Phần mềm tổng đài hay còn được nhắc đến là tổng đài ảo, phần mềm call center, phần mềm contac center là công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, giúp bán hàng telesales, chăm sóc khách hàng và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp đang có nhu cầu xây dựng phần mềm tổng đài tổng hợp đầy đủ các chi phí cần thiết khi xây dựng hệ thống tổng đài cho mình. Từ đó, dự trù chính xác khoản kinh phí đầu tư đồng thời có được hiệu quả tốt nhất.

Các chi phí cơ bản khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm tổng đài bao gồm:

• Chi phí mua đầu số
• Chi phí sử dụng phần mềm tổng đài
• Chi phí đầu tư phần cứng của tổng đài
• Cước phí viễn thông hàng tháng

Tùy theo quy mô nhân sự, mục đích sử dụng, cơ sở hạ tầng, yêu cầu tính năng,... mà chi phí cho từng hạng mục của các doanh nghiệp có sự khác biệt rất lơn.

1. Chi phí mua đầu số khi sử dụng phần mềm tổng đài

Về phía khách hàng, đầu số hay số hotline chính là “gương mặt” đại diện, điểm tiếp xúc đầu tiên với doanh nghiệp. Đầu số mà bạn lựa chọn sẽ xuất hiện trên website, Facebook, Email,...và tất cả các ấn phẩm truyền thông đến khách hàng.

Doanh nghiệp có thể chuyển đổi một đầu số có sẵn hoặc một đầu số mới để tích hợp vào phần mềm tổng đài của mình. Các đầu số thông dụng bao gồm:

• Đầu số 1900: thường được dùng cho tổng đài chăm sóc khách hàng, bán hàng, tư vấn,... Khách hàng sẽ phải trả phí theo quy định khi gọi vào đầu số 1900. Doanh nghiệp đăng ký đầu số được hưởng chiết khấu cước doanh thu gọi vào từ nhà mạng. Đầu số này chỉ tiếp nhận cuộc gọi vào mà không thể gọi ra. 
• Đầu số 1800: đầu số gọi vào miễn phí thường dành cho doanh nghiệp chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, các tổ chức hỗ trợ xã hội,... Khách hàng được miễn phí cước gọi vào đầu số 1800. Doanh nghiệp đăng ký đầu số sẽ là người trả cước cho các cuộc gọi tới. Đầu số này cũng không thể gọi ra. Tuy nhiên, doanh nghiệp sử dụng đầu số này thường mang đến cảm giác thoải mái và tăng được lượng khách hàng gọi vào cho doanh nghiệp.
• Đầu số cố định có mã vùng (như 024, 028,...): đầu số đáp ứng được nhiều cuộc gọi đồng thời, vừa có thể chăm sóc khách hàng, vừa gọi ra tư vấn và telesales. Chỉ doanh nghiệp mới đăng ký được đầu số này. Chi phí thuê bao hàng tháng của đầu số cố định rẻ, chi phí gọi ra hợp lý. Đầu số cố định tạo được cảm giác yên tâm và uy tín với khách hàng.
• Đầu số đi động: là đầu số được đăng ký chuyển đổi thành đầu số SIP để cùng lúc có thể thực hiện và tiếp nhận nhiều cuộc gọi đồng thời, được sử dụng như số tổng đài chăm sóc khách hàng, bán hàng. Đầu số này không phụ thuộc vào mã vùng như đầu số cố định, dễ nhớ và chọn theo đầu số mong muốn. Đầu số di động có áp dụng cước gọi nội mạng và ngoại mạng như số di động thông thường.

Khi lựa chọn đầu số, doanh nghiệp nên tập trung vào đánh giá và lựa chọn đầu số phù hợp với nhu cầu, dễ nhớ, thay vì quá tập trung vào chi phí mua đầu số vì đây chỉ là một phần nhỏ trong các chi phí thiết lập tổng đài.

