Nếu email là hình thức doanh nghiệp sử dụng chủ yếu để chăm sóc khách hàng, chắc chắn doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong cách gửi email hàng loạt. Gửi từng email đến từng khách hàng rất tốn thời gian và việc đánh dấu mọi người trong cùng một email (nơi người nhận có thể nhìn thấy những người khác trong danh sách) trông không chuyên nghiệp. Và nếu không cẩn thận trong cách tiếp cận của mình, email của doanh nghiệp dễ dàng rơi vào hòm spam hoặc bị chặn gửi email mãi mãi.
Bài viết này dành cho những ai đang tìm cách cách tốt nhất để gửi email đến nhiều người nhận mà không gặp những trở ngại mà StringeeX đã đề cập ở trên.
1. Thế nào là gửi email hàng loạt?
Gửi email hàng loạt có nghĩa là gửi email cùng một nội dung cho nhiều người cùng một lúc. Email có thể được gửi đến tất cả người nhận cùng thời gian hoặc có thể được gửi đến danh sách người nhận thông qua danh sách gửi thư hoặc nhóm phân phối.
Đây là phương pháp phổ biến đối với các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân cần liên lạc với nhiều người cùng một lúc, chẳng hạn như gửi thông báo cho toàn công ty, chia sẻ thông tin cập nhật với nhóm hoặc chủ yếu là gửi email giới thiệu sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng.
2. Tại sao nên gửi email hàng loạt?
Nếu biết cách gửi email hàng loạt hiệu quả, doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích bao gồm:
- Giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc gửi từng email riêng lẻ đến từng người nhận.
- Cho phép giao tiếp hiệu quả với nhiều người trong một nhóm lớn, chẳng hạn như đồng nghiệp, khách hàng hoặc người đăng ký.
- Cho phép phối hợp và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm, đảm bảo rằng mọi người đều nhận được cùng một thông điệp và ở trên cùng một trang.
- Là một cách tiết kiệm chi phí để liên lạc với nhiều người nhận so với các hình thức liên lạc khác, chẳng hạn như gọi điện thoại hoặc gửi thư bưu điện.
- Là một công cụ Marketing hiệu quả, cho phép doanh nghiệp tiếp cận với lượng lớn đối tượng bằng một thông điệp được nhắm mục tiêu.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải thận trọng khi gửi email hàng loạt để đảm bảo rằng quyền riêng tư và bảo mật của người nhận được bảo vệ và để tránh spam hoặc gửi thư không liên quan đến những người nhận có thể không quan tâm.
>>> Bài viết có thể bạn quan tâm:
- Cá nhân hoá email là gì? Các mẹo cá nhân hoá chiến dịch Email Marketing
- Cold email là gì? Hướng dẫn 6 bước viết Cold Email hiệu quả
- Làm sao để email không vào hòm spam/ quảng cáo?
- Bounce email là gì? Cách phát hiện và xử lý các bounce email
3. Các bước gửi email hàng loạt đến khách hàng
Trước khi bắt đầu tìm hiểu cách gửi email hàng loạt, điều đầu tiên cần chuẩn bị là một máy tính được kết nối với internet, một tài khoản email được thiết lập và sẵn sàng để gửi và nhận email.
Thực hiện theo các hướng dẫn từng bước này để gửi email cho nhiều người.
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email
Bước 2: Nhấp vào SOẠN THƯ
Bước 3: Một cửa sổ email mới sẽ mở ra. Trong hộp địa chỉ “Đến”, hãy nhập địa chỉ email của người nhận đầu tiên. Sau đó nhập dấu phẩy và dấu cách để tách địa chỉ này khỏi địa chỉ email tiếp theo. Nhập địa chỉ thứ hai và tiếp tục, chèn dấu phẩy và dấu cách giữa mỗi địa chỉ tiếp theo.
Bước 4: Nếu muốn đưa ai đó vào email của mình chỉ để “giữ họ trong vòng lặp”, người gửi có có thể thực hiện việc này bằng cách thêm (các) địa chỉ email của họ vào trường Cc hoặc Bcc theo cách tương tự, sử dụng dấu phẩy và dấu cách giữa mỗi người.
Sử dụng cc nếu bạn muốn tất cả người nhận thấy (các) email cùng nhận được email này. Sử dụng Bcc, nếu bạn muốn (các) địa chỉ của họ được ẩn khỏi tất cả những người nhận khác.
