Dưới sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, các giải pháp phần mềm quản lý khách sạn cũng như các khu resort, nhà nghỉ, homestay đã dần trở nên phổ biến hơn trong ngành. Với phần mềm phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc, từ đó dễ dàng tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

Việc chọn phần mềm quản lý khu nghỉ dưỡng cho doanh nghiệp phụ thuộc vào một số biến số, đó có thể liên quan đến sở thích cá nhân nhưng hầu hết đều phụ thuộc vào đặc điểm cơ sở kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các giải pháp phần mềm quản lý khách sạn phổ biến và cách chúng có thể phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn và các homestay, nhà nghỉ được thiết kế dựa trên việc giúp các chủ khách sạn dễ dàng quản lý các công việc của nhân viên cũng hoạt động hàng ngày, từ đặt phòng, dịch vụ khách đến kinh doanh và Marketing. Các giải pháp này được thiết lập chủ yếu dưới dạng phần mềm mang lại sự linh hoạt hơn cho nhân viên trong việc tương tác với khách hàng và duy trì quyền kiểm soát tài nguyên tốt hơn.

Đặc biệt, đối với những khách sạn lớn hoặc chuỗi khách sạn, phần mềm quản lý khách sạn là cần thiết để cung cấp cho khách hàng quy trình nhận và trả phòng suôn sẻ, nâng cao năng suất của nhân viên và tối ưu hóa doanh thu. Các sản phẩm trong danh mục này không chỉ dừng lại ở việc việc quản lý hệ thống đặt chỗ mà còn có thể đáp ứng toàn bộ hành trình của khách hàng và duy trì hoạt động hàng ngày.

Công nghệ tiên tiến này cho phép các chủ khách sạn đưa hoạt động kinh doanh của họ lên internet, hiện đại hóa hoạt động và nắm bắt các xu hướng mới nhất của ngành, bao gồm:

• Nguồn thông tin đáng tin cậy: Hợp nhất việc đặt chỗ, thanh toán, quản lý dọn phòng và thiết lập giá trên một nền tảng tích hợp duy nhất.
• Cá nhân hóa khách hàng: Nâng cao trải nghiệm của khách thông qua các dịch vụ và ưu đãi phù hợp cũng như đảm bảo việc khách hàng tái sử dụng dịch vụ.
• Quản lý doanh thu: Sử dụng phân tích cho các chiến lược định giá linh hoạt và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để hoạt động kinh doanh nhanh hơn, sinh lời nhiều hơn.
• Giao tiếp đa kênh: Kết nối với khách thông qua nhiều kênh để có được dịch vụ khách hàng liền mạch.

Phần mềm quản lý khách sạn hay các homestay, nhà nghỉ đã trở thành một thành phần thiết yếu trong ngành, thay đổi cách những người đứng đầu vận hành doanh nghiệp, quản lý tài nguyên và tương tác với khách hàng. Khi ngành khách sạn phát triển và trở nên cạnh tranh hơn, tầm quan trọng của việc áp dụng các giải pháp quản lý toàn diện và hiệu quả đã tăng lên đáng kể. Phần mềm quản lý dịch vụ khách sạn đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi này và luôn đón đầu xu hướng.

2. Những tiêu chí khi chọn phần mềm quản lý khách sạn

Doanh nghiệp có thể nghĩ rằng mình đang có được một thỏa thuận tốt với tất cả các tính năng của phần mềm được tích hợp all-in-one. Trong thực tế, có thể doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm với những tính năng dư thừa và nó có thể làm phức tạp các công việc của doanh nghiệp cũng như nhân viên với khối lượng công việc bổ sung.

Một phần mềm quản lý khách sạn tốt cần:

• Đáp ứng ít nhất 75% nhu cầu của doanh nghiệp
• Thích ứng với doanh nghiệp khi có sự biến động
• Thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và học hỏi

Một vài tiêu chí cụ thể hơn bao gồm:

2.1. Chi phí & khả năng chi trả

Chủ sở hữu và người quản lý khách sạn, đặc biệt là khách sạn vừa và nhỏ, cần phải cẩn thận trong việc chi tiêu ngân sách của mình một cách hợp lý.

• Chi phí cấp phép: Hầu hết các phần mềm đều dựa trên mô hình đăng ký hàng tháng hoặc dựa trên hoa hồng. Đối với mục đích lập ngân sách, đăng ký hàng tháng tỏ ra tốt hơn. Nó cho phép doanh nghiệp tái đầu tư ngay doanh thu vào tài sản - một lựa chọn tốt hơn nhiều so với việc trả trước một số tiền lớn.
• Chi phí đào tạo và thiết lập: Cần phải tìm hiểu chi phí liên quan đến việc thiết lập và đào tạo ban đầu. Doanh nghiệp cũng cần xem xét tất cả các khoản phí bổ sung tiềm ẩn, chẳng hạn như phí xử lý thanh toán hoặc nâng cao chức năng. Một số nhà cung cấp thậm chí còn tính phí cho mỗi người dùng bổ sung trên tài khoản.
• Chi phí dự phòng: Khi đầu tư vào phần mềm, doanh nghiệp thực chất đầu tư vào sự thành công lâu dài vào chúng. Nếu không lựa chọn được phần mềm quản lý tốt, doanh nghiệp có thể phải chi nhiều hơn cho các hoạt động khác và gây thâm hụt ngân sách.

2.2. Hỗ trợ & Khả dụng

Một điều không kém phần quan trọng là phải xem xét một nhà cung cấp có thể hỗ trợ doanh nghiệp thật tốt. Đề phòng trường hợp có sự cố xảy ra, doanh nghiệp cần phải nhờ đến nhà cung cấp dịch vụ để có giải pháp nhanh chóng. 

Sau khi được cài đặt xong, phần mềm sẽ là cốt lõi trong hoạt động kinh doanh và chúng sẽ cần được thiết lập để thích nghi với doanh nghiệp. Hãy luôn chọn nhà cung cấp dễ tiếp cận, hiểu vấn đề và sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp 24/7.

2.3. Đầy đủ tính năng

Ngoài chi phí và sự hỗ trợ, doanh nghiệp cần xem xét các tính năng quan trọng khác để đảm bảo hoạt động kinh doanh có thể được quản lý suôn sẻ đồng thời cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách hàng. 

• Quản lý lễ tân đơn giản hóa: Bộ phận lễ tân phải được trang bị mọi thông tin cần thiết để quản lý hoạt động kinh doanh. 
• Hỗ trợ cho thiết bị di động: Trong thời đại ngày nay, điều quan trọng là có được một hệ thống tất cả trong một với khả năng truy cập dễ dàng, từ bất cứ nơi đâu. Do đó, phần mềm phải cho phép doanh nghiệp truy cập hệ thống từ điện thoại thông minh hoặc một số thiết bị khác.
• Quản lý kênh bán hàng: Phần mềm sẽ cho phép doanh nghiệp quản lý nhiều website từ một trang tổng quan duy nhất.
• Quản lý giao tiếp với khách: Phần mềm sẽ có thể giao tiếp với khách. Điều này có nghĩa là nó sẽ cho phép doanh nghiệp gửi email trước và sau khi đến. Hơn nữa, sẽ tốt hơn nếu doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các mẫu email theo đối tượng mục tiêu của mình.
• Báo cáo doanh thu: Việc luôn cập nhật số liệu một cách chi tiết là điều vô cùng cần thiết để các chủ doanh nghiệp đánh giá tình hình kinh doanh doanh, từ đó có những quyết định tốt nhất.

3. Tổng hợp 5 phần mềm quản lý khách sạn phổ biến nhất hiện nay

3.1. Phần mềm Skyhotel

Skyhotel là phần mềm quản lý khách sạn tương đối chuyên nghiệp khiến cho việc quản lý dịch vụ nghỉ dưỡng được tối ưu hóa. Phần mềm phù hợp với đa dạng các loại hình khách sạn, nhà nghỉ, homestay, resort,... khác nhau. Bên cạnh các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý dịch vụ nơi ở, Skyhotel còn có mức chi phí tương đối phù hợp cho từng doanh nghiệp khác nhau.