2. Chi phí sử dụng phần mềm tổng đài.

Về phía doanh nghiệp, đầu số chỉ là bước đầu tiên, yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động của tổng đài chính là phần mềm tổng đài. Vậy bạn cần lựa chọn phần mềm với chi phí như thế nào cho phù hợp?

Trên thị trường có nhiều nhà cung cấp phần mềm tổng đài với các mức giá khác nhau. Bảng giá của các doanh nghiệp cũng được niêm yết rõ ràng, đầy đủ thông tin trên website của các nhà cung cấp. Thông thường chi phí này được tính toán trên số lượng người dùng phần mềm. Mỗi nhà cung cấp cũng cung cấp các gói chi phí khác nhau cho các gói tính năng khác nhau. Một số doanh nghiệp có thêm các quy định về mức phí khởi tạo, bổ sung máy nhánh, tích hợp APIs riêng biệt với gói cước trên người dùng hàng tháng. 

• Số lượng người dùng: đây là con số ban đầu mà bạn dễ dàng thống kê để làm cơ sở tính toán mức chi phí bạn cần đầu tư. Một số doanh nghiệp cung cấp theo gói dành cho 5 users, 10 user,... một số khác lại cho phép tính chi phí cụ thể trên từng user. Bạn có thể tham khảo bảng giá phần mềm tổng đài StringeeX tại đây.
• Các tính năng trong hệ thống: các nhà cung cấp thường đưa ra các mức giác cho gói sản phẩm khác nhau dựa trên sự phong phú của tính năng bên trong. Gói cơ bản thường bao gồm các tính năng chung của hệ thống như hỗ trợ nhiều đầu số, IVR, voice mail, thiết lập giờ làm việc, phân quyền, nhạc chờ, giám sát cuộc gọi, điều phối cuộc gọi thông minh,... Các gói phần mềm tổng đài nâng cấp hơn thường cung cấp các tinh năng về gọi tự động, gửi SMS tự động, thiết lập các kịch bản tương tác khách hàng. Các gói nâng cao hơn là tổng đài chăm sóc khách hàng đa kênh giúp quản lý liên hệ với khách hàng từ đa kênh như: Chat, Video Call Email, Facebook, Zalo,...
• Chi phí bổ sung: các nhà cung cấp phần mềm tổng đài thường có quy định về dung lượng lưu trữ, thời gian lưu trữ các file ghi âm tối đa hay chi phí khi đấu nối API,...Bạn cần so sánh nhu cầu của mình với những quy định này để chủ động nắm được các chi phí phát sinh thêm khi nhà cung cấp đưa ra mức phí bổ sung cho yêu cầu vượt quá định của họ.
• Phương thức thanh toán: cá nhà cung cấp tổng đài cũng thường đưa ra các mức giá khác nhau khi bạn lựa chọn thanh toán theo tháng, theo quý hoặc theo năm. Thông thường, bạn sẽ tiết kiệm được từ 15 - 40% chi phí khi thanh toán với kỳ hạn dài từ 1-2 năm với khi thanh toán trong thời gian ngắn như 1 tháng.
• Dịch vụ hỗ trợ: Khi hệ thống của bạn đang phục vụ hàng trục đến hàng trăm khách hàng, bạn sẽ luôn mong muốn những sự cố/bảo trì/hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp sớm nhất có thể. Chính vì vậy, các doanh nghiệp có kinh nghiệm luôn sẵn sàng trả mức giá cao hơn cho những nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ tốt trong bảo trì, xử lý sự cố 24/7 thay vì mua phần mềm tổng đài giá rẻ nhưng thời gian xử lý vấn đề kéo dài, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Xem thêm:

Auto Call - xu hướng công nghệ tiết kiệm 80% chi phí gọi ra cho doanh nghiệp

7 tiêu chí "quan trọng" khi lựa chọn phần mềm CSKH đa kênh

3. Chi phí phần cứng 

Chi phí phần cứng này bao gồm các chi phí về nền tảng hạ tầng và các thiết bị đầu cuối khi sử dụng phần mềm tổng đài.

