Doanh nghiệp hiện nay website đang hoạt động không ổn định: 

• Nội dung cập nhật lần mới nhất từ năm 2013 
• Hình ảnh đưa lên website mờ và xấu 
• Nội dung không được chỉnh sửa và chắp vá 
• Website không lột tả được tầm vóc và vị thế của doanh nghiệp

Với thống kê của Google, chúng tôi biết hàng ngày website của công ty có 350 người truy cập, đây là một số lượng lớn người vào và với một website không được tốt như hiện nay sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của Quý Doanh nghiệp trong mắt khách hàng

Chúng tôi xin phép được giới thiệu dịch vụ “Chăm sóc website” tới quý khách hàng. Chỉ từ 500.000 VNĐ/ tháng quý khách sẽ được: 

• 01 nhân viên chăm sóc website 24/24 
• 01 thiết kế phụ trách hình ảnh của doanh nghiệp 
• Cập nhật 10 tin tức mới liên quan đến ngành nghề của công ty hàng ngày 

Khi doanh nghiệp có tin tức mới chúng tôi sẽ viết lại, chỉnh sửa hình ảnh và đưa tin bài trình bày đẹp mắt lên website. Và còn nhiều lợi ích khác khi quý khách tham gia dịch vụ “ Chăm sóc website” của chúng tôi. 

Nếu quý khách cần hỏi thêm thông tin xin vui lòng gọi Hotline: ____________ để được tư vấn chi tiết.

Cám ơn quý khách đã dành thời gian đọc email! 

Nếu email này làm phiền, xin hãy báo lại chúng tôi để chúng tôi xin lỗi và rút email của quý khách khỏi danh sách Email của chúng tôi.

Trân trọng,

Chữ ký: ____________”

4.4. Mẫu thư chào hàng chuẩn cho ngành vật liệu xây dựng, nội thất

“Kính gửi:____________

Công ty X xin gửi tới Quý khách hàng lời chào trân trọng và hợp tác. 

Công ty chúng tôi là nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực thi công, cung ứng vật tư cho các công trình nhà ở. Vật liệu xây dựng được chúng tôi nhập trực tiếp từ nhà sản xuất và cung cấp thẳng đến người tiêu dùng không thông qua hệ thống bán hàng trung gian. Vì vậy sản phẩm luôn đảm bảo đúng chất lượng theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất, mẫu mã phong phú, giá cả cạnh tranh.

Chúng tôi luôn sẵn lòng cung ứng vật liệu xây dựng chính hãng, vận chuyển đến chân công trình, nhanh chóng đúng tiến độ, không yêu cầu số lượng, giá bán thấp hơn giá thị trường từ 2 đến 10% tùy từng loại vật liệu.

Chúng tôi mong chờ phản hồi từ Quý khách hàng. Nếu Quý khách hàng có vấn đề gì chưa rõ, xin vui lòng liên hệ lại với chúng tôi để cùng trao đổi.

Trân trọng,

Chữ ký: ____________”

4.5. Mẫu thư chào hàng chuẩn cho ngành mỹ phẩm, làm đẹp

“Kính gửi:____________

Lời đầu tiên chúng tôi xin gửi lời chào trân trọng nhất đến Quý khách hàng.

Chúng tôi – Công ty X – là đại diện độc quyền phân phối nhãn hàng mỹ phẩm ____________ được sản xuất tại ____________, một nhãn hàng dược mỹ phẩm được các chuyên gia đầu ngành da liễu đánh giá cao với hiệu quả rõ rệt trong việc làm giảm tình trạng tăng sắc tốt da chỉ sau một liệu trình.

Chúng tôi cung cấp danh mục hoàn chỉnh các sản phẩm bao gồm:

• Dưỡng da
• Chăm sóc cá nhân
• Nước hoa
• Trang điểm chất lượng cao
• Dinh dưỡng nâng cao

Ở từng các danh mục, chúng tôi có những sản phẩm phù hợp với mọi độ tuổi và mức thu nhập:

• Dòng bình dân dành cho học sinh, sinh viên
• Dòng chuyên nghiệp dành cho công chức, người có thu nhập ổn định
• Dòng cao cấp dành cho những người sang trọng, muốn khẳng định bản thân.

Nếu Quý khách hàng quan tâm, xin liên hệ với chúng tôi qua:

Website: ____________

Email:____________

Phone:____________

Rất mong được hợp tác và phục vụ.

Chân thành cảm ơn Quý Công ty đã quan tâm đến thư ngỏ này!

Trân trọng,

Chữ ký: ____________”

StringeeX dành tặng bạn: “Cẩm nang bán hàng trên TikTok Shop”

Bằng trải nghiệm mua sắm kết hợp giải trí mới lạ, TikTok Shop đang mang đến cơ hội lớn để bùng nổ doanh số cho các doanh nghiệp nếu biết chớp lấy thời cơ và “bỏ túi” những kinh nghiệm bán hàng trên TikTok Shop hiệu quả.

Hiểu được điều đó, đội ngũ Stringee đã tổng hợp đầy đủ thông tin cần biết về TikTok Shop và gói gọn chúng trong cuốn "Cẩm nang bán hàng trên TikTok Shop". Hi vọng cuốn cẩm nang này sẽ giúp ích cho bạn và doanh nghiệp khi bắt đầu với TikTok Shop.

Trong cuốn cẩm nang này, bạn đọc sẽ tìm thấy những kiến thức cần thiết để triển khai TikTok Shop cho doanh nghiệp bao gồm:

• Giới thiệu về TikTok Shop: Hiểu rõ về nền tảng này, cơ hội kinh doanh và lợi ích khi bán hàng trên TikTok Shop.
• Hướng dẫn mở gian hàng trên TikTok Shop 
• Biểu phí bán hàng và điều khoản chính sách bán hàng trên TikTok Shop
• Hướng dẫn sử dụng tính năng Affiliate TikTok Shop, TikTok Ads…
• Kinh nghiệm tối ưu quy trình CSKH cho doanh nghiệp kinh doanh trên thương mại điện tử

Chúng tôi muốn dành tặng cuốn cẩm nang này cho:

• Cá nhân bán hàng online 
• Hộ kinh doanh/ nhà xưởng muốn bán D2C
• Nhà quản lý, bộ phận marketing của doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ đang nghiên cứu mở rộng thêm kênh bán hàng trên TikTok Shop

>>> ĐĂNG KÝ NHẬN EBOOK MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY:  

Tạm kết

StringeeX đã hướng dẫn các kỹ thuật viết thư chào hàng hiệu quả kèm theo một số mẫu thư chào hàng chuẩn minh họa. Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu thư được giới thiệu ở trên và áp dụng các hướng dẫn để xây dựng những mẫu thư phù hợp với ngành hàng và sản phẩm của mình.

Nói thêm về phần mềm tổng đài StringeeX, phần mềm được trang bị đầy đủ tính năng xử lý cuộc gọi đến - cuộc gọi đi của một tổng đài thông thường, cung cấp hệ thống xử lý cuộc gọi chất lượng cao giúp đảm bảo về âm thanh, hình ảnh và tín hiệu luôn ở mức tốt nhất. 

Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp CSKH trên đa nền tảng: Facebook, Zalo OA, Live-chat… trên một phần mềm duy nhất. Khách hàng được chăm sóc nhanh chóng, doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin, phục vụ hoạt động marketing về sau. Để được tư vấn chi tiết về phần mềm, xin mời đăng ký nhanh tại đây: