Nếu doanh nghiệp của bạn đang có ý định lắp đặt tổng đài nội bộ nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu và cần chuẩn bị những gì thì đây chính là bài viết dành cho bạn. Hãy cùng StringeeX tìm hiểu chi tiết những lưu ý quan trọng khi lắp đặt tổng đài nội bộ cho văn phòng nhé!

1.  Tìm hiểu về tổng đài nội bộ

Tổng đài nội bộ là gì?

Trước khi đi sâu hơn về cách lắp đặt tổng đài nội bộ, chúng ta cùng tìm hiểu tổng đài nội bộ là gì và mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp. 

Tổng đài điện thoại nội bộ là một hệ thống trong tổ chức hoặc doanh nghiệp được tạo ra để liên kết và quản lý các cuộc gọi nội bộ giữa các thành viên trong tổ chức đó. Chức năng chính của hệ thống này là tạo điều kiện cho nhân viên giao tiếp nội bộ thông qua số điện thoại nội bộ, từ đó tăng cường sự kết nối và tương tác trong tổ chức.

Phân biệt tổng đài PBX truyền thống và tổng đài VoIP

Hệ thống điện thoại PBX cũng phát triển đa dạng, một trong những khuynh hướng mới nhất là VoIP PBX hay còn gọi là IP PBX. IP PBX được chạy bằng phần mềm giúp thực hiện một số nhiệm vụ và cung cấp một số dịch vụ mà hệ thống PBX khó xử lí được. 

Sự khác nhau cơ bản nhất giữa tổng đài PBX truyền thống và tổng đài sử dụng công nghệ VoIP nằm ở phương thức vận hành của chúng. Với PBX, để hoạt động cần phải thông qua hệ đường dây điện cũng như nhiều phần cứng khác. Trong khi đó, khi sử dụng VoIP, chỉ cần có kết nối Internet, điện thoại đã có thể hoạt động.

Do đó, có thể nhận thấy rằng, VoIP có nhiều chức năng nổi bật, tiện lợi và hiện đại hơn nhiều so với hình thức truyền thống. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được không ít thời gian, chi phí, đồng thời giúp cho việc trao đổi thông tin trở nên thuận tiện và đơn giản hơn.

Do những hạn chế của nó mà tổng đài PBX truyền thống ngày càng ít được ưa chuộng. Vì thế trong các phần tiếp theo của bài viết này, StringeeX sẽ chỉ nói về tổng đài nội bộ sử dụng dưới hình thức phần mềm. 

>>> Tìm hiểu thêm về công nghệ VoIP tại bài viết sau: VoIP là gì? Ưu, nhược điểm của hệ thống VoIP

2. Những lợi ích đối với doanh nghiệp khi lắp đặt tổng đài nội bộ

Đối với quy trình làm việc nội bộ của công ty:

  • Giúp nhân viên tự quản lý công việc từ xa: Công nghệ IP thông minh giúp nhân viên dễ dàng tự quản lý công việc và cung cấp thông tin chi tiết về cuộc gọi của họ thông qua hệ thống báo cáo và thống kê.
  • Công cụ giao tiếp hiệu quả: Công cụ giao tiếp chính là điện thoại, giúp đảm bảo sự liên tục trong công việc. Một cuộc gọi nhanh chóng sẽ giúp giải quyết các vấn đề mà không cần gặp mặt trực tiếp.
  • Tiết kiệm thời gian: Điện thoại giảm thời gian di chuyển, cho phép nhân viên làm việc từ xa một cách thuận tiện.
  • Giảm chi phí viễn thông: Cuộc gọi nội bộ giữa các thiết bị đầu cuối và tổng đài không tốn cước phí. Hệ thống điện thoại giúp quản lý chi phí điện thoại của công ty hiệu quả hơn.
  • Bảo mật hàng đầu: Hệ thống tổng đài nội bộ đảm bảo tính bảo mật cao, tuân theo tiêu chuẩn ISO, mang lại sự yên tâm cho doanh nghiệp.
  • Vận hành đơn giản: Hệ thống tổng đài giúp tối ưu hóa quản lý nhân sự mà không cần quá nhiều lo lắng về các hoạt động kỹ thuật khác.

