Thư phản hồi khách hàng là một trong những phương thức liên hệ không thể thiếu giữa doanh nghiệp và khách hàng của mình. Trong bài viết này, hãy cùng StringeeX tìm hiểu chi tiết hơn về  cách viết mẫu thư phản hồi khách hàng bằng tiếng Anh nhé!

1. Thư phản hồi khách hàng là gì?

Thư phản hồi khách hàng không chỉ là công cụ giao tiếp trung gian giữa khách hàng và doanh nghiệp, mà còn là một phương tiện quan trọng để tạo và củng cố mối liên kết giữa hai bên. 

Doanh nghiệp sử dụng thư phản hồi khách hàng để giải quyết thắc mắc, nhận phản hồi từ khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, cũng như để thể hiện sự biết ơn hoặc xin lỗi trong trường hợp có vấn đề về sản phẩm.

Một bức thư phản hồi xuất sắc có thể giúp doanh nghiệp đáp ứng mong muốn của khách hàng. Đồng thời, điều này còn đóng góp vào việc duy trì và phát triển mối quan hệ với họ. Hoạt động này về lâu về dài sẽ giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh và tăng cường doanh thu cho doanh nghiệp.

Tham khảo thêm ngay: Top 10 phần mềm Email Marketing tốt nhất hiện nay Marketer nên biết

2. Cấu trúc thư phản hồi khách hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Một thư tiếng Anh phản hồi khách hàng chuyên nghiệp và chất lượng cần bao gồm các phần sau:

2.1. Phần Heading

Giống như nhiều mẫu thư khác, phần Heading của thư phản hồi khách hàng cần chứa đầy đủ thông tin về người gửi và người nhận, bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại hoặc số fax và ngày tháng viết thư. 

2.2. Mở đầu bức thư phản hồi khách hàng

Trước tiên, bạn cần chào khách hàng và thông báo rằng doanh nghiệp đã nhận được thông tin phàn nàn từ họ.

Ví dụ:

Thank you for your letter informing us…

We would like to thank you for informing us…

We refer to your letter relating… 

Về xưng hô, để thể hiện sự lịch sự, sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs, Ms. Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). 

Ví dụ: Dear Mrs. Phong. 

Nếu mối quan hệ là thân mật, có thể sử dụng tên riêng trong câu chào hỏi, ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly. Nếu không có thông tin về người nhận, có thể sử dụng "To whom it may concern" hoặc "Dear Sir/Madam".

2.3. Nội dung thư 

Trong phần phản hồi, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chi tiết để giải quyết mọi thắc mắc hay phản hồi từ phía khách hàng. Bạn cần lưu ý sử dụng ngôn từ lịch sự, chính xác và trung thực. 

Ví dụ: Regarding your question about our warranty policy, please be assured that our products come with a one-year warranty from the date of purchase.

(Về câu hỏi của bạn về chính sách bảo hành của chúng tôi, xin hãy yên tâm rằng các sản phẩm của chúng tôi được bảo hành một năm kể từ ngày mua.)

Giải thích về sự cố:

Nếu những thông tin phản hồi từ khách hàng là chính xác, doanh nghiệp cần giải thích rõ ràng về những sự cố hay sai sót đã xảy ra, đồng thời nhận trách nhiệm về mình.

Ví dụ: This mistake was due to a fault in one of our machines, which has now been corrected. 

(Lỗi này là do lỗi ở một trong các máy của chúng tôi và hiện đã được sửa.)

Giải quyết vấn đề cho khách hàng:

Sau khi giải thích về những bất tiện gây cho khách hàng, doanh nghiệp cần có những giải pháp để xử lý vấn đề ngay lập tức và thông báo với khách hàng rằng bạn đang thực hiện những hoạt động cần thiết.

Ví dụ: We've thoroughly reviewed the system and successfully reprogrammed it to resolve the issue. Should you encounter any similar situations in the future, please feel free to reach out. Thank you once again for bringing the error to our attention.

To prevent any occurrences, we have set up....

(Chúng tôi đã xem xét kỹ lưỡng hệ thống và lập trình lại thành công để giải quyết vấn đề. Nếu bạn gặp phải bất kỳ tình huống tương tự nào trong tương lai, vui lòng liên hệ. Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã lưu ý đến lỗi của chúng tôi.

Để ngăn chặn bất kỳ sự cố nào xảy ra, chúng tôi đã thiết lập...)

Từ chối phàn nàn của khách hàng:

Trong trường hợp những phản hồi hay lời than phiền của khách hàng không đúng sự thật, vô lý, doanh nghiệp vẫn cần giải thích rõ ràng cho khách hàng hiểu một cách lịch sự.

Ví dụ: Our engineers have thoroughly assessed the machine in question based on your concerns. The report indicates a lack of proper maintenance for the machine. Please review the maintenance instructions provided, where you'll find it is crucial to attend to...

Regrettably, we must inform you that...

(Các kỹ sư của chúng tôi đã đánh giá kỹ lưỡng chiếc máy được đề cập dựa trên mối quan tâm của bạn. Báo cáo cho thấy máy thiếu sự bảo trì thích hợp. Vui lòng xem lại hướng dẫn bảo trì được cung cấp, trong đó bạn sẽ thấy điều quan trọng là phải chú ý...

Thật đáng tiếc, chúng tôi phải thông báo với bạn rằng...)

2.4. Phần kết thư

Cuối cùng, chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn lớn đến quý khách vì đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi rất mong được phục vụ quý khách trong những dịp sắp tới.

Ở kết thư, bạn nên sử dụng các cụm từ như "Best Wishes", "Regards", "Best Regards" để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp đối với khách hàng.

Xem thêm: Tổng hợp 5 mẫu email marketing chào hàng ấn tượng

3. Các mẫu thư phản hồi khách hàng bằng tiếng Anh phổ biến

3.1. Mẫu thư phản hồi cảm ơn khách hàng

Subject: Thank You for Your Positive Feedback!

Dear [Customer's Name],

We appreciate your positive feedback on our [product/service]. Your satisfaction means a lot to us, and we're thrilled to hear you had a great experience.

As a token of our gratitude, enjoy a special [discount/code] on your next purchase—use code [CODE123] at checkout.

Thank you for choosing [Your Company]. We look forward to serving you again soon!

Best,

[Your Full Name]

[Your Position]

[Your Company]

3.2. Mẫu thư phản hồi phàn nàn của khách hàng

Subject: Acknowledgment of Your Feedback – We Value Your Insights

Dear [Customer's Name],

I trust this message finds you well. I want to express our sincere gratitude for taking the time to share your recent experience with us. Your feedback is invaluable in our commitment to continuous improvement.

I am truly sorry to learn that your experience did not meet your expectations. Your concerns have been carefully noted, and our team is currently investigating the matter to ensure a swift resolution.

We genuinely appreciate your openness in sharing your thoughts with us. It is through such insights that we can enhance our services and prevent similar occurrences in the future.

As a gesture of our commitment to your satisfaction, we would like to offer you [compensation/offer] as a token of goodwill. Please find the details enclosed [attach details].

Once again, I apologize for any inconvenience you may have experienced, and I assure you that corrective actions are being taken.

If you have any further details to share or if there's anything specific you would like to address, please feel free to respond directly to this email. Your concerns are of the utmost importance to us.

Thank you for bringing this matter to our attention, and we appreciate your understanding as we work to resolve it promptly.

Best Regards,

[Your Full Name]

[Your Position]

[Your Company]

[Contact Information]

3.3. Mẫu thư phản hồi khách hàng sau khi mua hàng 

Subject: Your Feedback Matters – Thank You!

Dear [Customer's Name],

Thank you for choosing [Your Company]. We appreciate your recent purchase and would love to hear about your experience.

Your satisfaction is crucial to us. Could you spare a moment to share your thoughts on the product/service and your overall experience? Your feedback helps us improve.

As a token of gratitude, enjoy a [discount/code/gift] for your next purchase.

Reply to this email with your feedback. We look forward to serving you again.

Best,

[Your Name]

[Your Position]

[Your Company]

Tham khảo thêm: Cách gửi email hàng loạt đến khách hàng

Tạm kết

Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đọc các mẫu thư phản hồi khách hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và phổ biến nhất hiện nay. StringeeX hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong việc triển khai các hoạt động Email Marketing một cách hiệu quả. 

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp Chăm sóc khách hàng đa kênh, đặc biệt trong lĩnh vực email, StringeeX là sự lựa chọn đáng xem xét.

StringeeX là một giải pháp hỗ trợ CSKH và bán hàng đa kênh cho doanh nghiệp, trong đó có kênh Email. Bạn có thể dễ dàng thực hiện các chiến dịch gửi email cho danh sách khách hàng trong CRM. Mọi chiến dịch gửi email đều được báo cáo chi tiết với các chỉ số quan trọng như tỉ lệ gửi và tỉ lệ mở...

StringeeX được xây dựng để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoá việc chăm sóc khách hàng với hệ thống đa kênh, tổng hợp mọi thứ vào một nền tảng. Các kênh giao tiếp như Facebook Messenger, Zalo OA, Email, Hotline được quản lý thông qua một kênh, giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong quá trình chăm sóc khách hàng. Do đó, việc triển khai hoạt động Email Marketing trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Hãy liên hệ ngay với StringeeX để trải nghiệm dịch vụ tổng đài ảo thông minh miễn phí trong 10 ngày tại đây: