Bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị thi công, lắp đặt tổng đài ở Hà Nội nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu và cần những lưu ý gì? Bài viết này sẽ giải đáp thắc mắc trên và cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết khi lắp đặt tổng đài cho doanh nghiệp. Cùng theo dõi nhé.

1. Tại sao các doanh nghiệp nên trang bị tổng đài điện thoại?

Trước khi “bắt tay” vào lắp đặt tổng đài, bạn cần phải hiểu hết những lợi ích mà hệ thống tổng đài điện thoại mang lại cho doanh nghiệp:

  • Gọi nội bộ trong công ty không mất cước phí hàng tháng cho nhà mạng

  • Tổng đài điện thoại có khả năng tối ưu chi phí gọi cho doanh nghiệp nhờ khả năng chặn các cuộc gọi không cần thiết, di động liên tỉnh, quốc tế. Với những tổng đài công nghệ cao, chúng còn có khả năng tiết kiệm cước gọi lên đến 50% nhờ việc tự động lựa chọn số cùng nhà mạng khi thực hiện các chiến dịch gọi ra.

  • Doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng quản lý được từng tổng đài viên có đang làm việc hiệu quả hay không, kiểm soát được đối tượng cá nhân gọi đến hotline là ai thông qua dữ liệu được ghi lại trên hệ thống tổng đài.

  • Với việc sử dụng tổng đài trong chăm sóc khách hàng, bạn có thể sử dụng 1 số liên lạc chung để thuận tiện cho khách hàng khi có nhu cầu gọi tới doanh nghiệp.

  • Giúp cho doanh nghiệp bạn trở nên hoạt động chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể cài đặt sẵn lời chào đến khách hàng, hoặc cũng có thể soạn hướng dẫn để khách hàng khi gọi đến có thể làm theo hướng dẫn để có thể gặp đúng phòng ban người bạn cần gặp.

  • Dễ dàng thiết lập quản lý thống kê các cuộc gọi đến, gọi đi.

2. Các bước triển khai lắp đặt tổng đài điện thoại tại Hà Nội

Để lắp đặt tổng đài điện thoại cho công ty thì các bạn cần thực hiện theo trình tự các bước dưới đây:

Bước 1: Chọn và mua đầu số với nhà mạng

Trong trường hợp, những đơn vị nào đã có số điện thoại thì sẽ bỏ qua bước này. Còn đối với những đơn vị chưa có số điện thoại hoặc chưa có số điện thoại đẹp thì hãy tiến hành chọn đầu số hotline như: 1900, 1800, đầu số điện thoại bàn,…

Để có thể chọn mua số, các bạn nên cung cấp cho nhà mạng giấy phép kinh doanh. Trong trường hợp đơn vị nào chưa có giấy phép kinh doanh thì sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ.

>>>Tham khảo thêm bài viết: Tổng hợp chi tiết các chi phí sử dụng phần mềm tổng đài 

Bước 2: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Một khi số hotline đã được kết nối với nhà mạng thì các bạn cần có thiết bị để gọi điện thoại. Chính vì vậy, đơn vị cần linh hoạt lựa chọn ra cho mình thiết bị đầu cuối như phần cứng hoặc phần mềm.

Bước 3: Làm hợp đồng lắp đặt tổng đài điện thoại tại Hà Nội

Sẽ dựa trên những nhu cầu của tổ chức doanh nghiệp, công ty mà đơn vị cung cấp sẽ đưa ra các gói dịch vụ phù hợp dựa trên nhu cầu thực tế của công ty sau đó gửi bảng giá chi tiết.

3. Đánh giá các loại hình tổng đài phổ biến hiện nay

Để giúp bạn có thêm thông tin khi lựa chọn loại hình tổng đài cho doanh nghiệp, StringeeX sẽ cùng bạn điểm qua những loại tổng đài phổ biến hiện nay, ưu, nhược điểm của từng loại. 

3.1 Tổng đài Analog

Tổng đài Analog là tổng đài điện thoại đời đầu, hoạt động dựa trên công nghệ Analog, một công nghệ truyền thống hoạt động dựa trên đường line của bưu điện. Khi có người đăng ký sử dụng, nhà mạng sẽ kéo đường line bưu điện trực tiếp đến tận nơi sử dụng do vậy phạm vi sử dụng của nhà mạng này thường là phạm vi hẹp, không được linh hoạt, rộng rãi.

