Tổng đài PBX được ra đời không chỉ để phục vụ nhu cầu nhu cầu tương tác của doanh nghiệp với khách hàng mà còn để phục vụ giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp. Ngày nay, loại hình tổng đài này được phát triển dựa trên công nghệ VoIP mang đến nhiều lợi ích ưu việt cho doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu chi tiết về PBX và cập nhật công nghệ mới nhất của loại tổng đài này.

1. Tổng đài PBX là gì?

Tổng đài PBX (Private Brand Exchange - Tổng đài nhánh riêng) là hệ thống tổng đài nội bộ truyền thống hoạt động thông qua hệ thống đường và phần cứng. 

Để lắp đặt tổng đài điện thoại PBX, công ty điện thoại cần cài đặt thiết bị vào một không gian lưu trữ trong tòa nhà. Sau đó nối đường dây điện thoại đến từng bàn và vận hành dựa trên hệ thống đường dây điện của tòa nhà. 

2. Các tính năng của tổng đài nội bộ PBX

Một tổng đài nội bộ PBX chuyên nghiệp cần đáp ứng đủ các tính năng sau:

Quản lý và điều phối cuộc gọi theo lịch trình cụ thể, được lập trình trước. Bạn có thể chọn hướng "phân nhánh" và thiết lập các quy tắc của riêng bạn trong cây mạng PBX. Các nhà khai thác có thể hạn chế hoặc cho phép quay số quốc tế khi cần thiết để tránh chi phí cao.

Chuyển cuộc gọi giữa người dùng và các phòng ban một cách dễ dàng. Thiết lập và duy trì kết nối mà không làm rớt cuộc gọi. Bạn có thể chuyển cuộc gọi một cách hiệu quả thông qua chuyển khoản ấm hoặc chuyển cuộc lạnh. Dù bằng cách nào, bạn có thể chuyển cuộc gọi một cách đáng tin cậy.

Tùy chỉnh lời chào bao gồm cả lựa chọn nhạc chào mừng cho doanh nghiệp. Tính năng này là một cách tuyệt vời để tạo ấn tượng ban đầu và cho khách hàng biết họ đã gọi đến đúng tổng đài của doanh nghiệp bạn.

Điều hành trung tâm cuộc gọi. Một PBX có thể tổ chức các cuộc gọi đến và đi trong một hàng đợi dựa theo menu phím bấm thiết lập sẵn sau đó phân phối chúng đến những nhân viên liên quan.

Kết nối nhiều địa điểm văn phòng với cùng một hệ thống điện thoại để các nhân viên có thể nói chuyện với nhau. Thay vì quản lý các hệ thống điện thoại riêng biệt, bạn sẽ sử dụng PBX để xử lý việc định tuyến cuộc gọi này.

3. Phân biệt tổng đài PBX truyền thống và tổng đài VoIP

Hệ thống điện thoại PBX cũng phát triển đa dạng, một trong những khuynh hướng mới nhất là VoIP PBX hay còn gọi là IP PBX. IP PBX được chạy bằng phần mềm giúp thực hiện một số nhiệm vụ và cung cấp một số dịch vụ mà hệ thống PBX khó xử lí được. 

Sự khác nhau cơ bản nhất giữa tổng đài PBX truyền thống và tổng đài sử dụng công nghệ VoIP nằm ở phương thức vận hành của chúng. Với PBX, để hoạt động cần phải thông qua hệ đường dây điện cũng như nhiều phần cứng khác. Trong khi đó, khi sử dụng VoIP, chỉ cần có kết nối Internet, điện thoại đã có thể hoạt động.

Do đó, có thể nhận thấy rằng, VoIP có nhiều chức năng nổi bật, tiện lợi và hiện đại hơn nhiều so với hình thức truyền thống. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được không ít thời gian, chi phí, đồng thời giúp cho việc trao đổi thông tin trở nên thuận tiện và đơn giản hơn.