Với đội telesales & chăm sóc khách hàng:

  • Tăng hiệu suất làm việc: Xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc giúp tối ưu hóa hiệu suất chăm sóc khách hàng, rút ngắn thời gian hỗ trợ khách hàng.
  • Ghi âm và kiểm soát chất lượng: Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi giúp quản lý theo dõi hiệu suất của nhân viên và thực hiện biện pháp cải thiện khi cần.
  • Tiết kiệm chi phí vận hành: Hệ thống tổng đài trên nền tảng cloud giúp giảm chi phí phần cứng và không đòi hỏi đội ngũ IT riêng.
  • Báo cáo & thống kê chi tiết: Hệ thống báo cáo chi tiết giúp quản lý theo dõi hiệu suất tổng đài doanh nghiệp từ xa.
  • Tương tác đa kênh: Hỗ trợ tương tác với khách hàng qua nhiều kênh như Facebook, Zalo, live-chat, email, đồng thời kết nối thông tin khách hàng tồn tại và lịch sử trao đổi để hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.

Xem thêm bài viết: Giải pháp tổng đài nội bộ giúp nâng cao hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp

3. Hệ thống tổng đài nội bộ phù hợp với những doanh nghiệp nào? 

Hệ thống điện thoại nội bộ phù hợp với đa dạng quy mô doanh nghiệp, từ những doanh nghiệp vừa và nhỏ có vài chục nhân viên cho đến các tập đoàn lớn. Các trường hợp bao gồm:

  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Hệ thống tổng đài nội bộ phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có từ vài đến hàng trăm nhân viên. Điều này giúp họ cung cấp các tính năng liên lạc chuyên nghiệp như chuyển tiếp cuộc gọi, xem trạng thái của nhân viên, tổ chức cuộc họp và ghi âm cuộc gọi.
  • Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: Hệ thống tổng đài nội bộ cũng phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng tại các địa điểm khác nhau. Nó cho phép kết nối các văn phòng và nhân viên từ xa thông qua mạng nội bộ hoặc internet, tạo ra một hệ thống liên lạc hợp nhất.
  • Các doanh nghiệp tập trung vào dịch vụ khách hàng: Các doanh nghiệp tập trung vào dịch vụ khách hàng như trung tâm hỗ trợ, khách sạn, nhà hàng có thể tận dụng hệ thống tổng đài nội bộ để quản lý và điều phối cuộc gọi từ khách hàng, cung cấp dịch vụ tốt hơn và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
  • Các doanh nghiệp quốc tế hoặc đa quốc gia: Hệ thống tổng đài nội bộ cũng có thể triển khai trong các doanh nghiệp quốc tế hoặc có hoạt động đa quốc gia. Nó giúp cải thiện liên lạc giữa các văn phòng và nhân viên ở các quốc gia khác nhau, giảm chi phí gọi điện quốc tế và tăng cường sự phối hợp và làm việc nhóm.
  • Doanh nghiệp trong các lĩnh vực như bán lẻ, tài chính, bất động sản: Các doanh nghiệp trong các lĩnh vực như bán lẻ, tài chính và bất động sản có thể tận dụng hệ thống tổng đài nội bộ để quản lý cuộc gọi từ khách hàng và tư vấn dịch vụ một cách hiệu quả.

Tham khảo ngay: Mẫu lời chào tổng đài hay ứng dụng cho mọi doanh nghiệp (song ngữ)

Lựa chọn giải pháp tổng đài nội bộ là quyết định quan trọng. Nền tảng công nghệ được chọn sẽ gắn bó với doanh nghiệp không chỉ trong một vài năm mà có thể lâu hơn thế, quyết định hiệu quả công việc, sự chuyên nghiệp và hình ảnh doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng, nhân viên.

