Bán hàng hiệu quả là khi bạn tiếp cận khách hàng đúng thời điểm và đánh đúng nhu cầu. Do đó thời điểm vàng hay khung giờ vàng là một trong những yếu tố cốt yếu giúp tăng tỉ lệ thành công cho telesales.

1. Lựa chọn thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng có ý nghĩa như thế nào?

Trong hàng ngày có quá nhiều vấn đề từ nhỏ đến lớn xảy ra với mỗi người, không riêng gì khách hàng của bạn. Chẳng hạn như sau thời gian làm việc vô cùng mệt mỏi với những deadline liên tục khiến chúng ta chỉ muốn nghỉ ngơi thư giãn thay vì phải nghe bất cứ lời chào mời nào hay những khoảng thời gian yêu cầu sự tập trung cao độ, chắc chắn sẽ không ai muốn bị làm phiền lúc này. Vì thế, một người sale giỏi sẽ hiểu tầm quan trọng của việc lựa chọn thời gian telesale hiệu quả.

Đánh trúng tâm lý của khách hàng

Khi đầu óc thoải mái, cơ thể được nghỉ ngơi thì hứng thú của khách hàng đối với dịch vụ càng tăng cao. Nếu như chúng ta biết cách lựa chọn khung giờ vàng telesale, những cuộc gọi điện tới quý khách sẽ được nâng cao hiệu quả.

Gia tăng hiệu quả công việc

Nhiều bạn telesales gặp tình trạng khách hàng cúp máy ngay từ những giây đầu tiên của cuộc trò chuyện. Lí do là bởi cuộc gọi này đến không đúng thời điểm. Nếu khách hàng đang trong thời gian hành chính, họ sẽ không nhấc máy tránh bị làm phiền. Gọi khách hàng vào các khung giờ này sẽ khiến công việc chốt sale sẽ bị giảm năng suất, không hiệu quả. Đây là một trong những lý do quan trọng nhất cho câu hỏi tại sao phải lựa chọn thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng.

Nếu chúng ta lựa chọn được thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng sẽ nâng cao sự kết nối, giá trị của công việc chốt sale. 

2. Thời gian vàng để gọi điện cho khách hàng giúp tăng tỉ lệ thành công

Tùy vào ngành và lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà sẽ có tệp đối tượng khách hàng khác nhau. Do đó, khung giờ thực hiện các cuộc gọi chăm sóc khách hàng sẽ không giống nhau. 

Nếu khách hàng của bạn là người đi làm văn phòng làm việc từ sáng đến chiều tối và nghỉ các ngày cuối tuần thì hãy chú ý đến lịch làm việc của họ.

Theo lẽ thường, thứ tư và thứ năm sẽ là hai ngày tốt nhất để thực hiện cuộc gọi cho khách hàng. Bởi thứ 6 là ngày mọi người đang tổng kết lại công việc cả tuần và chuẩn bị tâm lý cho những ngày nghỉ cuối tuần nên họ không mấy quan tâm đến việc nghe các cuộc gọi chào mời.Thứ hai đầu tuần họ bắt đầu thực hiện công việc cho tuần mới, họp hành và lên kế hoạch công việc cho cả tuần nên cũng khá bận rộn. Đến giữa tuần khi khối lượng công việc đã dần được hoàn thành, việc gọi điện cũng sẽ hiệu quả hơn.

Bên cạnh ngày gọi tốt nhất thì xác định giờ để thực hiện các cuộc gọi là điều mà doanh nghiệp cần cần lưu ý. Hãy chọn khung giờ sao cho hợp lý nhất nhằm tăng khả năng tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng và tỷ lệ chốt đơn thành công. 

Thời gian lý tưởng nhất để gọi cho khách hàng là từ 16 – 17 giờ. Ngoài ra, khoảng thời gian từ 11 – 12 giờ và 13 giờ 30 – 14 giờ 30 cũng là thời điểm vàng để tiến hành những cuộc gọi quảng bá sản phẩm, dịch vụ hay chăm sóc khách hàng.

Lưu ý khoảng thời gian tối kỵ cho việc gọi điện khách hàng:

Hầu hết mọi người đều bắt tay vào công việc từ 7 giờ sáng đến 9 giờ sáng. Đây là khung giờ mở cửa làm việc của các nơi làm việc, nhân viên có thể đang di chuyển đến chỗ làm và khá bận rộn cho việc hệ thống lại công việc cần làm trong ngày.

Khung giờ nghỉ trưa từ 12h -14h cũng cần tránh bởi không ai muốn bị làm phiền trong thời gian ăn trưa và nghỉ ngơi cả.

3. Những lưu ý cần nắm rõ trước khi gọi điện cho khách hàng

Cân nhắc thời gian gọi điện phù hợp

Thời gian để thực hiện cuộc gọi trao đổi rất quan trọng. Vì nó sẽ ảnh hưởng đến khả năng thành công của mục đích bạn mong muốn. Bạn nên tránh các khung giờ như sáng sớm, giờ trưa hay buổi tối muộn. Vì đây là khoảng thời gian nghỉ ngơi hoặc làm việc của khách hàng.

Thời lượng cuộc trò chuyện không quá 5 phút trừ khi khách hàng muốn được tư vấn, cung cấp thêm thông tin. Vì kéo dài thời lượng gọi điện khi không cần thiết có thể khiến khách hàng cảm thấy khó chịu.

Chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi

Trước khi cuộc gọi được thực hiện, bạn nên chuẩn bị sẵn nội dung hội thoại. Với những telesales mới vào nghề thì đây là điều nên làm để tránh bối rối, lắp bắp, làm mất thời gian của hai bên mà người nghe cũng không nắm được bạn muốn nói điều gì. 

Bạn nên liệt kê và sắp xếp trình tự các mục cần nói để chắc rằng không có chi tiết nào bị bỏ sót. Bạn cũng nên nhẩm qua và luyện tập với kịch bản để cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ.

>>> Tham khảo tại đây các mẫu kịch bản telesales cho từng lĩnh vực:

Chuẩn bị sổ để ghi chép về cuộc gọi

Trong quá trình tư vấn cho khách hàng sẽ có một số thông tin quan trọng cần lưu ý, bạn sẽ ghi chú lại một số thắc mắc của khách hàng để chủ động giải đáp và hỗ trợ họ.

Đồng thời việc viết lại những thông tin nhằm mục đích khai thác, nắm bắt nhu cầu của khách hàng, thuận tiện cho việc chăm sóc hay marketing phù hợp.

Nếu sử dụng phần mềm tổng đài thông minh như StringeeX, bạn có thể note lại thông tin cuộc gọi ngay trên phần mềm mà không cần ghi chép tay, dữ liệu cuộc gọi như thông tin khách hàng, doanh nghiệp hay ngay cả file ghi âm toàn bộ cuộc trò chuyện cũng sẽ được lưu lại để bạn có thể nghe lại lúc sau.

>>> Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm tổng đài StringeeX tại đây.

Giọng nói dễ hiểu, truyền cảm hứng với tốc độ vừa phải

Cách bạn nói chuyện với khách hàng sẽ quyết định người nghe có muốn tiếp tục cuộc trò chuyện hay không. Một giọng nói truyền cảm nhẹ nhàng sẽ mang lại sự thoải mái hơn là giọng nói khó chịu. Và bạn cũng không nên vì thuộc kịch bản mà nói như robot được lập trình vì nó làm cho khách hàng không cảm nhận được cảm xúc chân thành trong lúc bạn truyền tải.

Ngoài ra khi truyền tải thông tin đến người nghe, bạn nên nói từ tốn và rõ nội dung, hạn chế sử dụng từ ngữ chuyên ngành, xen kẽ hai ngôn ngữ.

Tóm tắt lại nội dung và chào tạm biệt trước khi kết thúc

Trước khi kết thúc cuộc gọi, bạn nên tóm tắt lại nội dung cuộc gọi để khách hàng nắm chắc các nội dung đã trao đổi. Việc này cũng giúp bạn và khách hàng kiểm tra, xác nhận thông tin để tránh sai sót về sau.

Và đừng quên một lời chào tạm biệt. Những câu chào này thể hiện sự chân thành khi họ dành thời gian để lắng nghe bạn. Điều này giúp cho tâm trạng khách hàng thấy tốt hơn, thoải mái và cảm thấy bạn là người chu đáo trong công việc.

4. Tăng hiệu quả telesales với phần mềm tổng đài StringeeX

Hiện nay, nhiều nhân viên bán hàng và doanh nghiệp vẫn sử dụng hình thức gọi điện truyền thống là sử dụng điện thoại di động của công ty hoặc của chính nhân viên bán hàng để thực hiện các cuộc gọi ra. Cách làm này chỉ thực sự phù hợp với các đội bán hàng quy mô nhỏ. 

Trường hợp với đội sale quy mô lớn hơn thì hình thức này sẽ gây không ít khó khăn cho người quản lý trong việc kiểm soát chất lượng cuộc gọi. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, nhân viên cũng sẽ dễ dàng lưu trữ thông tin khách hàng, trong trường hợp họ nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ bị thất thoát lượng data khách hàng lớn. 

Vấn đề này giờ đây đã có lời giải với StringeeX - Giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh:

  • Dễ dàng thực hiện cuộc gọi ra ngay cả trên máy tính làm việc hoặc từ bất cứ nơi đâu chỉ cần có kết nối mạng.
  • Nhân viên có thể thấy thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, những chú ý từ hệ thống từ đó nhằm tạo trải nghiệm cá nhân hóa cho khách hàng.
  • Tự động lưu trữ dữ liệu cuộc gọi thông qua phiếu ghi, bao gồm file ghi âm, thông tin khách hàng, thông tin nhân viên bán hàng…
  • Cung cấp báo cáo, các chỉ số đánh giá chất lượng cuộc gọi cho nhân viên và nhà quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá.

Việc trang bị phần mềm tổng đài để gắn số mobile sip và gọi ra bằng tên định danh cũng vô cùng cần thiết trong bối cảnh các nhà mạng đang siết chặt tình trạng cuộc gọi rác, tin nhắn rác. Các doanh nghiệp gọi cho khách hàng từ sim số cá nhân hoặc sim rác không có tên định danh (brandname) sẽ bị chặn số, làm gián đoạn hoạt động telesales.

Xin mời quý doanh nghiệp tham gia đăng ký nhận tư vấn tại đây để hiểu rõ hơn về dịch vụ StringeeX TẠI ĐÂY.