Sàng lọc cuộc gọi không phải là một thuật ngữ mới hay quá xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu một cách rõ ràng và chính xác về tính năng này. Vì vậy, hãy cùng StringeeX tìm hiểu chi tiết sàng lọc cuộc gọi là gì, cách thức hoạt động và những lợi ích mang lại trong bài viết dưới đây nhé!

1. Khái niệm sàng lọc cuộc gọi là gì?

Sàng lọc cuộc gọi là quá trình kiểm tra các cuộc gọi đến trước khi bạn trả lời. Ví dụ, ID người gọi là một hình thức sàng lọc cuộc gọi đơn giản, cho phép bạn xem tên và số điện thoại của người gọi trước khi nhấc máy.

Một phiên bản nâng cao hơn của kiểm tra cuộc gọi có thể là sử dụng phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR) để tìm hiểu thêm về ý định của người gọi trước khi trả lời. Sau khi xác định được người gọi, các quy tắc được xác định trước có thể chặn một số mã vùng nhất định hoặc chuyển những người gọi có mức độ ưu tiên cao đến đúng phòng ban hay bộ phận hỗ trợ.

Mục đích của việc kiểm tra cuộc gọi là giúp bạn loại bỏ các cuộc gọi không mong muốn và dành sự ưu tiên cho những cuộc gọi quan trọng hơn. Biết được người gọi là ai trước khi nhấc máy cho phép bạn quyết định xem bạn có muốn chặn người gọi, chuyển họ đến một bên khác hay chuyển họ đến thư thoại hay không.

Tham khảo thêm: Top 7 phần mềm quản lý cuộc gọi tốt nhất hiện nay

2. Cách thức hoạt động của tính năng sàng lọc cuộc gọi

Hệ thống sàng lọc cuộc gọi là công cụ quản lý tổng đài quan trọng mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để quản lý tổng đài hoặc đường dây điện thoại của doanh nghiệp. 

Quy trình sàng lọc cuộc gọi khá đơn giản và bao gồm các bước như sau:

• ID người gọi của bạn sẽ sử dụng tên và vị trí của người gọi. Thông tin ID người gọi được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tên người gọi (CNAM). Khi có cuộc gọi đến, dịch vụ CNAM của bạn sẽ liên hệ với dịch vụ CNAM của người gọi để tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu.
• Đối với các cuộc gọi không xác định, bạn có thể sử dụng phản hồi bằng giọng nói tương tác để yêu cầu tên khách hàng. Đôi khi, người gọi có thể không có trong cơ sở dữ liệu CNAM - đặc biệt là khi họ đang sử dụng VoIP cho phép họ chỉnh sửa thông tin chi tiết trước khi thực hiện cuộc gọi. Bạn có thể sử dụng lời nhắc IVR để thu thập tên người gọi và lý do gọi. Sau đó, bạn có thể nghe thông tin này trước khi quyết định các bước tiếp theo.
• Nếu bạn có định tuyến cuộc gọi, người gọi sẽ được chuyển tùy thuộc vào các biến đã đặt. Ví dụ: nếu bạn có danh sách chặn hạn chế một số số nhất định, cuộc gọi sẽ bị hủy. Hoặc nếu bạn có danh sách khách hàng thường giao dịch với một phòng ban cụ thể, bạn có thể chuyển cuộc gọi trực tiếp đến họ.
• Nếu bạn không có định tuyến cuộc gọi, bạn có thể quyết định hành động nào cần thực hiện trực tiếp. Các tùy chọn phổ biến bao gồm trả lời cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến thư thoại, chuyển cuộc gọi đến phòng ban khác hoặc cúp máy với người gọi.

Sử dụng Stringee API giúp doanh nghiệp có thể tuỳ chỉnh hoàn toàn giao diện và trải nghiệm người dùng tuỳ theo nghiệp vụ của mình mà không phải phụ thuộc giao diện của nhà cung cấp.

Mời quý doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí 10 ngày đầy đủ tính năng của StringeeX tại đây:

3. Những lợi ích của sàng lọc cuộc gọi là gì? 

3.1. Tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và doanh nghiệp 

Đối với khách hàng, sàng lọc cuộc gọi cho phép họ được chuyển trực tiếp đến đúng bộ phận hỗ trợ. Đối với các công ty, đội ngũ tư vấn viên và chăm sóc khách hàng không phải tốn thời gian tiếp nhận các cuộc gọi không đúng phân nhiệm phụ trách của mình. 

Như vậy, cả khách hàng và doanh nghiệp đều có thể tiết kiệm thời gian của mình bằng cách kết nối đúng người tới đúng phòng ban, bộ phận.

3.2. Giảm thiểu các cuộc gọi rác

Cuộc gọi rác là một vấn đề khó có thể tránh khỏi trong cuộc sống ngày nay. Nhưng tin vui là sàng lọc cuộc gọi có thể giúp xử lý vấn đề gây khó chịu này. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp giảm sự bực tức, khó chịu cho khách hàng và đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách hàng. 

Xem thêm: Phần mềm gọi điện telesale hỗ trợ bán hàng hiệu quả

3.3. Nâng cao hiệu suất làm việc

Với tính năng sàng lọc cuộc gọi, đội ngũ nhân viên telesales và chăm sóc khách hàng sẽ không mất thời gian để xử lý các cuộc gọi không mong muốn, thay vào đó họ có thể tập trung nhiều hơn vào các cuộc gọi quan trọng mang lại doanh số cho doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, họ cũng sẽ cảm thấy bớt phiền lòng và thất vọng hơn, từ đó có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng của mình. 

Tham khảo: Phần mềm quản lý telesales 4.0 kết hợp CRM chuyên nghiệp

Tạm kết

Bài viết trên đây đã cung cấp cho quý bạn đọc các thông tin chi tiết về tính năng sàng lọc cuộc gọi là gì cũng như cách thức hoạt động và những lợi ích của tính năng này. StringeeX hy vọng sẽ góp phần giúp các công ty cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc gọi của mình.

Đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu hoá các cuộc gọi của mình có thể tham khảo StringeeX - phần mềm quản lý cuộc gọi giúp tối ưu hóa quy trình telesale và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. 

Bên cạnh cung cấp một tổng đài quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp với đầy đủ tính năng, StringeeX còn tích hợp các tính năng liên quan đến lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng, hướng đến giải pháp toàn diện phù hợp với mọi doanh nghiệp quy mô khác nhau.

Những lợi ích quan trọng khi sử dụng StringeeX bao gồm:

• Linh hoạt trong khâu vận hành: Không chỉ là một phần mềm quản lý cuộc gọi, StringeeX còn có tính năng quản lý dữ liệu khách hàng. Điều này giúp các công ty tiết kiệm chi phí khi thống nhất làm việc trên một hệ thống duy nhất. Ngoài ra, được xây dựng trên nền tảng APIs của Stringee, phần mềm quản lý cuộc gọi StringeeX có thể dễ dàng tích hợp cùng các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp khác mà không cần sử dụng nhiều hệ thống khác nhau.
• Hệ thống báo cáo và thống kê cụ thể: Phần mềm StringeeX hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp và quản lý hồ sơ khách hàng, tổng hợp thống kê chi tiết lịch sử cuộc gọi, hiệu suất cuộc gọi được số liệu hóa. Điều này nhằm hỗ trợ công tác quản lý và giám sát cuộc gọi trở nên dễ dàng.
• Tích hợp CRM: StringeeX được tích hợp sẵn với mini CRM với những tính năng cơ bản về quản lý thông tin liên lạc khách hàng. Bên cạnh đó, StringeeX hỗ trợ tích hợp với CRM của các đơn vị thứ ba như HubSpot, Salesforce,...
• Tính năng hỗ trợ cuộc gọi thông minh: Không chỉ là tính năng nghe gọi thông dụng, StringeeX còn mở rộng tính năng tự động như tự động gọi, tự động trả lời, phân phối thông minh cuộc gọi,... nhằm thúc đẩy tốc độ làm việc của nhân viên.
• Nhân viên có thể làm việc không giới hạn vị trí: Phần mềm có thể sử dụng trên mọi thiết bị máy tính hay điện thoại cá nhân trên cả iOS và Android 24/24. Doanh nghiệp có thể sắp xếp công việc của nhân viên hợp lý theo nhu cầu và kế hoạch.
• Cải tiến bảo mật: Phần mềm quản lý cuộc gọi StringeeX đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp cũng như khách hàng được bảo mật tối đa tại trung tâm dữ liệu của Stringee, sử dụng các phương án sao lưu và phòng chống đột nhập tốt nhất.

Mời quý doanh nghiệp tham gia trải nghiệm 10 ngày dùng thử phần mềm StringeeX không giới hạn tính năng tại đây: