Trong thế giới công nghệ đang ngày một phát triển, phần lớn các doanh nghiệp vẫn sử dụng điện thoại để kết nối với khách hàng. Chất lượng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp phụ thuộc vào mức độ hiệu quả của những nỗ lực telesales doanh nghiệp đang thực hiện. Đầu tư vào phần mềm quản lý cuộc gọi đa tính năng là một bước đi thông minh cho các doanh nghiệp nhằm mang lại trải nghiệm dịch vụ khách hàng đặc biệt.

Xuyên suốt bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về một số yếu tố chính khiến phần mềm hỗ trợ bán hàng qua điện thoại trở thành tài sản không thể thiếu và gợi ý 7 phần mềm quản lý cuộc gọi tốt nhất hiện nay.

1. Phần mềm quản lý cuộc gọi là gì?

Phần mềm quản lý cuộc gọi như một công cụ hỗ trợ công nghệ cho các doanh nghiệp hợp lý hóa các hoạt động của trung tâm cuộc gọi để đạt được các mục tiêu kinh doanh như thu hút hoặc giữ chân nhiều khách hàng hơn, truyền bá nhận thức về thương hiệu, nuôi dưỡng mối quan hệ khách hàng,...

Phần mềm quản lý cuộc gọi là một hệ thống tự động định tuyến các cuộc gọi đến và đi, ưu tiên những cuộc gọi nào sẽ được phục vụ tiếp theo. Phần mềm có thể là hệ thống trực tiếp hoặc hệ thống dựa trên đám mây.

>>> Tham khảo thêm: 

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi

2.1. Tăng số lượng cuộc gọi hàng ngày

Các đơn vị sử dụng phần mềm quản lý có số lượng cuộc gọi hàng ngày cao hơn nhiều so với các đơn vị không sử dụng. Điều này chủ yếu là do việc các phần mềm loại bỏ yêu cầu tổng đài viên quay số điện thoại theo cách thủ công. 

2.2. Lọc tệp khách hàng theo mục tiêu

Khi sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi, các tổng đài viên không cần lăn tăn nên gọi điện cho đối tượng nào trong danh sách hàng loạt. Lợi ích của phần mềm hỗ trợ telesales là hệ thống biết khách hàng tiềm năng nào cần được gọi tiếp theo và nó không diễn ra theo bất kỳ thứ tự ngẫu nhiên nào. Hệ thống phục vụ khách hàng tiềm năng với mức độ ưu tiên cao nhất tiếp theo trong danh sách. 

Phần mềm trung tâm cuộc gọi sử dụng các thuật toán để quyết định cuộc gọi nào tiếp theo và hầu như sẽ luôn thông minh hơn tổng đài viên cuộc gọi. Nó tính đến tất cả các khách hàng tiềm năng khác trong cơ sở dữ liệu, trạng thái của họ, lần cuối khách hàng tiềm năng được gọi, lần cuối cùng nhân viên trực điện thoại thực sự nói chuyện với đối tượng tiềm năng và các lần theo dõi được yêu cầu khác mà người gọi trước đó đã ghi chú.

2.3. Không bao giờ bỏ lỡ cuộc gọi tiếp theo

Tần suất đội ngũ bán hàng bỏ lỡ các lần theo dõi của họ sẽ không xảy ra nữa. Khi sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi, hệ thống sẽ biết thời điểm theo dõi đó được lên lịch và phục vụ khách hàng tiềm năng tương ứng. Người quản lý tổng đài cũng có thể chạy các báo cáo theo thời gian thực để theo dõi và quản lý số lần theo dõi đã kết nối, số lần theo dõi không trả lời, số lần theo dõi đã lên lịch lại,...

2.4. Tích hợp phần mềm

Hầu hết các phần mềm quản lý cuộc gọi tốt đều có lợi ích là tích hợp với các hệ thống bên thứ ba khác mà họ sử dụng. Một ví dụ là tích hợp chữ ký điện tử, nhiều trung tâm cuộc gọi cần đối tượng tiềm năng hoặc khách hàng mà họ đang nói chuyện để ký một tài liệu hoặc hợp đồng. Trong tình huống này, nếu đang sử dụng một trong nhiều dịch vụ chữ ký điện tử có sẵn, phần mềm trung tâm cuộc gọi có thể tích hợp với chúng và tổng đài viên có thể gửi tài liệu qua điện thoại và xem trong thời gian thực khi họ mở và ký tên. Thay vì tổng đài viên mở một cửa sổ riêng và đăng nhập vào dịch vụ bên thứ ba đó, họ có thể thực hiện tất cả điều đó ngay từ phần mềm hỗ trợ quản lý cuộc gọi.

2.5. Xây dựng báo cáo và thống kê

Hệ thống quản lý cuộc gọi còn hỗ trợ doanh nghiệp tự động thu thập dữ liệu và tạo báo cáo theo mong muốn của doanh nghiệp. Công ty hoàn toàn có quyền tùy chỉnh mẫu báo cáo dựa theo nhu cầu. Các mẫu báo cáo được thống kê chính xác và nhanh chóng, dễ dàng sử dụng và điều chỉnh, giúp doanh nghiệp có cái nhìn trực quan về chiến dịch cuộc gọi đang thực hiện để có các nước đi khác tốt hơn.

3. Top 7 phần mềm quản lý cuộc gọi tốt nhất hiện nay

3.1. Phần mềm quản lý cuộc gọi StringeeX

StringeeX cung cấp phần mềm quản lý cuộc gọi giúp tối ưu hóa quy trình telesale và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Bên cạnh cung cấp một tổng đài quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp với đầy đủ tính năng, StringeeX còn tích hợp các tính năng liên quan đến lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng, hướng đến giải pháp toàn diện phù hợp với mọi doanh nghiệp quy mô khác nhau.

Những lợi ích khi sử dụng StringeeX:

  • Linh hoạt trong khâu vận hành: Không chỉ là một phần mềm quản lý cuộc gọi, StringeeX còn có tính năng quản lý dữ liệu khách hàng. Điều này giúp các công ty tiết kiệm chi phí khi thống nhất làm việc trên một hệ thống duy nhất. Ngoài ra, được xây dựng trên nền tảng APIs của Stringee, phần mềm quản lý cuộc gọi StringeeX có thể dễ dàng tích hợp cùng các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp khác mà không cần sử dụng nhiều hệ thống khác nhau.
  • Hệ thống báo cáo và thống kê cụ thể: Phần mềm StringeeX hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp và quản lý hồ sơ khách hàng, tổng hợp thống kê chi tiết lịch sử cuộc gọi, hiệu suất cuộc gọi được số liệu hóa. Điều này nhằm hỗ trợ công tác quản lý và giám sát cuộc gọi trở nên dễ dàng.
  • Tích hợp CRM: StringeeX được tích hợp sẵn với mini CRM với những tính năng cơ bản về quản lý thông tin liên lạc khách hàng. Bên cạnh đó, StringeeX hỗ trợ tích hợp với CRM của các đơn vị thứ ba như HubSpot, Salesforce,...
  • Tính năng hỗ trợ cuộc gọi thông minh: Không chỉ là tính năng nghe gọi thông dụng, StringeeX còn mở rộng tính năng tự động như tự động gọi, tự động trả lời, phân phối thông minh cuộc gọi,... nhằm thúc đẩy tốc độ làm việc của nhân viên.
  • Nhân viên có thể làm việc không giới hạn vị trí: Phần mềm có thể sử dụng trên mọi thiết bị máy tính hay điện thoại cá nhân trên cả iOS và Android 24/24. Doanh nghiệp có thể sắp xếp công việc của nhân viên hợp lý theo nhu cầu và kế hoạch.
  • Cải tiến bảo mật: Phần mềm quản lý cuộc gọi StringeeX đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp cũng như khách hàng được bảo mật tối đa tại trung tâm dữ liệu của Stringee, sử dụng các phương án sao lưu và phòng chống đột nhập tốt nhất.

3.2. Phần mềm quản lý cuộc gọi Next CRM

Next CRM là một công cụ quản lý cuộc gọi toàn diện được vận hành bằng internet. Phần mềm có tính năng tự động hóa phân chia danh sách khách hàng và chuyển tiếp cuộc gọi cho từng cá nhân trong nhóm telesales. Bên cạnh đó, phần mềm cũng có khả năng bảo mật cao, an toàn cho doanh nghiệp sử dụng.

3.3. Phần mềm quản lý cuộc gọi jdomain.vn

Phần mềm quản lý cuộc gọi Jdomain.vn giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện nhân viên telesales và dễ dàng phân quyền cho nhân viên. Bên cạnh đó, phần mềm có chức năng ghi âm các cuộc gọi và thống kê hiệu quả. 

3.4. Phần mềm quản lý cuộc gọi Callio

Nhắc đến phần mềm quản lý cuộc gọi Callio cũng là một cái tên sáng giá. Callio được đánh giá là phần mềm hiện đại với tổng đài được số hóa theo công nghệ tiên tiến, khắc phục được các nhược điểm mà phần mềm lỗi thời đã xuất hiện trên thị trường trước đó.

3.5. Phần mềm quản lý cuộc gọi Cloudfone

Cloudfone được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây ảo hóa kết hợp với công nghệ lưu trữ phân tán của Microsoft. Phần mềm này có mức phí tương đối thấp trên thị trường nhưng không đa dạng tính năng.

3.6. Phần mềm quản lý cuộc gọi VOIP24H

Ưu điểm lớn nhất của VOIP24H là giao diện dễ dùng và linh hoạt trong các tính năng. Phần mềm có khả năng xử lý công việc chuyên nghiệp khi cho phép một người thực hiện nhiều cuộc gọi cùng lúc.

3.7. Phần mềm quản lý cuộc gọi Omicall

Bên cạnh những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý cuộc gọi, Omicall còn hỗ trợ tạo và quản lý nhiều địa chỉ liên hệ của một khách hàng cũng như nhiều công ty và hỗ trợ quản lý các phòng ban của doanh nghiệp.

Tạm kết

Bây giờ, doanh nghiệp có thể đã nhận ra tầm quan trọng của phần mềm quản lý cuộc gọi cũng như biết các đơn vị cung cấp dịch vụ này tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lựa chọn hệ thống phù hợp với quy mô cũng như mục tiêu đã đặt ra để tối ưu hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Nếu cần một đơn vị cung cấp hệ thống quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp, đừng quên StringeeX sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp.


 

#stack_detail 1