Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ đầy thách thức nhưng rất quan trọng là xác định người tiêu dùng nào cần liên hệ để bán được hàng. Việc triển khai các cuộc gọi ấm - warm calling có thể giúp một công ty tận dụng những khách hàng quen thuộc để tăng chuyển đổi.

Trong bài viết này, Stringee sẽ giải thích warm calling là gì, thảo luận về sự khác biệt của cuộc gọi này với cuộc gọi nóng và lạnh, đồng thời cung cấp cách xây dựng kịch bản cũng như mẹo giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và làm việc hiệu quả hơn.

1. Warm calling là gì?

Để hiểu warm calling là gì, hãy bắt đầu với một định nghĩa đơn giản nhất. Warm calling là một phương pháp giao tiếp bán hàng với một khách hàng tiềm năng đã biết hoặc đã liên hệ với doanh nghiệp trước đây. Mặc dù hình thức giao tiếp này thường diễn ra qua điện thoại trò chuyện trực tiếp tuy nhiên một cuộc gọi ấm cũng có thể thực hiện dưới dạng thư thoại hoặc gặp mặt.

2. Sự khác biệt giữa hot calling, cold calling và warm calling là gì?

Một warm calling khác với một cold calling ở mức độ quen thuộc hoặc có mối quan hệ với với doanh nghiệp của khách hàng. Các cuộc gọi ngẫu nhiên không được yêu cầu và mặc dù chúng có thể giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng mục tiêu mới nhưng chúng có xu hướng bị từ chối cao hơn so với các cuộc gọi thân mật.

Ngoài ra còn có hot calling, đây là một chiến thuật giao tiếp bán hàng mà doanh nghiệp liên hệ với những khách hàng sẵn sàng mua. Trọng tâm của một cuộc gọi nóng ít tập trung vào việc phát triển mối quan hệ với khách hàng như warm calling mà tập trung nhiều hơn vào việc chốt đơn hàng.

3. Tips cho warm calling là gì?

3.1. Tập trung vào khách hàng lý tưởng 

Khi tìm kiếm khách hàng tiềm năng, hãy tập trung vào những người giống với khách hàng hiện tại mà doanh nghiệp nhắm đến. Điều này có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách nhắm mục tiêu và thu hút họ. Kết quả là, thương hiệu có thể thành công hơn trong việc chuyển đổi đối tượng tiềm năng thành khách hàng thân thiết.

3.2. Sử dụng nhiều phương thức liên hệ

Hãy thử các phương thức liên hệ khác nhau để kết nối với khách hàng tiềm năng. Điều này cho phép doanh nghiệp đạt được nhiều điểm tiếp xúc để luôn cập nhật thông tin và truyền đạt các thông tin khác nhau theo những cách hiệu quả nhất.  Tuy nhiên, một cuộc gọi điện thoại hoặc thư thoại có thể là một cách đề nghị gặp lại sớm để cung cấp thêm thông tin.

3.3. Chọn trọng tâm cuộc nói chuyện

Chuẩn bị các điểm nói chuyện chi tiết trước khi doanh nghiệp liên hệ với khách hàng tiềm năng. Sử dụng thông tin tìm thấy trong quá trình nghiên cứu để giúp doanh nghiệp xác định những gì mình muốn thảo luận với khách hàng. Ví dụ: doanh nghiệp có thể nói với họ rằng mình đã đọc một blog gần đây trên trang web của họ, thảo luận về những gì đã học được và nói về động cơ khiến doanh nghiệp liên hệ với họ như thế nào.

3.4. Chọn đúng thời điểm

Gọi cho khách hàng tiềm năng vào thời điểm thuận tiện mà họ có thể ít bận rộn hơn. Hãy chắc chắn xác nhận xem họ có thời gian để nói chuyện với mình hay không. Nếu không, hãy hỏi khi nào có thể là thời điểm tốt hơn, rồi thử lại.

3.5. Giới hạn thời lượng cuộc gọi

Hãy chú ý đến thời gian của khách hàng tiềm năng khi thực hiện warm calling. Sau khi giới thiệu bản thân, hãy xác nhận rằng khách hàng tiềm năng có thời gian để nói chuyện. Cố gắng đảm bảo cuộc trò chuyện kéo dài dưới năm phút, nhưng hãy sử dụng khả năng phán đoán tốt nhất để tiếp tục cuộc trò chuyện nếu doanh nghiệp đang có một cuộc thảo luận hiệu quả. Cân nhắc hỏi xem họ có nhiều thời gian hơn cho cuộc trò chuyện không, hoặc liệu có nên liên hệ lại qua email hoặc một cuộc gọi khác sau.

4. Lưu ý khi triển khai chiến dịch warm calling

Trước bối cảnh khi trải nghiệm khách hàng ngày càng được đề cao, phương thức telesales đang gặp nhiều vấn đề trong quá trình triển khai. Từ 1/10/2020, một quy định mới về gọi điện quảng cáo đã chính thức hiệu lực: phạt hành chính với những tin nhắn, cuộc điện thoại ‘spam’ khi không được cho phép.

Theo đó, để có thể thực hiện các chiến dịch gọi ra như trước, các nhà mạng yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng tên định danh - Voice Brandname và gọi ra từ tổng đài có gán số Mobile SIP của nhà mạng. 

Việc sử dụng phần mềm tổng đài Mobile SIP kết hợp sử dụng Voice Brandname được đánh giá là một trong những giải pháp hiệu quả nhất hiện nay cho các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp chủ yếu triển khai telesales như bất động sản, bảo hiểm, viễn thông,... nói riêng.

>>> Tìm hiểu thêm về Voice Brandname TẠI ĐÂY.

Với doanh nghiệp chưa thiết lập tổng đài, StringeeX cung cấp phần mềm tổng đài giúp doanh nghiệp bạn tổ chức trung tâm xử lý cuộc gọi một cách tinh giản, khoa học. Đồng thời, StringeeX hỗ trợ đăng ký gói dịch vụ Voice Brandname, SMS Brandname và thiết lập các chiến dịch gửi tin nhắn tới khách hàng.

Nói thêm về phần mềm tổng đài StringeeX, phần mềm được trang bị đầy đủ tính năng xử lý cuộc gọi đến - cuộc gọi đi của một tổng đài thông thường, cung cấp hệ thống xử lý cuộc gọi chất lượng cao giúp đảm bảo về âm thanh, hình ảnh và tín hiệu luôn ở mức tốt nhất. 

Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp CSKH trên đa nền tảng: Facebook, Zalo OA, Live-chat… trên một phần mềm duy nhất. Khách hàng được chăm sóc nhanh chóng, doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin, phục vụ hoạt động marketing về sau. Để được tư vấn chi tiết về phần mềm, xin mời đăng ký nhanh tại đây:

Tạm kết

Warm calling là một chiến lược tuyệt vời để sử dụng liên lạc với các khách hàng tiềm năng. Mặc dù thoạt nghe có vẻ khó, nhưng việc sử dụng các mẹo cho kịch bản warm calling có thể giúp doanh nghiệp vượt qua mọi thử thách trên con đường chinh phục đối tượng mục tiêu.