>>> Tìm hiểu thêm về công nghệ VoIP tại bài viết sau: VoIP là gì? Ưu, nhược điểm của hệ thống VoIP

4. Vì sao nhiều doanh nghiệp chọn tổng đài PBX sử dụng công nghệ VoIP?

Tổng đài điện thoại VOIP được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi những ưu điểm nổi bật như:

Tiết kiệm thời gian

Chỉ cần có kết nối internet, người dùng đã có thể sử dụng VoIP ngay lập tức. Với hệ thống hiện đại này, doanh nghiệp không cần mất thời gian và chi phí cho việc cài đặt phần cứng, kéo dây, hay đàm phán hợp đồng.

Đặc biệt, với VoIP, người dùng có thể tuỳ chọn các tính năng mà mình mong muốn. Nhờ đó mà có thể tiết kiệm không ít thời gian cho việc chuyển đổi hệ thống và đi vào hoạt động. Ngoài ra việc lắp đặt tổng đài ảo cũng hoàn toàn nhanh chóng và đơn giản

Tiết kiệm chi phí 

Khi sử dụng PBX, người dùng vừa phải tốn chi chí cho phần cứng bổ sung, thậm chí là sửa lại hệ thống dây điện tòa nhà. Trong khi với tổng đài VoIP, điện thoại có thể được kết nối hoàn toàn thông qua internet mà không cần phải kéo dây. Điều này có nghĩa là, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm một khoản chi phí kha khá thông qua việc cắt giảm này.

Bên cạnh đó, khi sử dụng tổng đài ảo, các cuộc gọi nội bộ đều sẽ được thực hiện miễn phí. Do đó, doanh nghiệp cũng sẽ bớt được chi phí cho việc trao đổi thông tin nội bộ hàng tháng.

Dễ dàng đo lường và đáng tin cậy 

Hệ thống VoIP, với chức năng kết nối trực tiếp với hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Cho phép doanh nghiệp ghi lại thông tin về từng khách, bao gồm tên, nhu cầu cụ thể hay lịch sử giao dịch… một cách dễ dàng. Theo đó, khi có cuộc gọi đến, CRM sẽ hiển thị tất cả thông tin này trên màn hình máy tính, nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin khách hàng nhanh chóng nhất.

Khi lắp đặt VoIP, các lỗi hệ thống hầu như rất hiếm khi xảy ra. Đôi khi cũng có một vài sự cố như mất điện, đóng cửa văn phòng, sự cố phần cứng. Nhưng những vấn đề này có thể khắc phục và giải quyết một cách nhanh chóng mà người dùng không cần bỏ ra bất kỳ chi phí nào.

>>> Xem chi tiết các bước thiết lập, lắp đặt tổng IP, VoIP tại bài viết sau:

Các bước cơ bản thiết lập tổng đài IP, VOIP cho doanh nghiệp của bạn

Dễ dàng sử dụng

Vì được kết nối thông qua Internet, nên khi sử dụng tổng đài VoIP. Điện thoại có thể di chuyển đến bất cứ đâu trong phạm vi mã vùng quy định, bằng cách kết nối các thiết bị mới với tài khoản. Do đó, việc kết nối giữa các chi nhánh của doanh nghiệp tại các khu vực khác nhau trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể thêm các tính năng mới và tùy chỉnh dịch vụ của mình. Bằng cách mua thêm các tùy chọn khác, miễn là nhà cung cấp dịch vụ của bạn hỗ trợ các tùy chọn đó.

Tạm kết 

Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP với những tính năng nổi bật của mình đang ngày càng thay thế PBX truyền thống và chiếm vị trí dẫn đầu mảng liên lạc nội bộ. Do đó, các doanh nghiệp cần có sự đầu tư và lựa chọn hợp lý để bắt kịp xu hướng mới này trong thời đại 4.0.

Xin mời trải nghiệm giải pháp tổng đài đa nhiệm StringeeX cho nội bộ doanh nghiệp và khách hàng tại đây.