Phần mềm StringeeX cung cấp một giải pháp tổng đài liên lạc toàn diện cho bộ phận CSKH, bán hàng và nội bộ doanh nghiệp. Loại hình tổng đài này giúp tiết kiệm tối đa cước gọi cho doanh nghiệp nhờ tính năng gọi nội bộ miễn phí, ngoài ra còn tạo sự thuận tiện cho việc quản lý, kiểm soát và lưu trữ thông tin trao đổi nội bộ.

Đăng ký nhận tư vấn thiết lập giải pháp tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp ngay tại đây.

4. Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp 

4.1. Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu riêng biệt khi lắp đặt tổng đài nội bộ. Có những doanh nghiệp chỉ cần tích hợp chức năng cơ bản cho cuộc gọi, trong khi những doanh nghiệp khác đòi hỏi tích hợp nhiều tính năng cao cấp như liên kết với hệ thống quản lý khách hàng (CRM), tương tác qua nhiều kênh, và đồng bộ hóa dữ liệu...

Ngoài ra, quyết định về số lượng người dùng cũng rất quan trọng để xây dựng hoặc thuê một hệ thống tổng đài nội bộ phù hợp. 

Vì vậy, việc đánh giá tình hình hiện tại và xác định rõ mục tiêu sử dụng là bước quan trọng để lên kế hoạch triển khai hệ thống tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp của bạn.

4.2. Lựa chọn đầu số phù hợp 

Sau khi xác định nhu cầu của doanh nghiệp, bước tiếp theo là chọn loại đầu số phù hợp cho tổng đài nội bộ văn phòng. Hiện có bốn tùy chọn chính:

  • Đầu số 1900: Đây là đầu số dành cho tổng đài tư vấn và bán hàng tại Việt Nam. Đầu số 1900 thu cước từ người gọi và thường được sử dụng trong các hoạt động như phòng bán hàng, chăm sóc khách hàng, chuỗi cửa hàng, dịch vụ giao hàng nhanh, và phòng vé của các tổ chức kinh doanh.
  • Đầu số 1800: Đây là đầu số miễn phí cho người gọi và thường được sử dụng trong việc chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật trong doanh nghiệp. Sử dụng đầu số 1800 giúp doanh nghiệp tạo sự thuận tiện và cảm giác phục vụ tốt cho khách hàng.
  • Dịch vụ thoại cố định trên nền tảng IP: Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp sử dụng một đầu số cố định nhưng xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời, hỗ trợ khả năng chăm sóc khách hàng, tư vấn, và telesales.
  • Tổng đài di động: Đây là sử dụng số điện thoại di động để tạo một tổng đài dành riêng cho việc chăm sóc khách hàng và bán hàng.

4.3. Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp 

Thiết bị đầu cuối đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi từ tổng đài. Sự lựa chọn thông minh về thiết bị sẽ cải thiện năng suất và chất lượng cuộc gọi của Điện thoại viên (Agents).

Nếu bạn thường xuyên di chuyển, Softphone là sự lựa chọn tốt. Tuy nhiên, nếu bạn và nhân viên của bạn thường tiếp xúc với khách hàng từ văn phòng, thiết bị IP Phone hoặc Tai nghe tổng đài là những sự chọn lựa phù hợp.

Xem thêm ngay: Những điều cần lưu ý khi lắp đặt tổng đài ở Hà Nội

Tạm kết

Bài viết trên đây đã cung cấp các thông tin cơ bản nhất về tổng đài nội bộ và những lưu ý quan trọng cần nhớ khi lắp đặt tổng đài nội bộ. 

Phần mềm StringeeX cung cấp một giải pháp tổng đài nội bộ, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp, đồng thời tăng cường hiệu suất của đội telesales và bộ phận chăm sóc khách hàng. Loại hình tổng đài này giúp tiết kiệm tối đa cước gọi cho doanh nghiệp nhờ tính năng gọi nội bộ miễn phí, ngoài ra còn tạo sự thuận tiện cho việc quản lý, kiểm soát và lưu trữ thông tin trao đổi nội bộ do mọi tương tác đều được ghi lại trên hệ thống.

Đăng ký nhận tư vấn thiết lập giải pháp tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp ngay tại đây.