Theo cách truyền thống, với các hệ thống tổng đài analog, doanh nghiệp cần đầu tư chi phí để mua sắm các thiết bị như:

• Tổng đài điện thoại 
• Điện thoại IP, tai nghe cắm vào máy tính
• Bộ Gateway, dây cáp để kết nối mạng LAN nội bộ
• Hệ thống phần mềm Softphone trên máy tính
• Hệ thống mạng có tốc độ đường truyền tương ứng với số máy đang sử dụng.
• Máy chủ
• Card lưu trữ thông tin 
• Đường truyền quang (nếu sử dụng cho nhiều chi nhánh)

Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm tổng đài trên nền tảng đám mây như phần mềm tổng đài đa kênh StringeeX, doanh nghiệp sẽ chỉ cần đầu tư các chi phí để mua tai nghe kết nối với máy tính/điện thoại IP và phần mềm tổng đài. Nhân viên sẽ truy cập trực tiếp vào đường link portal của doanh nghiệp để nghe và nhận cuộc gọi với khách hàng. 

Phần mềm tổng đài như StringeeX còn đồng bộ hoạt động của tổng đài giữa các nền tảng khác nhau. Nhân viên tổng đài có thể cài đặt ứng dụng trên di động của mình để tiếp nhận và gọi ra cho khách hàng. Đây là giải pháp rất phù hợp với xu hướng làm việc từ xa, giúp tăng hiệu quả làm việc và cắt giảm tối đa các chi phí đầu tư phần cứng cho doanh nghiệp.

Bạn có thể tiết kiệm tới 80% chi phí đầu tư cho phần cứng khi sử dụng phần mềm tổng đài phù hợp song song với việc duy trì một không gian làm việc thoải mái hơn nhờ sự gọn gàng của các phần mềm tổng đài đám mây so với tổng đài truyền thống.

Xem thêm: Nên chọn tổng đài IP hay tổng đài Analog cho doanh nghiệp của bạn?

4.  Cước phí viễn thông hàng tháng.

Cước phí viễn thông không phải vẫn đề lớn với các doanh nghiệp sử dụng đầu số 1900, 1800, hay chỉ để tiếp nhận cuộc gọi vào từ khách hàng.

Tuy nhiên, đây là khoản chi phí đáng kể với những doanh nghiệp có nhu cầu gọi ra lớn như telesales, tư vấn, bán hàng, xác nhận đơn hàng,...Một số phần mềm chỉ cung cấp tính năng gọi thông thường, khi đó doanh nghiệp có cước phí rẻ khi gọi ra các số trong cùng một vùng hoặc nội mạng. Bên cạnh đó, một số phần mềm sẽ cung cấp thêm tính năng số Adaptive để tự động chuyển số gọi ra nội mạng với số khách hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

Khi sử dụng các phần mềm tổng đài có chức năng số Adaptive bạn có thể thêm nhiều đầu số của các nhà mạng khác nhau vào trong phần mềm. Khi nhân viên gọi ra, hệ thống của tổng đài sẽ tự động xử lý để chọn số gọi ra cùng mạng với số của khách hàng. Từ đó, cước phí viễn thông của doanh nghiệp hàng tháng được tiết kiệm đáng kể.

Tạm kết.

Qua bài viết, bạn đã phần nào nắm được các chi phí đầu tư khi sử dụng phần mềm tổng đài của doanh nghiệp. Gửi yêu cầu báo giá kèm theo các tiêu chí xây dựng tổng đài cho nhà cung cấp dịch vụ là một trong những cách nhanh chóng và chính xác nhất để bạn ước tính chi phí cũng như được tư vấn đầy đủ thông tin.

Bạn có thể liên hệ để được tư vấn báo giá phần mềm tổng đài qua hotline miễn phí 1800 6670 hoặc để lại thông tin tại đây. Đội ngũ chuyên viên tư vấn của StringeeX - phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, sẽ liên hệ để giải đáp nhanh nhất cho bạn.