3.2. Phần mềm AZ Hotel

AZ Hotel là phần mềm quản lý khách sạn có thể phục vụ cho các doanh nghiệp lớn với chuỗi hệ thống từ 2 đến 5 sao cùng quy mô tối đa 5.000 phòng và trên 20 chi nhánh. Nó cung cấp đầy đủ tính năng cho toàn bộ các nghiệp vụ của khách sạn từ quy trình đặt phòng và thanh toán đến quản lý thông tin khách hàng cũng như xây dựng báo cáo đánh giá doanh thu, lợi nhuận của khách sạn một cách dễ dàng.

3.3. Phần mềm ezCloudhotel

ezCloudhotel là một trong những phần mềm quản lý khách sạn PMS linh hoạt có khả năng hỗ trợ cho các khách sạn từ nhỏ đến lớn. Đặc biệt, nó cho phép chủ doanh nghiệp có thể kiểm soát khách sạn, nhà nghỉ, homestay, resort,... mọi lúc mọi nơi mà không cần kết nối Internet. Đặc biệt, giao diện của phần mềm tương đối đơn giản và giúp doanh nghiệp sử dụng thuận lợi hơn.

3.4. Phần mềm Sophia PMS

. Đây là phần mềm quản lý khách sạn có thể hỗ trợ cả ngôn ngữ Anh và Việt, với giao diện thân thiện với người dùng. Đặc biệt, phần mềm có thể hỗ trợ kết nối với các bên thứ ba từ khâu đặt phòng đến thanh toán, giúp khách hàng có thể trải nghiệm mọi dịch vụ của khu nghỉ dưỡng all-in-one.

3.5. Phần mềm quản lý telesales và chăm sóc khách hàng StringeeX

Chăm sóc khách hàng là hoạt động hết sức cần thiết đối với tất cả các lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt đối với ngành du lịch và khách sạn. Chính vì vậy, các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn cần đầu tư cho phần mềm chuyên biệt về quản lý sale cũng như CSKH.

StringeeX gỉai pháp phần mềm tổng đài chuyên nghiệp hỗ trợ nâng cao trải nghiệm khách hàng, xây dựng hình ảnh thương hiệu và tạo vị thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp.

Một phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp như StringeeX sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình CSKH đồng thời hỗ trợ quản lý khách sạn, tối đa hoá lợi nhuận. Với StringeeX, các doanh nghiệp có thể:

• Tùy chỉnh lời chào, cài đặt tổng đài qua phím bấm theo yêu cầu của khách hàng
• Gọi ra ngay trên giao diện CRM với đầy đủ thông tin Khách hàng chỉ với 1 click, thuận tiện cho việc: Đặt phòng, tư vấn phòng, liên hệ tặng ưu đãi, giải đáp khiếu nại, CSKH sau khi sử dụng dịch vụ  
• Phân chia tự động cuộc gọi tới nhân viên phụ trách
• Hệ thống tiket thông minh giúp lưu trữ thông tin về lịch sử tương tác khách hàng, file ghi âm, ghi chú, nhắc lịch gọi lại…
• Gửi SMS/email/gọi tự động nhắc lịch hẹn, liên hệ tặng ưu đãi cho khách cũ và khảo sát ý kiến khách hàng
• Có file ghi âm tất cả cuộc gọi, tạo, chỉnh sửa và quản lý thông tin thẻ liệu trình của khách hàng 
• Quản lý lịch sử cuộc gọi, báo cáo chi tiết tổng quan giúp đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ 
• Tích hợp được với phần mềm CRM sẵn có giúp đồng bộ thông tin khách hàng gọi đến với hệ thống quản lý thông tin khách hàng

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu chi tiết hơn về StringeeX tại đây.

Tạm kết

Việc tìm kiếm phần mềm quản lý khách sạn phù hợp để vận hành các hoạt động tự động và dịch vụ trợ giúp đặc biệt là chìa khóa quan trọng cho hiệu quả của việc kinh doanh. May mắn thay, nhiều phần mềm cho doanh nghiệp đã hỗ trợ tạo ra sự chia sẻ dữ liệu liền mạch giữa máy móc và con người, đồng thời mở ra rất nhiều cơ hội khi quản lý doanh nghiệp.