Nếu đang gửi cùng một email cho nhiều người khác nhau, đặc biệt là nếu họ không biết nhau, doanh nghiệp nên đặt địa chỉ email vào trường 'Bcc' để giữ bí mật cho “danh sách gửi thư”. Bằng cách đó, sẽ không có khả năng nó có thể rơi vào tay kẻ gửi thư rác hoặc tin tặc.
Bước 5: Bây giờ hãy nhập chủ đề email và nội dung email đã được lên template sẵn.
Bước 6: Nhấp vào nút Gửi màu xanh lam khi đã sẵn sàng.
4. Nhược điểm khi gửi email hàng loạt
4.1. Các email có thể bị coi là thư rác
Gửi email cho nhiều người cùng một lúc bằng phương pháp Cc hoặc Bcc có thể kích hoạt bộ lọc thư rác. Nếu sử dụng các công cụ email không được thiết kế cho email hàng loạt, thì email có thể nằm trong thư mục rác của người nhận — hoặc tệ hơn là không bao giờ vào được hộp thư đến của họ.
>>Tìm hiểu thêm về cách để email không vào hòm spam
4.2. Số lượng địa chỉ có thể bị hạn chế
Một số dịch vụ email có giới hạn về số lượng địa chỉ có thể đưa vào email hàng loạt để ngăn hoạt động gian lận có thể xảy ra. Số lượng địa chỉ email đang gửi đến không quan trọng, mỗi email đều được tính vào giới hạn. Nếu danh sách liên lạc của vượt quá giới hạn, doanh nghiệp sẽ phải tạm dừng và quay lại gửi thư vào ngày hôm sau.
4.3. Có vẻ không chuyên nghiệp
Phương pháp Bcc không thực tế đối với thư chuyên nghiệp vì người nhận có thể thấy rằng họ đã được thêm dưới dạng đối tượng Bcc. Điều này có vẻ không chuyên nghiệp và có thể để lại ấn tượng xấu đối với khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.
5. Một số công cụ hỗ trợ gửi email hàng loạt
5.1. GetResponse
GetResponse là công cụ hỗ trợ gửi email một lúc cho nhiều người với tỷ lệ thành công cao. Bên cạnh đó, GetResponse sở hữu những thiết kế email bắt mắt và phù hợp, có thể xem trước khi gửi trên cả điện thoại và máy tính.
5.1. Sendgrid
Sendgrid là một nền tảng giúp doanh nghiệp cải thiện cách gửi email hàng loạt đạt tỷ lệ được đọc và phản hồi cao. Sendgrid cho phép người dùng quản lý các email và tạo thống kê báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp xác định chiến dịch email marketing đang hoạt động hiệu quả hay không và cần cải thiện ở phần nào.
5.3. MailChimp
MailChimp là một trong những phần mềm gửi email marketing được nhiều doanh nghiệp tin dùng cho các chiến dịch email hàng loạt. Là một trong những đơn vị lâu đời trong việc hỗ trợ gửi email hiệu quả, MailChimp vẫn luôn giữ được vị thế với hơn 12 triệu khách hàng sử dụng và hơn 1 tỷ email được gửi đi.
Kết luận
Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp muốn gửi email hàng loạt mà người nhận không biết có nhiều người nhận cùng một nội dung. Điều này có thể làm cho một email có vẻ cá nhân hơn, như thể nó chỉ dành cho họ. Nó cũng cho phép doanh nghiệp giữ địa chỉ của người nhận ở chế độ riêng tư.
Nếu doanh nghiệp cần thường xuyên gửi email cho các nhóm lớn thì tốt nhất là sử dụng dịch vụ marketing qua email chuyên nghiệp. Chúng có nhiều lợi thế so với các dịch vụ email thông thường, bao gồm tính năng báo cáo hiệu quả của chiến dịch, tính năng thiết kế, tuỳ chính mẫu email hay khả năng lọc email rác…
Ngoài các phần mềm kể trên, nếu doanh nghiệp bạn đang quan tâm tới giải pháp phần mềm hỗ trợ CSKH đa kênh trong đó email, hãy tham khảo phần mềm StringeeX. StringeeX cung cấp hệ thống tổng đài ảo giúp doanh nghiệp nghe - gọi với khách hàng dễ dàng mà không cần đầu tư nhiều trang thiết bị vật lý. StringeeX còn tích hợp cả email giúp doanh nghiệp có thể trao đổi qua email với khách hàng trên phần mềm tổng đài. Liên hệ ngay với Stringee để trải nghiệm dịch vụ tổng đài ảo thông minh miễn phí 15 ngày tại đây.