Ưu điểm tổng đài Analog:

  • Đơn giản, dễ sử dụng
  • Khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tế

Nhược điểm tổng đài Analog:

  • Các tính năng bị hạn chế, chỉ có tính năng cơ bản là gọi
  • Chi phí lắp đặt và bảo trì cao, khi muốn nâng cấp cũng khá phức tạp, rườm rà
  • Khó mở rộng máy nhánh
  • Không hỗ trợ API để kết nối CRM, ERP
  • Không hỗ trợ quản lý từ xa
  • Quản lý cuộc gọi của nhân viên, chất lượng chăm sóc khách hàng hạn chế do không có báo cáo

>>> Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn về tổng đài analog tại bài viết: Tổng đài analog là gì? So sánh tổng đài analog và tổng đài IP 

3.2 Tổng đài IP

Tổng đài IP là hệ thống tổng đài hoạt động dựa trên nền IP, là một mạng hệ thống riêng và dùng mạng internet để thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài. Hệ thống tổng đài IP thường được sử dụng trong phạm vi như bệnh viện, công ty,… Cuộc gọi sẽ được thực hiện bằng các gói dữ liệu qua mạng internet thay vì mạng điện thoại thông thường.

Khi sử dụng hệ thống điện thoại IP người dùng không cần xây dựng hệ thống mạng riêng lẻ vì sẽ sử dụng chung hạ tầng LAN. Hệ thống tổng đài IP còn dễ dàng sử dụng trong việc cài đặt, có một số chức năng hơn so với các loại mạng khác như: auto call, voicemail, auto dialer…

Ưu điểm tổng đài IP:

  • Dễ cài đặt, thiết lập cấu hình và quản lý nhờ được cấu hình trên web
  • Cắt giảm chi phí cho các cuộc gọi nội bộ
  • Loại bỏ được đường dây điện thoại
  • Dễ dàng nâng cấp, mở rộng hệ thống không giới hạn
  • Cung cấp hệ thống báo cáo đầy đủ

Nhược điểm tổng đài IP:

  • Giá cước điện thoại tổng đài IP cao so với điện thoại thường

>>> Tham khảo thêm về tổng đài IP tại bài viết: Tổng đài VoIP/IP là gì? Ưu và nhược điểm của tổng đài VoIP

3.3 Tổng đài ảo

“Tổng đài ảo” là dịch vụ điện thoại sử dụng internet trên nền mạng IP thay vì sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như thông thường. Doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo có thể sử dụng trên các nền tảng như: Điện thoại IP, máy tính hoặc Smartphone.

Tổng đài ảo hỗ trợ rất nhiều cho các doanh nghiệp để có thể chăm sóc và quản lý khách hàng tốt nhất với chi phí tối ưu.

Tổng đài ảo cũng có thêm những ưu điểm sau:

  • Chi phí lắp đặt thấp, triển khai hệ thống nhanh
  • Khả năng mở rộng máy nhánh nhanh chóng
  • Không cần đầu tư nhân sự quản trị hệ thống
  • Dễ dàng kết nối với các phần mềm quản trị khách hàng CRM, ERP
  • Dễ dàng quản lý, thông qua các tính năng như: thống kê/báo cáo theo thời gian thực, báo cáo cuộc gọi, báo cáo hiệu suất,...)
  • Tiết kiệm hơn 50% chi phí cước gọi thoại, miễn phí gọi nội bộ dù khác tỉnh

Nhược điểm tổng đài ảo:

  • Dễ bị ảnh hưởng khi cúp điện hay mạng internet bị hỏng
  • Nếu đường truyền không đủ tốt có thể dẫn đến hiện tượng rớt cuộc gọi, trì hoãn khi gọi đi
  • Vấn đề bảo mật dữ liệu 

>>> Bài viết liên quan:

Lựa chọn giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp là quyết định quan trọng. Nền tảng công nghệ được chọn sẽ gắn bó với doanh nghiệp không chỉ trong một vài năm mà có thể lâu hơn thế, quyết định hiệu quả công việc, sự chuyên nghiệp và hình ảnh doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng.

StringeeX là nền tảng dẫn đầu trong các giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng 4.0 tại Việt Nam. Không chỉ phục vụ cho hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng của các ngân hàng, công ty bảo hiểm, doanh nghiệp lớn, StringeeX cũng cung cấp gói giải pháp linh hoạt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Dù bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh hay giải pháp thích hợp để tích hợp vào các nền tảng quản trị sẵn có, StringeeX hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của bạn. Vui lòng đăng ký TẠI ĐÂY để hiểu thêm về giải pháp.